在連鎖經(jīng)營過程中，不管是供應(yīng)商還是連鎖企業(yè)本身，莫過于出現(xiàn)下列問題更讓人頭疼了：一個(gè)是供應(yīng)商和連鎖企業(yè)存在因發(fā)貨和收貨差異、商品帳和財(cái)務(wù)帳不對(duì)等問題而形成大量對(duì)帳；一個(gè)是連鎖企業(yè)本身存在總部配送中心、區(qū)域配送中心和門店之間的出庫、入庫、調(diào)撥或者銷售等帳務(wù)差異而形成的大量對(duì)帳。這些都將花費(fèi)企業(yè)大量的時(shí)間和精力，浪費(fèi)很多人力和財(cái)力，如果每次對(duì)帳都能對(duì)清楚、理順暢并且以后盡量減少錯(cuò)誤和差異，這也不應(yīng)該算很麻煩的事情，苦就苦在對(duì)了這次，下次仍然出現(xiàn)錯(cuò)誤和差異。其實(shí)這是目前連鎖企業(yè)普遍存在的問題，這個(gè)問題歸根結(jié)底是連鎖企業(yè)應(yīng)收帳、應(yīng)付帳和對(duì)應(yīng)的商品帳管理的問題，那么下面將從對(duì)連鎖企業(yè)經(jīng)營模式的分析，來探討如何管理好連鎖企業(yè)“兩本帳”。

    增設(shè)商品品類管理部門，強(qiáng)化突出配送中心經(jīng)營功能

    連鎖企業(yè)按照連鎖經(jīng)營的機(jī)構(gòu)組織劃分，通常分為三個(gè)部分，第一部分是總部，具有連鎖系統(tǒng)管理決策功能，是整個(gè)連鎖企業(yè)的大腦中樞，統(tǒng)一控制投資規(guī)劃、經(jīng)營節(jié)奏和市場布局等，屬于投資中心和決策中心；第二是配送中心，包括區(qū)域配送中心，具有連鎖體系內(nèi)商品采購、配置、分銷等經(jīng)營功能，是整個(gè)連鎖企業(yè)的商品經(jīng)營中心，統(tǒng)一進(jìn)行商品屬性管理、新品引進(jìn)、供應(yīng)商管理、商品采配和執(zhí)行總部商品戰(zhàn)略規(guī)劃，屬于經(jīng)營中心和利潤中心；第三是門店，包括直營門店和加盟門店，具有連鎖體系內(nèi)商品銷售的功能，是整個(gè)連鎖企業(yè)的銷售網(wǎng)點(diǎn)，統(tǒng)一執(zhí)行總部的銷售政策和服務(wù)策略，只具有銷售功能，屬于市場網(wǎng)點(diǎn)群和成本中心。

    從連鎖企業(yè)上下游協(xié)同單位關(guān)系來看，總部具有高度集中的財(cái)務(wù)決策和財(cái)務(wù)管理功能，尤其是對(duì)整個(gè)連鎖系統(tǒng)的資金調(diào)配和統(tǒng)籌安排；配送中心在總部授權(quán)下和上游供應(yīng)商（一般連鎖企業(yè)的供應(yīng)商目前都有幾千家以上）、下游門店進(jìn)行商品采購、配送分銷和業(yè)務(wù)管理，具有高度的商品經(jīng)營權(quán)，尤其是嚴(yán)格執(zhí)行總部采購政策和配送分銷政策，并對(duì)上游和下游商品帳（業(yè)務(wù)帳）負(fù)責(zé)。門店作為連鎖企業(yè)與顧客溝通的最直接橋梁，嚴(yán)格按照連鎖體系服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和商品銷售政策不折不扣地行使銷售職能，并控制好各項(xiàng)銷售(續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容)費(fèi)用開支，做到精打細(xì)算。

    那么從連鎖經(jīng)營組織部分和上下游協(xié)同關(guān)系，我們就不難理解：連鎖企業(yè)每一個(gè)組成部分全部圍繞商品經(jīng)營展開，企業(yè)經(jīng)營規(guī)模發(fā)展越大，對(duì)商品經(jīng)營管理的要求越高；商品經(jīng)營效率越高，對(duì)現(xiàn)金管理和財(cái)務(wù)管理需求也就更高。因此，作為商品品類管理和財(cái)務(wù)管理最直接體現(xiàn)的部門——配送中心就要更加需要強(qiáng)化這兩項(xiàng)管理；又配送中心作為整個(gè)連鎖企業(yè)的利潤中心，也需要建立專門的商品品類管理的部門，通過賦予該部門完善的商品管理功能和業(yè)務(wù)帳管理功能，使之發(fā)揮出配送中心的核心經(jīng)營功能。

    我們知道，隨著經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，連鎖企業(yè)一方面要強(qiáng)化連鎖經(jīng)營操作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，另一方面又要各個(gè)部門運(yùn)做的精細(xì)化和專業(yè)化，因此，下面就從連鎖經(jīng)營的規(guī)范化和專業(yè)化原則，進(jìn)一步解析如何通過各部門的專業(yè)化和規(guī)范化來強(qiáng)化配送中心經(jīng)營功能。

    總部管理，它是連鎖企業(yè)的大腦中樞，從管理上，需要進(jìn)一步明確對(duì)連鎖體系人事行政管理和決策，財(cái)務(wù)管理和決策，促銷管理與決策，尤其強(qiáng)調(diào)是財(cái)務(wù)管理和促銷管理。

    配送中心作為連鎖體系的經(jīng)營單位，需要突出經(jīng)營功能，那就是對(duì)商品的采購和分銷。

    按照其經(jīng)營職能，總體上分成三個(gè)部分。采購中心，連鎖體系的采購管理部門，負(fù)責(zé)商品供應(yīng)商的選擇，談判，商品購進(jìn)，廠商協(xié)調(diào)等，對(duì)其專業(yè)化要求是供應(yīng)商的選擇和引進(jìn)、商品價(jià)格談判、商品開發(fā)和市場調(diào)研、采購訂單的執(zhí)行等，因其活動(dòng)更多是體現(xiàn)在“動(dòng)”，故其市場調(diào)研多，出差頻率高。物流中心屬于配送中心的貨物儲(chǔ)運(yùn)部門，如果連鎖企業(yè)借助的是第三方物流，那么連鎖企業(yè)就應(yīng)該設(shè)置物流配送管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)商品儲(chǔ)藏、運(yùn)輸管理和物流費(fèi)用考核、結(jié)算?，F(xiàn)在多數(shù)連鎖企業(yè)都將不是主營業(yè)務(wù)的物流配送進(jìn)行外包，但不管怎樣，商品貨物的科學(xué)儲(chǔ)藏和及時(shí)準(zhǔn)確被配送到位是對(duì)其專業(yè)化的根本要求。

    那么從采購中心和物流中心的功能和專業(yè)化上看，前者是強(qiáng)調(diào)采購商品價(jià)格低，暢銷，采購執(zhí)行效率高；后者是強(qiáng)調(diào)送貨快，準(zhǔn)確，物流費(fèi)用低?？傊痪湓?，就是兩者都要做最好的執(zhí)行者。那么兩者也都在其專業(yè)化要求下，對(duì)配送中心的經(jīng)營功能承擔(dān)不了全部的責(zé)任。有的連鎖企業(yè)在剛開始建立之初，商品集中采購和分銷量還小時(shí)，往往讓兩者將配送中心的全部功能分?jǐn)?，也就是采購中心即?fù)責(zé)采購、又要負(fù)責(zé)銷售，還要負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商和門店的業(yè)務(wù)帳管理，并承擔(dān)與供應(yīng)商和門店的促銷管理，故此，采購隊(duì)伍龐大或者一人兼任多職，這樣，就會(huì)存在專業(yè)不專，標(biāo)準(zhǔn)不標(biāo)的現(xiàn)象，并且因?yàn)槭聞?wù)性的雜事太多，造成大量的推委、問題遺漏、怠慢客戶等問題，最嚴(yán)重的莫過于帳務(wù)混亂，和廠家對(duì)不清發(fā)貨帳，和門店對(duì)不清實(shí)收帳等等。那么為了解決采購中心“復(fù)雜事務(wù)”壓力和理順帳目，往往有的公司給采購中心各商品經(jīng)理配備各層次的副職和秘書，還有的公司干脆就將商品編碼工作、采購訂單微機(jī)錄入、與門店貨物溝通等一骨腦移交給了“能坐的住”的物流管理部門，這樣，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)物流專業(yè)化的物流中心也就不專業(yè)化了，再加上物流中心屬于物流執(zhí)行作業(yè)層，對(duì)市場的敏感性不如采購部門，因此，為了完成工作，又大量的形成了物流中心與采購中心的頻繁溝通，本該簡化的工作，卻變的更加復(fù)雜了。

    從上面看，采購中心和物流中心承擔(dān)了配送中心全部的經(jīng)營工作，不是不能做，而是他們承擔(dān)的本不是他們專業(yè)化的工作，故二者都會(huì)感覺出力不從心，經(jīng)常出現(xiàn)工作越位，窮于應(yīng)付。由此看來，配送中心強(qiáng)大的經(jīng)營功能應(yīng)該由一個(gè)銜接整個(gè)供應(yīng)鏈的部門去承擔(dān)，也就是說解放采購中心和物流中心，使之分工內(nèi)的工作更加專業(yè)化。這個(gè)新的部門就是以商品品類管理為核心，實(shí)現(xiàn)采購決策與采購執(zhí)行相分離，配送決策和配送執(zhí)行相分離，在配送中心授權(quán)下對(duì)商品帳負(fù)責(zé)——商品管理中心。

    商品管理中心，隸屬于總部配送中心，專門負(fù)責(zé)商品品類管理、配送業(yè)務(wù)經(jīng)營的部門，按照專業(yè)化分工和供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)管理模式，其應(yīng)該具有三大功能，一是商品品類管理。包括商品市場屬性的界定；商品編碼和維護(hù)；優(yōu)勢商品、滯銷商品、新品跟蹤管理；供應(yīng)商優(yōu)化和合同管理；采購價(jià)格維護(hù)和管理；市場資源籌劃；更高級(jí)功能的實(shí)現(xiàn)（如，采購計(jì)劃制定，下達(dá)采購訂單，督促采購中心訂單執(zhí)行）等。二是業(yè)務(wù)帳（商品帳）管理。包括商品帳登記管理；供應(yīng)商發(fā)票微機(jī)勾對(duì)和編輯；供應(yīng)商代銷商品的結(jié)算單整理；門店配送發(fā)票編輯；與財(cái)務(wù)中心進(jìn)行配送中心應(yīng)收應(yīng)付帳核對(duì)；門店信用額度控制等等。三是配送訂單管理。包括新開門店商品配置和門店商品表管理；主動(dòng)配送和門店請(qǐng)貨處理；配送價(jià)格維護(hù)和管理；缺貨反饋和督促采購；門店銷售計(jì)劃處理；配送物流管理和第三方物流結(jié)算、考核；庫存控制；銷售分析報(bào)表。

    從上面分析看，商品管理中心是連鎖體系商品帳管理的最佳部門，易于實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈管理優(yōu)化，形成各組成部分的分工和協(xié)作。那么這就從組織功能上解決了“兩本帳”管理的部門分工問題，那么下面將從“兩本帳”的內(nèi)容和單據(jù)傳輸上分析其具體操作。

    首先，我們應(yīng)該明確一個(gè)概念，那就是連鎖企業(yè)經(jīng)營驅(qū)動(dòng)，屬于訂單驅(qū)動(dòng)，它要求不能人為的隨意更改訂單和增加外來其他驅(qū)動(dòng)，確保每張訂單的嚴(yán)肅性。那么訂單來自于兩個(gè)方向（顧客和供應(yīng)商），一個(gè)是來自于顧客的，屬于需求訂單，另一個(gè)是來自于供應(yīng)商的，屬于供給訂單。那么相對(duì)應(yīng)的，其門店的補(bǔ)貨方式便分為了三種，一種是純粹的門店請(qǐng)貨制。如醫(yī)藥連鎖企業(yè)都普遍采取這種補(bǔ)貨方式，原因是藥品的藥效性和門店藥師精確用藥指導(dǎo)均使門店的請(qǐng)貨需求更加準(zhǔn)確和科學(xué)，但對(duì)保健品或一般慢性藥也能采用另一種補(bǔ)貨方式。那就是連鎖企業(yè)總部配送中心主動(dòng)配給補(bǔ)貨制，這種補(bǔ)貨方式易于統(tǒng)一品種管理，提高連鎖企業(yè)盈利率，一般大型超市多采用這種方式。第三種是門店請(qǐng)貨和總部配給補(bǔ)貨相結(jié)合，這種方式要求連鎖企業(yè)對(duì)商品分類更趨向于市場化，也更加使商品補(bǔ)充靈活，會(huì)大大降低門店缺貨率。家電連鎖企業(yè)多采用這種方式，那就是對(duì)待連鎖系統(tǒng)重點(diǎn)商品，采取總部主動(dòng)補(bǔ)貨，而對(duì)于一般性商品或者區(qū)域性特強(qiáng)的商品，采取門店請(qǐng)貨制，總部保證極大限度的滿足門店請(qǐng)貨。

    那么清楚了連鎖的訂單驅(qū)動(dòng)和補(bǔ)貨方式，我們便可以通過訂單、單據(jù)的流向和作用來進(jìn)行相關(guān)帳務(wù)處理流程的設(shè)計(jì)和規(guī)劃。

    一、采購業(yè)務(wù)帳（商品帳）和應(yīng)付帳管理：

    向供應(yīng)商下采購訂單：采購中心根據(jù)商品采購計(jì)劃和日常性缺貨下采購訂單，一般采取傳真和微機(jī)下單，但有的企業(yè)也采取電話訂貨，這時(shí)要注意訂單的嚴(yán)肅性，電話下單需專人負(fù)責(zé)，并保留下單記錄。

    供應(yīng)商送貨：供應(yīng)商送貨到訂單指定地點(diǎn)，訂單指定地點(diǎn)接“三單一票”按照訂單要求入庫，這三單是：連鎖企業(yè)《采購訂單》、《供應(yīng)商發(fā)貨單》（或叫隨貨同行單）、《委托發(fā)運(yùn)單》。一票為供應(yīng)商開的這批貨的發(fā)票（有的代銷商品，一般不跟票，按照商品銷售出去后，再開票結(jié)算）

    訂單接受地點(diǎn)的倉庫或門店驗(yàn)收入庫：物流中心的驗(yàn)收人員按照操作規(guī)程仔細(xì)驗(yàn)收，根據(jù)三單清點(diǎn)實(shí)物，無誤后，錄入微機(jī)，形成連鎖企業(yè)《實(shí)收單》，如果有差異，或多或少，可按照既定收貨規(guī)則（送貨量超過訂單量，可拒收超出部分；送貨量少于訂單量，根據(jù)訂單要求收貨或不收）處理。

    商品管理中心處理采購商品帳：商品管理中心根據(jù)倉庫或門店送達(dá)的三單一票，對(duì)照信息系統(tǒng)（實(shí)收貨信息已通過倉庫錄入微機(jī)）進(jìn)行《實(shí)收單》和發(fā)票勾對(duì)編輯，也就是將實(shí)收貨名細(xì)和供應(yīng)商發(fā)票名細(xì)相匹配，并將發(fā)票號(hào)和相對(duì)應(yīng)的《實(shí)收單》號(hào)進(jìn)行匹配，匹配后，商品管理中心將發(fā)票和《實(shí)收單》的另一聯(lián)交到財(cái)務(wù)中心，自己將《實(shí)收單》、《供應(yīng)商發(fā)貨單》、《采購訂單》裝訂成采購商品帳本，每月末附以“當(dāng)月采購商品帳匯總單”形式進(jìn)行裝訂，原則上當(dāng)月將采購商品實(shí)際入庫和相對(duì)應(yīng)發(fā)票全部編輯完畢，無差錯(cuò)全部送達(dá)財(cái)務(wù)中心，這樣確保本月采購商品帳和財(cái)務(wù)當(dāng)月應(yīng)付帳無誤。有的發(fā)票不能及時(shí)到達(dá)的，都以商品暫估入庫在財(cái)務(wù)中心帳上體現(xiàn)，不會(huì)影響企業(yè)財(cái)務(wù)核算，但是從供應(yīng)鏈角度看將會(huì)影響增值稅等問題，因此盡量減少當(dāng)月發(fā)票不達(dá)帳的問題。

    財(cái)務(wù)中心根據(jù)采購商品帳及時(shí)處理應(yīng)付帳：財(cái)務(wù)中心在接到商品管理中心轉(zhuǎn)來的已編輯過的發(fā)票和《實(shí)收單》，進(jìn)行信息系統(tǒng)有關(guān)信息核對(duì)，無誤后按照財(cái)務(wù)處理規(guī)則上應(yīng)付帳科目，未達(dá)發(fā)票的，財(cái)務(wù)中心上商品暫估科目。月末財(cái)務(wù)中心裝訂《實(shí)收單》和匹配的發(fā)票，附匯總憑證。

    從以上流程看，商品管理中心和財(cái)務(wù)中心都要每天按《實(shí)收單》收貨，并對(duì)應(yīng)處理采購商品帳和應(yīng)付帳，形成過程中的及時(shí)平衡，這樣就避免月末或者季度末帳務(wù)不平的問題，也避免了與供應(yīng)商因大量的出現(xiàn)帳務(wù)不平而對(duì)帳。也就做到了供應(yīng)鏈條上的貨、單、票的時(shí)時(shí)平衡。

    由于采用的是單據(jù)的負(fù)數(shù)來表示反向流程，因此對(duì)于采購中心退供應(yīng)商貨物，其處理和采購商品流程和單據(jù)相同，唯一不同的是連鎖企業(yè)退貨時(shí)要加開退稅證明，進(jìn)行相應(yīng)商品的退稅。為了避免辦理退稅，有的連鎖企業(yè)與供應(yīng)商通過調(diào)換貨的方式處理。這樣雖然簡化退稅手續(xù)，業(yè)務(wù)處理也較簡單，但是雙方帳務(wù)處理相對(duì)較麻煩，因此筆者建議盡量少采用這種辦法。

    二、配送業(yè)務(wù)帳（商品帳）和應(yīng)收帳管理

    這里說的配送業(yè)務(wù)帳是指配送中心配送給財(cái)務(wù)獨(dú)立核算單位、自負(fù)盈虧門店的商品帳，應(yīng)收帳也是對(duì)應(yīng)這筆商品帳而言的。這就是說，連鎖企業(yè)對(duì)于加盟店的配送都是總部向連鎖店銷售；對(duì)于具有獨(dú)立財(cái)務(wù)核算單位的直營店，配送商品也視為總部向其銷售商品。

    門店自動(dòng)請(qǐng)貨和總部主動(dòng)配貨：根據(jù)銷售計(jì)劃和總部的配送計(jì)劃，門店對(duì)于自己的商品補(bǔ)充，一般采取門店自動(dòng)補(bǔ)貨和總部主動(dòng)配貨兩種，兩種唯一區(qū)別的是，前者自己開《補(bǔ)貨申請(qǐng)單》，通過電腦傳送到配送中心（區(qū)域配送中心），總部配送中心審核并開《實(shí)際發(fā)貨單》；后者是總部根據(jù)門店銷售情況和配送計(jì)劃，按照門店庫存，主動(dòng)開出重點(diǎn)商品的《實(shí)際發(fā)貨單》。

    第三方物流或者物流中心配貨并發(fā)送：倉庫發(fā)送點(diǎn)根據(jù)商品管理中心開出的《實(shí)際發(fā)貨單》（配送單）迅速備貨，并開《倉庫商品發(fā)運(yùn)單》，記出庫。貨物送達(dá)后，門店收貨確認(rèn)，門店迅速開出商品《門店實(shí)際收貨單》，簽收記帳，將《門店實(shí)際收貨單》一聯(lián)交物流中心送貨人員捎回總部配送配送商品管理中心。

    商品管理中心整理《實(shí)發(fā)單》和《門店實(shí)收單》開商品配送發(fā)票：門店收貨確認(rèn)后，信息系統(tǒng)自動(dòng)減掉總部配送中心庫存，增加門店庫存?；蛘邚摹霸谕旧唐贰鞭D(zhuǎn)入“門店庫存”，這時(shí)，總部配送商品管理中心便可記總部配送商品帳，然后根據(jù)實(shí)際配送商品名細(xì)開配送發(fā)票，形成應(yīng)收帳，待物流中心將確認(rèn)后的《實(shí)發(fā)單》和《門店實(shí)收單》交到本處后，和發(fā)票存根整理在一起，待月末裝訂。

    此環(huán)節(jié)需要注意點(diǎn)是：門店實(shí)收商品處理必須在24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行，也就是商品配送發(fā)出后，24小時(shí)內(nèi)必須記商品帳；配送發(fā)票，有的連鎖企業(yè)到月末集中開，也可以，不過，開發(fā)票一定要根據(jù)核對(duì)無誤的商品帳開，但筆者建議發(fā)票最好還是實(shí)發(fā)單發(fā)出后第二天開出，這樣易日清日結(jié)，保持帳務(wù)清晰；配送發(fā)票最好是配送商品管理中心開，易于做到配送業(yè)務(wù)帳（商品帳）和應(yīng)收帳及時(shí)核對(duì)和配送商品帳的完整。

    商品管理中心將《實(shí)發(fā)單》和《門店實(shí)收單》、發(fā)票存根核對(duì)齊后交財(cái)務(wù)中心：財(cái)務(wù)中心根據(jù)交來的兩單一票對(duì)照信息系統(tǒng)，進(jìn)行審核，無誤后入應(yīng)收帳。商品管理中心月末整理兩單一票并裝訂，附以單據(jù)裝訂憑證。

    整個(gè)配送商品帳管理流程和應(yīng)收帳管理流程，都建立在單據(jù)及時(shí)傳遞和完備的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，出現(xiàn)差異時(shí)，建議不要在原單據(jù)上直接修改，而是通知配送商品管理中心重新開表明差異實(shí)發(fā)單進(jìn)行調(diào)整。

    綜上所述，連鎖企業(yè)“兩本帳”管理是一個(gè)簡單而又復(fù)雜的過程，需要做好五個(gè)方面的工作：基于連鎖經(jīng)營模式上的商品帳和對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)帳管理分工、商流和信息流基礎(chǔ)上的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)崗位職能明確界定、單據(jù)和數(shù)據(jù)的及時(shí)處理、商品帳管理的平時(shí)性和月末整理，做到日清月結(jié)。

    原載于《環(huán)球供應(yīng)鏈》2004年第八期