項(xiàng)目管理有多重要？

《Fortune》雜志曾指出，項(xiàng)目管理能力，已經(jīng)成為一項(xiàng)職場人士的必備技能。

而在2009年，任正非也曾提出，“一家好的企業(yè)，必然要以項(xiàng)目為中心；優(yōu)秀的企業(yè)員工，必然要具備項(xiàng)目管理能力?！?/strong>

2021年，華為成為了全球領(lǐng)先的ICT供應(yīng)商，5G技術(shù)全球第一，得力于始終貫徹“以項(xiàng)目為中心”。

在華為，項(xiàng)目管理能力被認(rèn)為所有員工的核心競爭力。有能力管好項(xiàng)目的員工，職位和收入也要高出其他人很多。

一、什么是項(xiàng)目管理？

在百度百科中，對項(xiàng)目管理（Project management）的解釋為：運(yùn)用各種相關(guān)技能、方法與工具，為滿足或超越項(xiàng)目有關(guān)各方對項(xiàng)目的要求與期望，所開展的各種計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等方面的活動(dòng)。

里邊闡述了“運(yùn)用各種相關(guān)技能、方法與工具”，也就是說，作為一名在職場人，做好項(xiàng)目管理只有方法論還不行，還得使用高效的管理工具。

合適的管理工具不僅可以提高個(gè)人/團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力和效率，還可以使組織為高影響力項(xiàng)目帶來的變化做好準(zhǔn)備。

因此，為了發(fā)揮最佳性能，我們需要充分利用項(xiàng)目管理的工具。

二、怎么做好項(xiàng)目管理？

一般而言，項(xiàng)目管理有五個(gè)常規(guī)流程：啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。

  1、項(xiàng)目管理之啟動(dòng)階段

拿到一個(gè)新的項(xiàng)目，不要急著做任務(wù)分解，否則很容易導(dǎo)致需求不明確，及因?yàn)樾枨鬁贤ú粔蚨霈F(xiàn)各種各樣的問題，甚至是自己沒有想到的一些情況。

拿到一個(gè)新項(xiàng)目，第一步是明確項(xiàng)目需求，緊接著確定項(xiàng)目目標(biāo)，關(guān)于項(xiàng)目目標(biāo)，必須滿足SMART（目標(biāo)管理）原則，即：

S：具體性（Specific）——目標(biāo)應(yīng)該明確具體，不能籠統(tǒng)

M：衡量性（Measurable）—— 可以通過定性或定量方式對目標(biāo)進(jìn)行衡量

A：可實(shí)現(xiàn)性（Attainable）——目標(biāo)在付出努力的情況下是可以實(shí)現(xiàn)的

R：相關(guān)性(Relevant)——目標(biāo)必須和其他目標(biāo)具有相關(guān)性

T：時(shí)限性（Time-bound）——需在特定限期完成目標(biāo)

明確了項(xiàng)目目標(biāo)后，緊接著就要定義相關(guān)方的期望值，最后選擇項(xiàng)目組成員。

2、項(xiàng)目管理之計(jì)劃階段

項(xiàng)目管理的計(jì)劃階段是項(xiàng)目實(shí)施過程中非常重要的一個(gè)階段。

在這個(gè)階段，為了能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作有序的開展，你需要完成的是分解工作任務(wù)、估算任務(wù)工期、安排時(shí)間進(jìn)度、計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)與溝通等工作內(nèi)容。

首先，可以利用 飛項(xiàng) 創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目。

然后，利用SMART原則的可實(shí)現(xiàn)性（Attainable），將整體項(xiàng)目分解為可消化的小任務(wù)，讓協(xié)作人清晰過程里的實(shí)現(xiàn)路徑。

緊接著，再結(jié)合SMART原則的時(shí)限性（Time-bound），為每個(gè)任務(wù)設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和截止日期，讓每一個(gè)執(zhí)行者都能按時(shí)保質(zhì)保量在預(yù)算內(nèi)完成任務(wù)。

  最后，拆解完項(xiàng)目，下一步就是合理分配、落實(shí)到人。

我們需要做的，就是利用SMART原則的具體性（Specific），即把相關(guān)任務(wù)的具體指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)要求在分派事項(xiàng)的背景信息里交待清楚，使得任務(wù)更加清晰，然后在邀請協(xié)作人里通過微信好友、飛項(xiàng)協(xié)作人等為他人派發(fā)事項(xiàng)。

所派發(fā)的事項(xiàng)，會以卡片的形式發(fā)送到執(zhí)行者的微信聊天窗口，即時(shí)實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)的同步協(xié)作。

待協(xié)作被接受之后，事項(xiàng)就會自動(dòng)進(jìn)入對方的日程之中，每天通過日報(bào)提醒其該事項(xiàng)的進(jìn)展和辦理。

3、項(xiàng)目管理之執(zhí)行階段

項(xiàng)目的執(zhí)行具體包括項(xiàng)目的前期工作、范圍變更、記錄項(xiàng)目信息、激勵(lì)組員，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目范圍及目標(biāo)等。

在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，最重要的內(nèi)容就是項(xiàng)目信息的有效溝通，以保證信息及時(shí)的傳遞。

在飛項(xiàng)上，無論是項(xiàng)目，還是細(xì)分的子任務(wù)，都有一個(gè)單獨(dú)的IM，無需額外在微信上新建新的群聊，且各個(gè)任務(wù)之間信息互不干擾。

溝通過程中，我們可以對溝通內(nèi)容的文字、文件等標(biāo)記重點(diǎn)，且飛項(xiàng)對“重點(diǎn)”、“文件”會自動(dòng)提煉，再也不用“爬樓”找干貨，即便是新邀小伙伴也能快速了解事項(xiàng)的重點(diǎn)內(nèi)容，省時(shí)又高效。

 協(xié)作過程中，為了推動(dòng)事項(xiàng)的進(jìn)展，難免需要開個(gè)會議討論，而會議結(jié)束后，也會產(chǎn)生相應(yīng)的待辦事項(xiàng)，以及發(fā)布即時(shí)公告等等。

所以，飛項(xiàng)除了有事項(xiàng)協(xié)作和日程管理外，還支持在對應(yīng)的事項(xiàng)中發(fā)起會議預(yù)約、時(shí)間征集、待辦創(chuàng)建和發(fā)布公告等促進(jìn)協(xié)作行為的小工具。

4、項(xiàng)目管理之監(jiān)控階段

項(xiàng)目管理的監(jiān)督階段貫穿項(xiàng)目始終，是保證項(xiàng)目朝目標(biāo)方向前進(jìn)的重要過程，就是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施，使項(xiàng)目進(jìn)展不偏離目標(biāo)方向。

飛項(xiàng)的“事項(xiàng)脈絡(luò)圖”，一定程度上依據(jù)了SMART原則的相關(guān)性(Relevant)，它可以讓我們直觀監(jiān)控整個(gè)事項(xiàng)的進(jìn)度情況、先后的主次、以及誰在負(fù)責(zé)什么都一目了然。

 一旦發(fā)現(xiàn)問題，作為項(xiàng)目管理者必須要對計(jì)劃內(nèi)容和時(shí)間表進(jìn)行調(diào)整，使得實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃保持一致，以保證項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行。

5、項(xiàng)目管理之收尾階段

當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)入總結(jié)與驗(yàn)收階段時(shí)，項(xiàng)目就進(jìn)入了收尾。傳統(tǒng)的項(xiàng)目總結(jié)只是站在當(dāng)前項(xiàng)目的角度思考，這對后續(xù)的工作幾乎不起作用。

而加入知識管理的方法，面向未來思考，則可以在沉淀項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，有效提高組織未來相關(guān)類似項(xiàng)目的執(zhí)行，同時(shí)避免重復(fù)犯錯(cuò)。

當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)入收尾階段，一方面飛項(xiàng)會自動(dòng)儲存并歸類項(xiàng)目文檔。

另一方面，飛項(xiàng)的筆記關(guān)聯(lián)事項(xiàng)功能可以做復(fù)盤總結(jié)，這對于項(xiàng)目管理來說是相當(dāng)有用的；即在飛項(xiàng)的筆記上，總結(jié)出未來同類項(xiàng)目可能犯的錯(cuò)誤及可應(yīng)用的優(yōu)秀點(diǎn)，接著將該總結(jié)筆記關(guān)聯(lián)相關(guān)事項(xiàng)，分享給協(xié)作成員。

  如此一來，這些項(xiàng)目文檔和總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)筆記，就會成為公司的知識信息，為后續(xù)員工所用。

三、寫在最后

無論你的項(xiàng)目目標(biāo)是什么，了解并把控好項(xiàng)目管理有五個(gè)階段：啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾，一切從項(xiàng)目的實(shí)際出發(fā)進(jìn)行調(diào)整和控制，才能使項(xiàng)目朝著正確的方向發(fā)展，提高項(xiàng)目的成功率。

當(dāng)然，理清了項(xiàng)目管理全流程還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，作為一名職場人還需要通過不斷的實(shí)踐，根據(jù)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的復(fù)雜程度，選擇合適的管理工具，然后在實(shí)際做項(xiàng)目的過程中加深理解，積累經(jīng)驗(yàn)，這樣才能真正掌握項(xiàng)目管理的精髓。