要了解項目管理，最重要的是：理清項目管理全流程中需要面對的問題、解決的策略和新工具的高效使用方法。

一般來說項目全流程通常都分為這五個階段——啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾。

本文節(jié)選自《2023伙伴云項目管理實操手冊》，感興趣領(lǐng)取看置頂評論。

• 啟動：確立項目的合法地位和總體要求（目標(biāo)），宣布項目正式立項；

• 規(guī)劃：編制項目計劃，把項目目標(biāo)具體化，制訂達(dá)到目標(biāo)的路線圖；

• 執(zhí)行：按計劃開展項目活動，把紙面上的成果變成實實在在的成果；

• 監(jiān)控：時刻對比預(yù)期和實際情況，針對差距進行分析和調(diào)整

• 收尾：根據(jù)節(jié)奏有秩序地完成項目的收尾，發(fā)布報告和總結(jié)

過去團隊任務(wù)的協(xié)作問題

所以無論是什么項目，有很多是可以提前設(shè)計和規(guī)劃好的；好的規(guī)劃是成功的一半，而沒有規(guī)劃、沒有協(xié)作則是項目失敗的主要原因。

那么，具體在什么階段要做什么事?

1.項目啟動階段

在項目啟動階段，主要靠項目團隊成員間的溝通達(dá)成思想統(tǒng)一。如果想要項目成功，往往背后是有穩(wěn)定和高質(zhì)量的團隊、思維和工具在支持。

新時代需要好的項目思維！

要警惕“先干起來”的誘惑。

在大家都能看見機會的情況下，能否抓住機會，不取決于誰先看到，而取決于誰能真正抓住機會。

項目啟動要做什么?

實踐中，為了完美地啟動項目，建議用結(jié)構(gòu)化方法實施項目啟動。

①制定項目目標(biāo)

項目的目標(biāo)制定要符合 SMART 原則，即：要清楚工作的量有多少、怎么測量、如何實現(xiàn)、何時完成。

②確定主要相關(guān)方

• 內(nèi)部相關(guān)方： 發(fā)起人； 資源經(jīng)理； PMO； 指導(dǎo)委員會； 其他項目經(jīng)理； 成員...

• 外部相關(guān)方： 客戶；用戶； 供應(yīng)商； 股東； 監(jiān)管機構(gòu)...

③明確整合團隊

項目管理中，人是寶貴的資源，也是最難以把握的資源。

④發(fā)布項目章程

表明項目及其團隊已經(jīng)得到了管理層的支持；并告知項目的存在，明確每個人的職責(zé)和權(quán)利。

⑤項目啟動會

將項目的相關(guān)人員召集到一起舉行一次啟動會議是非常有必要的，項目啟動儀式要盡可能正式化。

2.項目計劃階段

著名的布里斯定理說，“用較多時間為一項工作做計劃，做這項工作總用時會減少。”

① 項目規(guī)劃第一步：多維度拆解任務(wù)

就像一輛車的背后是千萬個不同零件，每個零件都符合標(biāo)準(zhǔn)才能組裝成一輛車，多維度拆任務(wù)可以提前預(yù)知難點，保證項目的各個執(zhí)行階段符合標(biāo)準(zhǔn)不卡頓。

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的主要目的就是把大項目拆成小任務(wù)，讓每個人和每個團隊都能更快速地理解自己要做的事。拆出的任務(wù)需要符合SMART原則。

②項目規(guī)劃第二步：排計劃

在實際的項目管理中，如果前面計劃排得好，后面的項目如期率、質(zhì)量都能得到保障。

關(guān)鍵路徑法用于在進度模型中估算項目最短工期，確定邏輯網(wǎng)絡(luò)路徑的進度靈活性大小，如圖所示。

關(guān)鍵路徑是項目中時間最長的活動順序，決定著可能的項目最短工期。最長路徑的總浮動時間最少，通常為零。

每個參與者都要從其專業(yè)角度指導(dǎo)拆解項目任務(wù)的合理方式。

從開始到 A 到 C 到 F 到 G ，從 A 到 D 到 F 到 G ，從 B 到 D 到 F 到 G ，從 E 到 F 到 G 總共有四條關(guān)鍵路徑

B.把關(guān)鍵路徑的各項任務(wù)排進伙伴云甘特圖

任務(wù)在排到伙伴云甘特圖后，可建立依賴關(guān)系，且一個任務(wù)改變其他項目參與者都能收到及時的通知，可以大大提高項目協(xié)作效率。

這就是項目協(xié)作里最重要的“有圖有真相”的過程。

④時間進度安排

確定了項目模板，可以根據(jù)WBS結(jié)構(gòu)確定具體活動，之后確定活動持續(xù)時間并對活動排序和計劃。過程中，需要隨時監(jiān)控不同環(huán)節(jié)和團隊的執(zhí)行效率和問題，可以隨時對進度計劃進行調(diào)整和優(yōu)化。

可以直接先把所有任務(wù)大致所需時間排出來即可。

伙伴云甘特圖

之后操作的每個變化，其他的同事、項目成員都能在電腦上實時看到；而且任務(wù)安排是否沖突，時間分配是否合理，都能在界面上完整呈現(xiàn)?？吹巾撁妫q如看到項目中不同團隊通過辛勤工作達(dá)成一個又一個里程碑。

⑤制定進度計劃

估算任務(wù)的持續(xù)時間，制定進度計劃，利用甘特圖將所有任務(wù)和截止日期以時間軸的格式直觀地展示出來，在重要的時間節(jié)點設(shè)置里程碑與交付物。

3.項目執(zhí)行階段

新時代下，項目管理者要積極尋取新的工具賦能整個項目管理，但任何一個工具都不能代替管理思維上的變化。

①獲取項目執(zhí)行所需各項資源

②跟蹤團隊成員工作表現(xiàn)

需要一個好的工具，來建立并完善我們的跟蹤工作，如看板視圖。

項目的總體進度可以由工具自動生成（完成的百分比）。此外，還應(yīng)該有對工作量的估計，包括整個項目的工作量，各個任務(wù)的工作量等。

③項目執(zhí)行需要高效的團隊和工具

不同的項目團隊可能同時存在于同一個公司，一個好的項目管理工具要能支撐不同組織、不同組成形式的項目團隊目標(biāo)有效達(dá)成。

因此需要不同的工具集去實現(xiàn)整體項目的有效交付。

④實施風(fēng)險應(yīng)對策略

4.項目監(jiān)控階段

①監(jiān)控項目更新進展和管理進度基準(zhǔn)變更

控制范圍是監(jiān)督項目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)變更的過程。

②監(jiān)控數(shù)據(jù)

監(jiān)控數(shù)據(jù)可以分為采數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)問題三個階段?？梢圆杉暾捻椖繑?shù)據(jù)，采集后通過儀表盤圖表的形式分析，便于復(fù)盤時有效地找出項目發(fā)展過程中的問題。

首先要明確要采什么數(shù)據(jù)，要采的數(shù)據(jù)即監(jiān)控對象。監(jiān)控數(shù)據(jù)的主要對象是人和項目，即誰在什么時間和地點，如何做了什么的數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)。

③項目成本控制

一樣可以通過數(shù)據(jù)監(jiān)控完成，比如控制費用數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)等，根據(jù)差值來使項目資源和進度相匹配。

④監(jiān)控項目思維升級

整體的項目監(jiān)控思維的提升與項目團隊的成長有關(guān)，要通過持續(xù)不斷地監(jiān)控、留底優(yōu)化項目，以獲得良好的成果。

比如：項目團隊成長的有4 層階段

⑤管理項目變更

一些成熟的項目管理團隊里有 CCB（change control board ）。

CCB 是否經(jīng)過審批，過程中客戶側(cè)和我方是否有完整的書面留檔，需要管理和控制。

5.項目收尾階段

①項目復(fù)盤

進行多個項目時需要復(fù)用模板，橫向?qū)Ρ?、交叉分析不同項目情況。

要講過程中做的努力，還要講業(yè)務(wù)的具體交付成果，包括過程和結(jié)果上的成果。

不管是面對客戶、甲乙方還是內(nèi)部團隊，講一個好故事非常重要。通過講一個好故事可以使努力獲得認(rèn)可，同時展現(xiàn)實現(xiàn)的成果。

②制定項目總結(jié)報告