高效處理電子郵件的 10 項(xiàng)原則 | 領(lǐng)客專欄·電腦玩物在目前的職場上，電子郵件還是溝通討論任務(wù)最重要的渠道之一，無論如何你不太可能完全不處理郵件，即使你的公司內(nèi)部已經(jīng)使用像是 Slack 這樣的最新項(xiàng)目溝通系統(tǒng)，但免不了其他外部的工作依然會(huì)用郵件來處理。 既然郵件就像是一個(gè)任務(wù)接收、排程、處理的渠道，一旦管理不好，那么工作的節(jié)奏與速度自然就會(huì)被打亂，這時(shí)候除了使用像是 Gmail 這樣的高效率郵件系統(tǒng)來加速工作外，還是有一些基本的習(xí)慣是在任何系統(tǒng)上處理郵件都應(yīng)該具備的，可以說是回覆工作郵件的基本功。 在我不算長的十多年職場工作經(jīng)驗(yàn)中，也累積了一些自己處理工作郵件的心法，不能說我的方法可以適合所有人，但畢竟是自己真實(shí)體驗(yàn)過的心得，應(yīng)該多少有些幫助。 今天這篇文章就將其分享如下，也歡迎大家一起來討論、補(bǔ)充與修正。 只有透過討論，我們的工作方法才能持續(xù)精進(jìn)！ 1. 周期原則：在真正需要的時(shí)間才去檢查郵件從多年前開始，我就不再使用「新郵件提醒」的工具（所以電腦玩物上也不再介紹類似工具），因?yàn)橐恢弊岆S時(shí)進(jìn)來的新郵件發(fā)出提醒，就只是讓自己被迫追著郵件跑而已。 或許我們應(yīng)該嘗試看看，給自己「訂一個(gè)檢查郵件的周期」，這個(gè)周期根據(jù)每個(gè)人的工作型態(tài)可能不同，例如你正在與客戶為一個(gè)項(xiàng)目截止日在彼此確 認(rèn)最后細(xì)節(jié)，那這個(gè)周期或許是一個(gè)小時(shí)。如果你的工作就是處理郵件上的回信，那么這個(gè)周期或許是半小時(shí)。 但是如果是日常一般工作，以我自己來說，這個(gè)周期可能是每天的中午檢查郵件一次，下班前檢查郵件一次，這么大的周期跨度。 為什么呢？因?yàn)猷]件只是接收了任務(wù)，我們總是「需要時(shí)間處理」吧？那么如果我們只是在接收任務(wù)而不處理，又怎么把任務(wù)完成呢？所以應(yīng)該留下時(shí)間讓自己可以去處理任務(wù)，即使一個(gè)小時(shí)不看郵件，先把一個(gè)小時(shí)前的郵件好好處理完成，我相信寄信給你的人也可以接受的。 有效的時(shí)間管理方法，就先從「不要自己干擾自己開始」。 2. 清空原則：定期清空收件匣清空收件匣更是我執(zhí)行了七八年的郵件處理原則，還記得開始使用清空收件匣方法后，我再也不害怕打開信箱，因?yàn)樾畔淅锊粫?huì)有雜亂的郵件，只有我真正需要完成的任務(wù)。 這就是我認(rèn)為清空收件匣最大的好處，把那些完成的、不重要的、不想處理的郵件全部封存或刪除，讓收件匣里只有「即將要處理」的信件，這樣打開信箱時(shí)才能專注在真正重要的事情上，也讓自己更有時(shí)間去處理這些任務(wù)。 3. 當(dāng)下處理原則：不要看了但是又不處理郵件當(dāng)我周期性打開信箱準(zhǔn)備處理郵件時(shí)，我還會(huì)把握住「一旦看了就要立刻處理」的原則，要不然明明開信看了，卻又因?yàn)楠q豫而不處理，這樣到時(shí)候不是一直放在信箱中，一直要再次打開信件一直花時(shí)間在猶豫嗎？ 所以看信時(shí)把握「當(dāng)下處理原則」，讓郵件立即進(jìn)入下一步行動(dòng)，才能更有效率地推進(jìn)自己的工作，節(jié)省更多時(shí)間。 但是所謂的「立刻處理」，也不是立刻就要回信的意思，所謂的處理有幾種方法：
4. 單一任務(wù)討論串原則：用任務(wù)或項(xiàng)目的概念區(qū)別回信有時(shí)候我們要寫一封郵件給之前的客戶或工作伙伴時(shí)，喜歡找到舊郵件后再次回信，但是明明可能已經(jīng)是不同的任務(wù)或項(xiàng)目了，這樣一來，反而可能讓不同需求的郵件攪在一起，我自己有時(shí)候也會(huì)犯這個(gè)錯(cuò)誤。 所以我會(huì)提醒自己，一個(gè)郵件討論串就是一個(gè)任務(wù)的原則，如果有新的任務(wù)要交代，而不是討論舊任務(wù)，那就一定要開新郵件來處理。 千萬不要想說圖個(gè)方便，就直接用舊信回信。 5. 修改回信原則：回信時(shí)還是需要修改舊內(nèi)容而且就算是直接回信時(shí)，最好也能根據(jù)任務(wù)階段去修改標(biāo)題，并且把之前的舊信內(nèi)容在回信附加內(nèi)容中適度刪除，要不然像是 Gmail 反覆回信后一長串的附帶舊信內(nèi)容，反而讓郵件看起來很混亂。 6. 副本指名原則：如何善用 BCC 與 CC？CC 是郵件副本，當(dāng)我要發(fā)送一個(gè)任務(wù)給 A，但需要 B 和 C 也知道目前任務(wù)進(jìn)度時(shí)，可以用 CC 副本的方式把 B 與 C 加入，傳統(tǒng)的 CC 方法是讓一個(gè)小團(tuán)隊(duì)一起追蹤同一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)度的好方法。 但是，我們可以在這里加上一些小技巧讓CC 副本更好用。 例如團(tuán)隊(duì)有五個(gè)人要同時(shí) CC 知道進(jìn)度，但是這一封回信的任務(wù)其實(shí)只針對其中的 A 與 B，那么我會(huì)利用原則 5 的方法修改回信標(biāo)題或信件開頭，直接指明是請 A 與 B 答復(fù)，這樣其他人看到 CC 就更容易判斷是否要認(rèn)真查看。 另外更重要的是，讓要把郵件發(fā)給多數(shù)人，但不希望其他人看到彼此的郵件信箱，那么一定要使用 BCC 密件副本的方法。 7. 標(biāo)題指名原則：嘗試寫下有效的標(biāo)題寄信或回信時(shí)，寫下好的郵件標(biāo)題，就跟發(fā)表一篇文章需要一個(gè)好的文章標(biāo)題一樣重要。 因?yàn)槟阆胂肟?，每個(gè)人信箱里每天可能都有大量郵件，你要如何讓對方清楚看到你寄的這封郵件對他很重要？ 在工作郵件中，我習(xí)慣使用這樣的標(biāo)題：「給某某：重點(diǎn)摘要 + 項(xiàng)目主題類型」，例如：
這樣幫助收到郵件的人可以從標(biāo)題很清楚的判斷這封郵件到底對他有什么重要。 尤其一個(gè)公司里可能每天有大量一般性的通知郵件，只有這樣寫標(biāo)題時(shí)，你的工作郵件才會(huì)在他人信箱凸顯出來。 8. 重復(fù)條列原則：清楚在開頭或結(jié)尾再一次條列具體行動(dòng)與問題雖然我們還是會(huì)在郵件里噓寒問暖、解釋前因后果，有時(shí)候難免長篇大論一番，但是我一定會(huì)把握一個(gè)原則：把需要對方采取的行動(dòng)、想要對方回答的問題，在郵件里清楚條列出來。 可能把這些行動(dòng)與問題條列在郵件的開頭或結(jié)尾（有時(shí)候要看對方地位與熟悉度而定），但一定不可以只有長篇大論，這樣別人真的很難抓到重點(diǎn)，要對方自己整理重點(diǎn)也沒有禮貌。 所以我一定會(huì)在開頭或結(jié)尾，把真正需要對方采取的行動(dòng)與回答的問題，一條一條列出來，這樣對方才能準(zhǔn)確答復(fù)。 在交代工作時(shí)尤其要這樣做，對方才不會(huì)看漏了。 9. 不聊天原則：不要把郵件當(dāng)聊天，也不要把即時(shí)通當(dāng)郵件郵件與即時(shí)通是現(xiàn)代工作場域很重要的兩種工具，而我們應(yīng)該好好區(qū)分其用途，例如簡單即時(shí)的問題或問候，可以用即時(shí)通。但任務(wù)型的交代，應(yīng)該要用郵件。 如果要交代任務(wù)時(shí)，與其在即時(shí)通里分散交代處理，還是應(yīng)該好好打開郵件，把任務(wù)一條一條列出來解釋清楚，這樣對方才能清楚收到。 10. 隔離原則：建立一個(gè)獨(dú)立的任務(wù)系統(tǒng)因?yàn)猷]件系統(tǒng)本身就是一個(gè)干擾系統(tǒng)，我的意思是他就跟即時(shí)通一樣，隨時(shí)會(huì)在一個(gè)「我們無法控制的時(shí)間」里跑出新的內(nèi)容，所以如果待在郵件系統(tǒng)里工作，就很有可能一直被新郵件干擾。 而隔離原則就是應(yīng)該「趕快離開郵件系統(tǒng)」，在第一個(gè)原則周期性處理時(shí)，要趕快以第三個(gè)原則當(dāng)下快速排程出去，然后自己就可以離開郵件，開始「真正處理工作」。 至于適合丟入郵件的其他獨(dú)立任務(wù)系統(tǒng)，就像是 Todoist 或 Evernote 這樣服務(wù)都可以勝任。 以上就是我處理郵件的 10 大原則，幫助我每天花最少的時(shí)間在郵件上，不要被瑣事追著跑，能有更多時(shí)間處理重要工作，而且這 10 個(gè)習(xí)慣環(huán)環(huán)相扣，就像我最后舉例的這樣，一次學(xué)起來，就能有一套高效率的郵件工作流程了 |
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