Q：如何有效管理時間？

      張永錫：通過我的經(jīng)驗和整理，時間管理流程要討論六個流程，這六個流程是收集、加工與組織、排程、行動、檢視、更新六個動作。

      (1) 收集

      生活及工作中會產(chǎn)生許多雜事，這些雜事常常對我們產(chǎn)生干擾，讓我們無法投注心力于重要的事，但這些雜事卻不能置之不理。我們需要一個收集好這些雜事的方法，《Getting things done》一書（David Allen著）中建議我們需要通過記錄的方式把頭腦中的各種雜事移出來，放入收件匣。通過這樣的方式，頭腦不用塞滿各種需要完成的事情，才能集中精力在目前進行的事上，這也就是時間管理的第一階段收集雜事。

      (2) 加工與組織  

      現(xiàn)在我們的收件匣中堆積了許多雜事，但是雜事無法管理，我們必須加工成行動，并用不同的場合來組織，這樣到了要執(zhí)行時，生產(chǎn)力才能大增，這個階段有三件重要的事情。

      a. 清空收件匣-就是將雜事一件一件的拿出來。

      b. 將雜事加工-將雜事轉(zhuǎn)化成可以執(zhí)行的行動。

      c. 依場合放置-將加工后的行動放在行動清單。

      建立完整的行動清單是一種聚沙成塔方式，加工處理每一件雜事產(chǎn)生行動，再將每一個行動，放到一個合適的場合，日積月累，我們的系統(tǒng)就放置了許多行動。一來，我們要做事時，可以依照場合批次執(zhí)行，節(jié)省大量時間。二來，當(dāng)我們擁有完整的行動清單，腦袋就不用擔(dān)心有哪件事情忘記了，壓力就減少了。加工與組織相當(dāng)?shù)闹匾?，希望大家能夠好好的努力做好這個部份。

      (3) 排程

      排程就是安排行程，我有三個要點與大家分享

      a. 兩分以下馬上行動–若在安排行程時，想到一些小事情，落實在兩分鐘以下的事馬上處理掉。

      b. 每天分為數(shù)個時區(qū)–將一天分割成四五個時區(qū)，事前就規(guī)劃好哪個時區(qū)比較是合作哪個行動。（例如用早上寫晨間日記，寫文章）

      c. 依照場合批次處理–在每一個時區(qū)內(nèi)，批次處理同一個場合的事情，做完了再切換場合。

      在每天我們要是能夠事前做好每日計劃，這樣子的效率可以大幅的提升。

      (4) 行動

      回答一個問題”現(xiàn)在到底要做哪一件事?”，

      若是我們的回答越好，通常也表示我們的生產(chǎn)力越好，這就是所謂的行動抉擇。選擇行動的標(biāo)準(zhǔn)有四個，場合，時間，精力及輕重緩急，

      首先是場合對不對？外出時沒有帶電腦，就沒有辦法收發(fā)email，這就是場合不對。其次是時間夠不夠？開會前三分鐘，才急著打重要電話給重要客戶，就是時間不夠。接著是精力足不足？昨天熬夜，今天要參加百米競賽，這樣子的精力名顯示不夠的。最后才是輕重緩急。一般人做事就是先評估輕重緩急，其實這種方式是比較草率的。事前計劃好，又能做好當(dāng)下行動的選擇，做起事情來就能夠事半功倍。

      (5) 檢視

      就如同車子需要定期保養(yǎng)一樣，我們的時間管理系統(tǒng)也需要定期檢視。

      每日檢視，就是寫晨間日記，紀(jì)錄一天的事件及情感，并作檢討。參照《晨間日記的奇跡》一書，作者是佐藤傳

      每周檢視，由較高的位置檢視我們的系統(tǒng)，掌握所有的任務(wù)及行動。

      蘇格拉底說”沒有檢視的人生不值得活”，我們想要活出精彩的人生，就要經(jīng)由自我的檢視，化弱為強，精益求精。

      (6) 更新

      當(dāng)行動清單，與事實一致時，我們就能夠信任我們的系統(tǒng)。在我們行動的時候，環(huán)境也會跟著變化，事情的進展也隨之改變，所以除了檢視之外，我們也要注意更新我們的系統(tǒng)，在這個流程中有三件事情很重要。

      時時清空–收件匣–從收件匣一一將雜事加工成行動，讓大大小小的事情都進入系統(tǒng)。

      再次加工行動清單–當(dāng)我們執(zhí)行完一個行動，要再重新加工行動，讓清單和事實一致。

      每周檢視任務(wù)清單–每周定時檢查自己的任務(wù)，看看有沒有要新增的行動，新的任務(wù)。

      能夠信任我們的系統(tǒng)，我們才會長期的使用這個系統(tǒng)，因為更新系統(tǒng)的動作是第六個流程。六個流程，就可以結(jié)合成完整的系統(tǒng)，也因而能夠產(chǎn)生高效能。也有些人會問，這樣的時間管理方法真的太復(fù)雜了，怎么可能一下子就上手，其實，這一到六的流程是有次序的，一般而言，要先能夠做好收集、加工組織這兩個流程，建立完整的行動清單是第一步，之后則要學(xué)習(xí)排程及行動抉擇，第三階段才是做好檢視及更新清單的動作。所以如果您是新手，就不用急，先把建立完整行動清單這件事情做好即可。夠信任我們的系統(tǒng)，我們才會長期的使用這個系統(tǒng)，因為更新系統(tǒng)的動作是第六個流程。六個流程，就可以結(jié)合成完整的系統(tǒng)，也因而能夠產(chǎn)生高效能。也有些人會問，這樣的時間管理方法真的太復(fù)雜了，怎么可能一下子就上手，其實，這一到六的流程是有次序的，一般而言，要先能夠做好收集、加工組織這兩個流程，建立完整的行動清單是第一步，之后則要學(xué)習(xí)排程及行動抉擇，第三階段才是做好檢視及更新清單的動作。所以如果您是新手，就不用急，先把建立完整行動清單這件事情做好即可。