“感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什么？”

本期我們邀請(qǐng)到學(xué)院的Anna老師與大家一起探討管理電子郵件的話題，希望能夠幫到大家。

“每天早上就是一大堆未讀的郵件和需要處理的需求，逼得我喘不過(guò)氣來(lái)……”

“放假回來(lái)得花上一整天處理郵件啊，很煩……”

“明明RTX可以溝通的，一封封郵件發(fā)來(lái)發(fā)去騷擾死了……”

……你是不是每天也是這樣的感覺呢？有的人一上午時(shí)間就花在整理郵件上面，這樣浪費(fèi)了大量的時(shí)間。

郵件的發(fā)明，讓我們有了更方便的溝通工具，但事實(shí)上也占據(jù)了不少的工作時(shí)間，增加了溝通成本。但如果有好的工作技巧，就能夠體現(xiàn)你的專業(yè)能力，也能提高辦事效率，避免重復(fù)作業(yè)與減少犯錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，所以發(fā)郵件是非常重要的職場(chǎng)溝通能力之一。

學(xué)院Anna老師點(diǎn)評(píng)：

電子郵件的發(fā)明，讓我們有了更方便的溝通工具，但事實(shí)上也占據(jù)了不少的工作時(shí)間，增加了溝通成本。但如果有好的處理技巧，不但能夠體現(xiàn)你的專業(yè)能力，更能提高辦事效率，避免重復(fù)作業(yè)與不必要的錯(cuò)誤，所以發(fā)郵件是非常重要的職場(chǎng)溝通能力之一。

即時(shí)通訊還是郵件？用“簡(jiǎn)單”原則來(lái)決定

如今愈趨復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應(yīng)對(duì)原則，當(dāng)一些簡(jiǎn)單的信息可以直接面對(duì)面溝通或是電話傳達(dá)的，就不需要郵件來(lái)郵件去了。

當(dāng)某些溝通的結(jié)論需要存檔、記錄下來(lái)或周知他人的時(shí)候，就必須發(fā)郵件了，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候用RTX留言或電話溝通，有可能導(dǎo)致信息的流失或遺忘，郵件這個(gè)時(shí)候就起到了相當(dāng)重要的作用。

對(duì)于在線溝通的電子郵件，效率是第一原則，形式則是隨意的。所以內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在線溝通時(shí)都可以省略。

關(guān)注最重要的訊息

有效過(guò)濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的訊息上。

作為收件方，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)（例如兩個(gè)星期內(nèi)）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。

前兩個(gè)步驟所花費(fèi)的時(shí)間不應(yīng)超過(guò)10分鐘?，F(xiàn)在你的郵箱應(yīng)該只剩下更少量的重要信件，但是并不表示你必須全部保留剩下來(lái)25％的信件。你必須判斷這封信件：

1）是否與你現(xiàn)在的工作內(nèi)容有關(guān)；

2）是否有提到你必須完成哪些事；

3）是否有說(shuō)明應(yīng)達(dá)成什么樣的目標(biāo)；

4）是否有列出可使用的資源。

如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回復(fù)給寄件人，請(qǐng)求對(duì)方盡快回復(fù)以上的問(wèn)題。

節(jié)省寫郵件的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)

記住寫電子郵件實(shí)際上和你寫一封信或面對(duì)面談話是完全一樣的，差別只是在傳遞的方式不同罷了。

要注意郵件溝通中的措辭，增加收件人的信息反饋以達(dá)到最好的效果。因?yàn)猷]件撰寫是為了給你的用戶看，這種互動(dòng)是透過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，發(fā)件者經(jīng)常會(huì)不自覺地“忘記”與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的“人”。同時(shí)，許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突。

郵件的內(nèi)容一定要精簡(jiǎn)扼要，邏輯條理清楚。每一個(gè)人的時(shí)間與注意力是有限的，電子郵件的內(nèi)容愈精簡(jiǎn)愈好，不僅可以節(jié)省自己的時(shí)間，更能吸引收件人的注意，提高響應(yīng)的機(jī)率，否則你的電子郵件就會(huì)成為對(duì)方90％的刪除名單之中。

郵件主題一定清晰明了

郵件一定要有標(biāo)題(Subject)，因?yàn)橛性S多人是以標(biāo)題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓對(duì)方一望便知，以便快速地了解與記憶。

隨便找一個(gè)以前的郵件直接回復(fù)是禁忌，這樣的結(jié)果會(huì)讓收件人誤以為，這是針對(duì)以前的某一件事情的郵件，導(dǎo)致對(duì)方一頭霧水，無(wú)法快速辨認(rèn)。

回復(fù)對(duì)方郵件的時(shí)候要附上歷史記錄，不要把歷史記錄刪除，否則對(duì)方不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。

不要隨意改變郵件的主題，一件事情或一個(gè)產(chǎn)品的要保持一個(gè)郵件主題。

郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)

在郵件中，首先你要說(shuō)明主要目的和觀點(diǎn)，只要寫得清楚了，就不需要反復(fù)的溝通，郵件你來(lái)我往浪費(fèi)太多的時(shí)間。然后，幫助對(duì)方將已解決和待解決的功能點(diǎn)逐一列出來(lái)。如果事情比較復(fù)雜，繁多的話，可以用1、2、3、4、5等編號(hào)注明。

多分段。表達(dá)要簡(jiǎn)潔，直接，明確。不要把很多事情寫在一段中，顯得非常冗長(zhǎng)，沒有條理性。

建議是必須有的。不能直接把問(wèn)題拋給對(duì)方，設(shè)問(wèn)和建議是郵件內(nèi)容的兩大要素。

多確認(rèn)。如下一個(gè)流程接手人、問(wèn)題解決人、具體的時(shí)間點(diǎn)等等。郵件的回答不再是“是”與“否”的問(wèn)題，而是溝通與對(duì)話的過(guò)程。

謹(jǐn)慎選擇發(fā)送郵件

特別提出的一點(diǎn)是，需要注意慎重選擇郵件的接收對(duì)象。發(fā)送出去的郵件將會(huì)有可能永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。不僅如此，還須確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾，所以請(qǐng)將人數(shù)降至最低。

若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可擅用“抄送”的功能。在小范圍內(nèi)分享信息，用抄送是一個(gè)很好的辦法。但需要注意的是，要區(qū)分接收對(duì)象是直接處理這封郵件的主要人員，抄送的對(duì)象是你希望（或者對(duì)方希望）能夠看到的人，一般抄送的都是你或者對(duì)方的老板（比如投訴）、你的同事（信息共享）、或者一個(gè)相關(guān)的Group(群組)。

當(dāng)你需要群發(fā)給很多人但是希望他們單獨(dú)回復(fù)給你的時(shí)候，需要在郵件內(nèi)標(biāo)出明顯提示，避免騷擾，甚至可以采用“密送”的功能。

用收件人的眼睛看郵件

“最容易閱讀、理解、與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。”這是職業(yè)生涯顧問(wèn)專家比爾.約翰遜在實(shí)施“追求簡(jiǎn)單”的研究計(jì)劃時(shí)，引用一位資深主管對(duì)于電子郵件使用習(xí)慣的回答。

最前面兩三行信息是最重要的。收件人在這部分要看明白你的主要觀點(diǎn)，這樣的空間可以讓收件者在2到3秒鐘的時(shí)間迅速瀏覽全部的內(nèi)容。

要看明白關(guān)鍵點(diǎn)。若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法，可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過(guò)簡(jiǎn)短或標(biāo)明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議還是意見，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。

最后，要考慮他人計(jì)算機(jī)的容量。收件方所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，尤其公司內(nèi)部的郵件是限制了空間大小的。為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象的郵箱是否有系統(tǒng)的限制、附件大小的限制，以免收到退件通知。

郵件的數(shù)字規(guī)則：

1）每一封電子郵件的內(nèi)容大約在8到12句的范圍內(nèi)。

2）超過(guò)20個(gè)字就應(yīng)換行。

3）如果超過(guò)3行必須空行。

4）每一段中間要空一行，方便別人閱讀。

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作者： 鐵子-lohan.tie

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