華章妹說

久違的小長假終于來啦，盡管疫情已經(jīng)明顯好轉(zhuǎn)，但相信還是有很多人跟華章妹一樣，選擇在家度過這個假期。

想合理安排假期時間，充實而不無聊？華章妹今天的這篇文章，為你提供10種常用的代辦清單事項整理方法，總有一種適合你～做好假期計劃，不虛度每一寸光陰，從合理的計劃開始。以下，Enjoy：

作者：達蒙·扎哈里亞德斯

來源：華章管理（ID：hzbook_gl）

創(chuàng)建有效待辦事項清單的方法不止一種，你可能已經(jīng)熟悉了其中一些，但沒有對每一種方法都了如指掌，恐怕也沒有想過哪種方法最適合自己。

當你設(shè)計待辦事項清單來梳理自己的工作或生活時，就可以合理運用：你可以將不同方法中你喜愛的元素集合到一起，構(gòu)建一個非常適合自己的待辦事項清單。

01 “事無巨細”清單

這種方法沒什么優(yōu)雅性可言。它本質(zhì)上是“好記性不如爛筆頭”—將你能想到的每項任務(wù)都寫到清單中。

你可能已經(jīng)注意到了此方法固有的問題。

第一，清單會不斷增長，如果你每天都不斷把任務(wù)添加進去，幾乎就不會有將這份清單清空的那天。

第二，你會面臨太多的選擇，而這會削弱你的決策能力。清單為你提供了一長串的選擇，你更傾向于猶豫不決，而不是采取行動。

第三，你的清單會有太多變數(shù)。需要3分鐘完成的任務(wù)被列在需要3個小時完成的任務(wù)旁邊，低優(yōu)先級任務(wù)被列在高優(yōu)先級任務(wù)旁邊，而你最終會花時間去處理那些不值得現(xiàn)在就去完成的任務(wù)。

任務(wù)管理的“事無巨細”清單法還存在其他問題?？傊阋庾R到這種方法有很多不足之處就足夠了。

需要指出的是，進行大腦轉(zhuǎn)儲（也就是把腦海中的任務(wù)寫下來）是創(chuàng)建有效待辦事項清單的重要一步。但這只是第一步。在記下了你可以想到的所有任務(wù)之后，你需要做的是根據(jù)重要性、優(yōu)先級、具體情況和其他特征來組織它們。

這種方法很受歡迎，但并不是因為它的高效—相反，它和“高效”還差得很遠。這是由于大多數(shù)人在如何正確設(shè)計一種可靠的任務(wù)管理方法方面缺乏訓練。我想先聊聊這種方法的缺陷，其他9種清單制作法也存在各式各樣的缺陷，但從長遠看，它們對你的成功沒有太多負面影響。

02 “任務(wù)+開始日期+截止日期”清單

“任務(wù)+開始日期+截止日期”這種格式的吸引力就在于它的形式簡單。另外，它還引入了任務(wù)管理方法中最重要的要素之一：截止日期。

正如我們前面所討論的那樣，大多數(shù)待辦事項清單缺乏具體的截止日期。你可能對必須完成特定任務(wù)的最遲開工日期有個模糊的印象，卻忽略了為其設(shè)定一個正式的截止日期。

這是相當嚴重的錯誤。截止日期很重要，因為它能激發(fā)我們行動起來。它能幫助我們在沖突的項目和任務(wù)之間正確分配有限的時間。

假設(shè)我們的截止日期是切合實際的，并把待辦事項的比較優(yōu)先級考慮進去，那么設(shè)定截止日期的做法就可以提高工作效率。我們不僅能完成更多的事情，而且能完成更多該做的事。

這種創(chuàng)建清單的方法還引入了第二個關(guān)鍵特征：開始日期。也就是說，它不僅為你提供一長串任務(wù)的截止日期，還提供了你應(yīng)該開始處理任務(wù)的日期。

“開始日期”似乎并不重要，但它的用處實際上比你想象的要大很多。它提供了以下兩重優(yōu)勢。

首先，它迫使你專注于少量的待辦事項。你可以將注意力集中在當天正在做或需要開始去做的任務(wù)上。你可以忽略那些開始日期在將來的任務(wù)。

其次，你不太可能在最后一刻才完成任務(wù)。任務(wù)的開始日期將提示你盡早處理，以趕上截止日期。

當然，這個待辦事項清單方法在很多方面也不完美。事實上，它有很多缺陷，但仍比提到的“事無巨細”清單更好。

03 待辦事項清單“兩人組”

主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單

“主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單”法是創(chuàng)建清單的進階操作。它涉及兩份不同的清單：主任務(wù)清單（簡稱“主清單”）和每日任務(wù)清單（簡稱“每日清單”）。與前面介紹的兩種方法一樣，它還有很多不足之處。

但值得一提的是，它將你的“大腦轉(zhuǎn)儲清單”與每日清單區(qū)分開了。

主清單是你想到的每項任務(wù)的滾動存儲庫。它是你記錄每個項目的地方，無須考慮優(yōu)先級、截止日期、完成項目所需的時間以及與之關(guān)聯(lián)的項目。

你永遠不會完成主清單中的所有任務(wù)。它可能會隨著時間的推移而增長。在使用這種方法的人看來，這份清單的好處在于它能捕捉在你頭腦中游蕩的無數(shù)任務(wù)，從而節(jié)省你必須記住它們的努力。

而每日清單是什么樣的呢？顧名思義，這就是你全天工作的清單。這是你需要每日使用并定期審查以衡量進度的清單—它的適用范圍僅限于你打算在一天內(nèi)完成的任務(wù)。

按照這種方法，每天晚上你都要查看主清單；你要尋找在不久后要到期的任務(wù)或需要完成的任務(wù)，以便推進其他任務(wù)。一旦你確定了這些待辦事項，就要選擇幾個，將它們轉(zhuǎn)移到第二天的每日清單中，并估算你是否有足夠的時間來完成它們。

這種任務(wù)管理方法可以被運用得很有效。但關(guān)鍵在于，你仍然需要給每項任務(wù)設(shè)定一個截止日期，并明確其優(yōu)先級、場景和完成任務(wù)所需的時間。

不幸的是，很少有人使用這種方法。它過于簡陋，最終你需要面對與其他方法類似的問題：清單總在不斷增長；待辦事項日復一日地結(jié)轉(zhuǎn)；寶貴的時間都浪費在了低優(yōu)先級任務(wù)上……

04 “3+2”法

這種待辦事項清單方法遵循一個簡單的公式：三項大任務(wù)+兩項小任務(wù)。

每天，你需選出要處理的5項任務(wù)。大任務(wù)通常設(shè)定為一兩個小時才能完成，小任務(wù)則是用30分鐘或更短時間就能完成的。

你可能已經(jīng)注意到“3 + 2”法的主要優(yōu)勢：它限制了每日清單中的任務(wù)數(shù)量—5個。不要過多，也不能過少。

另外一個優(yōu)勢是，“3+2”法會根據(jù)任務(wù)完成所需的時間來定義每項任務(wù)。大任務(wù)可以在兩個小時內(nèi)完成，小任務(wù)則可以在30分鐘內(nèi)完成（那些超過兩個小時才能完成的任務(wù)，通?？梢员环纸獬筛〉娜蝿?wù)）。

“3 + 2”法的這一特性使其可以與番茄工作法和時間盒（time-box）等常用的時間管理法兼容。

例如，你可以安排四個番茄鐘（每個番茄鐘包含25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間）來完成你的一項大任務(wù)。分配好時間盒能使你有時間完成較小的任務(wù)。

“3 + 2”法通過限制任務(wù)清單的范圍來提高你的注意力。因為只需要處理5項任務(wù)，你就會受到較少的干擾。你不再糾結(jié)要去做什么，因為你不需要從眾多選項中做出決定。

這種方法還可以減少不必要的任務(wù)切換。它減少了需要關(guān)注的任務(wù)數(shù)量，來回切換的可能性也就因此降低了許多。你將專注于一項任務(wù)，直到完成它或無法進一步完成。這降低了切換成本，以及在無關(guān)任務(wù)之間跳躍而造成的效率損失。

“3 + 2”法并非沒有缺點。例如，它沒有提到為每個待辦事項提供具體的說明。鑒于你的待辦事項清單只有如此少的選項，這些具體說明似乎并不重要，但是具體說明仍然有助于確保你盡可能早地完成最重要的工作。

此外，“3+2”法沒有提到每天的5項任務(wù)究竟是如何被選出來的：它們怎么生成的，又是如何被挑選的？它們是被從主清單中選出來的，還是在每天開始時被思考得出的？

這些問題沒有具體的答案。

該方法的另一個缺點是缺乏靈活性，相對死板而不能適應(yīng)每日復雜的情況。

就個人而言，如果使用“3 + 2”法，我會這樣做：把想到的每個項目寫到主清單中。我會具體確定每個項目的范圍，并設(shè)定具體目標。我將設(shè)定截止日期并添加任務(wù)的詳細信息。每天晚上，我會為第二天選擇三項大任務(wù)和兩項小任務(wù)。這種方法遠不夠完美，但以上是我使它盡量優(yōu)化的方式。

05 “1-3-5”法

“1-3-5”法是上文描述的“3 + 2”法的擴展。在這里，你可以選擇1項大任務(wù)、3項中型任務(wù)和5項小任務(wù)，以便在白天完成。雖然“3 + 2”法將你的注意力限制在5項任務(wù)上，但“1-3-5”法的好處是將任務(wù)的數(shù)量擴大到9。

這種方法的第一個優(yōu)點是，它提供了比“3 + 2”法更多的靈活性。它不僅允許你選擇每天完成更多的項目（9個VS. 5個），還提供了3個類別，而不僅僅是兩個。含有“中型”任務(wù)非常有用，因為它可以幫助你更好地管理日常流程。

例如，假設(shè)你有一項任務(wù)，需要45分鐘才能完成。使用“3 + 2”法時，它不屬于大任務(wù)的定義（需要一兩個小時），也不屬于小任務(wù)的定義（需要30分鐘或更短的時間），而“1-3-5”法能將這些任務(wù)也安排起來。

這種方法的第二個優(yōu)點是，它鼓勵你專注于高價值的任務(wù)。在這方面，它與“3 + 2”法有許多共同之處。因為清單中包含的項目數(shù)量有限，所以你會更傾向于列出那些具有高優(yōu)先級的項目。

第三個優(yōu)點是，你不會因過度樂觀而陷入困境。我們普遍認為自己可以在一天內(nèi)完成比實際更多的事情。因此，我們會將大量任務(wù)塞進清單中，其中的許多任務(wù)卻總是無法完成。通過將任務(wù)數(shù)限制為9，“1-3-5”法解決了這個問題。

正如你可能已經(jīng)猜到的那樣，“1-3-5”法與“3+2”法一樣存在缺陷。

①它沒有提到為待辦事項提供更詳細的背景信息。

②它沒有提到從中選擇9項日常任務(wù)的主清單。

③這種方法不允許使用批處理任務(wù)清單。

進行一些修改，“1-3-5”法可以成為一種有效的制作清單法。

06 基于項目的清單法

這種方法需要將待辦事項清單進行分類，依據(jù)的是項目之間的相關(guān)性。你將設(shè)計出多份清單，每個項目對應(yīng)于一份清單。

例如，假設(shè)你想要改造廚房。你將使用以下任務(wù)為此特定項目創(chuàng)建清單。

規(guī)劃新廚房的布局

選擇你想要的櫥柜類型

選擇你首選的臺面材料

選擇燈具

選擇防濺墻

列出要替換的設(shè)備

尋找符合新廚房設(shè)計的新冰箱

致電三名承包商，確定意向

你也可以為其他要做的項目創(chuàng)建單獨的清單，例如購買新車。

確定你的預算花銷

鎖定你喜歡的品牌和型號清單

縮小到三個品牌選項

咨詢汽車經(jīng)銷商

試駕汽車

協(xié)商價格

找到最佳付款方式

獲得貸款審批

簽署合同最終取得車輛的所有權(quán)

任務(wù)場景和詳細說明是這種方法中固有的，因為你的清單本就是根據(jù)項目組織的。一份特定清單中顯示的所有任務(wù)，都與你的目標直接相關(guān)。

該方法的一個優(yōu)點是，它可以讓你直觀地了解正在進行的多個項目。如何選擇待處理任務(wù)，取決于你選擇繼續(xù)推進哪個項目。

但基于項目的清單有一個缺點是，它很少涉及與“你如何度過一天”有關(guān)的內(nèi)容，另一個缺點是每項任務(wù)的有限背景。你可能還注意到了，該方法也沒有提到批處理清單。

與我們迄今為止所討論的其他制作待辦事項清單方法一樣，該方法可以有效，但它也有一些重大缺陷。在任務(wù)管理方面，我們可以做得更好。

07 3-MIT法

你可能對這種方法很熟悉。它由里奧·巴伯塔（Leo Babauta）在ZenHabits.net上推廣而出名（他坦言，這種方法也并非自己的原創(chuàng)）。

MIT是Most Important Task的首字母縮寫，意即“最重要的任務(wù)”。這是你待辦事項清單中最高優(yōu)先級的項目，是在特定日期內(nèi)必須完成的事。

最初的方法要求確定一項重要任務(wù)，以排除其他一切干擾，專注于完成此任務(wù)。只有在完成后，你才能將注意力轉(zhuǎn)向其他項目。

“3-MIT”法是一種常見的變體。事實上，它可能比單一MIT更常見，因為它對更多人來說更實用。

顧名思義，你可以在一天中選擇并集中于3個高優(yōu)先級的任務(wù)。無論發(fā)生什么，你必須完成這三件事。

完成3個MIT所需的時間并不固定，你可能會提前完成—這樣你將有足夠時間來完成其他任務(wù)。當然也有可能為了完成3個MIT，有幾天你必須工作到很晚。

與其他任務(wù)管理方法一樣，“3-MIT”法的有效性在于其執(zhí)行—它將所需要的詳細信息留給用戶去定義。

你可以看到，這種方法是開放式的。它定義了一些指導原則，在應(yīng)用方面又提供了相當大的靈活性。不幸的是，如果你目前正在努力處理待辦事項清單，那么這種自由度可能是一種負擔—它帶來了太多的自由。

如果你正在拖延癥中掙扎，經(jīng)常被分心所困擾并且缺乏動力，那么開放式的任務(wù)管理方法并不是好的解決方案。規(guī)則明確且自由度較低的結(jié)構(gòu)化方法可能更有用。

但值得一說的是，每天只關(guān)注少量幾個MIT是一種實用的想法。你可以把這個想法融合進自己的任務(wù)管理法中，作為設(shè)計清單的一部分。所以，在你探索如何創(chuàng)建完美的待辦事項清單時，請記住這種方法！

08 “便利貼”法

與我們迄今為止講過的方法相比，“便利貼”法是一種更直觀的任務(wù)管理方法。如果你喜歡直觀看到處在各階段的項目和任務(wù)，那么這是一種很棒的待辦事項清單法。

以下是它的工作原理。拿一塊軟木板和一堆便利貼，將木板分成三列：左欄為“待辦”，中間欄為“進行中”，右欄為“已完成”。

通過“便利貼”法，你能直觀看到一個任務(wù)的發(fā)展方向。

“便利貼”法包括以下幾個步驟：在便利貼上寫下每項新任務(wù)（一項任務(wù)使用一張便利貼），并將其粘貼在“待辦”列中。它會一直在那里，直到你準備著手解決它；當你開始處理任務(wù)，便將這張便利貼移到“進行中”列；完成任務(wù)后，將便利貼移至“已完成”列。

相比其他方法，這種方法具有一些明顯的優(yōu)勢。

第二，“便利貼”法允許你跟蹤單個任務(wù)的進度。你可以一眼就看出任務(wù)是待辦、進行中還是已完成。

“便利貼”法的第三個優(yōu)點是，任務(wù)之間可以輕松建立關(guān)聯(lián)。便利貼可以被隨意挪動，放在適當?shù)奈恢茫瑥亩愫苋菀卓辞宄硞€任務(wù)在整個任務(wù)流中處于何種地位。

第四，你可以使用不同顏色的便利貼來表示不同的優(yōu)先級。例如，高優(yōu)先級項目使用紅色，中優(yōu)先級項目使用黃色，低優(yōu)先級項目則使用藍色?！氨憷N”法最大的優(yōu)勢就在于其視覺呈現(xiàn)。

使用“便利貼”法的一個缺點是很容易丟失小任務(wù)。例如，假設(shè)你的主清單包含超過100個尚未處理的項目，那么在單一線性格式組織的“便利貼”法中，這些項目將無規(guī)律地呈現(xiàn)（它們可能統(tǒng)統(tǒng)被放在“待辦”欄中），以至于你很可能忽視其中一些高價值的任務(wù)。

顏色編碼是一種有效的解決方案，不同的顏色可用于顯示任務(wù)的優(yōu)先級。但即便如此，你監(jiān)控大量待辦事項的能力也會受到限制。

“便利貼”法有很多值得關(guān)注的地方，但它并不完美。請注意其基本功能和特征，并考慮如何將其中一些功能整合到你自己的待辦事項清單方法中。

09 “四象限”法

“四象限”法也被稱為“艾森豪威爾盒子”。無論是“四象限”法還是“艾森豪威爾盒子”，它們的原則和本質(zhì)都是一樣的。這是一種用于在沖突性的任務(wù)間分配時間的工具。

矩陣由四個象限組成，如下所示。

任務(wù)根據(jù)各自的優(yōu)先級被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任務(wù)應(yīng)立即處理；第二象限中的那些任務(wù)則不那么可怕，但應(yīng)該安排在不久的將來完成；第三象限中的任務(wù)可以委派給其他人；第四象限中的任務(wù)可以放棄。

這種方法提供了一種簡便的方式來查看哪些待辦事項值得關(guān)注，而哪些是可以忽略的。通過這種方法，你能夠便捷地識別出與你有關(guān)的最重要的項目，這些項目將出現(xiàn)在第一象限和第二象限中；你同時也能夠排除那些影響微乎其微的項目，這些項目將出現(xiàn)在第四象限中。

例如，一個即將到期的項目（例如今天16：00）被放在了第一象限中，那么它需要你立即注意。

你的每周復盤可以放在第二象限中：這很重要，但可以等一等再來做。那么現(xiàn)在可以先將這項任務(wù)安排一下，以防之后便忘記了。

參加會議可能非常適合放在第三象限。這是緊急的，因為它會在預定的時間發(fā)生，但它對你的價值可能只有很小的一點點。你可以嘗試讓別人來你的所在地參加會議，以減少不必要的時間浪費。

回復銷售人員的電話或短信應(yīng)該降級到第四象限。這項活動既不緊急也不重要，就算你沒有解決它，不會因此遭受什么重大損失。

“四象限”法的優(yōu)勢在于它鼓勵你專注于與自己目標一致的任務(wù)。

當然，這種方法也有缺點，其中一個缺點就是它不要求你為四個象限中的任務(wù)提供具體細節(jié)，不會提到每項任務(wù)需要多長時間才能完成，也不會提到它與其他任務(wù)和項目的關(guān)系。

另一個問題是，四象限中的任務(wù)可能會不斷增加，而出現(xiàn)過多選項。也就是說，你可能會在第二象限中找到大量任務(wù)，并且由于時間有限，你很難選擇要處理哪些任務(wù)。

與“便利貼”法一樣，盡管“四象限”法存在缺陷，但許多人仍然喜歡用。你可能也會發(fā)現(xiàn)它某方面的功能非常適合自己的工作方式。

10 GTD法

戴維·艾倫（David Allen）的GTD是當今最著名的任務(wù)管理法之一。有趣的是，它廣受歡迎，但批評者也不比擁護者少。

你有很多任務(wù)被存放在大腦的倉庫里，其中大部分任務(wù)在任務(wù)背景、優(yōu)先級和預期結(jié)果方面仍未分類。

例如，你可能會想到哥哥的生日、廚房里的紙巾短缺，以及你女兒即將舉行的鋼琴演奏會。你可能會花費精力來研究給汽車加油、修剪草坪、購買噴霧劑來處理浴室里的螞蟻等。

同時，你的牙也很疼，這意味著你要去看牙醫(yī)了。你也感到背部酸痛，因此就連去看醫(yī)生（先去看牙科還是骨科）也要有個先后順序。你的腦海里還有一個聲音小聲地說，日常鍛煉應(yīng)該被放在更重要的位置。

這些思緒飄浮在你的腦海里。因為沒有采取行動的具體計劃，所以這些思緒會一直留在那里。我們希望完成這些工作，但根本無法讓自己集中精力去完成它們—這些思緒會不斷造成壓力。

GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進清單里面，它讓每個項目都變成可操作的。當我們把項目寫進主清單中時，要花時間根據(jù)項目的具體場景組織它們。我們需要做的是創(chuàng)建多份清單并將項目放在它們所屬的位置，同時每周進行一次回顧，以保持我們處理的是那些最重要的事。

這是對GTD的簡化版解釋（簡化的版本已經(jīng)足以說明我的目的了）。

該方法顯示了幾個重要特征。

第一，它強制你為每項任務(wù)添加情景。這是將所有內(nèi)容“轉(zhuǎn)儲”到主清單，然后將任務(wù)移到其他更精確清單的過程中所必需的。

第二，它根據(jù)重要性將任務(wù)分離。GTD的一部分涉及創(chuàng)建“下一步行動”（next action）清單和“以后再說”（someday/maybe）清單。這兩者都很有用：前者鼓勵你繼續(xù)推進重要工作，后者允許你捕捉可能具有價值的想法（當然，在確定這個想法的價值之前，你需要更仔細地進行考慮）。

第三，GTD建議每周進行一次回顧。這樣的回顧不是讓你做事后諸葛亮，而是復盤上一周的具體工作，并從中總結(jié)經(jīng)驗。艾倫認為這是通過使用GTD獲得成功的關(guān)鍵之一。

第四，GTD十分靈活。GTD只提供了制作待辦事項清單的結(jié)構(gòu)，但它并不強迫你遵守特定的策略。它提供了一個框架，這就為你創(chuàng)建個性化的清單提供了足夠的靈活性。

從GTD的特點和功能來看，使用時也會遇見一些挑戰(zhàn)。

第一，它更專注于處理你頭腦中的想法，而不是真正意義上的完成它們。

第二，它沒有充分注意到大腦中的項目是怎樣和真正需要完成的目標發(fā)生關(guān)聯(lián)的。雖然為項目提供了情景并將它們放在清單之中，但你并沒能將它們與特定目標聯(lián)系起來。

第三，GTD固有的靈活性對某些用戶不利。通常，用任務(wù)管理來與惰性斗爭的人需要更多的限制選擇條件，而不是高自由度。這些限制可以幫助他們控制壞習慣并改善注意力（很遺憾，GTD沒有做到這點）。

第四，使用GTD時很容易被“反噬”。GTD可以有效地把任務(wù)從你的腦海中提出來并寫到紙上（或者放到在線應(yīng)用程序中）；但問題是，并非你頭腦中的所有東西都值得在清單上占有一席之地。其中大部分內(nèi)容實際上與你的目標無關(guān)，還會浪費你的時間。記錄下每項任務(wù)可能會讓你感覺被瑣碎的小事所吞沒。

GTD作為組織任務(wù)和創(chuàng)建清單的方法很受歡迎，這是毫無疑問的。但你研究得越多，就越可能發(fā)現(xiàn)許多人嘗試并放棄它的次數(shù)也相當多。

在我看來，GTD最大的缺點就是它沒有區(qū)分高價值任務(wù)和低價值任務(wù)。GTD優(yōu)先考慮的是完成工作，而很少關(guān)注完成的事情是否正確。

人們是否有效地使用GTD創(chuàng)建清單并成功地管理了任務(wù)工作的流程呢？顯然是的。但正如許多人意識到的那樣，GTD在很多方面都不夠好（例如我上面描述的那些方面）。

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