提醒事項(xiàng)作為 iOS 13 的重要更新軟件之一，可以說(shuō)是回爐重造。不僅界面進(jìn)行了美化和重新排版，而且連使用邏輯也有所改變。這些改動(dòng)讓提醒事項(xiàng)真正成為了任務(wù)管理工具，足以讓一大批 To-do 軟件瑟瑟發(fā)抖。接下來(lái)，讓我們來(lái)看下提醒事項(xiàng)是如何從一個(gè)清單軟件變成一個(gè)任務(wù)管理工具。 待辦列表法與 GTD 的區(qū)別在介紹新的提醒事項(xiàng)之前，我們先來(lái)厘清下任務(wù)管理的幾種方法。App Store 搜索任務(wù)管理類軟件，可以看見(jiàn)基本分為如下幾類：專注于快速錄入：無(wú)結(jié)構(gòu)，就像一張紙一樣，寫下一件事情，完成一件事情，比如 Blink； 待辦列表法：用列表歸類任務(wù)，不同場(chǎng)景下查看對(duì)應(yīng)的待辦列表，比如我們今天文章的兩位主人公，提醒事項(xiàng)和 Microsoft To-Do； 四象限法：將任務(wù)用重要和緊急作區(qū)分，強(qiáng)調(diào)優(yōu)先順序，比如極簡(jiǎn)象限； GTD（Getting Things Done） 法：集大成者，是一個(gè)完整的系統(tǒng)，一共分為五步，收集、整理、組織、回顧和執(zhí)行。在執(zhí)行任務(wù)前要整理任務(wù)屬性，在完成任務(wù)后要及時(shí)回顧任務(wù)，以便提升自我。比如 OmniFocus、滴答清單等。
從左往右分別為 Blink、提醒事項(xiàng)、極簡(jiǎn)象限、滴答清單GTD 是最能提升自我的任務(wù)管理方法。因?yàn)槭褂?GTD 的過(guò)程中，能通過(guò)用標(biāo)簽或項(xiàng)目歸類你的任務(wù)，從而達(dá)到專項(xiàng)訓(xùn)練某項(xiàng)能力的目的。但是，GTD 的學(xué)習(xí)成本和使用成本太高，按照其原則，每一個(gè)任務(wù)需要?dú)w類到不同項(xiàng)目中，拆解為可執(zhí)行的子任務(wù)，添加標(biāo)簽，劃分優(yōu)先級(jí)，并且在執(zhí)行后進(jìn)行回顧。我只想問(wèn)：你是否真的需要用這么復(fù)雜的系統(tǒng)管理你的工作和生活？而提醒事項(xiàng)則是以列表作為基本單元去組織自己的任務(wù)，你只需要將任務(wù)添加到不同列表里，劃分優(yōu)先級(jí)，就可以立即執(zhí)行。多數(shù)人其實(shí)更適合用這種軟件去組織自己的工作和生活。但是為什么很少人用提醒事項(xiàng)呢？因?yàn)樵谂f版的提醒事項(xiàng)中，任務(wù)之間是被隔斷的。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是 2 個(gè)任務(wù)分屬 2 張列表，卻有可能在同一個(gè)場(chǎng)景下去執(zhí)行，而它卻沒(méi)有提供類似的功能。不過(guò)，這點(diǎn)在新的提醒事項(xiàng)中得到了改善！它加入了今天、計(jì)劃、旗標(biāo) 3 個(gè)智能列表，成功地打破了這種隔斷。舊提醒事項(xiàng) Vs. 新提醒事項(xiàng)可見(jiàn)，提醒事項(xiàng)和 GTD 軟件面向的完全是兩類人群，因而也就不存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。這就是為什么新的提醒事項(xiàng)出來(lái)之后，GTD 軟件開(kāi)發(fā)者基本不慌，而大家喊的都是 To-do 軟件瑟瑟發(fā)抖。所以，新的提醒事項(xiàng)能不能更好地管理我們的工作和生活呢？我認(rèn)為是可以的，只需要將 GTD 的理念和提醒事項(xiàng)的新功能結(jié)合起來(lái)，一個(gè)學(xué)習(xí)和使用成本更低的 GTD 軟件也就誕生了，而需要更深入地使用 GTD 的用戶也可以選擇專業(yè)軟件。提醒事項(xiàng)結(jié)合 GTD那么，我們究竟要怎么將提醒事項(xiàng)和 GTD 結(jié)合起來(lái)呢？首先，我們建立一個(gè)收集箱列表，將所有任務(wù)都先添加到此處。接著為任務(wù)添加各種屬性，如提醒時(shí)間、旗標(biāo)等，再將它移到對(duì)應(yīng)的列表中。此三步即為 GTD 的收集、整理、組織。相比傳統(tǒng) GTD 軟件，提醒事項(xiàng)的任務(wù)整理功能比較少，僅能添加日期、旗標(biāo)、優(yōu)先級(jí)、二級(jí)任務(wù)和附件，但在使用一段時(shí)間之后，我認(rèn)為已經(jīng)足以管理日常工作了。接下來(lái)，看看我是怎么改造提醒事項(xiàng)的。首先，點(diǎn)擊右上角的編輯，新增群組，將自己的任務(wù)管理系統(tǒng)劃分為收件箱、工作、學(xué)習(xí)、生活 4 個(gè)部分，并且利用圖標(biāo)功能為每個(gè)列表添加了圖標(biāo)，讓自己能快速、直觀地區(qū)分列表。接著，新添任務(wù)「寫 Reminders 文章」到收件箱，將任務(wù)拆分為兩個(gè)子任務(wù)，并且打上旗標(biāo)，添加開(kāi)始日期為今天，最后將列表改成 AppSo，或者直接拖到 AppSo。最后，執(zhí)行任務(wù)時(shí)，我只需要根據(jù)場(chǎng)景去選用不同的智能列表即可。比如，開(kāi)始一天工作時(shí)就看今天，想先完成重點(diǎn)工作時(shí)就看旗標(biāo)，完成今天所有事情后可以看下計(jì)劃或者收件箱，開(kāi)始計(jì)劃下一階段的任務(wù)時(shí)可以看全部或者計(jì)劃。如此，你的任務(wù)管理也是完全按照 GTD 的理念去執(zhí)行的，但實(shí)際執(zhí)行成本卻遠(yuǎn)低于真正的 GTD 理念。除此以外，提醒事項(xiàng)還有這些好的新老功能也不容錯(cuò)過(guò)。1. 自然語(yǔ)義輸入，幫助你更快速地完成錄入。（中文錄入還有小 bug，敬請(qǐng)期待正式版）
2. 地點(diǎn)提醒，設(shè)置到達(dá)和離開(kāi)時(shí)提醒你做某件事情，最常見(jiàn)的場(chǎng)景就是到家時(shí)取快遞。不過(guò)測(cè)試版的地點(diǎn)提醒還有 bug，完全偏移位置了。
3. 協(xié)作 list，跟之前介紹日歷（用好 iPhone 自帶的日歷 App，幫你省下買第三方應(yīng)用的錢）的使用方法一致，創(chuàng)建一個(gè)家庭或小團(tuán)隊(duì)協(xié)作待辦列表，及時(shí)互通任務(wù)。添加方法很簡(jiǎn)單，選擇列表，點(diǎn)擊右上角，添加參與者即可。4. iPadOS 獨(dú)享功能：手勢(shì)拖拽和首頁(yè)固定面板。更改任務(wù)列表的入口藏得還是比較深的，不如直接拖拽？列表也可以隨意拖拽。iPadOS 的一大改進(jìn)就是將負(fù)一屏做到了正半屏，我們可以將提醒事項(xiàng)固定在首頁(yè)，那么在用 iPad 的時(shí)候就能直接看到今日任務(wù)了。 待改進(jìn)的地方說(shuō)完好的部分，提醒事項(xiàng)也有如下不足的地方：今天智能列表無(wú)法顯示子任務(wù)； 今天智能列表中的任務(wù)是以到期時(shí)間作為排序，即已經(jīng)過(guò)了截止日期的時(shí)間會(huì)排在最上面，這個(gè)能理解。費(fèi)解的是，旗標(biāo)功能無(wú)法置頂，完全是按照添加的先后順序展示的，除非手動(dòng)上移； 今天智能列表中的任務(wù)必須設(shè)置時(shí)間為今天，功能上是無(wú)誤的，但不太符合使用習(xí)慣。換言之，每個(gè)任務(wù)都需要安排時(shí)間，無(wú)形中增加了使用成本。在這點(diǎn)上，Microsoft To-Do 的「我的一天」就是一個(gè)不錯(cuò)的解決思路（見(jiàn)下文）； 全部子任務(wù)完成后，父任務(wù)無(wú)法自動(dòng)完成。 沒(méi)有回收站，刪除的任務(wù)無(wú)法回溯。
盡管有如上不足，但并不影響提醒事項(xiàng)已經(jīng)成為任務(wù)管理工具的事實(shí)。對(duì)于大多數(shù)人而言，GTD 的回顧環(huán)節(jié)并不需要處理地十分精確和復(fù)雜，只需要讓列表顯示已完成事項(xiàng)，看看這個(gè)列表下過(guò)去一周完成的任務(wù)即可。再加上提醒事項(xiàng)在 iOS 上得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，它已經(jīng)足以作為大部分人的任務(wù)管理工具了。提醒事項(xiàng) Vs. Microsoft To-Do接著，讓我們來(lái)看下它和 Microsoft To-Do 的對(duì)比。Microsoft To-Do 是微軟收購(gòu)奇妙清單后的產(chǎn)物，說(shuō)實(shí)話，剛推出的時(shí)候引來(lái)一片罵聲。但是，我發(fā)現(xiàn)它也一直在完善自己的功能，近期還推出了 Mac 版，完全打通了 iOS、iPadOS、macOS、Windows、Android、網(wǎng)頁(yè)版六個(gè)平臺(tái)。Microsoft To-Do 和提醒事項(xiàng)兩個(gè)軟件無(wú)論是界面結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品功能，還是使用邏輯，可以說(shuō)幾乎一樣。所以，也就拿它來(lái)做個(gè)對(duì)比。▲主頁(yè)面（左為 iOS 13 的提醒事項(xiàng)，右為Microsoft To-Do） 任務(wù)界面（左為 iOS 13 的提醒事項(xiàng)，右為Microsoft To-Do）下面，讓我們用一張表格來(lái)直接了解兩者功能上的異同點(diǎn)。可見(jiàn)，兩者功能相差無(wú)幾，因此文章第二節(jié)的方法同樣適用于 Microsoft To-Do。并且，Outlook 郵箱的郵件也可以直接作為任務(wù)添加到 app 里。另外就是我前面提到的我的一天的功能邏輯。提醒事項(xiàng)的使用邏輯是為任務(wù)添加日期或者旗標(biāo)屬性，接著去今天或旗標(biāo)列表去查詢。
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