對(duì)于時(shí)間管理，我十余年來(lái)探索了各種方法，從簡(jiǎn)單的筆記本，到ThinkingRock，到手機(jī)的簡(jiǎn)單日歷及待辦事項(xiàng)都用過(guò)一陣子。為此還專門買過(guò)大名鼎鼎的鼴鼠皮筆記本，嘗試過(guò)晨間日記等等做法，也自己設(shè)計(jì)過(guò)積分系統(tǒng)。最后選定的outlook+onenote已經(jīng)持續(xù)了多年，覺(jué)得是比較穩(wěn)定和成熟的，現(xiàn)在為了同步又加上ios手機(jī)。所以寫出來(lái)，也許有點(diǎn)啟發(fā)。

一、要解決的問(wèn)題

這個(gè)系統(tǒng)要解決的是較為復(fù)雜的任務(wù)。假如你事情不多，一個(gè)筆記本，每日一張待辦事項(xiàng)列表足夠了，最多再加個(gè)手機(jī)日歷提醒。但是假如你有一些周期性的，需要重復(fù)做的，以及帶有各種截止日期的任務(wù)，紙和筆就難以勝任了。

舉例來(lái)說(shuō)，假定今天是2017年11月12日周日，你的情況如下：每月28日要還信用卡，每周需要讀100頁(yè)書，每天要背10個(gè)單詞，3月7日是父親生日，下周六（11月25日）要交一篇關(guān)于語(yǔ)文學(xué)習(xí)的文章，今天上午要開個(gè)會(huì)，中午需要去次郵局、晚上和朋友吃個(gè)飯……

二、解決方式

office自帶onenote和outlook，我習(xí)慣在裝office時(shí)選擇完全安裝。onenote負(fù)責(zé)任務(wù)的設(shè)置，outlook負(fù)責(zé)任務(wù)的監(jiān)控。

這些任務(wù)可以分為兩類，重復(fù)性的和一次性的。重復(fù)性的可以分為每月任務(wù)、每周任務(wù)、每日任務(wù)，可以集中用一個(gè)分區(qū)管理。一次性任務(wù)可以放在每日事項(xiàng)列表中，用另一個(gè)分區(qū)。

三、outlook的設(shè)置

為了同步考慮，outlook要登錄（當(dāng)然如果你不需要同步到手機(jī)上，也可以不建立賬戶，純?cè)陔娔X上操作）。

首先打開outlook，點(diǎn)下一步，添加電子郵件，這里需要一個(gè)outlook的電子郵件，如果沒(méi)有，可以去www.outlook.com免費(fèi)申請(qǐng)，注意需要選擇@outlook后綴的郵箱。

在outlook左下方圖標(biāo)區(qū)找到“快捷方式”，點(diǎn)擊，快捷方式下應(yīng)該有“outlook今日”。假如沒(méi)有，鼠標(biāo)懸停左上方“快捷方式”，右擊，新建快捷方式，選擇“outlook”數(shù)據(jù)文件。最終界面如下：

為簡(jiǎn)便起見，可以在右上方找到“自定義outlook今日”，設(shè)置為“開始時(shí)直接進(jìn)入outlook今日”。

四、提醒設(shè)置

1.周期性任務(wù)設(shè)置

在onenote中，將光標(biāo)移動(dòng)到項(xiàng)目前面，點(diǎn)開始——outlook任務(wù)——自定義，設(shè)置好重復(fù)周期，以及提醒時(shí)間等。以每月28日還信用卡為例，設(shè)置開始日期20171128，選擇每1個(gè)月的第28天。這里翻譯有問(wèn)題，實(shí)際設(shè)置如下。這些任務(wù)會(huì)自動(dòng)加入outlook。

2.非周期性任務(wù)設(shè)置

如果不需要定時(shí)，僅僅起個(gè)事項(xiàng)列表作用，可以按住快捷鍵ctrl+shift再按1，快捷添加今日任務(wù)。如果需要提醒，仍要選擇outlook任務(wù)設(shè)置提醒時(shí)間。以后不管在在onenote中還是在outlook中，你標(biāo)記了完成任務(wù)，另一個(gè)也會(huì)跟著自動(dòng)標(biāo)記。最后onenote和outlook任務(wù)顯示如下：

五、手機(jī)同步

點(diǎn)設(shè)置——郵件——賬戶——添加賬戶，選擇outlook.com，按次序一步步設(shè)置，同意同步。同步好后，打開提醒事項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)outlook的任務(wù)已經(jīng)顯示在手機(jī)的提醒事項(xiàng)中。由于沒(méi)有具體設(shè)置時(shí)間，默認(rèn)今日任務(wù)為00:00開始。紅色代表已經(jīng)過(guò)期。

假如你上午開完會(huì)，到中午外出去郵局，來(lái)回路上完成了背10個(gè)單詞，那么可以拿出手機(jī)，將這三項(xiàng)勾掉。

回去看看電腦，打開outlook和onenote看看發(fā)現(xiàn)變成了這樣：

這樣就完成了同步。

六、備份

假如文件在本地，重裝系統(tǒng)時(shí)千萬(wàn)別忘了備份。

onenote筆記本的本地存放地點(diǎn)，可以點(diǎn)擊文件——信息查看路徑，然后找到文件夾復(fù)制備份。當(dāng)然如果你用郵件賬戶登錄了所有office賬戶，那么網(wǎng)絡(luò)上也會(huì)有同步的備份。我是不喜歡用網(wǎng)盤的，所以只登錄了郵件系統(tǒng)。

outlook的本地?cái)?shù)據(jù)地點(diǎn)，可以點(diǎn)擊文件——信息——賬戶設(shè)置——賬戶設(shè)置——數(shù)據(jù)文件查看路徑，直接選打開文件路徑，就可以找到ost文件，自行復(fù)制備份。

以上是office2016版的情況，各版本大同小異。

七、優(yōu)勢(shì)及缺陷

優(yōu)勢(shì)是，自己每月、每周、每天要完成的任務(wù)在onenote中一目了然，如果堅(jiān)持下去，比如每周100頁(yè)書，長(zhǎng)時(shí)間積累下來(lái)收獲會(huì)很大。而且outlook、手機(jī)同步，隨時(shí)隨地可以查看完成情況。

有了這個(gè)系統(tǒng)，每天早上瀏覽一下今天要完成的事，根據(jù)情況隨時(shí)添加，完成的隨時(shí)勾掉。當(dāng)然最好是每周每月每天都能總結(jié)和調(diào)整。

劣勢(shì)是，假如在手機(jī)中添加了任務(wù)，只會(huì)同步到outlook中，不會(huì)自動(dòng)添加到onenote中。我試過(guò)icloud的桌面版，也嘗試過(guò)手機(jī)onenote，結(jié)果都不讓人滿意。最終決定添加任務(wù)還是選擇在onenote中。

還有一個(gè)問(wèn)題，就是outlook數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)幾年，變得非常大，與onenote之間的同步會(huì)越來(lái)越滯后。我后來(lái)onenote添加個(gè)任務(wù)，要過(guò)許多分鐘后outlook中才能看到，簡(jiǎn)直無(wú)法忍受。

不久前換了電腦，系統(tǒng)是win10，office是2016。當(dāng)我打開舊的outlook文件，發(fā)現(xiàn)outlook根本就不和onenote協(xié)同作業(yè)。卸載了2016，裝了2013，還是不行，又準(zhǔn)備裝2010，甚至準(zhǔn)備裝回win7。windows和office都是正版，百思不得其解。后來(lái)靈光一動(dòng)，新建一個(gè)outlook賬戶，發(fā)現(xiàn)2013的同步毫無(wú)問(wèn)題。又換回2016，發(fā)現(xiàn)也是如此，而一旦加載幾年來(lái)已經(jīng)達(dá)到幾百M(fèi)的pst文件，立刻失去響應(yīng)。

結(jié)論是過(guò)上幾年，需要新建一個(gè)outlook數(shù)據(jù)文件，重新設(shè)置一下onenote中的任務(wù)。

最后要提醒的是，再好的系統(tǒng)，不能執(zhí)行都是無(wú)用的。時(shí)間管理因人而異，只要能有效運(yùn)作就是好的系統(tǒng)，找到最適合你的就可以了，假如記憶力不像我這么壞，不折騰什么管理系統(tǒng)也沒(méi)問(wèn)題。另外，安卓等系統(tǒng)我不熟悉，不能保證手機(jī)也一樣能用，有興趣的同學(xué)可以測(cè)試一下。