整個(gè)采購(gòu)部的工作是從請(qǐng)購(gòu)開(kāi)始的，請(qǐng)購(gòu)一般分為兩類(lèi)，一是總倉(cāng)庫(kù)需儲(chǔ)備各個(gè)部門(mén)使用的物品，凡倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備的物品均由倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)班提出補(bǔ)貨申請(qǐng)；二是倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備以外的物資由各使用部門(mén)直接填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，提出補(bǔ)貨申請(qǐng)。

酒店財(cái)務(wù)設(shè)有總倉(cāng)，為什么還允許各個(gè)部門(mén)提出補(bǔ)貨申請(qǐng)？

酒店餐飲的很多東西都沒(méi)有可貯存性。如果全部放在總倉(cāng)里面，倉(cāng)庫(kù)維護(hù)成本會(huì)很高，而且酒店廚房一般情況下也必須有現(xiàn)貨貯存，領(lǐng)取的原材料也要經(jīng)過(guò)粗加工清洗等工序而不能直接制作。所以廚房每天的原材料是由廚師長(zhǎng)前一天填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，由指定的供貨商發(fā)送新鮮的材料到酒店，經(jīng)由倉(cāng)庫(kù)的驗(yàn)收小組、廚房指定廚師對(duì)其進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量的驗(yàn)收。

除此之外，還有另一種采購(gòu)叫做緊急采購(gòu)。有些物品不經(jīng)常用到或者用到的數(shù)量少，倉(cāng)庫(kù)沒(méi)有貯存。當(dāng)需要使用的時(shí)候由使用部門(mén)直接填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單申請(qǐng)，通過(guò)財(cái)務(wù)驗(yàn)收，然后領(lǐng)取。

總倉(cāng)在申請(qǐng)之前須認(rèn)真核查庫(kù)存量及消耗量，同時(shí)結(jié)合月度采購(gòu)計(jì)劃填制請(qǐng)購(gòu)單，然后由對(duì)口使用或管理部門(mén)確認(rèn)補(bǔ)貨品種和存量，由成本主管核準(zhǔn)。

倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備以外的物資由各使用部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)須送倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)是否有該項(xiàng)儲(chǔ)備，或查詢(xún)倉(cāng)庫(kù)多余物資中是否有代用品。

各種鮮活食品如海鮮、肉類(lèi)、蔬菜、水果、乳制品等，根據(jù)各廚房明日經(jīng)營(yíng)所需，由各廚房于每天下午三點(diǎn)前填寫(xiě)每日購(gòu)貨表，由行政總廚審批后交采購(gòu)部執(zhí)行。

零星采購(gòu)申請(qǐng)須提前10天填妥請(qǐng)購(gòu)單，整個(gè)流程，從總經(jīng)理的審批，通知供應(yīng)商或者采購(gòu)部直接到市場(chǎng)采購(gòu)，這個(gè)過(guò)程盡量一個(gè)星期內(nèi)完成?？倐}(cāng)定制物品（物料）須提前30天申購(gòu)，且必須注明需到貨日期。這樣可以便于安排供貨商的生產(chǎn)及送貨周期。酒水飲品要求供貨商每一個(gè)星期送1到2次貨物，有效保證倉(cāng)庫(kù)周轉(zhuǎn)率的完成。

對(duì)于庫(kù)存物品的采購(gòu)，酒店一般都有固定的供貨商，那么如何確定供貨商呢？

首先采購(gòu)員須提供三家以上供貨商報(bào)價(jià)，經(jīng)權(quán)衡物品價(jià)格、質(zhì)量、送貨日期等，由采購(gòu)經(jīng)理報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審定，財(cái)務(wù)總監(jiān)審定后確認(rèn)供貨商，報(bào)總經(jīng)理備案。

對(duì)于采購(gòu)員所提供的供貨商，使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部要對(duì)其所提供的產(chǎn)品進(jìn)行背景調(diào)查，對(duì)產(chǎn)品的價(jià)格、品種、信譽(yù)，尤其是同行對(duì)供貨商物品的使用回饋信息等做相應(yīng)的評(píng)判，可以要求供貨商說(shuō)出他們的產(chǎn)品對(duì)哪些酒店提供服務(wù)，可以和同行的使用人員進(jìn)行交流，清楚供貨商的具體情況。最后使用部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同抉擇選用哪家供貨商的產(chǎn)品。

廚房原材料因?yàn)榧竟?jié)因素價(jià)格波動(dòng)非常大，成本控制相應(yīng)的也有些難度。

供貨商直送廚房的海鮮、水產(chǎn)、家畜、肉類(lèi)、水果、糧油制品等，實(shí)行15天報(bào)價(jià)審批制度，報(bào)價(jià)時(shí)間每15天一次，執(zhí)行期每月26-10日、11-25日；報(bào)批時(shí)間每月10日、25日。

采購(gòu)部于報(bào)批時(shí)間前分類(lèi)填好供貨價(jià)格審核表，包括供貨商報(bào)價(jià)、采購(gòu)部核準(zhǔn)價(jià)及供貨商聯(lián)系資料，交行政總廚確認(rèn)簽字、交成本主管審核；成本主管根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)調(diào)查，審核價(jià)格或做出價(jià)格調(diào)整，交財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。批準(zhǔn)后的審核表應(yīng)發(fā)行政總廚、成本、收貨、供貨商、采購(gòu)各一份。收貨部憑此檢查進(jìn)貨價(jià)格。

廚師長(zhǎng)應(yīng)掌握市場(chǎng)價(jià)格變化信息，經(jīng)常與采購(gòu)部保持聯(lián)系，對(duì)降幅較大的菜類(lèi)應(yīng)大力推銷(xiāo)，以最低的成本提供每周特價(jià)菜肴。

所有有效的請(qǐng)購(gòu)單到達(dá)采購(gòu)部后，采購(gòu)部按請(qǐng)購(gòu)單上報(bào)先后順序，分輕重緩急安排采購(gòu)計(jì)劃。

注意：員工食堂跟營(yíng)業(yè)中心廚房的原材料是同一家供貨商送貨，要避免驗(yàn)貨中間發(fā)生錯(cuò)誤。根據(jù)員工食堂和營(yíng)業(yè)廚房的原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，請(qǐng)供貨商分類(lèi)放置原材料，然后按照順序依次驗(yàn)收員工食堂、營(yíng)業(yè)廚房的原材料。

●倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨

10天內(nèi)到貨，10天內(nèi)到貨是指在預(yù)留30天貨物周轉(zhuǎn)量的前提下。

●其它市內(nèi)零星或市場(chǎng)采購(gòu)

一周內(nèi)到貨，原則上三天到貨。

●本市以外市場(chǎng)采購(gòu)

20天內(nèi)到貨。

●需定制或國(guó)外采購(gòu)

按供貨商的最短周期計(jì)算。

● 緊急采購(gòu)

采購(gòu)部須盡最大能力滿足要求，保證供應(yīng)。

請(qǐng)購(gòu)單一式四聯(lián)，落實(shí)采購(gòu)計(jì)劃后，采購(gòu)部須將請(qǐng)購(gòu)單分送收貨部，以便做好驗(yàn)貨準(zhǔn)備。

酒店需要相關(guān)部門(mén)一起做好驗(yàn)貨工作，對(duì)于廚房直送原材料，各廚房廚師長(zhǎng)（或指定負(fù)責(zé)人）包括員工食堂負(fù)責(zé)人，必須每天到收貨部驗(yàn)收質(zhì)量；對(duì)于工程材料，工程部參與驗(yàn)收質(zhì)量，財(cái)務(wù)部則負(fù)責(zé)驗(yàn)收數(shù)量、價(jià)格。

驗(yàn)收員必須根據(jù)已獲批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單、合同清單復(fù)印件等，由采購(gòu)部根據(jù)不同到貨時(shí)間，交收貨部作收貨憑證，無(wú)任何收貨憑證的貨物，驗(yàn)收員有權(quán)拒收。

如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)驗(yàn)收房的驗(yàn)收，酒店的供貨商卻直接將物品送到使用部門(mén)，那么供貨商將沒(méi)有收貨憑證作為收款依據(jù)，財(cái)務(wù)也不認(rèn)可供貨商將貨物直接送到使用部門(mén)。

被驗(yàn)物品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量必須與隨貨憑證、被批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單相符，包裝的食品原料應(yīng)注明廠家名稱(chēng)、廠址、商標(biāo)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝規(guī)格等；進(jìn)貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進(jìn)行驗(yàn)收；送貨數(shù)量上下浮動(dòng)不得超過(guò)10%。

入庫(kù)物品由倉(cāng)管員在收貨單上簽收并將貨品入庫(kù)儲(chǔ)存；部門(mén)急需物品到貨，倉(cāng)保員須馬上通知使用部門(mén)。

廚房直送原材料或其他部門(mén)直送物品到貨，直接通知相關(guān)部門(mén)領(lǐng)貨。每天上午的直送物品，收貨部須于每天下午3：00前完成收貨記錄；下午的直送物品，須于下班前完成收貨記錄。

行政總廚或部門(mén)負(fù)責(zé)人須及時(shí)在收貨記錄上簽收。收貨部須于第二天上午將收貨記錄送成本辦；成本辦憑各部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定收貨人的簽名收貨記錄，作為部門(mén)成本費(fèi)用入帳原始憑證。

采購(gòu)管理中同時(shí)也需要注意以下節(jié)點(diǎn)，避免犯錯(cuò)：

酒店購(gòu)入物品，一旦確定了顏色、款式、用料、價(jià)格等，原則上不得更改，如有變動(dòng)，應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

確定每天鮮活類(lèi)供貨商必須慎重，應(yīng)經(jīng)過(guò)一段時(shí)期考察，其供貨的質(zhì)量、價(jià)格、時(shí)間都符合酒店?duì)I業(yè)要求情況下，簽署供貨協(xié)議。對(duì)不能保質(zhì)、保量、按時(shí)供貨的，使用部門(mén)可以提出更換供貨商的要求。采購(gòu)部提供可選擇的供貨商，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核資質(zhì)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

物品采購(gòu)任務(wù)落實(shí)后，采購(gòu)部必須跟蹤檢查到貨情況，接受收貨部、倉(cāng)保及各使用部門(mén)的信息回饋。

建立供貨商檔案，詳細(xì)記錄供貨商地址、電話、供貨內(nèi)容及信譽(yù)情況，為酒店積累對(duì)外聯(lián)系數(shù)據(jù)。

簽訂供貨合同或協(xié)議，均須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。所有合同或協(xié)議須交財(cái)務(wù)部一份，由會(huì)計(jì)主管存檔。酒店其它付款合同，也是如此。

聊完采購(gòu)流程，接下來(lái)就是聊風(fēng)險(xiǎn)了，酒店采購(gòu)人在采購(gòu)過(guò)程中總會(huì)遇到一定的風(fēng)險(xiǎn)，于是，“如何規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)”便成為采購(gòu)人需要時(shí)時(shí)面對(duì)的一個(gè)問(wèn)題。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)酒店的影響程度會(huì)因供應(yīng)商和采購(gòu)者的特征的不同而有所不同，采購(gòu)者與供應(yīng)商之間的互動(dòng)必定會(huì)影響到彼此長(zhǎng)期的合作關(guān)系。

其中，供應(yīng)商的特征包括市場(chǎng)結(jié)構(gòu)特征以及商品同質(zhì)性和穩(wěn)定性，市場(chǎng)中各種酒店用品所占的比重，影響了其價(jià)格以及買(mǎi)賣(mài)方市場(chǎng)。酒店在采購(gòu)之前，必須要有事先的規(guī)劃，而且對(duì)供應(yīng)商必須要有一定程度上的了解，以免造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

與此同時(shí)，為了提升企業(yè)的采購(gòu)管理能力并降低采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，有學(xué)者也提出了五項(xiàng)主要的采購(gòu)策略：供應(yīng)的保證、供應(yīng)的維持、成本的減少、環(huán)境的變遷及競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)。

酒店在采購(gòu)過(guò)程中所遇到的供應(yīng)商或供應(yīng)市場(chǎng)出現(xiàn)供應(yīng)差錯(cuò)的潛在可能性，其結(jié)果導(dǎo)致企業(yè)不能滿足消費(fèi)者需求，或使消費(fèi)者生活和安全受到威脅。根據(jù)有關(guān)物料需求和規(guī)格的時(shí)間表，采購(gòu)部門(mén)和采購(gòu)人員必須了解物料報(bào)價(jià)及選擇良好的供應(yīng)商。酒店在進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的過(guò)程中，存在一些影響企業(yè)績(jī)效和顧客滿意度的風(fēng)險(xiǎn)。

這些風(fēng)險(xiǎn)有部分學(xué)者認(rèn)為主要包括：需求的確認(rèn)、采購(gòu)的需求、訂單報(bào)價(jià)、供應(yīng)商選擇、訂單確認(rèn)、受理收據(jù)和訂單以及付款。也有些專(zhuān)家認(rèn)為，在采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)可以分為兩種類(lèi)型：

• 與產(chǎn)品需求相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，比如產(chǎn)品的季節(jié)性，揮發(fā)性等；

• 與產(chǎn)品供應(yīng)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，例如產(chǎn)能限制，供應(yīng)中斷等。

若是從供應(yīng)商和供應(yīng)商市場(chǎng)的角度出發(fā)，根據(jù)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)所具有的三個(gè)特性進(jìn)行了劃分，則可以將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分為項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)和供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。而中國(guó)學(xué)者一般將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分為兩種類(lèi)型：內(nèi)因型和外因型。其中，內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)包括計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、存貨風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)等6種類(lèi)型；外因型包括合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、意外風(fēng)險(xiǎn)等5種類(lèi)型。

外部環(huán)境，無(wú)論是市場(chǎng)本身還是供應(yīng)商，如果他們無(wú)法處理市場(chǎng)的需求，對(duì)于原材料需求、數(shù)量的波動(dòng)或所需求的服務(wù)形式也無(wú)法做出改變，無(wú)法達(dá)成交貨要求，對(duì)于分配、控制及運(yùn)送必須品的方式不當(dāng)，無(wú)法提供優(yōu)勢(shì)的競(jìng)爭(zhēng)價(jià)格，對(duì)于可降低產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格上的能力不高，無(wú)法滿足質(zhì)量上的需求等等，那酒店的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)就不知不覺(jué)地產(chǎn)生了。

風(fēng)險(xiǎn)來(lái)自與外部，內(nèi)部控制就顯得尤為重要，酒店內(nèi)部的各部門(mén)以及采購(gòu)成員都要在內(nèi)部做好風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)估以及防范，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。另一方面，采購(gòu)人的一舉一動(dòng)，也是影響供應(yīng)商行為的關(guān)鍵，故在采購(gòu)的交易中，要對(duì)供應(yīng)商抱以真誠(chéng)的合作態(tài)度，各種細(xì)節(jié)處理妥當(dāng)。

有專(zhuān)家將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理方法重新進(jìn)行了劃分，將其劃分為行為導(dǎo)向和緩沖導(dǎo)向這兩種類(lèi)型。其中，行為導(dǎo)向關(guān)注的是過(guò)程，具體包括四個(gè)方面：供應(yīng)商資格認(rèn)證，實(shí)行質(zhì)量管理活動(dòng)，共同制定目標(biāo)成本以及供應(yīng)商發(fā)展；緩沖導(dǎo)向關(guān)注的是結(jié)果，具體包括三個(gè)方面：安全存貨，多重供應(yīng)商以及要求供應(yīng)商代管存貨。管理方法紛繁復(fù)雜，要根據(jù)情況的變化而改變，不能一成不變，但上面提到的行為導(dǎo)向與緩沖導(dǎo)向都是規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的基本舉措，要牢記才行。

由這四個(gè)方面所引起的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)會(huì)影響到企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，也即會(huì)影響到采購(gòu)績(jī)效的提升，并且這四個(gè)方面與采購(gòu)績(jī)效之間也存在正向相關(guān)關(guān)系。之所以要將采購(gòu)績(jī)效考核與采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)聯(lián)系起來(lái)講，是因?yàn)椴少?gòu)風(fēng)險(xiǎn)是制約采購(gòu)績(jī)效的一個(gè)重要因素，而如果要取得比較好的采購(gòu)績(jī)效，就必須規(guī)避采購(gòu)中的種種風(fēng)險(xiǎn)，讓采購(gòu)效益提高。 

績(jī)效管理就是促使組織和個(gè)體對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)以及完成戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成共識(shí)，并實(shí)行有效的員工管理方法，最后實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動(dòng)?；蛘呖?jī)效管理就是通過(guò)在員工和管理者雙方相互理解的基礎(chǔ)上，達(dá)成關(guān)于目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)以及所需能力的協(xié)議，使得組織及個(gè)人獲得理想的工作結(jié)果的一種管理過(guò)程。