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本文來自微信公眾號"筆記俠“（ID:Notesman），作者：筆記俠柯洲&清野，本文為中信出版社出版書籍《別告訴我你會記筆記》讀書筆記 筆記君邀您，先思考：
2007年日本最暢銷的《減肥筆記》一書中所提倡的減肥方法叫“筆記減肥法”，這個方法的核心不是讓你節(jié)食，而是要求你把每天所吃的食物詳細記錄下來。 這和做筆記有異曲同工之妙。 一、職場人士為了“遺忘”而做筆記把工作過程記錄下，來使得問題“可視化”，那么改善的方法自然也就出現(xiàn)了。在下次做同樣的工作時，就會知道如何提高工作效率，從而達到進一步擴大工作成果的目的。 學生是為了記憶所學而做筆記，而職場人士是為了“遺忘”而做筆記。職場筆記不是為了背誦或記憶，而是先記錄下來以備未來不時之需。 我（作者美崎榮一郎，下同）每年都會將做筆記的方法升級。踏入社會以后，要想在工作上成為骨干，做筆記是一項最基本的技能，公司是不會教你的。你應該自己學習，而且應該下大力氣去學。 提高工作效率的因素實際上很多就隱藏在做筆記的方法上，接下來將為大家介紹筆記法。 二、會議筆記本上應該記些什么？1.會議筆記本上要記錄的內(nèi)容 在公司里，開會是家常便飯。此時，筆記本正好可以派上用場。 做會議筆記重要的一點是：一開始就要寫明“本次會議要決定什么”。 會議讓人覺得無聊的原因在于，沒有做出任何決定，沒有任何成果，當然就會有徒勞無功的感覺。 開會的目的應該是為了就某事作出決議才召集眾人的，所以應該事先決定好議程。然而，很多會議只是眾人議論一番或做做報告就結(jié)束了。 為了避免上述情況發(fā)生，首先要在筆記本上將“會議要決定什么”，如促銷計劃、發(fā)售日期、負責人及其責任分配等內(nèi)容逐條列出，并圈起來。這樣既醒目又可與會議記錄區(qū)別開來。哪怕待決定的議題有好幾個，只要簡略化，逐條書寫，就沒問題。 另一個重點是“本次會議決定了什么”。 在開會之前，必須將會議的具體內(nèi)容在開會時解決了。許多會議都是沒有結(jié)果的。若明確了這一點，開會才有意義。 開會時，在設(shè)想和收尾階段，思考三點：
這三點，我認為至關(guān)重要。也就是說，在會議前，把有關(guān)這3W的內(nèi)容設(shè)想寫在筆記本上，會后再把結(jié)果記錄下來。 無法事先設(shè)想的情況下，可以在一邊聽取會議內(nèi)容，邊收集信息的過程中設(shè)想。 2.有趣的3W會議記錄法 我說的3W記錄法并不難，只要你在開會時，一邊做會議記錄，一邊將腦海中浮現(xiàn)的執(zhí)行該任務(wù)的人選和截止日期寫下來就行了。 會議中，很多議題需要確認一些信息后再做判斷，也就是需要以某項調(diào)查結(jié)果為依據(jù)來作出決定。比如，將父親的零用錢數(shù)額與高中生女兒的零用錢數(shù)額作比較，從而判斷哪一位會是此類商品的主要購買者。 很多時候開會并沒有決定“誰要在何時做什么”，而僅僅是討論下一步要“做什么”而已。 這時候，你繼續(xù)做你的會議記錄，但可以換成藍色筆，設(shè)想一下下面的內(nèi)容： 會由誰來做這項調(diào)查工作，根據(jù)自己推測寫下“川上先生”；如果下一次會議時間定在三周后，由此你推斷出“兩周內(nèi)”要把調(diào)查結(jié)果歸納整理出來，并將“兩周后”的字樣標注在筆記本上。當然，這些都是作為設(shè)想內(nèi)容記錄的。 之后，對于會議中實際決定的事情，在你設(shè)想內(nèi)容的旁邊，用紅筆記錄下來。 最終會議所決定的負責人可能與你設(shè)想的不一樣，是“內(nèi)海先生”，那你就把“川上先生”劃去，改為“內(nèi)海先生”。如果兩周后圓滿完成，那就畫“○”，表示通過。 如果會議決定由你擔當負責人，3W即成為你要完成的任務(wù)。接下來你要做的是，首先在日期便利貼上寫上任務(wù)截止日期，然后貼于筆記本頁面右側(cè)。這么做，就可以督促自己在截止日期前完成任務(wù)。 如果你擁有會議的決定權(quán)，并且養(yǎng)成了上述習慣，絕對會受益良多。不僅由你主持的會議不會在結(jié)果模棱兩可的狀態(tài)下結(jié)束，而且你會在會議上明確3W問題，作出決定，讓會議變得更有實效性。 在開會過程中，如果這個議題讓你想到有工作任務(wù)要執(zhí)行，即使有時候想錯了也沒關(guān)系，請馬上換成藍色筆，將截止日期、負責人姓名、該做何時等內(nèi)容設(shè)想出來。 堅持這么做，開會就會變得跟賽馬一樣刺激！ 3.把無聊的會議變成展現(xiàn)自己能力的良機 按照前述方法，養(yǎng)成習慣以后，在會議作出決定之前，你就已經(jīng)能夠?qū)h流程展開設(shè)想了。 至于最終如何作出決議，每個公司或者每個會議應該都有模式可循。當然有時候因為職位關(guān)系，你并沒有決定權(quán)，然而這并不影響你事先設(shè)想，并記錄在筆記本上，這是你的自由，別人管不著。 現(xiàn)在的我在很多事情上都有決定權(quán)了。然而，當我還是一個新人的時候，在會議中我根本無權(quán)作出任何決定。那時候我做的事情，就是把設(shè)想的內(nèi)容和最終結(jié)果記錄下來。 假裝自己就是決策者，對需要決定的事情進行設(shè)想。不管你是新人、骨干還是管理層，都可以這樣做。 年輕的時候，常會厭煩老被逼著參加各種無聊的會議。其實，不妨在會議中設(shè)想一下決議事項，將設(shè)想內(nèi)容寫下來，再與會議結(jié)果對照，看自己預測到了哪些事。這可是讓自己不會在開會時睡著的秘訣。 培養(yǎng)預測未來的能力，以賽馬的心情猜測誰的意見跟自己相同，抱著這樣的心情開會，就能讓無聊的會議現(xiàn)場變成刺激的賽馬場。 而且如果你的設(shè)想與結(jié)果不同，還可以從差異中領(lǐng)悟出做決定的竅門。 如果出現(xiàn)工作沒有人去做的情況，你可以馬上舉手請示，并告知大家自己能在何時完成任務(wù)。這是積極表現(xiàn)自己的機會。如此一來可以培養(yǎng)你敏銳的觀察力，讓你善于捕捉各種機會，自然比別人更容易獲得成功。 對于無法決定由誰負責的工作，若你當場自告奮勇接下來，等于讓自己有了表現(xiàn)的機會。等待別人分配工作當然很輕松，但是你自己主動接下工作，那種即將接受挑戰(zhàn)的興奮心情是無法言表的。 在會議上要盡量去設(shè)想，讓自己成為跑得最快的那匹馬。 4.巧做會議記錄的秘訣 做會議記錄，關(guān)鍵是要列出席次，并記錄下出席者姓名。開會時，有時候會被要求做會議記錄工作。此時，重點是記錄出席者姓名及其發(fā)言內(nèi)容。 會議開始后，立刻畫好座位圖。然后就可以一邊聽某人發(fā)言，一邊做會議記錄了。 會議流程，也就是議題或進度表，已經(jīng)事先決定好的話，可以打印出來，代替筆記本使用。然后在會議期間，將要點記錄在這張流程圖的周邊空白處，這樣可以省略很多工作，使會議記錄變得輕松。 這里要介紹的是我本人根據(jù)自身需要改進的科內(nèi)爾筆記法，同樣是分為三個部分，但是在開會時同時用到這三個部分。之所以要分為三個部分，是為了日后查閱及實時抓住會議要點。 三欄內(nèi)容如下：
中間的大面積空白處用來記錄會議內(nèi)容。具體記錄方式，采用條列式也行，文章式亦可，按照自己喜歡的方式來就行。 左右兩邊的小欄用來記錄會議中有疑問的事項。對于會議結(jié)束后有必要查詢的關(guān)鍵詞或會議中不懂的事項，當場記錄在這兩欄里。還有會議中想到的點子也可以記錄在這里。 然后，要換頁的時候，把該頁的要點整理在筆記本下方的欄里。日后翻閱時，只要看看下面這一欄，就能回憶起當時的情形，同時也能訓練自己在會議中歸納重點的能力。 5.用拍照的方式記錄會議內(nèi)容 在公司里，經(jīng)常會遇到幾個人聚在一起開小型會議的情況。 這種情況下，一般不要求做會議記錄，但我會利用白板和數(shù)碼相機，簡單記錄下會議內(nèi)容。 會議中，我會在白板上書寫重點內(nèi)容，這其實就是會議記錄。會后只要用數(shù)碼相機拍下白板上的內(nèi)容，然后打印出來貼在筆記本上，就大功告成了。 寫在白板上的內(nèi)容沒必要再寫到筆記本上去，這又不是在上課，不需要將白板上的字規(guī)規(guī)距距都記在筆記本上。 三、同一策劃案相關(guān)的內(nèi)容要記在同一頁在工作中要遵守“PDCA”這一流程。 PDCA是指Plan（計劃），Do（實施），Check（檢查）、Action（改善）這四個步驟。無論做什么工作，只要按照這四個步驟進行，就能提高工作效率。 實際上，能夠做到計劃和實施的人很多，而堅持做到檢查和改善的人可就不多了。 然而，提高工作效率的重點就是檢查和改善。做過的事要將其結(jié)果記錄下來，工作進展不順利時，問題的癥結(jié)在哪里？下一次如何改善？工作進展順利時，成功的原因何在？這些都要記錄，都很重要。 這份記錄將你寶貴的經(jīng)驗記錄下來，而且積累的是專屬你的經(jīng)驗。從書本上學到的知識或者別人傳授的知識固然重要，但是，從親身經(jīng)歷中總結(jié)出的和獲取的知識更為寶貴。如果能夠妥善保存，并能夠運用到以后的工作中去，絕對可以提高工作效率。 而記錄這些寶貴經(jīng)驗的載體正是筆記本。 在做策劃案時，筆記本的使用，可以分為以下三個階段：
三個階段的記錄是這樣完成的：一開始在筆記本上寫下設(shè)想計劃；到了實施階段，在同一頁空白處寫下實施的具體內(nèi)容；最后再在同一頁的空白處寫下收尾階段的工作和想法。 四、“A書評”讀書筆記法讀書是自我投資的重要途徑，無法直接獲取的知識可以通過讀書間接獲得，讀書是提高自身價值的重要手段。 而且，讀書與參加研討會之類的活動相比，成本低廉，是性價比極高的自我投資方式。最近，越來越多的人把讀書作為自我投資的主要手段，不只是漫不經(jīng)心地翻越，而是把它看成一種吸收知識的手段，研究其中的閱讀技巧。 要想把讀過的內(nèi)容牢牢記住，還是要使用筆記本，將內(nèi)容記錄下來。 我的讀書筆記法秉承的就是“活用”二字。 對于職場人士而言，讀書不是為了記住書上的內(nèi)容，而是要活用在自己的工作中。讀完一本書以后，再也沒有必要像學生時代那樣寫讀后感，或者對內(nèi)容進行整理概括。 如果只是對要點進行概括，只要看看好的評論博客或者訂閱電子版的書評雜志就可以了。哪怕你只記得書名，上網(wǎng)去搜也可以找到關(guān)于這本書的各種信息。至于內(nèi)容，就更沒有必要勞心勞力去整理了，相關(guān)網(wǎng)站上你想知道的信息應有盡有。 如果你希望把書本信息活用到工作中，就應該把重點放在如何活用上。這里所說的活用是指“將書本內(nèi)容應用到工作中”。我的方法是，在書讀完以后，馬上從書本內(nèi)容中篩選出“要做的事情”記在筆記本上。讀書筆記等同于“行動計劃”。 因此，我自己把這種讀書筆記法稱為“A書評”，（Acition書評，即應用書評），也就是從讀過的內(nèi)容當中決選出可以活用在自己生活或工作中的內(nèi)容作為行動計劃。說是書評，但并沒有“評”的內(nèi)容在里面。 書，是作者經(jīng)驗的濃縮，對我們來說，是他人的經(jīng)驗。如果能借鑒他人的經(jīng)驗應用到自己的工作中，不失為一種累積自我經(jīng)驗的高效手段。 但是，只學理論，不付諸行動，等于紙上談兵。因此，必須將學到的理論概括成關(guān)鍵詞，擬定行動計劃。 如果作者所說的話字字珠璣，可以直接應用，就寫出其關(guān)鍵詞。如果覺得那些話需要整理之后才能用，就寫出其應用實例。 如此一來，即使合上筆記本，也能看到自己設(shè)定的任務(wù)，更容易督促自己付諸行動。 我每讀完一本書都會從書本中受到啟發(fā)，決定做一件事，因為這樣可以把濃縮他人經(jīng)驗的書本內(nèi)容轉(zhuǎn)變成自己的經(jīng)驗。 五、一個主題一頁紙的記錄原則即使主題內(nèi)容一頁寫不滿，在開始記錄下一條內(nèi)容時，也一定要換頁記錄，就算還剩下半頁空白也不要緊，一定要從新的一頁開始記錄新的主題。 這么做是考慮到了記錄結(jié)束后筆記本的使用。 筆記記錄完以后，一般都要用電腦整理所記錄的內(nèi)容，用電腦整理資料（發(fā)郵件、寫報告、寫博客等）時，先打開筆記本，內(nèi)容一覽無余，方便電腦作業(yè)。 如果寫得密密麻麻，同一頁里寫了很多不同主題的內(nèi)容，在整理的時候就很難馬上找到自己想要的資料。而且用電腦打字時，雙手都沒閑著，根本無暇再去翻筆記本。 大家在學生時代，也許會一邊看筆記一邊學習，但跨入社會以后，很多時候筆記本是作為電腦文件的草稿使用的。因此筆記本的內(nèi)容條理清楚，使用起來會比較方便.而遵循一個主題頁紙的原則做記錄，在翻閱時也清楚明了。 大家要明白，工作筆記與學生時代的筆記性質(zhì)已經(jīng)不一樣了，所以就算工作筆記寫的不整齊，不美觀，又有什么關(guān)系呢？ 如果是需要記錄橫跨好幾頁的大量信息，可以將左右頁合成一頁，并以一個跨頁為單位，分類記錄。 奧野宣之在《A6全能筆記法》一書中提到，做筆記的方法，最重要的是將信息整合和按時間順序來整理。 將信息按時間順序記錄，再整合、管理，這使本來毫無關(guān)聯(lián)的信息也能串在一起，讓工作管理變得簡單了。從持久實用的角度來看，“時間排序”與“整合”確實很有說服力。 |
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