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——讀《別告訴我你會記筆記》一書有感
因為工作的關(guān)系，記筆記成了日常生活的一部分。到機關(guān)工作至今剛好四年整，筆記本就已經(jīng)寫滿了整整12本，這還不包括每年一本的工作日志，以及直接在電腦、ipad等現(xiàn)代媒體中的記錄的大量信息。 但記了這么多本筆記，是否就意味著自己會記筆記呢？讀了美崎榮一郎撰寫的《別告訴我你會記筆記》一書之后，我才發(fā)現(xiàn)，原來，我在記筆記方面還有不小的改進空間呢。 一、為何要記筆記？ 美崎榮一郎告訴我們，在職場生活，記筆記有三大作用： 第一，提高工作效率。會記筆記的人，通常也是善于協(xié)調(diào)安排工作進程，確定不同事情輕重緩急的高手。他會根據(jù)不同事情處理過程的難易程度以及先后順序，合理進行工作安排，使得工作節(jié)奏感強，富有成效。 第二，積累獨特經(jīng)驗。在工作中，向?qū)＜液屯袑W(xué)習(xí)固然重要，通過反思和提煉不斷積累自身的經(jīng)驗，促進自己專業(yè)成長更加重要。而積累自身經(jīng)驗最簡單的辦法，就是對工作內(nèi)容進行詳細記錄，像存錢一樣，一點一滴去儲蓄。大家都知道“好記性不如爛筆頭”，僅僅依靠記憶是行不通的，一個簡單的筆記本可以發(fā)揮大作用。 第三，幫著自己遺忘。記筆記是為了幫助“遺忘”？還真是這樣。在每天的工作中，經(jīng)常會遇到同時有幾件事情需要處理，或者在處理一件事情的時候忽然想到了處理另一件事情的一種方法，這時一個最簡單的辦法就是在筆記本上將那靈光乍現(xiàn)的思路迅速記下來，然后將其“遺忘”掉，等到自己處理完了當(dāng)前的事情之后再來研究它。只有這樣，才可以保證自己在做一件事情的時候，不會過多的分心，專心致志將每一件事情做好。 二、需要幾個筆記本？ 美崎榮一郎獨創(chuàng)的“金三角筆記法”，用三個筆記本來記錄每天的工作情況。這三個筆記本分別是：記事筆記本、航母筆記本、行程筆記本。三個筆記本各有自己的功能和作用，這里分述如下： 第一，記事筆記本。這是一種需要隨身攜帶的筆記本。它的尺寸不宜過大、也不宜太厚，以放在口袋里便于攜帶為基本標準。如果是那種可撕型的筆記本就更好了，可以將其中的相關(guān)記錄，直接撕下來粘貼到航母筆記本上，以便進一步的分析和整理。 記事筆記本有兩主要個用途：任務(wù)管理和記錄靈感。 一項工作可能比較復(fù)雜，在具體實施的過程中需要盡可能細化到最小單位，然后將其記錄在記事筆記本上。在實踐中，可以逐項檢查每一個細小單位的落實情況，確保整個工作任務(wù)的順利開展。這就是任務(wù)管理。 在工作中，經(jīng)常會在不經(jīng)意間冒出一個靈感，也常常會因為沒有記錄隨后就將其忘記掉了。記事筆記本就是一個用來記錄靈感的本子，有意識地將自己的靈感記錄下來，并在得閑的時候加以豐富和完善，說不定就會成為一個很好的項目企劃方案呢。 第二，航母筆記本。這是在工作中使用的筆記本，也應(yīng)該是三種筆記本中尺寸最大的一種筆記本。因為它其中要記錄的內(nèi)容包羅萬象，容量很大，因此作者將其取名為航母筆記本。 在記事筆記本上記載的一些工作任務(wù)或者靈感火花，直接撕下來粘貼到航母筆記本上，然后再在航母筆記本上對其繼續(xù)充實；工作上的合作伙伴發(fā)來一個郵件，需要進行分析和處理時，可以將這些郵件添加標注打印后粘貼在航母筆記本上；召開各種工作會議，與會人員在其中的精彩發(fā)言要點、關(guān)鍵詞等等的梳理，要及時記錄下來……凡是和工作有關(guān)的內(nèi)容，都可以記載到航母筆記本上。 在具體工作中，航母筆記本發(fā)揮著相當(dāng)于硬盤的作用?；旧?，一個人工作中的信息資料都是存儲在航母筆記本上的。有了電腦之后，很多人以為可以不用筆記本了，但一段時間的實踐之后，就會發(fā)現(xiàn)筆記本還是不能替代的。通常情況下，從筆記本到電腦整理出規(guī)范的文檔，其基本的記錄流程是：首先使用記事筆記本記錄零散的信息，然后利用航母筆記本進一步充實，最后使用電腦整理成文檔。 第三，日程筆記本。也就是管理日程安排的筆記本。在工作中，日程筆記本要和航母筆記本放在一起結(jié)合使用，既方便管理，又能高效工作。特別是參加會議需要臨時做出一些安排的時候，日程筆記本可以幫助自己立刻做出決定，而不用等到會議結(jié)束之后再去核對相關(guān)的日程。 我自己就非常喜歡日程筆記本，將與自己有關(guān)的各項工作和活動按照時間順序逐一記錄在筆記本中，幫助自己進行工作管理。同時，過了一段時間需要回憶某一會議召開的時間、地點的時候，也可以很方便地查找。不過，我還沒有養(yǎng)成將航母筆記本和日程筆記本配合使用的習(xí)慣。 三個筆記本搭配使用，可以讓自己的工作更加有序，效率大大提升。 三、如何記筆記？ 在三個筆記本中，記事筆記本重點在靈感的記錄，沒有什么非常特別的要求，只要養(yǎng)成記錄的習(xí)慣，不讓自己的奇思妙想悄悄溜走就可以了。日程筆記本中的相關(guān)記錄，主要是做到“3W”，即①When（時間）；②What（事件）；③Where（地點）。 如何利用好航母筆記本，美崎榮一郎的做法還是很值得我們借鑒的。 第一，相對集中。同一件工作的相關(guān)內(nèi)容，要盡量記錄在筆記本的同一頁上。 一個有序工作的人，通常是遵守“PDCA”的流程開展的。PDCA是指Plan（計劃）、Do（實施）、Check（檢查）、Action（改善）這四個步驟。這樣的工作思路，要通過筆記記錄保留下來，讓其成為自身的經(jīng)驗。 一項工作在推進的過程中，大體上總會出現(xiàn)三個階段：設(shè)想階段、實施階段、收尾階段，在筆記本中的同一頁上，就要劃分出四個區(qū)域，分別記錄工作項目的提出、最初的設(shè)想、實施中的調(diào)整與改進、收尾工作等等。這樣等到工作完成之后，就可以一目了然，將該項工作實施過程中的優(yōu)點和不足順利地總結(jié)出來，變成經(jīng)驗的積累。 我們通常記筆記，總是按照時間順序一頁頁寫下去，其結(jié)果是一個項目的不同階段，記錄在不同的地方，甚至不同的筆記本中，不僅查找非常不方便，想要總結(jié)的時候也常常顧此失彼。 而要做到相對集中，一方面需要航母筆記本要盡可能大一些；另一方面也要在記錄的時候為同一項工作預(yù)留記錄空間，特別是對那些比較復(fù)雜的工作，要在后面留出幾頁，以便在推進的過程中不斷補充相關(guān)的信息。 第二，突出重點。在工作中，開會是家常便飯，記錄會議的精神和要求自然是開會期間的一項重要任務(wù)了。但很多人在記錄的時候，往往胡子眉毛一把抓，將各方所做的發(fā)言一一記錄，筆記本記得滿滿的，等到事后去查找一些關(guān)鍵詞的時候，又像大海撈針一樣，看了很多遍也找不到。 做會議筆記，要學(xué)會突出重點。有兩件事情需要做好記錄：一是本次會議要決定什么；二是本次會議決定了什么。在此基礎(chǔ)上，接著考慮要完成會議的決定，需要多長時間。這其中，需要將這項工作分解給哪幾個人去做，他們分別要做些什么，什么時候必須完成。 在上面，建議在同一個頁面上，將一項工作的提出、最初的設(shè)想、實施中的調(diào)整與改進、收尾工作等進行合理布局，以便自己統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。上述所說的會議要記錄的兩件事情，就是“工作的提出”，接下來的做的事情，其實就是“設(shè)想”了。 有些會議很無聊，自己在事前也不知道會做出些什么樣的決定。那么不妨自己提前做一些設(shè)想，再與會議最終形成的決議進行對照。這樣做有兩個好處：一是可以減少在會場上睡覺的尷尬；二是可以從差異中領(lǐng)悟做決定的竅門。 第三，重在運用。辛辛苦苦記錄了很多內(nèi)容，然后將將其放在一邊，再也不回頭去翻看的話，這樣的筆記是沒有價值的。記錄是為了運用，是為了促進自己的行動，這是記筆記的價值所在。 按照工作流程來記錄筆記，可以讓自己非常方便地總結(jié)和反思每一項工作的得失，提升自己的工作水平和能力。不過航母筆記本可以記載的內(nèi)容遠遠不止這些，一個創(chuàng)意、一次演出、一次約會、讀一本書……包羅萬象的內(nèi)容，都應(yīng)該記錄在筆記本上，為自己的生活和工作積累財富。 比如說讀書，是否一定要像我這樣寫出讀后感，我看未必。關(guān)鍵在于讀了之后學(xué)到了什么，可以在哪些方面改進自己的工作？我讀了本書之后，將在以下三個方面改進工作習(xí)慣：一是將同一個項目放在筆記本的同一頁上，按照項目進行記錄；二是在筆記本的扉頁上，制作了一個便箋袋，用來記錄開會期間突然想到的一些事情；三是加強日程筆記本和航母筆記本的配合使用。
還有很多有趣的建議。比如如何使用便利貼，如何將電子設(shè)備和筆記本結(jié)合使用，將筆記本的文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔以便查閱，等等，都很值得我們借鑒。有興趣的讀者，可以找來一讀。
《別告訴我你會記筆記》 [日] 美崎榮一郎/著 |
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