辦公室PPT數(shù)量多，好在質(zhì)量要求不高，只要頁面整潔，內(nèi)容簡單易看即可。

對于小木這種一個月要做十幾二十個PPT的人來說，要在規(guī)定時間內(nèi)完成PPT，效率是最關(guān)鍵的。

下面四招，就是小木的經(jīng)驗總結(jié)：先構(gòu)思后動手；善用快捷工具；善用快捷鍵；建立個人素材庫。

一、先構(gòu)思，后動手

上學(xué)時老師有教過你怎么寫作文吧？先列提綱，再提筆寫作。

做PPT也是一樣的道理，把思路縷清了，PPT才能做得又快又好。

1. 畫思維導(dǎo)圖

將PPT的框架畫出來：

2. 整理內(nèi)容搜集素材

將素材與詳細(xì)內(nèi)容放到PPT里：

3. 動手制作PPT

簡單排版素材與內(nèi)容，美化頁面即可。

關(guān)于思維導(dǎo)圖App，iOS 用戶可以去搜一下“MindNode”或“Mindly”，安卓用戶可以去搜一下“Mindjet Maps”或“Mindly”。

以上三款A(yù)PP都是整理思維的利器。

二、善用快捷工具

問：如何提高做PPT 效率，做一個快速的男人？

答：用快捷工具！

1. 設(shè)置默認(rèn)文本框、形狀、線條

做PPT，總會需要插入大量格式相同的文本框或者形狀、線條。

以設(shè)置文本框為例：

先設(shè)置好我們需要的文本框的格式，接著右擊文本框-【設(shè)置為默認(rèn)文本框】，這樣以后你插入的每個文本框就都是我們現(xiàn)在設(shè)置好的樣式了。

同理，形狀與線條也可以設(shè)置默認(rèn)樣式。

2. 批量添加元素

當(dāng)老板要求你給一個數(shù)百頁的PPT的每一頁都加上公司的Logo… 我只能說，還好你現(xiàn)在看到了這篇教程。

就以添加Logo為例：

點擊【視圖】-【幻燈片母版】-在第一頁加入logo-【關(guān)閉母版視圖】

你會發(fā)現(xiàn)所有的頁面都加上了Logo！

其他元素可不可以加？當(dāng)然可以！

在母版中，無論是形狀、圖片、文字還是線條，什么都可以批量添加！

3. 對齊工具

排版第一要義，對齊！只要你的元素對齊了，你做的PPT可以超過90%的人！

Office 2010或以上版本的PPT會默認(rèn)開啟智能對齊功能，當(dāng)兩個元素處于對齊狀態(tài)時，元素邊緣會出現(xiàn)智能參考線：

如果你的PPT中沒有這個功能，可以右擊空白背景-【網(wǎng)格和參考線】-在【形狀對齊時顯示智能向?qū)А壳暗姆娇蛑写蚬?，開啟功能。

當(dāng)頁面中有多個元素需要對齊時，先選中需要對齊的元素-【開始】-【排列】-【對齊】-選擇對齊方式。

4. 格式刷與動畫刷

格式刷：可以將某個元素的格式一鍵復(fù)制到另一個元素上。

先選中已經(jīng)設(shè)置好格式的元素-點擊【開始】-單擊/雙擊【格式刷】-點擊未設(shè)置格式的元素-按【Esc】鍵恢復(fù)鼠標(biāo)

動畫刷：可以將某個元素的動畫一鍵復(fù)制到另一個元素上。用法與格式刷相同。

5. 一鍵替換PPT中所有字體

假如你PPT中使用的字體為宋體，而老板要你改成黑體的話，千萬不要傻傻的一頁一頁去改。

點擊【開始】-【替換】-【替換字體】-選擇需要被替換的宋體-選擇需要替換的黑體-【確定】

整個PPT的宋體都會被替換成黑體：

6. 一鍵隱藏動畫效果

如果你的PPT中有非常多復(fù)雜的動畫，而你又不需要這些動畫。

點擊【幻燈片放映】-【設(shè)置幻燈片放映】-在【放映時不加動畫】前的方框打勾：

7. 一鍵統(tǒng)一背景

某個實習(xí)生做了十頁PPT，每一頁都用了不同的抹布背景。

老板把PPT丟給你改，作為職場老手，我們有必要教教他什么叫做統(tǒng)一才是美！

右擊背景-【設(shè)置背景格式】-設(shè)置好背景-【全部應(yīng)用】

所有頁面的背景都會變成剛剛設(shè)置好的背景！

8. 一鍵統(tǒng)一切換效果

買回來的PPT模板里面，每一頁的切換效果都不同，看得眼花繚亂。

點擊【切換】-選擇某個簡單的切換效果-【全部應(yīng)用】

所有頁面的切換效果都會變成剛剛設(shè)置好的切換效果！

我想要去除所有切換效果怎么辦？將切換效果選擇“無”，再點擊【全部應(yīng)用】。

9. 快速制作圖表

利用SmartArt工具可輕松做出各種關(guān)系圖表，比如：

將文本轉(zhuǎn)換為圖表：

快速為圖片排版：

10. 快速訪問工具欄

將常用菜單與工具放置于快速訪問工具欄里，比如將對齊工具放進去：

點擊【開始】-【排列】-【對齊】-右擊【左對齊】/【右對齊】/…-【添加到快速訪問工具欄】

你會發(fā)現(xiàn)頁面頂部多了一欄工具欄，右擊該工具欄-選擇【在功能區(qū)下方顯示快速訪問工具欄】，可以將工具欄移動至功能區(qū)下方，更便于點擊。

11. 選擇窗格

如果你做過PPT動畫，相信你肯定遇到過以下令人懵逼的情況…

以上這一頁來源于大神@鐘源 的動畫看似簡單，實際上這個頁面包含了一百來個元素！

你試試在這種情況下把圖片替換一下？

“Excuse me？！圖片在哪里？！”

@鐘源大神早就給出了教程：

按【Alt+F10】調(diào)出【選擇窗格】菜單，將所有元素【全部隱藏】，然后找到圖片，把圖片右邊的“眼睛”打開，右擊圖片-【更改圖片】。

如果PPT頁面中的元素特別多，我們可以利用【選擇窗格】工具先將不用修改的元素隱藏，以免擾亂視線。

三、善用快捷鍵

以下是打死都要記住的快捷鍵：

【Ctrl+C】復(fù)制；

【Ctrl+V】粘貼；

【Ctrl+S】保存；

【Ctrl+Z】撤銷操作；

【Ctrl+A】全選；

【Ctrl+G】組合；

【Ctrl+Shift+G】取消組合；

【←】【→】【↑】【↓】微調(diào)元素位置；

【Ctrl+滾輪向上/向下滑】放大/縮小頁面；

按住【Shift】，插入規(guī)則形狀；

按住【shift】平移元素；

按住【Ctrl+Shift】平移并復(fù)制元素；

按住【Ctrl+Shift】，以鼠標(biāo)點擊處為中心插入規(guī)則形狀；

按住【Shift】，拉動角落節(jié)點，等比例放大/縮小形狀；

按住【Ctrl】，拉動任意節(jié)點，中心對稱放大/縮小形狀；

按住【Ctrl+Shift】，拉動角落節(jié)點，中心對稱等比例放大/縮小形狀；

以下是愛記不記的快捷鍵：

【Ctrl+】放大字號；

【Ctrl+L】文本左對齊；

【Ctrl+R】文本右對齊；

【Ctrl+M】新建幻燈片；

【Ctrl+F10】選擇窗格；

【Ctrl+Shift+V】選擇性粘貼；

四、建立個人素材庫

當(dāng)你需要寫一份10000字的檢討，想起以前自己寫過，電腦里還有存檔…

當(dāng)你正苦惱要送女朋友什么禮物時，想起前任送給你的水晶杯還在你柜子里…

當(dāng)你需要為老板做PPT時，想起以前自己買過一個相同主題的模板…

于是你的工作就只剩下了復(fù)制…粘貼…隨手搜集素材，關(guān)鍵時刻能救命…

1. 搜集素材前必看

作為一個做P小能手，小木的素材庫里累積了近10000個矢量圖標(biāo)，數(shù)百張高清圖片，近百套關(guān)系圖表，數(shù)十套數(shù)據(jù)圖表。

素材不是積累的越多越好。因為如果你沒有時間去整理，素材累積得越多，找起來就越困難，做P的效率就越低。

沒有經(jīng)過整理的素材，都是硬盤垃圾。

因此，我建議大家在積累素材的時候，一定要分類存放。

2. 圖標(biāo)素材下載

這里給大家推薦幾個矢量圖標(biāo)下載網(wǎng)站：

阿里巴巴矢量圖標(biāo)庫：http://www.uisdc.com/alimama-iconfont-website

在這個網(wǎng)站下載PNG格式的圖標(biāo)之前，可以選擇圖標(biāo)顏色。要知道PNG格式的圖標(biāo)在PPT中是無法像形狀一樣能隨意更改顏色的。

如果你想要在PPT中隨意更改圖標(biāo)的顏色，或者編輯圖標(biāo)，你需要下載AI或SVG格式的圖標(biāo)。

下載完成后，你需要用一款軟件“AI”來打開剛剛下載的圖標(biāo)文件。

用AI打開文件，選中圖標(biāo)，按【Ctrl+C】復(fù)制圖標(biāo)，在PPT中按【Ctrl+V】粘貼；

接著在PPT中按【Ctrl+Shift+G】取消組合兩次；

原本是圖片的圖標(biāo)就變成了可編輯的形狀了！

以下的兩個圖標(biāo)網(wǎng)站，可作為前一個網(wǎng)站的圖標(biāo)數(shù)量補充：

Easyicon

圖標(biāo)下載（含PNG/ICO/ICNS格式）

iconFinder

最后給大家推薦一個有趣的火柴人圖標(biāo)網(wǎng)站：

Human pictogram2

你以為小木的人物素材都是從哪來的？

3. 圖片

Pixabay

一個能搜索位圖、矢量圖、視頻的網(wǎng)站！還能根據(jù)尺寸、圖片方向、色系、類別搜圖的超強大的網(wǎng)站！

Unsplash

一個圖片質(zhì)量與瀏覽體驗非常好的圖片網(wǎng)站！

Stock up

一個收集了來自27個免版權(quán)圖庫的神奇網(wǎng)站！

Pexels

一個圖片質(zhì)量高，也能根據(jù)色系搜索圖片的網(wǎng)站！

Life of Pix

Publicdomainarchive

4. 配色參考網(wǎng)站

強調(diào)一遍：不！要！自！己！配！色！

自己配色容易出錯，也非常費時。以下是一些專業(yè)的配色參考網(wǎng)站：

配色工具

這是一個專業(yè)提供設(shè)計素材的網(wǎng)站，其提供的配色功能十分強大，根據(jù)主題配色，根據(jù)特定顏色配色，溜到不行。

花瓣配色參考

一個被稱為“靈感偉哥”的設(shè)計網(wǎng)站，匯集了國內(nèi)外海量的設(shè)計作品，在網(wǎng)站上搜“配色”，你懂的。

以上就是成為一個快速的男人的秘籍！