|
表達(dá)技巧 引－ 你會(huì)怎么做? 講話竟會(huì)這樣 沒聽李的演講之前，謝里爾就已經(jīng)為自己將要向高級(jí)管理層做報(bào)告而心神不定?，F(xiàn)在她簡直是被嚇壞了。李在謝里爾眼中一直是個(gè)很有能力的家伙。今天的演講開始時(shí)還過得去，可后來大家發(fā)現(xiàn)少了史蒂夫，一個(gè)本應(yīng)在場(chǎng)的人竟然未被邀請(qǐng)。此后，這場(chǎng)演講變成了一系列關(guān)于未來決策的討論。謝里爾甚至都弄不清楚，李究竟要達(dá)到什么目的。他希望人們離開這里后做些什么呢？她為李感到難過，不過她不希望自己的報(bào)告也如此收?qǐng)觯∷鯓硬拍鼙苊馑傅腻e(cuò)誤？她如何保證自己的發(fā)言是有意義的，而不是在浪費(fèi)時(shí)間呢？ 舞臺(tái)和屏幕上的明星 剛看到一半，鮑勃就拿起遙控器把錄相機(jī)關(guān)掉了。觀看自己的發(fā)言遠(yuǎn)比想象中的更令人痛苦。他研究了聽眾、調(diào)研了演講主題、明確了目標(biāo)、花費(fèi)數(shù)小時(shí)理出了合乎邏輯的結(jié)構(gòu)，甚至讓兒子把排練錄了相。雖然花了這么多功夫，可他的發(fā)言還是枯燥無味。他把頭埋在自己的筆記里。他沒有使用視覺效果輔助工具。他圍繞著演講主題喋喋不休。沒錯(cuò)，他懂的很多，可大伙都昏昏欲睡。幸好，鮑勃的自信心還沒有喪失殆盡，知道自己在實(shí)際生活中詼諧、迷人，是一個(gè)講故事的好手。那么，究竟是什么地方出問題了呢？有沒有辦法將他的個(gè)性在發(fā)言中能得以體現(xiàn)，從而激發(fā)起聽眾的興趣呢？ 冗長的報(bào)告 當(dāng)布倫達(dá)在她的團(tuán)隊(duì)面前預(yù)演時(shí)，成員們都顯得十分茫然。報(bào)告的內(nèi)容很適合聽眾；研究結(jié)果也是無懈可擊，有關(guān)研究方法的詳細(xì)說明可以證明這一點(diǎn)；結(jié)構(gòu)合乎邏輯，布局合理，數(shù)據(jù)資料豐富；語言清晰，視覺效果很有說服力；結(jié)論也經(jīng)過了深思熟慮。布倫達(dá)的表達(dá)方式也表現(xiàn)得既優(yōu)雅大方又熱情洋溢。只是有一個(gè)問題--要花兩個(gè)小時(shí)才能全部講完，是規(guī)定的半小時(shí)的整整4倍！布倫達(dá)考慮多申請(qǐng)些時(shí)間。一個(gè)愛開玩笑的家伙建議她加快講話速度。一名成員懷疑是否有必要讓聽眾了解所有的細(xì)節(jié)，但多數(shù)成員認(rèn)為應(yīng)該將所有的工作情況包括在內(nèi)。布倫達(dá)知道，即使她能申請(qǐng)到更多的時(shí)間，也絕不可能是一個(gè)半小時(shí)！她必須進(jìn)行刪節(jié)，可怎么刪？刪什么？每一部分似乎都很重要。 發(fā)言是許多經(jīng)理工作的一部分。怎樣使發(fā)言成功？本主題向你提供一些有用的信息：如何準(zhǔn)備、排練、上臺(tái)發(fā)言，從而達(dá)到你想要的結(jié)果。 目 錄 第1章 核心概念 1、 發(fā)言的目的 2、 為發(fā)言做好準(zhǔn)備3、 4、 確定內(nèi)容和結(jié)構(gòu) 5、 組織發(fā)言內(nèi)容 6、 使用視覺效果 7、 預(yù)演 8、 有成效的發(fā)言 9、 回答提問 第2章 步驟 1、 準(zhǔn)備2、 發(fā)言的步驟 3、 設(shè)計(jì)發(fā)言的步驟 4、 練習(xí)和評(píng)價(jià)的步驟 第3章 技巧 一、 為發(fā)言做準(zhǔn)備的技巧 二、組織發(fā)言內(nèi)容的技巧 三、制造視覺效果的技巧 四、有效發(fā)言的技巧 五、回答提問的技巧 第4章 工具 1、 預(yù)先計(jì)劃工作表 2、 聽眾特點(diǎn)調(diào)查表 3、 背景情況研究表 4、 發(fā)言提綱 5、 后勤工作表 6、 反對(duì)意見預(yù)測(cè)表 第5章 自我測(cè)試 第6章 深入學(xué)習(xí) 第一章 核心概念 1、 言 的 目 的 發(fā)言是與他人交流信息的有力途徑，是一個(gè)將聽眾聚在一起進(jìn)行雙向?qū)υ挼臋C(jī)會(huì)。通過發(fā)言可以實(shí)現(xiàn)以下目的： 將你想讓聽眾了解的信息傳達(dá)給他們 對(duì)信息加以整理以滿足特定聽眾的需要 為討論有爭議或有挑戰(zhàn)性的觀點(diǎn)提供機(jī)會(huì) 了解人們對(duì)某一情況或觀點(diǎn)的反應(yīng) 爭取承諾和建立聯(lián)盟 發(fā)出行動(dòng)的號(hào)召 不同類型的發(fā)言 有許多種適合不同需要的發(fā)言類型，包括： 傳遞信息: 圍繞計(jì)劃、政策及程序進(jìn)行交流。 銷售：利益、特性及購買理由。 勸說：執(zhí)行某一觀點(diǎn)或路線的理由。 情況報(bào)告：項(xiàng)目、工作組或產(chǎn)品銷售的進(jìn)展情況。 產(chǎn)品演示：產(chǎn)品的操作方法。 商業(yè)計(jì)劃或策略規(guī)劃：下一步怎么辦，? 目標(biāo)? 是什么。 你的目的決定發(fā)言類型的選擇。你還需要調(diào)整發(fā)言以適應(yīng)： 聽眾的規(guī)模（大、中、?。? 場(chǎng)合的正式程度 會(huì)議的頻率（一次、偶爾、頻繁）。 二、為 發(fā) 言 做 好 準(zhǔn) 備 明確目的 你發(fā)言的目的就是你想要取得的結(jié)果，它可以是共享信息、討論問題、接受建議、反饋或銷售產(chǎn)品。目的是推動(dòng)發(fā)言的原動(dòng)力。在著手準(zhǔn)備時(shí)要問自己："我為什么要做這一發(fā)言？"以及"我希望聽眾聽完發(fā)言后做什么？" 你想告知、勸說還是推銷？你想讓聽眾理解、知曉還是采取行動(dòng)？注意，? 如果你的發(fā)言是關(guān)于預(yù)算問題的，? 那么使聽眾理解和使聽眾投票贊成完全是兩回事。 你想獲得聽眾的承諾嗎？ 只將那些有助于達(dá)到目標(biāo)? 的事例和細(xì)節(jié)納入發(fā)言之中。省略任何與此無關(guān)的、分散注意力或干擾主題的內(nèi)容。 你的目的還有助于你明確以下事項(xiàng)： 是否有必要做這一發(fā)言。 是否要在這一特定環(huán)境下向這些特定聽眾發(fā)言。 說什么和怎樣說。 后續(xù)工作有哪些。 可能的反對(duì)意見。 了解你的聽眾 發(fā)言是一次你和聽眾之間互動(dòng)式的對(duì)話。你對(duì)聽眾的了解越多，你的發(fā)言越會(huì)受到歡迎。你必須能回答以下問題： 他們是誰，? 他們與你的發(fā)言主題有何關(guān)系？ 他們對(duì)該主題了解多少？他們需要了解些什么？ 他們希? 望從這一事件中得到什么？從你的發(fā)言中得到什么？ 他們對(duì)某一特定類型的發(fā)言習(xí)慣嗎？ 他們對(duì)你有多少了解？他們還需要了解什么？他們對(duì)你看法如何？ 他們?yōu)槭裁匆鱿?？是自愿的還是被要求來的？ 他們的態(tài)度會(huì)怎樣，? 會(huì)很熱情？很禮貌？無動(dòng)于衷？或者是懷有敵意？ 還有其它的障礙、歷史或期待需要考慮嗎？ 了解發(fā)言的背景 你不是在真空中發(fā)言。發(fā)言的背景對(duì)其被接受的程度有很大的影響。你需要注意以下事項(xiàng)： 發(fā)言的場(chǎng)合是正式的還是非正式的？ 你發(fā)言時(shí)，? 聽眾是否剛吃完飯、剛喝過酒、剛下班，? 或剛參加完一項(xiàng)活動(dòng)？他們的精神狀態(tài)是疲勞的還是活躍的？上一次休息是在什么時(shí)候？ 在你之前的講話者是誰？之后是誰？這會(huì)對(duì)聽眾的反應(yīng)產(chǎn)生什么影響？ 你是不? 是這次活動(dòng)當(dāng)中、或者是這一天、這個(gè)上午或下午的第一個(gè)或最后一個(gè)發(fā)言者？ 要求你回答問題或散發(fā)講稿嗎？ 發(fā)言的時(shí)間有多長？你能在這個(gè)時(shí)間內(nèi)將意思表述完整嗎？ 你是否需要根據(jù)設(shè)備? 情況對(duì)發(fā)言作出調(diào)整？ 你對(duì)發(fā)言的物理環(huán)境有多大控制權(quán)？ 三、 確 定 內(nèi) 容 和 結(jié) 構(gòu) 確定發(fā)言內(nèi)容 許多人陷入過這樣的困境：知道自己想要達(dá)到的目的，但苦于無法找到恰當(dāng)?shù)脑~句和觀點(diǎn)。通常，最簡易的辦法是將工作分成幾個(gè)步驟。 第一步：確定關(guān)鍵信息--即你想讓人們記住什么、采取什么行動(dòng)。這些信息直接來自于你的目的。將關(guān)鍵信息控制在5條之內(nèi)并牢記時(shí)間限制。 第二步：找出支持信息的論據(jù)。要避免過分瑣碎，并不要僅僅局限于陳述事實(shí)。 第三步：最后，確定何處應(yīng)該吸引聽眾的參與、做出反應(yīng)、表示認(rèn)同或接受。 有了這些關(guān)于內(nèi)容的初步想法后，你就可以對(duì)它們進(jìn)一步加以提煉?？紤]以下問題： 你選擇的關(guān)鍵信息確實(shí)是最重要的嗎？它們支持發(fā)言的目標(biāo)? 嗎？ 所有層次的聽眾都能理解你提供的信息嗎？ 你的內(nèi)容能說服? 聽眾同? 意你的觀點(diǎn)嗎？ 邏輯關(guān)系清晰嗎？ 哪些論點(diǎn)需要進(jìn)一步展開？ 需要駁斥哪些對(duì)立的論點(diǎn)？ 注意：發(fā)言中只需涉及那些有說服力的細(xì)節(jié)。如果對(duì)某一論點(diǎn)的效果沒有把握，就去掉它。 四、 組 織 發(fā) 言 內(nèi) 容 有了發(fā)言的原始材料，還需要將這些材料組織起來。條理清晰的發(fā)言可以使聽眾聽起來毫不費(fèi)力，也就大大提高了你達(dá)到目的的可能性。 所有的發(fā)言都由三部分構(gòu)成：開場(chǎng)白、正文和結(jié)束語。 在開場(chǎng)白中使用一些"引子"來引起聽眾的興趣和注意，如一段評(píng)論、一個(gè)問題、相關(guān)故事、聲明或事例。在開場(chǎng)白中還應(yīng)做到： 明確發(fā)言的目的。 樹立個(gè)人威信。問自己："我在哪些方面能夠得到這些聽眾的信賴？"然后，? 在這些方面多下一些功夫?；蛘?，? 如果合適的話，? 請(qǐng)一位權(quán)威人士向大家介紹你的發(fā)言。 向聽眾闡述主題的重要性，? 即這個(gè)發(fā)言對(duì)于他們具有哪些意義？ 預(yù)先介紹將要涉及的要點(diǎn)。 發(fā)言的主要部分是正文。在這部分你應(yīng)該： 對(duì)主要論點(diǎn)進(jìn)行明確的闡述。 結(jié)合相關(guān)的論述、舉例及各種輔助資料，? 做到既保持趣味性又不? 分散注意力。 征詢聽眾的建議，? 并對(duì)他們的需要和問題做出回答，? 從而? 使聽眾參與進(jìn)來。 如有可能，? 征詢反饋意見來檢驗(yàn)聽眾的接受程度。 以強(qiáng)有力的結(jié)束語結(jié)束發(fā)言。這時(shí)你應(yīng)當(dāng)做的是： 開場(chǎng)白所提出的觀點(diǎn)與結(jié)束語當(dāng)中的結(jié)論要保持前后呼應(yīng)。 總結(jié)關(guān)鍵論點(diǎn)。 推薦采取的行動(dòng)。 建議達(dá)成一致意見。 取得承諾或接受。 結(jié)束發(fā)言。 如何增強(qiáng)趣味性 為使聽眾興致盎然，可以在發(fā)言中點(diǎn)綴以下內(nèi)容： 個(gè)人經(jīng)歷 比喻 幽默 事例 引語 插圖 專家證明 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 圖表 聽眾的參與 你的活力、身體語言和目光接觸 使發(fā)言更具說服力 將邏輯、感情和個(gè)人威信綜合在一起來說服聽眾。你發(fā)言的說服力很大程度取決于自身的熱情和對(duì)主題的信心。 一個(gè)發(fā)言應(yīng)該多長？ 通常，你的發(fā)言要符合他人的時(shí)間安排。例如，你被安排了30分鐘向一位買主作推銷演示?；蛘撸瑫r(shí)間由你來控制，你可以決定發(fā)言的最佳長度。以下原則對(duì)上述兩種情況都適用： 發(fā)言的長度應(yīng)當(dāng)至少保證準(zhǔn)確和完整地傳達(dá)一條信息。 在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，? 以能夠清晰完整地傳遞信息為標(biāo)? 準(zhǔn)，? 確定發(fā)言的長度。 論點(diǎn)不? 在多而? 在于精。 如果所剩時(shí)間不? 足以將一個(gè)論點(diǎn)向聽眾講清楚并使他們接受，? 留待另一次發(fā)言。 提前結(jié)束比最后沒講完或匆匆結(jié)束要好。 計(jì)劃好萬? 一發(fā)言時(shí)間被縮短，? 需要?jiǎng)h節(jié)哪些內(nèi)容。 五、使 用 視 覺 效 果 每個(gè)人都有其偏好的學(xué)習(xí)方式，但多數(shù)人對(duì)視覺效果所做出的反應(yīng)比對(duì)單一口頭表達(dá)所做出的反應(yīng)要積極。 使用視覺工具來幫助聽眾： 集中注意力； 記住事實(shí)； 理解觀點(diǎn)、關(guān)系或?qū)嵨锊季郑? 意識(shí)到你要轉(zhuǎn)入一個(gè)新的話題 視覺效果有助于強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)，并在以下方面尤其有效： 開場(chǎng)白。幫助聽眾將注意力集中到發(fā)言的目的上。 展示內(nèi)容安排。列出將要涉及到的關(guān)鍵要素。 突出要點(diǎn)。使用令人難忘的語句或運(yùn)用圖表來闡明要點(diǎn)。 回顧內(nèi)容結(jié)構(gòu)。分析整個(gè)過程和相關(guān)要點(diǎn)。 結(jié)尾。結(jié)束時(shí),將那些需要觀眾記住的信息用一種具有震? 撼力 的形式表現(xiàn)出來。 選擇產(chǎn)生視覺效果的工具 制造視覺效果有多種工具可供選擇，包括投影儀、幻燈片、計(jì)算機(jī)控制的幻燈機(jī)、活動(dòng)掛圖和講義等。在進(jìn)行選擇時(shí)，你需要考慮靈活性、成本及恰當(dāng)性。 媒介 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn) 投影儀 ? 靈活 ? 容易制作 ? 室內(nèi)的燈光方便目光交流 ? 適合于正式和非正式場(chǎng)合 ? 掛起和切? 換高射投影時(shí)顯得笨拙 幻燈片 ? 容易制作 ? 適合于正式演講 ? 需要花時(shí)間制作 ? 需要關(guān)閉燈光，? 無法與觀眾進(jìn)行目光交流 計(jì)算機(jī)控制的幻燈機(jī) ? 容易制作、更新和搬運(yùn) ? 清晰度無法保證 ? 會(huì)出現(xiàn)技術(shù)故障，? 需要有備? 用的投影儀 活動(dòng)掛圖 ? 靈活 ? 容易制作 ? 促進(jìn)相互間的交流 ? 聽眾規(guī)模大時(shí)效果不? 佳 ? 運(yùn)輸不? 便 講義 ? 對(duì)非正式和簡短的發(fā)言有用 ? 方便記筆記和帶走以供日后參考 ? 可以提供補(bǔ)充性的背景信息 ? 會(huì)吸引聽眾的注意力 如果你決定選擇散發(fā)講義的方法，無論是單獨(dú)使用還是配合其它產(chǎn)生視覺效果的方法，你分發(fā)這些講義的時(shí)間應(yīng)當(dāng)是： 發(fā)言之前，? 留給聽眾充足的時(shí)間吸收內(nèi)容，? 或者 發(fā)言之后，? 聽眾有一份重點(diǎn)提綱可作回顧之用。 避免在發(fā)言進(jìn)行的過程中分發(fā)閱讀資料。這樣會(huì)分散聽眾的注意力。 有效的視覺效果 不是所有的視覺效果都能起到提高發(fā)言影響力的作用。理想的視覺效果應(yīng)當(dāng)是： 簡單的 以圖形、圖標(biāo)? 和符號(hào)來強(qiáng)化或傳達(dá)一個(gè)概念 使用關(guān)鍵詞，而? 不? 是完整的一句話 每張幻燈片和投影只包含一個(gè)概念 每張活動(dòng)掛圖頁上只包括3-6個(gè)觀點(diǎn) 如果可能，? 使用彩圖，? 但不? 要使用過多的色彩 六、 預(yù) 演 克服對(duì)發(fā)言的畏懼 即便是一個(gè)職業(yè)演講家也會(huì)緊張。使發(fā)言獲得成功的關(guān)鍵是學(xué)會(huì)如何控制畏懼情緒。 了解聽眾。 發(fā)言前通過電話認(rèn)識(shí)聽眾，? 或在他們進(jìn)入會(huì)議室時(shí)當(dāng)面認(rèn)識(shí)他們。 預(yù)料最可能出現(xiàn)的提問和反對(duì)意見。 做好身心準(zhǔn)備? 。 進(jìn)行發(fā)言預(yù)演 對(duì)你在現(xiàn)場(chǎng)需要用到的設(shè)備? 和視覺效果進(jìn)行排練。 每次排練時(shí)都要預(yù)演發(fā)言的全過程。 預(yù)演時(shí)聲音要大,如果可能，? 在朋友或同? 事面前進(jìn)行。如果不? 具備? 這些條件,則對(duì)排練過程進(jìn)行錄音或錄相。 預(yù)演要進(jìn)行到使自己的發(fā)言聽上去不? 是在背誦為止。 把精力集中于所要交流的主題和對(duì)交流的愿望上，而? 不? 要集中于你的筆記上。 身心做好準(zhǔn)備 想象一幅發(fā)言大獲成功的畫面。重復(fù)? 一些積極的話，? 如"我很放松，? 一切? 準(zhǔn)備? 就緒"等。 通過運(yùn)用呼吸技巧、進(jìn)行放松練習(xí)、使自己興奮起來等方式減輕壓力。 問自己"最壞的情況是什么？"，? 并做好應(yīng)付這種可能的準(zhǔn)備? 。 對(duì)緊張情緒順其自然，? 不? 要試圖用食物、咖啡因、藥物或酒精來消除。 食物可能會(huì)難以消化或影響你的聲音。 咖啡因使你喉嚨發(fā)干而? 且使身體發(fā)抖。 藥物和酒精會(huì)影響你的談吐和敏銳性。 喝些熱茶或溫水可以令喉嚨舒適放松。 七、有 成 效 地 發(fā) 言 一旦你真正站在聽眾面前，你就可以集中注意力盡量使發(fā)言吸引人了，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候你已經(jīng)準(zhǔn)備好了將要傳達(dá)的信息和材料，你本人也處于良好的狀態(tài)。這時(shí)如果你能在談吐、聲音控制以及形象塑造上采用有效的策略，那一定會(huì)取得最佳的效果。 如何使你的發(fā)言產(chǎn)生效果 以交談的方式發(fā)言。 不? 要對(duì)著講稿照本宣科。不? 到迫不? 得已的時(shí)候，? 不? 要照著筆記講。 避免使用聽眾不? 熟悉的術(shù)語和行話。 面對(duì)聽眾進(jìn)行目光交流。如果你可以做出選擇的話，? 不? 要用講臺(tái)將自己與聽眾分隔開來。 如果想控制場(chǎng)面，? 引導(dǎo)聽眾參與或與聽眾融為一體，? 可以采用在聽眾中走動(dòng)的方法。 觀察聽眾通過非語言方式所做出的反應(yīng)。 手勢(shì)要自然、放松，? 不? 要把口袋中的鑰匙或硬幣弄得叮當(dāng)響。 注意呼吸節(jié)奏。這樣做能夠幫助你放松下來，? 并避免發(fā)出類似"嗯"、"啊"這樣的語氣詞。 如何有效地控制聲音 研究顯示，聲音和語調(diào)占聽眾接受信息的1/3，所以在聲音上花些功夫會(huì)產(chǎn)生積極的效果。 使你的語調(diào)自然，? 如日常談話一般。 如果沒有麥克風(fēng)，? 講話聲音應(yīng)大到每個(gè)人都能聽清楚。預(yù)演時(shí)檢查音響設(shè)備? 。 聽眾較多或空間很大時(shí)要使用麥克風(fēng)。事先排練一下，? 確定一個(gè)合適的音量。 講話時(shí)不? 要快得像打機(jī)關(guān)槍，? 也不? 要慢吞吞拉長腔調(diào)。排練時(shí)可通過錄音或請(qǐng)同? 事來聽的辦法來得到反饋信息。 富有表現(xiàn)力：講話的語調(diào)不? 要一成不? 變，? 應(yīng)通過語調(diào)的抑揚(yáng)頓挫來突出觀點(diǎn)。 吐字清晰：每個(gè)詞的發(fā)音要清晰。 如何樹立積極的形象 你對(duì)所要傳遞信息的信心和執(zhí)著可以從你的儀態(tài)和身體語言上反映出來。為使效果達(dá)到最佳，切記： 通過著裝和儀表來表現(xiàn)自信。 面部表情要表現(xiàn)出對(duì)聽眾的興趣。如果你太緊張而? 不? 能注視全場(chǎng)，? 就將目光集中于某一位聽眾身上。 與聽眾進(jìn)行目光交流，? 并不? 斷地保持這種交流。 八、答提問為提問做好準(zhǔn)備 有些人以為如果沒有提問，發(fā)言就很成功。但是，如果聽眾被你深深吸引、同你一起思考，他們很可能要向你提出問題。你要準(zhǔn)備好回答他們的問題。 預(yù)測(cè)可能碰到的問題，? 注意聽眾關(guān)心的問題和你的發(fā)言可能打動(dòng)他們的地方。 將你要講的內(nèi)容和其他人一起過一遍，? 問他們有什么問題。 讓聽眾清楚你何時(shí)回答問題及其原因。 我應(yīng)該何時(shí)回答提問 ? 在發(fā)言結(jié)束之后回答問題可以使你的發(fā)言更完整，使聽眾對(duì)內(nèi)容有一個(gè)整體印象。這是一種常見的方法。 向回答提問階段的過渡應(yīng)當(dāng)明確。 如果聽眾人數(shù)較多而? 且發(fā)言要錄音，? 應(yīng)重復(fù)? 問題使聽眾聽清楚。 不? 要僅僅面向提問者回答問題，? 要通過向全體聽眾復(fù)? 述問題并給出答案來控制問答過程。 在發(fā)言進(jìn)行中回答提問可以使大家注意力集中，并可以了解聽眾對(duì)你所傳遞信息的理解程度。但這種方法可能會(huì)使你對(duì)發(fā)言失去控制。 如果你選擇這種方法，? 可以立即回答提問，? 也可以在發(fā)言間隙插入問題回答。 在發(fā)言進(jìn)行中某一特定的時(shí)刻回答問題可以使你兼得以上兩種方式的優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)你想得到聽眾的反應(yīng)或了解他們想法的時(shí)候可以使用這種方式。 如果你選擇這種方法，? 一定要事先確定好這些時(shí)刻并且作好標(biāo)? 記，? 這樣你就不? 會(huì)忘記停下來征求問題。 如果你不知道問題的答案怎么辦? 如果你不知道問題的答案，可以為提問者提供找出答案的渠道或主動(dòng)提出為其尋找答案。 第二章 步驟 一、準(zhǔn)備發(fā)言的步驟 1. 明確 目的。 你希望取得什么結(jié)果？你希望聽眾聽完你的報(bào)告后做些什么？你的目的決定了你說什么和怎樣說。 仔細(xì)研究你的目的。你是想告知、勸說還是推銷？你想讓觀眾理解、知曉還是采取行動(dòng)？你希? 望聽眾何時(shí)采取行動(dòng)、如何采取行動(dòng)？ 目的要清晰。你的目的越清晰，? 你設(shè)計(jì)的發(fā)言就越有可能達(dá)到這些目的。例如，? "我希? 望這些聽眾能夠要求他們的下屬參與第一季度系統(tǒng)試運(yùn)行的首次展示。" 2. 選擇與目的相匹配的 策略。 例如，? 推銷產(chǎn)品應(yīng)傾向于增強(qiáng)說服? 力，? 內(nèi)容要涉及產(chǎn)品的特性、利益和競爭數(shù)據(jù)的比較說明。 只將那些有助于達(dá)到目的的信息納入發(fā)言之中。省略任何與此無關(guān)、分散注意力或干擾主題的內(nèi)容。 3. 了解你的 聽眾。 在發(fā)言之前，? 要了解聽眾的知識(shí)水平、興趣和立場(chǎng)，? 以及他們根據(jù)你的發(fā)言采取行動(dòng)的能力。 清楚你的發(fā)言能夠帶給他們什么。讓你的發(fā)言以聽眾為導(dǎo)向是至關(guān)重要的。 如果你對(duì)聽眾不? 熟悉，? 請(qǐng)會(huì)議的聯(lián)絡(luò)人員提供背景資料。如果可能，? 試著與至少一名? 能代表聽眾特征的人進(jìn)行接觸。 4. 使發(fā)言適合 聽眾的特點(diǎn)。 例如，? 比起針對(duì)非技術(shù)專業(yè)中層經(jīng)理的發(fā)言，? 針對(duì)技術(shù)專業(yè)決策層的發(fā)言應(yīng)該包括更多量化的細(xì)節(jié)內(nèi)容。 在聽眾成分多樣化的情況下，? 要盡量談及問題的不同? 側(cè)面，? 以照顧到各類聽眾的興趣所在。例如，? "這將對(duì)產(chǎn)品經(jīng)理產(chǎn)生以下影響……，而? 對(duì)工程師的影響將是……"。 在聽眾懷有敵意的情況下，? 開場(chǎng)時(shí)強(qiáng)調(diào)大家共同? 關(guān)注的問題。如果可能，? 應(yīng)化消極為積極。 為了給那些無動(dòng)于衷、倦怠或饑餓的聽眾注入活力，? 應(yīng)該以驚人的結(jié)論或生動(dòng)的案例作為開場(chǎng)白。 二、 設(shè)計(jì)發(fā)言的步驟 1. 集思廣益尋找靈感。 2. 確定內(nèi)容和論據(jù)。 3. 選擇 論點(diǎn)數(shù)量 , 使發(fā)言在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。 論點(diǎn)最好少而? 精。 如果你沒有時(shí)間將一個(gè)論點(diǎn)講清楚或讓聽眾接受，? 把它留到下一次發(fā)言。 如果對(duì)講話的長度沒有把握，? 多準(zhǔn)備? 一些數(shù)據(jù)、比喻或事例等輔助材料，? 如果時(shí)間不? 夠可以省略掉。 4. 組織 論點(diǎn)。 為使聽眾思路集中，? 發(fā)言應(yīng)始終保持邏輯清晰。 將最強(qiáng)有力的論點(diǎn)放在開始或結(jié)尾。不? 要將最好的觀點(diǎn)埋沒了。 開始時(shí),說明你發(fā)言的大方向及需要證實(shí)或說明的事項(xiàng)。 正文部分用事例、視覺效果和趣聞?shì)W事來支持主要論點(diǎn)。 在適當(dāng)?shù)拈g隔說明已經(jīng)講述的內(nèi)容和將要講述的內(nèi)容。 結(jié)尾時(shí)，? 總結(jié)主要論點(diǎn)，? 提出結(jié)論。 5. 列出可能遇到的問題及反對(duì)意見，6. 并決定如何面對(duì)和回答這些問題。 7. 準(zhǔn)備8. 視覺效果工具和輔助材料。 使用視覺工具來幫助聽眾： 記住事實(shí)； 理解觀點(diǎn)、關(guān)系或?qū)嵨锊季郑? 意識(shí)到你要轉(zhuǎn)入一個(gè)新的話題。 三、 練習(xí)和評(píng)價(jià)的步驟 1. 預(yù)演。 預(yù)演時(shí)練習(xí)使用你現(xiàn)場(chǎng)將用到的設(shè)備? 和視覺工具。 每次練習(xí)時(shí)預(yù)演發(fā)言的全過程，? 包括站姿、舉止及如何使用視覺工具。 預(yù)演時(shí)聲音要大。 預(yù)演要進(jìn)行到使自己的發(fā)言聽上去不? 是在背誦為止。 把注意力集中在所要交流的主題和交流的愿望上，而? 不? 要集中在你的筆記上。 如果發(fā)言是面對(duì)大量聽眾的公開活動(dòng)，? 將練習(xí)進(jìn)行錄像，? 逐段仔細(xì)檢查。 2. 發(fā)言前 收集反饋信息。 正式發(fā)言前，? 在試聽聽眾面前預(yù)演并征詢他們的反饋意見。試聽聽眾應(yīng)與真實(shí)聽眾的身份特征相近。例如，? 你要就某一主題向?qū)＜易鲌?bào)告，? 那么就找一位專家來試聽。 盡可能從各個(gè)方面對(duì)發(fā)言進(jìn)行測(cè)試，? 包括視覺效果、邏輯等。 你對(duì)這些聽眾產(chǎn)生了什么影響？ 3. 在發(fā)言 進(jìn)行過程中 進(jìn)行評(píng)估。 從一些跡象中觀察聽眾的反應(yīng)，? 看他們是感興趣還是不? 耐煩。 如果可能，? 請(qǐng)一個(gè)人坐在聽眾席間記錄聽眾的反應(yīng)。 你可以在發(fā)言結(jié)束之后立即記錄聽眾的反應(yīng)，? 那時(shí)你的記憶還很清晰。 注意聽眾所提的問題。這些問題也許表明了你的發(fā)言中有哪些地方需要澄清。 適當(dāng)情況下可以問問聽眾的感覺。 4. 發(fā)言結(jié)束后進(jìn)行評(píng)估。 評(píng)價(jià)發(fā)言的整體效果。目的達(dá)到了嗎？聽眾很投入嗎？記下好的方面和需要改進(jìn)的地方。 向可信賴的聽眾征詢反饋意見。 如果你要再次發(fā)言，? 可以從哪些方面對(duì)其加以改進(jìn)？ 你總結(jié)出哪些關(guān)于發(fā)言的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)？ 第三章 技巧 一、 為發(fā)言做準(zhǔn)備的技巧 * 明確發(fā)言的目的——這將決定你發(fā)言中的所有因素。 * 盡可能多地了解你的聽眾和他們的偏見及期望。 * 從聽眾的角度提出你的主題。 * 調(diào)整你的發(fā)言內(nèi)容以適應(yīng)當(dāng)時(shí)的環(huán)境背景--物理環(huán)境、時(shí)間和可能會(huì)影響你的聽眾的正在發(fā)生的重大事件等。 二、 組織發(fā)言內(nèi)容的技巧 *在整個(gè)過程中，要保證你的發(fā)言邏輯清晰。 *將最強(qiáng)有力的論點(diǎn)放在開始或結(jié)尾。不要將最好的觀點(diǎn)埋沒掉。 *開始時(shí)說明你發(fā)言的大方向及需要證實(shí)或說明的論點(diǎn)。 *在適當(dāng)?shù)拈g隔說明已經(jīng)講述的內(nèi)容和將要講述的內(nèi)容。 *結(jié)束時(shí)，總結(jié)主要論點(diǎn)，提出結(jié)論。 三、 制造視覺效果的技巧 ·使用簡短的文字，每張幻燈片不能超過六行字。 ·要斟酌你所使用的詞語。 ·要盡可能地使用圖形。 ·不要使用豎行字。 ·每張幻燈片最多使用兩種大小的字體。 ·對(duì)于沒有先后順序的內(nèi)容，使用項(xiàng)目符號(hào)而不要使用數(shù)字編號(hào)。 ·使用大寫字體和小寫字體。只有在題目和縮略語中才全部使用大寫字體。 四、 有效發(fā)言的技巧 ·不要對(duì)著講稿照本宣科，講話時(shí)可以參考筆記。 ·面對(duì)聽眾進(jìn)行目光交流。 ·如果想控制場(chǎng)面、引導(dǎo)聽眾參與或與聽眾融為一體，可以采用在聽眾中走動(dòng)的方法。 ·不要把口袋中的鑰匙或硬幣弄得叮當(dāng)響。 ·手勢(shì)要放松、自然。 ·有效地控制說話的聲音。 ·把注意力放在你要講的內(nèi)容和你的聽眾身上。 五、 回答提問的技巧 ·如果你知道答案，要回答得清楚簡潔. ·如果你不知道問題的答案，可以為提問者提供尋找答案的渠道或主動(dòng)提出為其尋找答案. ·對(duì)可能遇到的問題或爭議進(jìn)行預(yù)測(cè)，不要拒絕回答或者掩蓋問題. ·如果觀眾的提問開始打斷你發(fā)言的主題內(nèi)容，可以在白板或筆記本上將這些問題記錄下來，在會(huì)議結(jié)束時(shí)再對(duì)其進(jìn)行回答。 第四章 工具 哈佛管理導(dǎo)師--表達(dá)技巧輔助工具 預(yù)先計(jì)劃工作表 使用這個(gè)工作表可以幫助你對(duì)發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃。 主題: 應(yīng)何要求: 目的 如果你的發(fā)言取得了成功，直接結(jié)果將是什么？ 主要內(nèi)容 從你的發(fā)言中，聽眾必須要了解和記住什么？ 1. 2. 3. 4. 5. 論據(jù) 什么事實(shí)證據(jù)能支持你的主要信息？ 信息1 信息2 信息3 信息4 信息5 版權(quán)所有：哈佛大學(xué)校長和教師及其許可人。1998 中文版本由北京光華管理研修中心翻譯并制作 哈佛管理導(dǎo)師--表達(dá)技巧輔助工具 聽眾特點(diǎn)調(diào)查表 當(dāng)你為發(fā)言做準(zhǔn)備工作時(shí)，向自己提出以下與聽眾有關(guān)的問題。 問題 備注 1. 聽眾是誰，他們和你的發(fā)言主題有什么關(guān)系？ 2. 他們對(duì)于發(fā)言的主題了解多少？ 3. 他們想要知道什么？ 4. 對(duì)你發(fā)言中的重大事件，他們的期望是什么？ 5. 他們了解你嗎？他們可能還需要知道什么？ 6. 他們對(duì)你或你所代表的組織有什么看法？ 7. 他們是出于自愿還是被迫聽你的發(fā)言？ 8. 他們?cè)敢饨邮軉?？有熱情嗎？有禮貌嗎？是否懷有敵意？對(duì)你的發(fā)言是否缺乏興趣？ 9. 有沒有其它你需要考慮的障礙、歷史或期望？ 10. 什么樣的表達(dá)技巧最能吸引聽眾的注意力并有效地表達(dá)你的觀點(diǎn)？ (例如：證明、個(gè)人經(jīng)歷或多媒體手段) 版權(quán)所有：哈佛大學(xué)校長和教師及其許可人。1998 中文版本由北京光華管理研修中心翻譯并制作 哈佛管理導(dǎo)師--表達(dá)技巧輔助工具 發(fā)言提綱 一旦你計(jì)劃好了所要講的內(nèi)容，可以使用這張工作表幫助你對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行最有效的組織，明確哪些視覺工具和輔助材料可以增強(qiáng)表達(dá)效果，還可以估計(jì)你的發(fā)言所需要的時(shí)間。如果發(fā)言超過了規(guī)定時(shí)間，你必須調(diào)整發(fā)言內(nèi)容?！ ?BR> 發(fā)言內(nèi)容 視覺工具/輔助材料 時(shí)間 開場(chǎng)白 ·闡明目的。 ·簡述要點(diǎn)。 ·吸引聽眾的注意力?！ ?BR> 正文 ? 表達(dá)你要講的主要內(nèi)容?！ ?BR> 結(jié)束語 ·總結(jié)你的發(fā)言內(nèi)容。 ·鼓勵(lì)聽眾采取行動(dòng)。 版權(quán)所有：哈佛大學(xué)校長和教師及其許可人。1998 中文版本由北京光華管理研修中心翻譯并制作 哈佛管理導(dǎo)師--表達(dá)技巧輔助工具 后勤工作表 發(fā)言之前填寫此表，確認(rèn)你沒有忘記任何需要準(zhǔn)備的細(xì)節(jié)。 發(fā)言主題: 日期: 發(fā)言人: 發(fā)言地點(diǎn): 會(huì)議聯(lián)系人及其電話號(hào)碼: 現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系人及其電話號(hào)碼: 與會(huì)人數(shù): 需散發(fā)的材料: 現(xiàn)場(chǎng)布置 禮堂 馬蹄形 講臺(tái) 教室 休息間隔 舞臺(tái) 會(huì)議室 桌子：沖前面、側(cè)面或者背面擺放 其它： 設(shè)備和裝置 計(jì)算機(jī) 電源線 錄像設(shè)備/放像機(jī)和監(jiān)視器 投影儀/備用燈泡 活動(dòng)圖表/磁帶/記號(hào)筆 電話線 放置投影儀的桌子 LCD幻燈機(jī) 話筒 其它設(shè)備 版權(quán)所有：哈佛大學(xué)校長和教師及其許可人。1998 中文版本由北京光華管理研修中心翻譯并制作 哈佛管理導(dǎo)師--表達(dá)技巧輔助工具 反對(duì)意見預(yù)測(cè)表 發(fā)言之前填寫此表，來預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的反對(duì)意見或問題并準(zhǔn)備恰當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)方法。 聽眾成員/群體 普遍的問題或反對(duì)意見 可采取的應(yīng)對(duì)方法 (告知、說明和解決) 版權(quán)所有：哈佛大學(xué)校長和教師及其許可人。1998 中文版本由北京光華管理研修中心翻譯并制作 第五章 自我測(cè)試 問題1：下面的哪一項(xiàng)策略不能幫助你做好發(fā)言的身心雙方面的準(zhǔn)備？ 想象一幅發(fā)言大獲成功的畫面。重復(fù)一些積極的話：如“我很放松，一切準(zhǔn)備就緒?！薄 榱税l(fā)言的成功，在精神上保持興奮狀態(tài)。 在發(fā)言前一小時(shí)，喝一杯咖啡或茶?！ ?BR> 問題2:你選擇的發(fā)言類型取決于 ?！ ∵@次發(fā)言的正式程度?！ “l(fā)言面對(duì)的聽眾是誰、你要講的內(nèi)容以及你將怎樣表達(dá)?！ 〉綍?huì)聽眾的人數(shù)。 問題3:當(dāng)你考慮什么將幫助你實(shí)現(xiàn)發(fā)言的目的時(shí)，哪一項(xiàng)是你必須牢記的“不要做”的指導(dǎo)意見？ 不要像平常說話那樣發(fā)言，要使用筆記。 不要僅僅談?wù)撌聦?shí)。 不要說明在你發(fā)言之后希望產(chǎn)生的結(jié)果?！ ?BR> 問題4:大多數(shù)專家認(rèn)為, 在發(fā)言中很重要的一點(diǎn)是控制你要講的內(nèi)容和主要觀點(diǎn)的數(shù)量。大家公認(rèn)應(yīng)包含的主要觀點(diǎn)的數(shù)量是幾個(gè)？ 三個(gè) 五個(gè) 九個(gè) 問題5:發(fā)言的開場(chǎng)白有四個(gè)組成部分：1) 向聽眾闡述主題的重要性；2) 樹立個(gè)人威信；3) 預(yù)先說明將要涉及的要點(diǎn)。第四個(gè)組成部分是什么？ 對(duì)主要論點(diǎn)進(jìn)行明確的闡述。 明確報(bào)告的目的。 散發(fā)所有有關(guān)的輔助材料?！ ?BR> 問題6:在你發(fā)言的主體部分，哪一種是使聽眾參與進(jìn)來的有效方法？ 征詢聽眾的建議和問題。 使用視覺工具，比如投影儀，來闡述你的主要觀點(diǎn)?！ “l(fā)給聽眾一張表格，聽眾可以在這張表上記下與你講述的內(nèi)容有關(guān)的問題，以便在最后的提問階段使用?！ ?BR> 問題7:一次發(fā)言應(yīng)該進(jìn)行多長時(shí)間？ 一般來說，發(fā)言應(yīng)該不超過一個(gè)小時(shí)到一個(gè)半小時(shí)?！ ∫_(dá)到你發(fā)言目的所需要的時(shí)間?！ ≈辽偈乔宄屯暾乇磉_(dá)一個(gè)論點(diǎn)所需要的時(shí)間?！〈绑w底部 問題8:在發(fā)言進(jìn)行過程中，什么時(shí)候是散發(fā)講義或有關(guān)材料的最合適的時(shí)間？ 在發(fā)言開始以前?！ ≡诎l(fā)言進(jìn)行中?！ ≡诎l(fā)言結(jié)束以后?！ ≡诎l(fā)言開始以前，或者在發(fā)言結(jié)束以后?！ 「鶕?jù)你發(fā)言的目的，在發(fā)言開始以前、進(jìn)行中或結(jié)束后散發(fā)講義或有關(guān)材料?！ ?BR> 問題9:發(fā)言中的哪些因素能夠最有效地使內(nèi)容的表達(dá)和期望的結(jié)果最有說服力？ 專家證明、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、圖表等視覺工具以及聽眾的參與。 個(gè)人經(jīng)歷、事例、幽默和比喻。 將邏輯、感情和個(gè)人威信綜合在一起。 問題10:當(dāng)你不知道某個(gè)問題的答案時(shí)，你有什么有效的辦法處理這種情況？ 窗體頂部 記住提問人的名字，并記錄他們所提的問題，邀請(qǐng)他們?cè)谀惆l(fā)言結(jié)束后一起討論。記住，不要回答說你不知道。 首先說明這是一個(gè)好問題。承認(rèn)你不知道答案，然后進(jìn)入下一個(gè)問題?！ 樘釂栒咛峁ふ掖鸢傅那阑蛑鲃?dòng)提出為其尋找答案,或者詢問觀眾中是否有人可以回答這個(gè)問題?！ ?BR> 答案： 1 盡管在任何發(fā)言之前常常備有咖啡和茶，但是普通的茶和咖啡都含有咖啡因，它們可能會(huì)使你的喉嚨發(fā)干，還可能使嗓音顫抖?！∷幉杌驕厮畬?huì)使你的喉嚨放松。想象一幅發(fā)言大獲成功的畫面。重復(fù)說一些積極的話，比如“我很放松，一切已準(zhǔn)備就緒” 等?！ ? 2 你對(duì)發(fā)言類型的選擇取決于你在這次講話中的目的。 在選擇了適當(dāng)?shù)陌l(fā)言類型之后，考慮聽眾的規(guī)模、發(fā)言的正式程度和會(huì)議召開的頻率就是很重要的了?！ ? 3 你必須牢牢記住“不要做”的指導(dǎo)意見是：“不要僅僅談?wù)撌聦?shí)。” 雖然事實(shí)對(duì)于你論證觀點(diǎn)和達(dá)到目的很重要，但是一定要記?。菏聦?shí)本身并不是目的。另外，談?wù)撎嗟氖聦?shí)會(huì)使信息過濫。因此，在發(fā)言時(shí)你要控制所講述事實(shí)的數(shù)量，并且避免講述過多細(xì)節(jié)。 4 爭取將你的主要內(nèi)容和論點(diǎn)控制在五個(gè)以內(nèi)?！〈蠖鄶?shù)成年人回憶重要信息的記憶限度是三到七個(gè)。并且，你的內(nèi)容越復(fù)雜，你所講的論點(diǎn)就應(yīng)該越少。 5 第四個(gè)組成部分是用清晰簡潔的文字明確發(fā)言的目的。這實(shí)際上是你應(yīng)該做的第一件事情。 6 征詢聽眾的建議和問題，然后解決他們的問題及需要會(huì)使發(fā)言變成真正有互動(dòng)作用的過程。 什么時(shí)候征詢聽眾的建議和問題完全取決于你自己。在非正式發(fā)言中，你可以鼓勵(lì)聽眾隨時(shí)提出建議和問題；而在較為正式的場(chǎng)合，你可以在發(fā)言開始時(shí)告訴聽眾什么時(shí)候可以提出建議和問題。無論哪種方式，當(dāng)聽眾知道他們的意見和問題將得到考慮時(shí)，他們會(huì)更加專心地聽你的講話。 7 一次發(fā)言持續(xù)的時(shí)間至少應(yīng)該足以清楚和完整地表達(dá)一個(gè)論點(diǎn)?！≡诳紤]發(fā)言所需要的時(shí)間時(shí)，使這次講話能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束同樣很重要。記住，如果你沒有時(shí)間將一個(gè)論點(diǎn)講清楚或讓聽眾接受，就應(yīng)將它留到下一次講話?！ ? 8 為了獲得最佳效果，可以在以下兩種情況下散發(fā)有關(guān)材料： ? 發(fā)言之前，? 留給聽眾充足的時(shí)間吸收內(nèi)容，? 或者 ? 發(fā)言之后，? 聽眾可以有一份重點(diǎn)提綱作回顧之用。 一般而言，要盡量避免在發(fā)言進(jìn)行中散發(fā)有關(guān)材料。因?yàn)檫@樣會(huì)分散聽眾的注意力?！ ? 9 發(fā)言的說服力很大程度上是你自己的熱情和對(duì)主題的信心的結(jié)果。在發(fā)言中將邏輯、感情和個(gè)人威信綜合起來可以使你的發(fā)言更有說服力?！∑渌x擇，比如專家證明、視覺工具、個(gè)人經(jīng)歷、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、事例及其它重要因素可以使你的發(fā)言更有趣味性?！∠嘈拍惆l(fā)言的內(nèi)容并且將你的信心表現(xiàn)出來！ 10 如果你無法答出聽眾的問題，那么就要為提問者提供尋找答案的渠道或主動(dòng)提出為其尋找答案, 或者詢問聽眾中是否有人可以回答這個(gè)問題?！〔灰乇?、拒絕或掩蓋任何問題和爭論?！ ? 第六章 深入學(xué)習(xí) 最新哈佛管理信息 1996年10月號(hào) 完善發(fā)言之關(guān)鍵：分析聽眾 邁克爾 哈特斯利（Michael Hattersley） 發(fā)言在企業(yè)生活中已是無處不在，它對(duì)個(gè)人的職業(yè)生涯也極為關(guān)鍵。 在某些公司，如果不借助幻燈機(jī)和大量的幻燈片，你向兩個(gè)以上的人闡述某種思想或計(jì)劃是根本不會(huì)打動(dòng)他們的。許多公司對(duì)發(fā)言的形式執(zhí)行著嚴(yán)格的規(guī)定要求，同時(shí)，軟件商們又從相反的方向推波助瀾，對(duì)其產(chǎn)品進(jìn)行似乎永無盡頭的反復(fù)修訂，以求視覺效果更加明快、更扣人心弦。盡管如此，發(fā)言的失敗通常并不是因?yàn)榘l(fā)言者形象不佳、陪襯過多、或者在講臺(tái)上畏畏縮縮的作風(fēng)引起的，而是由于事先準(zhǔn)備的功夫沒有到家，他們還應(yīng)該對(duì)聽眾及其可能作出的反應(yīng)進(jìn)行深刻詳盡的分析。以下是進(jìn)行這一分析的7個(gè)步驟： 1. 界定你的聽眾--通常是聽眾群體 不，聽眾不僅僅是一張羅列了所有到會(huì)聽你發(fā)言的人員的名單。你的聽眾包括你希望其采取行動(dòng)的那些人，包括你希望不再干預(yù)你工作的上司以及可以實(shí)現(xiàn)你提出的生產(chǎn)目標(biāo)的員工等。幾乎在每一次發(fā)言中，次要聽眾的支持--至少是保持中立，將對(duì)你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)非常重要。在做出決定之前，你的上司會(huì)咨詢誰的意見？哪些個(gè)人或團(tuán)體對(duì)員工的工作態(tài)度比你具有更大的影響力? 花些時(shí)間列出可能會(huì)對(duì)你的提議產(chǎn)生影響或受到你的建議影響的重要聽眾的名單。將他們劃分為主要聽眾--關(guān)鍵決策人和你需要其直接支持的其他人員，以及次要聽眾--那些會(huì)受到你的計(jì)劃影響的人員以及那會(huì)對(duì)決策人產(chǎn)生某些長期影響的人員。 2. 問問自己：對(duì)這些聽眾采取什么方式比較合適? 你是在向他們灌輸還是在向他們?cè)儐?？大多?shù)商業(yè)交流都介于二者之間。你在向某個(gè)上層委員會(huì)提出建議時(shí)需要采取某種方式，在向你的下屬團(tuán)隊(duì)分派任務(wù)時(shí)則需要采取另一種方式。在《管理交流指南》（Guide to Managerial Communication）一書中，瑪麗蒙特（Mary Munter）為采取何種方式提供了一個(gè)有用的概念基礎(chǔ)。 從垂直的角度考慮，你應(yīng)從兩層含義上設(shè)計(jì)你對(duì)內(nèi)容的控制程度：你對(duì)必要信息的掌握程度，以及你對(duì)推動(dòng)主題問題有多大的執(zhí)行權(quán)。從水平的角度考慮，說明為了取得你所希望的成果，你需要聽眾多大程度的參與。正如蒙特所說："你控制得越多，聽眾的參與就越少；你控制得越少，聽眾的參與就越多。" 以下是一些選擇正確方式的經(jīng)驗(yàn)法則：如果你完全擁有必要的信息與威信時(shí)，可以采用"灌輸"的方式--當(dāng)然態(tài)度要禮貌，例如，當(dāng)你指示某個(gè)下屬完成某項(xiàng)日常工作時(shí)；如果你掌握了信息，而你的聽眾握有最終決策權(quán)，可以采用"勸說"的方式；如果你正努力就某一特別行動(dòng)方案尋求一致意見，可以采用"咨詢"的方式，例如，當(dāng)你需要說服同事支持你向高級(jí)管理層提出的建議時(shí)；如果你的觀點(diǎn)只是眾多觀點(diǎn)之中的一個(gè)時(shí)，可以采用"加入"的方式，例如，當(dāng)你代表你的部門出席某個(gè)跨部門的戰(zhàn)略會(huì)議時(shí)。 總的來講，對(duì)下屬，你可以灌輸，對(duì)上級(jí)，你需要加入。但也并非一貫如此：你可能需要從你的下屬那兒吸納意見（咨詢），或者游說你的上級(jí)做出某項(xiàng)有利的決策（勸說）。 3. 問問自己：他們可能對(duì)我的提議采取什么態(tài)度? 如果你對(duì)聽眾的界定足夠詳細(xì)，4. 那么對(duì)上述問題的回答就可能是：聽眾的成份是混合的。一部分聽眾對(duì)提議持支持態(tài)度，5. 另一部分聽眾持中立態(tài)度，6. 還有一部分聽眾持反對(duì)態(tài)度，7. 這種情況并不8. 少見。對(duì)那些已經(jīng)支持你的聽眾--即那些對(duì)你持積極態(tài)度的人，9. 需要說明行動(dòng)計(jì)劃并激發(fā)他們的熱情。讓這些人知道他們非常重要以及他們可以做哪些事情來表示對(duì)你的支持。持中立意見的聽眾是最容易用道理說服10. 的，11. 與他們分享事情的進(jìn)展情況并共同12. 分析是什么促使你相信這是一個(gè)好主意。持反對(duì)意見的聽眾可能永遠(yuǎn)也不13. 會(huì)積極地支持你，14. 但通過表示你理解他們的觀點(diǎn)并解釋為什么你仍然相信這一計(jì)劃，15. 你也許會(huì)促使他們轉(zhuǎn)變到中立的立場(chǎng)。 在這一階段的分析過程中，16. 要十分關(guān)注個(gè)人和團(tuán)體的動(dòng)機(jī)。某些人支持你也許只是因?yàn)樗麄兪悄愕呐笥眩?7. 不18. 要讓這一點(diǎn)誤導(dǎo)你對(duì)更廣泛的聽眾的態(tài)度產(chǎn)生一種虛假的安全感。聽眾中的某些人反對(duì)你的提議可能并不19. 摻雜任何感情因素。與這些人打交道，20. 要坦率地表明你的意見，21. 你會(huì)因此得到最好的幫助，22. 在此過程中，23. 要承認(rèn)他們的意見和所擔(dān)心的問題。 還有某些人反對(duì)你，24. 只因?yàn)樗麄儾?5. 愿看見你即將獲得成功--他們可能是害怕被你超越的上司、你的平級(jí)同26. 事或者干脆就不27. 喜歡你的同28. 事。這種反對(duì)意見是最難克服29. 的，30. 因?yàn)榉磳?duì)者不31. 可能承認(rèn)他們持反對(duì)意見的真實(shí)意圖，而32. 且可能想出非常稀奇古怪的原因來拒絕你的計(jì)劃。對(duì)付他們有兩種策略：第一，33. 吸納他們的建議，34. 共同35. 分享榮譽(yù)，36. 或支持他們?nèi)幦∧硞€(gè)必然的成功，37. 這樣也許可以給這些人一個(gè)臺(tái)階下；第二，38. 取得這些人的上級(jí)的支持。 39. 問問自己：他們已經(jīng)知道多少? 對(duì)聽眾而言，沒有什么比拿已經(jīng)很熟悉的題材來炒冷飯更讓他們感到無聊的了，也沒有什么比讓聽眾絞盡腦汁地去猜度發(fā)言者的意圖更讓他們感到沮喪的了。你至少需要收集多大的信息量才能為你的論題打下基礎(chǔ)？他們還需要哪些其它信息來理解和評(píng)判你的提議 ? 40. 問問自己：我的提議對(duì)他們有益嗎? 很顯然，這與第三個(gè)步驟有關(guān)，直指聽眾分析的要害。成功的經(jīng)理人會(huì)設(shè)身處地為將要聽取他們發(fā)言的人著想：如果你是他們，什么能促使你采取支持的態(tài)度？準(zhǔn)確地講，他們將如何受益？一般的可能性包括因此獲得更多的金錢或聲望、節(jié)省時(shí)間、鞏固友情、獲取職權(quán)、避免爭端或?qū)擂巍⑻岣叩匚?、使工作變得更容易，以及因此能夠位列贏家行列等等。 在最壞的情形下，你看不到顯而易見的好處，你傳達(dá)的信息看起來像個(gè)十足的壞消息。這正是你需要進(jìn)一步思考的問題：為什么這一消息或提議對(duì)我的聽眾沒有好處？回答了這個(gè)問題，你至少可以表明你理解并同情他們的觀點(diǎn)。要尋找減輕這一打擊的方法。你能證明你的主意是矬子里拔將軍，而其它的選擇方案會(huì)更糟嗎？能夠讓人們對(duì)事情將來也許會(huì)有所改觀抱有希望嗎? 41. 推銷利益，而42. 不43. 要推銷特色。 太多的經(jīng)理人相信，邏輯的絕對(duì)力量將說服其他人支持他們的提議。大錯(cuò)特錯(cuò)。只有在理性說服的方式能夠使你的聽眾確信你希望他們采取的行動(dòng)符合他們的利益或能帶來更大好處的時(shí)候，這種方式才會(huì)發(fā)生作用。 這意味著要推銷利益，即聽眾會(huì)得到什么，而不是推銷特色，不管那些特色在你看來是多么令人著迷、重要或出色。例如，顧客可能對(duì)某個(gè)新的管理信息系統(tǒng)（MIS）的潛在技術(shù)毫無興趣，而你對(duì)這一技術(shù)的復(fù)雜性了如指掌并為之著迷，但是顧客非常感興趣的可能是這一系統(tǒng)會(huì)為他們節(jié)省時(shí)間與金錢。 44. 確保你的發(fā)言結(jié)構(gòu)適合你的聽眾。 對(duì)自己的遠(yuǎn)見卓識(shí)完全自信的經(jīng)理人通常會(huì)有一種道出一切的迫切心愿，這種迫切心愿是可以理解的。別試圖這么做。一個(gè)聽眾只能吸收一次發(fā)言中的幾個(gè)關(guān)鍵論點(diǎn)。要確保你在發(fā)言中明白指出了你希望被人們記住或突出的關(guān)鍵點(diǎn)。 高中的演講老師總是喜歡說："告訴聽眾你要講些什么，然后便進(jìn)入正題，最后再總結(jié)一下你講過的內(nèi)容。"開門見山，這是一個(gè)好建議。當(dāng)你的開場(chǎng)白結(jié)束時(shí)，你的聽眾就應(yīng)該能夠準(zhǔn)確理解你的意圖。只有假設(shè)聽眾知道你的大方向，他們才能跟上你的思路。接著，在你繼續(xù)向下進(jìn)行時(shí)，要清楚地表明每一個(gè)觀點(diǎn)在你整個(gè)論述中位置。 有效的發(fā)言要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目標(biāo)：推銷你的提議會(huì)帶來的利益，并中和反對(duì)意見。實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的順序取決于聽眾的態(tài)度。如果他們普遍持反對(duì)意見，你就需要立即應(yīng)付這些反對(duì)意見。如果你沒有贏得聽眾的全部注意力，你最有力的論點(diǎn)也會(huì)毫無效果。在持反對(duì)意見的聽眾知曉你在某種程度上理解并分享他們所關(guān)心的問題之前，你的提議將很難得到貫徹。 如果聽眾的反對(duì)很婉轉(zhuǎn)，如"或許有更好的解決方案"，或反對(duì)意見在聽眾有機(jī)會(huì)進(jìn)行深入思考或與他人交流意見之后才出現(xiàn)，那么只有先解釋你的方案的優(yōu)越性，再處理這些反對(duì)意見?；夥磳?duì)意見的最好方式通常是，提出與你自己的提議同樣合理但稍有缺陷的待選方案。這可以表現(xiàn)出你的判斷是多么客觀與成熟，同時(shí)又可以讓你指出代選方案不利的一面。當(dāng)聽眾對(duì)你的計(jì)劃的看法甚為復(fù)雜時(shí)，這種方式就顯得猶為適合。不管聽眾是否同意你的意見，他們都會(huì)感到自己參與了問題的討論。 適當(dāng)?shù)慕Y(jié)論可以告訴聽眾你對(duì)他們講了些什么。完美的結(jié)論應(yīng)當(dāng)著眼于未來，向聽眾強(qiáng)調(diào)采納你的意見會(huì)帶來哪些利益。結(jié)論也應(yīng)概述接下來所應(yīng)采取的步驟，表明你不僅知道往何處去，而且已有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃。同時(shí)，你還要明確表示你的發(fā)言已經(jīng)接近尾聲。聽眾通常會(huì)非常注意你的開頭與結(jié)尾，對(duì)中間部分則較少關(guān)注。讓聽眾知道你的發(fā)言即將結(jié)束為你提供了一個(gè)向聽眾闡明主要觀點(diǎn)的機(jī)會(huì)，因?yàn)槁牨娫谶@個(gè)時(shí)候注意力最集中。 |
|
|
