在我們求職或職業(yè)生涯的許多階段，我們都會被要求做口頭報告。能夠做一個好的口頭報告是一項重要的技能，在此給大家介紹口頭匯報常見的陷阱，并提出了做一個好的口頭匯報的建議。

前期準備工作

準備工作階段我們應(yīng)該考慮以下幾點：

（1）你的目的

你的目的是什么？是為了傳遞知識嗎？是為了引發(fā)辯論嗎？還是為了引起人們對你研究的興趣？如果你不確定你的演講的目的，那么你不能期望你的聽眾會對你感興趣，而且你的演講不太可能有效地利用任何人的時間。

（2）你的聽眾

你在跟誰匯報？他們在這個問題上的專業(yè)水平如何？在討論要點之前，你是否需要闡述基本原則？這一點很重要，因為如果你的演講不比他們現(xiàn)有的知識更深入，那么你的演講可能無法刺激你的聽眾，你的聽眾很有可能會失去興趣。然而，你也可能因為在一個他們還沒有掌握的問題上講太多的細節(jié)疏遠了你的聽眾。

您需要根據(jù)您的受眾調(diào)整您的演示文稿（PowerPoint, PPT），而不是簡單的將以前的PPT重復(fù)使用。作為一般規(guī)則，在口頭匯報中簡單地闡述一下基本原則是十分必要的，因為你的聽眾通常會有不同專業(yè)知識水平。

對于較小的受眾群體，可以很方便的向聽眾提出問題與聽眾進行交流。當聽眾數(shù)量過多時，也有與聽眾交流的方法，例如使用聽眾響應(yīng)系統(tǒng)(如投票鍵盤)，讓聽眾鍵入對問題的答復(fù)。

（3）你的時間

你有多少時間準備和收集信息？和任何項目一樣，時間意識非常重要。如果匯報內(nèi)容涉及一個你不熟悉的主題，你需要留出更多的時間進行研究和閱讀。多聽取他人的意見，從更有經(jīng)驗的同事那里尋求建議，并根據(jù)他們的反饋修改你的PPT可以節(jié)省時間。

你的目標應(yīng)該是盡早準備好你的PPT，以便有一段時間的思考和練習，在這段時間里你可以對你的演講進行微調(diào)。

還需特別注意你被分配給演講的時間，一個好的匯報者應(yīng)該對內(nèi)容進行取舍在規(guī)定時間內(nèi)完成全部內(nèi)容。否則會被人認為是沒有做好準備。

（4）你的技能

每個人的表達能力與口頭匯報的經(jīng)驗各異。然而，口頭匯報永遠是我們職業(yè)生活的一部分，值得建立信心和技能。我們可以在日常的學術(shù)活動中向經(jīng)驗豐富的老師或前輩們學習匯報技巧。

口頭匯報在很大程度上可分為兩個部分：內(nèi)容和視覺陳述。沒有內(nèi)容，縱使視覺效果再美也沒有絲毫營養(yǎng)；如果沒有好的視覺演示，又會變成一場枯燥而乏味的演講。以下是一些關(guān)于內(nèi)容和視覺表現(xiàn)的建議。

（1）根據(jù)匯報目的來整理匯報內(nèi)容

當你有諸多任務(wù)要完成時，你很容易就會被細節(jié)所吸引。然而，提醒自己你的目的，根據(jù)目的來整理需要匯報的內(nèi)容。

（2）明確匯報的結(jié)構(gòu)

在演講開始時用簡潔的介紹讓聽眾清楚地了解演講的結(jié)構(gòu)，并在整個演講過程中使用標題，以便在新主題開始時引起聽眾注意。這將確保您的受眾能夠記住這些標題所重申的幾個關(guān)鍵點。值得注意的是人們通常不會保留超過五個關(guān)鍵點。最后要有一個明確的結(jié)論，并以此為契機提醒聽眾涉及的所有要點。

（3）開場白決定成敗

在演講開始時，聽眾的注意力跨度是最大的。這也是你的聽眾會決定你的演講是否值得關(guān)注的時候。在演講廳里有很多分散注意力的事情，如果你不利用這種集中注意力的方式，你可能就會失敗。試著想出一個有趣的開場白或軼事，讓你的聽眾很容易進入你將要匯報的內(nèi)容中。

（4）集中注意力

為抓住觀眾的注意力，你需要保持這種高度的注意力。在此推薦給大家以下幾種方法。根據(jù)不同的設(shè)置，為聽眾分配任務(wù)(例如小組討論)可能是合適的。這將使聽眾有時間反思已經(jīng)介紹過的內(nèi)容，并積極與他們接觸。任何觀眾的自然注意力跨度在大約10分鐘后就會下降，因此每隔10分鐘鞏固關(guān)鍵點也是必要的。

（5）適當使用幽默

口頭匯報時使用幽默來活躍氣氛是很好的，但是要因人而異。如果它不適合你，就不要強迫自己去幽默。記住，沒有人希望你變得風趣；畢竟，期望你既是一名喜劇演員，又是一名關(guān)于你的主題的專家，這將是一項艱巨的任務(wù)。

（6）一圖勝千言

不要在PPT上塞滿一長串句子，只要有可能，就用圖片來表達觀點?？茖W研究發(fā)現(xiàn)人們能看到和聽到的東西最多保留50%，所聽到的東西只保留20%。從PPT上逐字朗讀是一種迅速讓聽眾昏昏欲睡的可靠方法。圖形和圖表也是實用的，但它們必須有明確的標簽，以便于受眾快速的理解。為了清晰起見，避免使用三維及多維圖表。

圖片只是為了使PPT看起來更好，方便聽眾理解。刪除不必要的圖形或貼畫，比如一只可愛的卡通猴子。谷歌圖片是一個很好的資源庫，但要注意版權(quán)問題。

（7）小心使用多媒體

如果多媒體使用得當，視頻和聲音可以幫助使主題變得更加生動。然而，要確信他們會幫助你表達你的觀點，而且你并不是為了使用而使用。視頻保持簡短，長視頻對PPT沒有多大幫助，時間上也來不及。如果您使用的是視頻或聲音，請事先確保它在您將在當天使用的計算機上工作，如果不能，則有一個備份計劃。

（8）保持PPT之間的一致性

為所有幻燈片確定一個通用的設(shè)計，以便顏色和字體在整個PPT中保持一致。如果您是代表您的醫(yī)院或部門，很可能存在部門的徽標的模板幻燈片可用作參考。最好是堅持一個簡單的背景與對比強烈的文本。避免花哨的字體，或使用戲劇性的幻燈片過渡或動畫。在PPT設(shè)計中一個原則是：少就是多。

進行口頭匯報

做好所有準備工作后，進行口頭匯報是最后一步了，這將使你的努力工作得到公正的評價。雖然有些人可能天生比其他人更有信心，但每個人都有能力通過實踐有效地完成任務(wù)。

（1）練習、練習、練習

和大多數(shù)事物一樣熟能生巧，很少有天生的演說家?？雌饋磔p而易舉的完美表現(xiàn)背后是無數(shù)次的練習。有些人建議自己錄制視頻，這樣你就可以回放錄音，然后找出壞習慣或調(diào)整不順暢的地方。

練習還可以確保匯報當天少出現(xiàn)錯誤，在正式場合出現(xiàn)錯誤可能是災(zāi)難性的。面對友好的觀眾進行彩排也是無價之寶。你還可以預(yù)測一些可能會被問到的問題，事先準備好答案。

（2）把握好時間

如果你能在規(guī)定時間內(nèi)完成匯報，你的聽眾將會欣賞你的演講，你接下來的演講者也會按照規(guī)劃的時間來匯報。如果你超過了時間限制，大多數(shù)主持人會阻止你，這可能會妨礙你作出一個有效的結(jié)論。

如果你確實發(fā)現(xiàn)由于某種原因你不得不減少你的演講時間（例如，你高估了你的內(nèi)容，或者之前的匯報者占用了太多時間），你不應(yīng)該匆忙地完成你的演講，試著事先考慮一下你可以在不失去演講內(nèi)容的情況下安全地省略哪些內(nèi)容。

（3）調(diào)整你的語調(diào)和速度

單調(diào)的匯報不會使你受到聽眾的喜愛，更重要的是，單一的語調(diào)和語速不能充分的強調(diào)要點。例如，在討論一個關(guān)鍵點時慢下來，這就是在向你的聽眾發(fā)出信號，你所說的話是很重要的。調(diào)整自己的節(jié)奏是很重要的，因為太多的匯報者會快速的完成他們的匯報，而聽眾卻很難聽懂。

（4）肢體語言

肢體語言對口頭匯報十分重要。說話時盡量與幾位聽眾保持眼神交流。記住，如果你真的對你的匯報的主題感興趣，你的肢體語言很可能會自發(fā)出現(xiàn)。然而，過多的肢體語言(如過度的手舞足蹈或過分熱情的手部動作)同樣會使人分心。

目前在匯報中使用激光筆變得越來越流行，但務(wù)必注意這可能會限制自然的身體運動。如果使用激光指針，它應(yīng)該在一個點上保持穩(wěn)定，而不是繞圈或下劃線，并且不應(yīng)該在幻燈片上太快地劃過。此外，還需要檢查激光指針是否在最后排可見。

匯報結(jié)束之后

在結(jié)束了你的匯報并走下講臺之后，下一步是什么？

（1）獲得反饋

在這一階段，反饋仍然是非常重要的。盡管準備確實增加了做好口頭匯報的可能性，但這并不能保證做好口頭匯報。聽眾的提問本身就是一種反饋形式，聽眾的問題可能會引發(fā)一場辯論或熱烈的討論，這反應(yīng)你已經(jīng)和你的聽眾很好地聯(lián)系在一起了。

（2）一個意想不到的問題？

盡管演講者經(jīng)常熱衷于澄清觀點和回答聽眾的問題，但可以肯定的是，這個意想不到的問題是任何匯報中最可怕的部分。有很多方法來處理這種預(yù)料之外的情況。

首先，確保你仔細聽了整個問題，不要進行打擾。然后停下來，把問題重復(fù)一遍。這樣做不僅讓你有時間吸收答案，也有助于向其他聽眾強調(diào)這個問題。這是有用的，因為你可能會發(fā)現(xiàn)，一些聽眾會對這個問題有意見。

做完這件事后，盡你最大的努力回答這個問題。誠實的承認你將不得不做更多的研究，以充分解決這個問題。最后，把它變成與觀眾討論的跳板。你可以把這個問題和聽眾的另一個問題聯(lián)系起來。

（3）抓住每一個機會

無論你認為你的演講做得多么好或多么糟糕，你的演講技巧只會隨著更多的練習而變得更好。即使是最簡單的演講，比如小組教學，也可以用來提高你的技能。從不同群體的人那里獲得反饋會給你提供進步的可能，并且可能會帶來一些你以前沒有注意到的事情。

結(jié)論

本文分享了如何使用一個基本框架來進行口頭匯報，但這不是一個詳盡的指南。就像大多數(shù)技能一樣，一個好的導師將是你最好的資產(chǎn)。如有可能，向一位經(jīng)驗豐富的資深同事尋求建議，并觀察在場的優(yōu)秀演講者，以獲得靈感。希望大家能夠進行一個精彩的口頭匯報！

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