會議對我們來說并不陌生，由于工作性質(zhì)或者體制原因，我們工作中總是充滿著各種各樣的會議。會議作為日常工作中的重要組成部分，對于統(tǒng)一思想、指導(dǎo)監(jiān)督、落實決議、促進(jìn)工作的作用不容質(zhì)疑，而且應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到會議在今后工作中必將發(fā)揮越來越重要的作用。但是，不可否認(rèn)的是，當(dāng)前會議管理中還存在著一些問題。筆者通過對當(dāng)前會議管理中的問題研究分析，并結(jié)合會議管理發(fā)展趨勢，就如何加強(qiáng)和規(guī)范會議管理，進(jìn)一步提高會議質(zhì)效提出了一些建議，以期對今后會議管理工作有所幫助。

一、當(dāng)前會議管理中存在的問題

（一）名稱繁多，缺乏管理。各類會議，尤其是以部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名義召開的工作會、業(yè)務(wù)會和研討會、調(diào)度會、觀摩會等名目繁多、接二連三、層出不窮，而且會議安排系統(tǒng)性不強(qiáng)，缺乏統(tǒng)籌安排，造成了會議擁擠甚至撞車等現(xiàn)象較為突出。以某單位為例，該單位曾在一個月內(nèi)召開各類系統(tǒng)會議8次之多，平均三四天就有一個會議，因此而被稱之為“會議月”。

（二）效率不高，文山會海。有的會議沒有必要召開或者可開可不開；有的會議準(zhǔn)備不充分、議題沒有重點。眾多會議使基層同志陷入“文山會?！?，重復(fù)奔波，窮于應(yīng)付，難以集中精力想大事、議大事、抓大事，已成為基層的負(fù)擔(dān)之一，同時也影響了機(jī)關(guān)的效率和形象。眾“會”漸欲迷人眼，讓人應(yīng)接不暇，眼花繚亂。由于常常接連幾天開會，或者剛開完了這個會，又要馬不停蹄地“轉(zhuǎn)場”參加另一個會議，以至于有的同志戲稱自己為“常駐”會議的代表。

（三）注重形式，忽視內(nèi)容。有的會議只重視會議的形式、規(guī)格、規(guī)模和聲勢，而忽略會議的內(nèi)容；有的是對業(yè)已布置安排的工作的進(jìn)行簡單強(qiáng)調(diào)，會議內(nèi)容卻單薄、空洞；有的以會議落實會議，以會議傳達(dá)會議，習(xí)慣于將會議當(dāng)“收發(fā)室”、“傳聲筒”；有的會議只草草傳達(dá)幾個文件或通知了事；有的會議，會而不議，議而不決，決而不行，行而無果，只有“會”的形式而沒有“議”的實質(zhì)，名副其實地成了“空殼”會議。

二、當(dāng)前會議管理發(fā)展趨勢分析

現(xiàn)代社會是一個講究效率的社會，傳統(tǒng)的會議形式、方式、模式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代稅收工作的需求，必須隨著時代發(fā)展對于會議管理賦予新的內(nèi)容，使其發(fā)揮越來越重要的作用，承擔(dān)著越來越重要的職責(zé)。

（一）由“會場式”向“網(wǎng)絡(luò)式”逐漸轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)意義上的一般會議，都是采用幾個與會者聚在一個會議室里開會的方式進(jìn)行，即“會場式”會議。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會議形式也越來越多，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和視頻設(shè)備基礎(chǔ)上的“網(wǎng)絡(luò)式”會議，獲得的會議效果一點不亞于“會場式”會議?？梢灶A(yù)見的是，基于信息技術(shù)之上的“網(wǎng)絡(luò)式”會議必將逐漸取代“會場式”會議而成為未來會議的主要形式。

（二）由高成本、低效率向低成本、高效率轉(zhuǎn)變。一是重視會前準(zhǔn)備工作。凡“會”預(yù)則立，不預(yù)則廢。一般來說，凡是成功的會議在會前花的時間要比開會時間要長，會前與會中所花費時間比應(yīng)該是2：1。因此，應(yīng)更加重視會前調(diào)研、材料準(zhǔn)備、問題的溝通交流以及議題的確立等，需要精心組織和準(zhǔn)備。二是更加嚴(yán)格遵守會議議程和時間，不超時、不延時，務(wù)必在規(guī)定的會議時間內(nèi)結(jié)束會議，盡最大可能降低會議成本。聯(lián)合國主管會務(wù)工作的前副秘書長陳健在上任初期，發(fā)現(xiàn)造成聯(lián)合國會議管理部巨額虧損的主要原因是聯(lián)合國的文山會海和會議的無序性。為改變這種狀況，陳健進(jìn)行了大刀闊斧的改革：首先是嚴(yán)格限定會議時間，必須按照事先通過的會議安排進(jìn)行，過時不候。會議必須在規(guī)定時間內(nèi)結(jié)束，對超時者就采取撤走翻譯、服務(wù)人員等‘強(qiáng)制措施’；其次是嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)文件篇幅的規(guī)定。這些改革富有成效，會議管理部由“虧損大戶”一躍而成“盈利大戶”，受到了聯(lián)合國前秘書長安南的高度稱贊。聯(lián)合國的這一做法對于做好會議管理工作具有一定的啟迪和借鑒意義。

（三）由重會議本身向與會后效果督查并重方面轉(zhuǎn)變。會而議，議而決，決而行，行而果。這是高質(zhì)量會議的最終目的。高質(zhì)量的會議要規(guī)格適度、會風(fēng)端正、召開及時、會議簡短、準(zhǔn)備充分、取得效果。對于會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，務(wù)必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做，力求使每次會議都有具體的成果。同時要以切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，杜絕只開花而不結(jié)果，只開會而不問效果的問題發(fā)生。

三、對規(guī)范會議管理提高會議會務(wù)質(zhì)量的建議

開好會議，有利于集思廣益，民主決策，形成共識，協(xié)調(diào)一致，推動稅收工作發(fā)展。根據(jù)會議管理發(fā)展趨勢和稅收工作要求，筆者認(rèn)為要從以下幾方面加強(qiáng)和規(guī)范會議會務(wù)管理工作。

（一）統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌安排。一是建章立制，成立組織。結(jié)合實際，建立會議審批標(biāo)準(zhǔn)、審批程序、審批制度。在此基礎(chǔ)上，成立會議會務(wù)管理中心，具體負(fù)責(zé)會議會務(wù)管理工作。二是理順程序，上報審批。各部門于每季度初對本季度計劃召開的各類會議及時報送會務(wù)管理中心，由會議管理中心對會議日期、會議規(guī)模、會議規(guī)格、會議日程（議程）、參加人員等情況按類進(jìn)行匯總梳理，及時向黨組會議進(jìn)行匯報審批。三是制定計劃，組織實施。待定會議審批后，由會議會務(wù)管理中心按照市局黨組會要求，制定會議計劃和實施方案，對各部門召開的會議進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。

（二）嚴(yán)格把關(guān)，精簡合并。會議不經(jīng)審批一律不得召開。對于會議，要堅持“十不開”原則，以切實達(dá)到精簡會議之目的。一是對于能通過局域網(wǎng)、視頻系統(tǒng)、電話、傳真等發(fā)布和反饋信息解決問題的，不集中開會；二是對于既沒有明確主題、又無實質(zhì)內(nèi)容、可開可不開的會議堅決不開；三是各種無實際效果的研討會、座談會堅決不開；四是已有明確決議的會不再重復(fù)開；五是準(zhǔn)備不充分的會議不開；六是能合并的會（性質(zhì)相近、內(nèi)容相同、相互包含）不單獨開，避免會出多門，重復(fù)浪費；七是照搬照抄上級會議而無明確任務(wù)，不能解決實際問題的會議不開；八是要對各種工作例會作定期檢查分析，無實際價值的例會不開；九是公款旅游性質(zhì)的“游”會一律不準(zhǔn)開；十是費用超標(biāo)的會議不準(zhǔn)開。另外，可仿照政府部門有關(guān)做法，實時開展“無會月”、“無會周”活動，適當(dāng)壓縮精簡一些不必要的會議。

（三）改進(jìn)方式，提高效率。一是準(zhǔn)備充分，議題明確。會議議題應(yīng)集中，不宜太多，能切實解決實際工作問題，并且會前要使每一位與會者明確會議目的、宗旨、議題，掌握有關(guān)文件材料并做好發(fā)言準(zhǔn)備，不開“空手”會，不開無準(zhǔn)備之會。二是發(fā)揮信息技術(shù)，推廣視頻會議。各級要積極利用現(xiàn)代化通信技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，加快實現(xiàn)辦公自動化的步伐，建立功能比較完備的視頻會議室，積極推行視頻網(wǎng)絡(luò)會議、電視電話會議，將一些會議直接開到基層，避免層層開會，層層傳達(dá)，進(jìn)一步降低會議管理成本。除非有特別要求的重要會議，一般性會議都要通過視頻網(wǎng)絡(luò)的方式組織召開。三是改進(jìn)會風(fēng)，增強(qiáng)針對性。大力提倡開專業(yè)會議和現(xiàn)場會議，開小會和短會，減少會議報告篇幅，做到文風(fēng)精練，發(fā)言簡短，切中要害，突出重點，避免重復(fù)。會議日程務(wù)必高度緊湊，盡量縮短時間，另外應(yīng)有針對性地多開一些工作創(chuàng)新和經(jīng)驗交流會，以利于相互交流、相互促進(jìn)、相互提高。

（四）勤儉辦會，厲行節(jié)約。要本著務(wù)實、節(jié)儉、高效的原則，會議盡量在單位內(nèi)部或系統(tǒng)內(nèi)部召開，嚴(yán)禁到高級賓館或旅游度假區(qū)、風(fēng)景名勝區(qū)開會。要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，控制會議規(guī)模、會期和參加會議的人數(shù)，實行要會議經(jīng)費預(yù)決算制度，不得超標(biāo)準(zhǔn)使用會議經(jīng)費。要嚴(yán)格實行黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制，嚴(yán)禁借開會之機(jī)發(fā)放會議紀(jì)念品和組織公款旅游活動。

（五）加強(qiáng)督查，評估問效。會議會務(wù)管理中心定期開展問卷調(diào)查，采取發(fā)放調(diào)查問卷等形式，對各種會議的質(zhì)量作出評價。同時，以實地檢查的方式了解掌握會議落實情況。在此基礎(chǔ)上，撰寫會議質(zhì)量評估報告，及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報。根據(jù)評估報告和局領(lǐng)導(dǎo)意見，對下一步會議進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)、統(tǒng)籌安排。對于會議形成的決議或提出的要求，有關(guān)單位要加強(qiáng)督促檢查，確保會議取得實質(zhì)性成效，并收集信息及時反饋匯報，以便各級領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握會議落實情況。                                       （陳劍鋒）