會議能否成功地舉行，會前的計劃和準備非常重要。一般來說，在籌劃一個正式會議或準備一次非正式會議時應遵循如下幾個步驟：

一、確定會議宗旨

會議計劃的第一項任務是這次會議是否必要，要考慮對于政府部門和企業(yè)的日常工作有無意義和作用，意義和作用到底有多大，是否一定要通過會議這種形式。作為會議組織者，還要考慮會議的類型。在商務中，主要的會議種類包括旨在解決問題的會議、調(diào)查問題的會議、小組會議、培訓會議、工作回顧或展示會議，以及為鼓勵員工而召開的動員會議等等。

二、成立會務組

為了保證會議的順利進行，可以挑選工作人員成立會務組。會務組可以再分為會務小組和接待小組，前者側(cè)重負責布置會場，會議文件的準備、分發(fā)；后者主要負責與會人員的迎送、食宿、購物等事宜。

三、確定會議議程

一般來說，會議議程應包括會議時間和地點、會議目的、會議議題 的順序。議議題的順序?qū)h順利進行舉足輕重，主席在制定會議議程時必須記住：

(1)某些議題將使會議團結(jié)一致，而另外一些可能會分裂會議。

(2)會議初期，與會者精神飽滿，因此要把需要創(chuàng)造性和投入大量精力的議題放在會議議程的前半部分。

(3)整個會議持續(xù)時間不應超過兩個小時（以60-90分鐘為宜），會議開上兩個小時之后，就很難討論出有意義的結(jié)果，通常只要一個半小時就足夠把所有的議案理出一個頭緒了。

(4)會議議程議題清楚明確，使成員有機會在會前集中其思想和信息，這樣會使正式會議信息充足，效果更佳。

(5)會議的議題所需的支撐材料往往會影響會議議程與實際開會的間隔時間。例如，若支撐材料龐大，內(nèi)容復雜，一周的間隔也就夠了；材料不多或沒有那么多議程，開會前兩三天發(fā)出即可。當然，會議議程發(fā)放過早對保證出席會議并不必要，因為有的成員會丟失或忘記有會議議程這回事。

四、確定與會人員

出席會議的人數(shù)越多，這個會就越復雜，時間也越長，費用就越高。研究表明，當4個人的會議增加到5個人時，其復雜的程度將增加127%.一般情況下不同類型會議的理想出席人數(shù)為：解決問題型少于5人；調(diào)查問題型少于10人；工作回顧或展示型小于30人；動員型越多越好。

五、擬發(fā)會議通知

與會人員確定后，即可向與會人員發(fā)出通知，以便他們做好參加會議的準備工作,并做好最后的準備工作。