會議是各級黨政機(jī)關(guān)研究部署工作的重要手段，會務(wù)工作的質(zhì)量與水平直接影響到?jīng)Q策及其落實的質(zhì)量和水平。筆者根據(jù)多年的辦會經(jīng)驗，把會務(wù)工作分為：會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后總結(jié)三部分，并細(xì)化量化為22個關(guān)鍵點，將會務(wù)工作納入程序化、規(guī)范化的軌道。

會前準(zhǔn)備

1.擬訂會議方案

會議方案是組織安排會議的關(guān)鍵。內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、內(nèi)容、議程、擬請出席領(lǐng)導(dǎo)、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。制訂會議方案要堅持復(fù)雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則。方案報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會，對各項任務(wù)進(jìn)行分解。

2.起草、審核會議通知

會議通知內(nèi)容包括：會議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、其他有關(guān)事項等。在會議通知起草過程中要注意：表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。會議通知一般由會議的承辦單位負(fù)責(zé)起草，然后報有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。

3.下發(fā)會議通知

會議通知下發(fā)要及時、準(zhǔn)確。防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。如需召開緊急會議的，務(wù)必確保電話通知，其中要注意避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時說明“幾號”“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。

4.落實與會人員

按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計匯總后列好請假人員名單，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。

5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)

根據(jù)會議性質(zhì)擬定領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報請領(lǐng)導(dǎo)同意后，逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括：會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會前半小時要再對出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行提醒。

6.預(yù)訂會議室

會議時間確定之后，要立即與會議場所聯(lián)系溝通，預(yù)訂會議室，并安排做好先期準(zhǔn)備工作。

7.編印會議須知

大型會議需要編印會議須知，須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡潔。內(nèi)容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。如有需要制作會議證件的，比如：出席證、列席證、工作證、車輛通行證等，要根據(jù)會議主題設(shè)計制作。

8.布置主席臺

主席臺的布置要從會議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。一般中間坐職務(wù)較高的領(lǐng)導(dǎo)。

9.制作會標(biāo)

會標(biāo)體現(xiàn)會議的主題，會標(biāo)制作一定要準(zhǔn)確無誤，并注意把握會標(biāo)的長度、字體與會場是否協(xié)調(diào)一致。

10.檢查音響和燈光

根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并在布置會場時、開會前檢查音響燈光是否可以正常使用。

11.編制座區(qū)圖，擺放座簽

根據(jù)統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進(jìn)行核對，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯別字。

12.組織調(diào)度會議用車

大型會議活動，需要借用或租用車輛。要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進(jìn)行編號。

13.安排新聞報道

需要新聞報道的會議，要提前通知有關(guān)新聞單位，并要求其將記者名單報值班室，再按名單通知到具體人。

14.安排會場警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)

通知相關(guān)部門做好會場警衛(wèi)及交通疏導(dǎo)工作，防止會議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排交警在會場附近進(jìn)行交通疏導(dǎo)。

15.電力保障

會前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時安排會議場所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應(yīng)對突發(fā)情況。

會中服務(wù)

16.簽到、分發(fā)會議材料

負(fù)責(zé)簽到的工作人員，要提前到達(dá)會場，幫助與會人員領(lǐng)取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)。會議材料可以在會前通知各單位派人領(lǐng)取，也可以在會場簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會人員桌上。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出差錯。

17.與音響師對接

準(zhǔn)備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調(diào)配。

18.會議值班

會議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會議的信息，協(xié)調(diào)處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項等。安排一人在會場內(nèi)、一人在會場外值班，及時溝通情況，確保聯(lián)絡(luò)暢通。值班人員要時時將會議的實際進(jìn)展情況與會議議程進(jìn)行對比，掌握會議進(jìn)程。

19.會場服務(wù)

提醒工作人員定時供應(yīng)茶水，巡回檢查會場內(nèi)的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對會議的影響。

20.維護(hù)會場秩序

會場秩序包括會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會議召開時，在會議室門口安排專人值班，防止無關(guān)人員進(jìn)入會場，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會場內(nèi)不遵守紀(jì)律的行為，予以提醒和制止。會議開始后安排專人到會場清點人數(shù)，對遲到、缺席者進(jìn)行登記。

會后總結(jié)

21.會議資料整理歸檔

會后將會議所有文件包括會議方案、通知、須知、簡報、發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等收集起來，按順序裝訂成冊，以備查看。如有錄音、錄像資料的需要盡快收集整理。根據(jù)保密原則，對需回收的會議材料要逐份清查回收。

22.召開分析總結(jié)會

分析總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，以便指導(dǎo)做好今后的會務(wù)工作。注意收集參會人員對會務(wù)工作的意見，虛心采納、整改提高。如需做出專門總結(jié)的，將總結(jié)連同其他會議文件，一并歸檔。

（作者單位：河北省隆堯縣委組織部）