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公司會議管理規(guī)定

第一章 總 則

第一條 為進一步規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議效果，特制定本規(guī)定。

第二條 本辦法適用于公司總部，各子（分）公司參照本辦法制定本單位會議管理規(guī)定。

第二章 會議分類

第三條 公司主要會議包括股東大會、董事會、監(jiān)事會、黨委會（適用設(shè)有黨委的公司）、總經(jīng)理辦公會、年度工作會、高管例會、專題會、部長聯(lián)席會等。公司股東大會、董事會和監(jiān)事會會議按照公司章程執(zhí)行。其它會議參照本規(guī)定執(zhí)行。

第四條 黨委會（適用設(shè)有黨委的公司）

（一）公司黨委會議（黨政聯(lián)席會議）由黨委書記決定召開并主持，或由相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)業(yè)務(wù)部門提出建議，由黨委書記視工作需要決定召開。

（二）公司黨委會議參加人為黨委成員，黨政聯(lián)席會議參加人為黨委成員和公司領(lǐng)導(dǎo)，列席人為相關(guān)部門或單位領(lǐng)導(dǎo)。

（三）公司黨委會議由黨委辦公室負(fù)責(zé)承辦，并進行會議記錄，按程序報黨委書記審定后存檔。

（四）相關(guān)部門根據(jù)會議議題準(zhǔn)備會議材料，并在會前報黨委辦公室；相關(guān)部門負(fù)責(zé)會議決議事項的貫徹落實與情況反饋，黨委辦公室負(fù)責(zé)督辦。

第五條 總經(jīng)理辦公會

（一）公司總經(jīng)理辦公會每月至少召開一次，須于會議召開3日前書面或電話形式通知全體與會人員。參加會議人員必須準(zhǔn)時出席。因故不能到會的，須提前向總經(jīng)理請假。

（二）有下列情形之一的，總經(jīng)理應(yīng)在5個工作日內(nèi)召開臨時總經(jīng)理辦公會議：

1.總經(jīng)理認(rèn)為必要時；

2.其他副總經(jīng)理提議時；

3.董事提議時。

（三）總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理主持召開，如遇總經(jīng)理因故不能履行職責(zé)時，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)理指定一名副總經(jīng)理代其召集主持會議。會議參加人員為公司副總經(jīng)理及其他高級管理人員。

總經(jīng)理辦公會議會務(wù)工作由辦公室負(fù)責(zé)承辦，并進行會議記錄、存檔保管。

（四）總部各部門提交總經(jīng)理辦公會審議的議題及相關(guān)材料，應(yīng)首先由主管公司領(lǐng)導(dǎo)審定，然后發(fā)公司全體高管征求意見，經(jīng)公司總經(jīng)理認(rèn)可后方可提交會議審議。

第六條 年度工作會

（一）年度工作會由總經(jīng)理主持召開，公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門負(fù)責(zé)人、各子分公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員參加。會務(wù)工作由辦公室負(fù)責(zé)承辦。

（二）年度工作會每年召開一次。主要是傳達(dá)股東會、董事會精神，總結(jié)工作，交流經(jīng)驗，表彰先進，下達(dá)年度經(jīng)營目標(biāo)管理責(zé)任書，提出下一年度工作的主要任務(wù)、工作目標(biāo)以及所采取的措施，進一步統(tǒng)一思想，為全面完成各項工作做好準(zhǔn)備。

（三）年度工作會會議精神對總部各部門和各子分公司的工作具有指導(dǎo)性，是公司開展各項工作的依據(jù)。

第七條 高管例會

（一）高管例會由公司主要領(lǐng)導(dǎo)主持召開，是公司領(lǐng)導(dǎo)之間相互通報工作情況、交流信息，以便及時掌握公司各項工作動態(tài)的會議。

（二）高管例會原則上1-2周召開一次。

（三）高管例會由辦公室負(fù)責(zé)承辦。

第八條 專題會

（一）專題會由業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)主持召開。會議根據(jù)工作需要適時召開，議題及參會人員由會議主持人確定。會議由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)承辦。

（二）會議的主要內(nèi)容是討論公司經(jīng)營管理工作中的專門問題，并做出決定。凡須提交專題會審議的議題及相關(guān)材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定后方可提交會議審議，并提前發(fā)參會人員閱知。

第九條 部長聯(lián)席會

（一）部長聯(lián)席會是公司總部管理部門相互通報工作情況、討論制度或報告、協(xié)調(diào)解決工作問題的會議。

（二）會議根據(jù)工作需要適時召開，由各管理部門提議，辦公室召集并主持，各管理部門領(lǐng)導(dǎo)參加，也可根據(jù)工作需要邀請有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)參會。會議由辦公室負(fù)責(zé)承辦。

第三章 會議申請及審批

第十條 各部門組織召開的會議，會前需將會議時間、地點、會議內(nèi)容、參加人員等告知辦公室，以便提前協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。

第十一條 凡需公司領(lǐng)導(dǎo)出席的會議，主辦部門應(yīng)在每星期五下午16點以前報辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排并發(fā)布。

第十二條 列入工作日程的會議不得隨意改變，主辦部門如需增加臨時性會議，須經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)，盡量避免和減少臨時性會議。

第十三條 會議的組織召開須符合“精簡、高效、務(wù)實、節(jié)約”的原則，杜絕陪會現(xiàn)象。公司內(nèi)部會議原則上在公司內(nèi)召開，特殊情況需在外召開的，經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)同意后報辦公室。

第四章 會議要求和紀(jì)律

第十四條 會前準(zhǔn)備和要求

（一）各類會議在召開前必須做好充分準(zhǔn)備，由會議承辦部門負(fù)責(zé)會議的組織、參會人員和議題確定、資料準(zhǔn)備、會議通知以及會議情況的通報等。會議日程模板參見附件。

（二）參加會議的人員會前應(yīng)了解會議主題及要研究的問題，并事先考慮發(fā)言要點，必要時準(zhǔn)備書面發(fā)言提綱。

（三）公司組織的大型和重要會議，會前應(yīng)成立會務(wù)組，明確分工和職責(zé)。

第十五條　會議期間要求

（一）嚴(yán)格按照會前擬定的會議議程召開會議，控制會議時間，提高會議效率；

（二）與會人員發(fā)言應(yīng)突出重點，簡明扼要，直奔主題；

（三）會議承辦部門應(yīng)認(rèn)真作好會議記錄。

第十六條　會后落實要求

（一）會議確定的事宜，承辦部門要在會后兩個工作日內(nèi)整理出會議紀(jì)要或其它文字材料，并按照公司公文管理相關(guān)要求在OA系統(tǒng)中審批、流轉(zhuǎn)。紀(jì)要中要明確責(zé)任部門，明確需要落實的事項，提出完成事項的質(zhì)量和時限要求。

（二）各責(zé)任部門要認(rèn)真落實會議紀(jì)要的精神，積極開展有關(guān)工作，按計劃完成會議紀(jì)要中明確的各項任務(wù)，并及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室反饋執(zhí)行情況，實現(xiàn)閉環(huán)管理。

（三）會議承辦部門負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要相關(guān)內(nèi)容的落實情況進行督辦。

第十七條　會議紀(jì)律

（一）與會人員要自覺遵守會場紀(jì)律，共同維護會場秩序，保證會議效果。

（二）與會人員應(yīng)提前到達(dá)會場，不能按時到達(dá)的提前請假；會務(wù)人員應(yīng)及時了解到會情況，并報告會議主持人。如有特殊情況需離會的，應(yīng)向會議主持人說明原因，經(jīng)同意后方可離會。

（三）凡提請會議討論的問題，在未形成決議或形成決議而未正式公布前，任何人不得擴散和泄露會議討論的情況及內(nèi)容。

第五章 附 則

第十八條　本規(guī)定自頒布之日起實行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。