這里我提供一些追蹤客戶的郵件模版，僅供參考。

Dear Sir/ Madam,
Thanks for your inquiry at alibaba.com.
We are professional supplier for XX at competitive price, located in Nanjing, Jiangsu Province. Here is the attachment with some pictures of our products that may suit your requirements, for more, please check our website, and select the products that you’re interested in.
We have great interest in developing business with you, should you have any inquiries or comments, we would be glad to talk in details through MSN：XXX \ mails or any way you like.

回復(fù)了買家詢盤，一直無(wú)回復(fù)。我們大概在二天之后可發(fā)一次郵件追蹤

 

 

回復(fù)模板（參考）：
Dear Sir/Madam,
For several days no news from you, my friend. Now I am writing for reminding you about our offer for item of XXX dated XXX according to your relative inquiry
at Made-in-China.com. Have you got (or checked) the prices or not?
Any comments by return will be much appreciated. It will be our big pleasure if we have opportunities to be on service of you in near future.
Looking forward to your prompt response.
第二次追蹤，在得不到對(duì)方回復(fù)的四天后

回復(fù)模板（參考）：
Dear Sir/Madam,
How are you? Hope everything is ok with you all along.
Now I am writing for keeping in touch with you for further business. If any new inquiry, welcome here and I will try my best to satisfy you well with competitive prices as per your request.
By the way, how about your order (or business) with item XXX? If still pending, I would like to offer our latest prices to promote an opportunity to cooperate with each other.
老客戶不回復(fù)，建議2-3天內(nèi)追蹤

據(jù)統(tǒng)計(jì)開發(fā)一個(gè)新客戶所花費(fèi)的費(fèi)用相當(dāng)于維持十個(gè)老客戶所花費(fèi)的費(fèi)用，在開發(fā)新客戶的時(shí)候一定不要忽視老客戶的維持，可以在節(jié)日的時(shí)候給客人發(fā)送卡片祝福，客人都會(huì)覺得很親切，合作的愉快。

 

定期給老客戶或者潛在的客戶發(fā)送公司的最新產(chǎn)品信息，堅(jiān)持就會(huì)有回報(bào)！
在我們和客戶洽談一段時(shí)間后，客戶可能會(huì)提出所要樣品，那么這時(shí)，我們就需要對(duì)這類客戶做一個(gè)大致的分析，決定是否該寄樣，
（1）不需寄樣的情況：
A、 收到詢盤內(nèi)容通常如下:
Dear sirs, We have seen your web page and we are interested in your company and would like to deal with you。 We would like to import different types of your products。 So could you please send us more information and samples about all your products and price list?

第一次發(fā)詢盤就直接向您索要樣品和產(chǎn)品報(bào)價(jià)，這些客戶目的很簡(jiǎn)單:騙取樣品。對(duì)付這樣的客戶，最好不要直接寄樣品，可以先將產(chǎn)品圖片發(fā)給對(duì)方看， 如果客戶有回復(fù)確實(shí)對(duì)某具體產(chǎn)品感興趣，再談寄樣的事情，這樣可以避免很多不必要的麻煩。也可以通過(guò)提出要對(duì)方支付樣品費(fèi)和運(yùn)費(fèi)的方式來(lái)試探對(duì)方是否真的對(duì)你的產(chǎn)品感興趣，一些真正的騙子在看到這類回復(fù)后一般就都沒(méi)有下文了。

B、 一些以前根本沒(méi)有聯(lián)系過(guò)的國(guó)內(nèi)貿(mào)易公司突然以電話/傳真的形式表示對(duì)您的產(chǎn)品感興趣。希望能夠提供樣品供檢測(cè)，同時(shí)要求提供公司簡(jiǎn)介、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人名片等資料，通常有固定格式。這類客戶目的也很簡(jiǎn)單:拿您的樣品充實(shí)他們的樣品間。等您的產(chǎn)品被他的買家看中了，他會(huì)再拿您的樣品在國(guó)內(nèi)找價(jià)格便宜的廠家按樣生產(chǎn)。

（2）應(yīng)該寄樣的情況：
A、自己聯(lián)系的國(guó)內(nèi)貿(mào)易公司、國(guó)外買家，在經(jīng)過(guò)幾次磋商（詢盤、報(bào)盤、還盤等）后，為了使客戶更深入地了解自己的產(chǎn)品，可以考慮送樣！這一種情況應(yīng)該是比較正常的情況了。

B、對(duì)于一些規(guī)模較大、在行業(yè)范圍內(nèi)較有名氣的客戶，要主動(dòng)出擊，主動(dòng)拜訪，主動(dòng)遞上資料，否則搶不到先機(jī)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中恐怕就落入困境了。
如果是自己主動(dòng)寄樣，所寄的樣品不需要太多，有代表性一點(diǎn)，或造型新穎一點(diǎn)就可以。但樣品的質(zhì)量一定要保證，因?yàn)檫@些樣品代表的就是你們公司，樣品不好，等于給你們公司的名稱上貼上了劣等標(biāo)簽，給對(duì)方留下不好的第一印象。第一印象一旦形成，以后可能很難改變了。所以大家一定要注意給客戶的“第一印象”——樣品的質(zhì)量。
如果是大公司買家主動(dòng)要求您寄樣，則應(yīng)該盡量滿足對(duì)方提出的要求，若對(duì)方一次性要幾十種樣品，工廠可能一下子拿不出這么多產(chǎn)品，或是基于費(fèi)用的問(wèn)題不想拿太多，就需要同對(duì)方商量一下，有時(shí)客戶會(huì)同意寄幾款有代表性的；若客戶仍然堅(jiān)持全部都要，則應(yīng)與對(duì)方協(xié)商是否可以給您時(shí)間準(zhǔn)備或是分批交樣。這樣的大買家我建議還是盡量滿足客戶要求。
（3）可寄可不寄的情況：
外貿(mào)過(guò)程中，我們也會(huì)經(jīng)常會(huì)遇到這類潛在客戶，他們可能是產(chǎn)品需求量不大，或者產(chǎn)品不是十分的匹配，聯(lián)系也不太頻繁和熱烈，所以讓人提不起精神來(lái)。遇到這類情況我覺得就應(yīng)該按照公司的實(shí)際情況來(lái)處理了, 如果說(shuō)您的工廠規(guī)模較大，樣品費(fèi)幾乎不是問(wèn)題，完全可以負(fù)擔(dān)得了，而且工廠也希望通過(guò)各種途徑擴(kuò)大企業(yè)的知名度，那就不妨一試，畢竟這也是一個(gè)機(jī)會(huì)；但如果你的工廠沒(méi)有過(guò)多富余的資金，或沒(méi)有專門的這項(xiàng)預(yù)算，企業(yè)也是本著穩(wěn)妥的市場(chǎng)開發(fā)方針，那就不必寄了。

 

當(dāng)我們確定了寄樣客戶之后，就可以按照以下幾點(diǎn)寄樣了。

3.寄樣準(zhǔn)備

 

 

（1）樣品確認(rèn)很關(guān)鍵

·確認(rèn)客戶需要的樣品型號(hào)及規(guī)格，包裝、說(shuō)明書、每單數(shù)量要求、形式發(fā)票的格式等細(xì)節(jié)不容忽視。

·必要時(shí)可結(jié)合郵件及光盤、照片。

 

（2）取樣原則

·樣品要有代表性，是從批量生產(chǎn)的產(chǎn)品中抽樣而得。

·保證待寄樣品的質(zhì)量是嚴(yán)格符合客戶要求的。

·制作樣品標(biāo)簽。

·要留樣品及其生產(chǎn)批次等相關(guān)資料以備日后核查。

 

（3）與客戶確認(rèn)寄樣地址國(guó)外買家很多都是貿(mào)易公司，這些公司往往存在公司地址與寄樣地址不一致的情況，一旦錯(cuò)寄會(huì)嚴(yán)重影響你的商業(yè)機(jī)會(huì)，所以寄樣之前務(wù)必要確認(rèn)清楚寄樣的準(zhǔn)確地址。

 

4.最佳寄樣方式

 

（1） EMS ：價(jià)位較低，適合無(wú)到達(dá)時(shí)間要求的小件貨物。

（2） UPS & DHL：北美（美國(guó)，加拿大），南美（巴西，阿根廷），歐洲（英國(guó)）

5.5公斤以下的貨物DHL比較便宜 ；

6～21公斤的貨物UPS比DHL便宜很多；

21～100公斤的貨物DHL比UPS 便宜；

100公斤以上的貨物 UPS比較便宜。
（3） TNT：西歐國(guó)家，價(jià)格較貴！
（4） FedEx ：東南亞地區(qū)，21公斤以上的大貨FedEx的價(jià)格是DHL，UPS的一半。

FedEx：800-988-1888
DHL：800-810-8000
UPS：800-820-8388
TNT：800-820-9868

在樣品寄出之后，我們需要進(jìn)行隨時(shí)的跟進(jìn)寄樣后：跟蹤、下單、改進(jìn)
如何避免樣品寄出后石沉大海？
一、及時(shí)通知很重要
1、用郵件或快遞底單第一時(shí)間通知客戶你的發(fā)樣信息，包括Courier的樣品跟蹤號(hào)碼何時(shí)發(fā)送，大約何時(shí)到達(dá)等信息。
2、形式發(fā)票也不可少.形式發(fā)票除了是客戶清關(guān)的必需單據(jù)外，也是出口商樣品管理的重要記錄。
3、請(qǐng)客戶收到樣品后確認(rèn)。
二、樣品管理

1可設(shè)計(jì)樣品管理表，包括送樣國(guó)別、客戶、樣品名、樣品的版本及生產(chǎn)批次、樣品數(shù)量、金額等。

2、妥善保存好形式發(fā)票，用以留檔。

3、客戶對(duì)樣品的評(píng)估內(nèi)容也應(yīng)增加到樣品管理表中。

三、跟蹤樣品情況
1、詢問(wèn)樣品順利到達(dá)與否,表達(dá)對(duì)客戶的重視程度，體現(xiàn)外貿(mào)的專業(yè)精神，避免被忘記。
2、以質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告跟進(jìn)客戶端的樣品進(jìn)展情況（準(zhǔn)入測(cè)試、終端用戶使用體驗(yàn)、參展等）。
3、客戶對(duì)樣品的評(píng)估，滿意不滿意都想辦法讓客戶給出具體說(shuō)明。
四、建立穩(wěn)定聯(lián)系

1、不管短期內(nèi)有無(wú)訂單，盡量與拿樣客戶建立起一種穩(wěn)定的聯(lián)系，不間斷通知公司的產(chǎn)品線新情況。溝通的頻率很重要。
2、讓客戶有少不了你的感覺，因?yàn)殡娮由虅?wù)的存在使得客戶始終面臨無(wú)數(shù)誘惑。。

如果客戶對(duì)所寄樣品滿意，并告訴你即將安排下單，恭喜你，成功了70%