采購計劃管理作為采購工作的重要一環(huán)，是提升采購質(zhì)量的根本途徑之一。本文分析了EPC模式下電力工程建設(shè)項目前期采購計劃管理中的要點問題，提出優(yōu)化措施，對類似項目采購管理具有一定借鑒意義。

一

引言

在EPC模式下電力工程建設(shè)項目前期，業(yè)主公司自行采購的項目主要有項目征地、廠前區(qū)、倒班宿舍等子項勘察設(shè)計/采購/施工、項目建設(shè)相關(guān)的專題等服務(wù)，采購工作受政策影響和政府支持力度影響較大，采購計劃管理面臨的影響因素較多、難度較大，本文就計劃管理工作可能存在的主要問題進行分析，提出管理優(yōu)化建議。

二

計劃管理存在的主要問題

1.計劃準確性不高

計劃準確性不高，主要體現(xiàn)在四個方面。一是對政策研究不透或市場調(diào)研不充分，導(dǎo)致采購計劃編制不合理，時間節(jié)點等設(shè)置不科學(xué)。如，政策要求開展某項目立項前需先行開展某幾項專題工作，將專題成果作為立項支持性材料，但由于未掌握政策要求，計劃中未列出專題服務(wù)采購工作；對采購項目合同實施周期掌握不準確，導(dǎo)致無法按期完成合同標的。二是因上一層級進度計劃發(fā)布時間晚（如年度進度計劃等），影響部分采購計劃條目編制。如項目前期受核準等因素影響，第二年的工程進度計劃發(fā)布時間往往在當年年底，開展采購計劃編制時缺少強有力的上級計劃執(zhí)行。三是受外部環(huán)境/因素影響（如項目核準、地方政府征地進度、業(yè)主與總包單位分工確定等），因前置條件未實現(xiàn)導(dǎo)致后續(xù)工作無法按期開展。如征地工作涉及廣大群眾的切身利益，影響面廣、情況復(fù)雜，尤其是處理爭議地等歷史遺留問題時，征地工作進度很可能滯后于計劃，進而影響場平等后續(xù)工作開展。四是采購計劃執(zhí)行不到位，如存在延期立項、設(shè)計無法按期固化等情況，影響采購工作正常推進?；蚴菤w口管理部門編制采購計劃時預(yù)留時間不足或?qū)Σ少徲媱潏?zhí)行管理不足等因素，導(dǎo)致計劃執(zhí)行偏離計劃時間。

2.計劃匹配性不強

采購計劃內(nèi)部或采購計劃與上一層級計劃匹配性不強，主要體現(xiàn)在如下兩個方面。一是歸口管理部門在編制采購計劃時未嚴格執(zhí)行上級計劃，或計劃管理部門審查計劃時未發(fā)現(xiàn)計劃間不匹配的情況，導(dǎo)致采購計劃與上級進度計劃（如年度工程計劃等）不匹配，核心問題在于歸口管理部門對計劃的重視程度不夠，缺乏計劃剛性意識，對上級進度計劃沒吃透或執(zhí)行起來打折扣。采購歸口管理部門匯總各部門采購需求計劃后，應(yīng)組織計劃管理部門審查，審查重點是采購計劃與上級進度計劃的匹配性。二是采購計劃內(nèi)部各專業(yè)領(lǐng)域計劃條目匹配度不高，前后銜接不緊密（如出圖計劃與施工計劃等），或者采用倒排工期時，壓縮專業(yè)領(lǐng)域工作周期導(dǎo)致專業(yè)領(lǐng)域所需時間不足。在工期緊張的情況下，各部門均希望為本部門工作爭取更為寬松的時間窗口，若采購部門協(xié)調(diào)無果，應(yīng)提請計劃管理部門甚至公司領(lǐng)導(dǎo)裁決，提高計劃匹配性。三是涉及捐贈的采購項目，應(yīng)確認已列入捐贈計劃并獲批。若捐贈計劃獲批時間晚于采購計劃，應(yīng)協(xié)調(diào)捐贈事項管理部門提前與上級管理單位溝通，避免前后邏輯倒置。

3.計劃完整性不高

計劃完整性不高，計劃外采購項目偏多。一是歸口管理部門在提交采購需求計劃時，未充分收集歸口管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域采購需求，導(dǎo)致出現(xiàn)計劃外采購項目。各歸口管理部門（如安全管理部門作為勞保物品歸口管理部門），應(yīng)主動向各部門收集其歸口領(lǐng)域的采購需求。二是歸口管理部門對本領(lǐng)域工作管理存在不足或研究不夠深入等原因?qū)е掠媱澣笔?。如周期性合同（包括物業(yè)服務(wù)、專題等）到期前需再次采購、但未列入采購計劃；年度工作計劃中本部門有關(guān)工作未分解落實至采購計劃中；僅考慮工程主體施工，未考慮水電等輔助設(shè)施安裝接入等。

4.采購項目零散、公開采購占比率低

采購項目零散、公開采購占比率低，導(dǎo)致采購合規(guī)風險較大。一是歸口管理部門在采購策劃方面長遠性考慮不足，未能有效整合同類型的采購項目或潛商為同一家單位的單一來源采購項目（如關(guān)聯(lián)交易、與行業(yè)協(xié)會合作項目等），造成采購效率低下、公開采購率較低。二是采購周期設(shè)置不合理，周期性采購合同的服務(wù)期限設(shè)置過短。三是合規(guī)意識不強，由于采購策劃不合理，先后開展的兩次采購活動中出現(xiàn)“小馬拉大車的情況”（主要是信息化類項目），存在合規(guī)風險。

5.重視程度不足

業(yè)務(wù)部門一把手忙于其他事務(wù)，對采購計劃重視不夠，未能抽出足夠時間充分研究采購需求，有時將工作安排下去后不再主動過問工作進展，而是等下屬來匯報。

6.兼職采購計劃管理員業(yè)務(wù)能力不足

兼職采購計劃管理員，負責組織編制本部門采購需求計劃，業(yè)務(wù)能力的強弱直接影響計劃管理水平。一般情況下，各部門往往將較為年輕的員工安排為兼職管理員，相對來講年輕員工采購計劃管理經(jīng)驗不夠豐富，成為采購計劃管理領(lǐng)域的薄弱環(huán)節(jié)。

7.采購管理部門過程介入與指導(dǎo)需加強

采購管理部門向各部門布置采購計劃編制工作后，需與各部門兼職采購計劃管理員保持溝通，了解工作進展與存在的困難，不定期召開碰頭會，推動工作。同時，要注意溝通方式方法，取得廣泛理解與支持。

三

計劃管理優(yōu)化措施

為盡可能避免上述問題出現(xiàn)，需做好管理優(yōu)化工作。

1.強化調(diào)查研究，提升采購計劃準確性

編制采購需求計劃前，歸口管理部門應(yīng)充分收集并研究法律法規(guī)、國家政策文件（必要時委托專業(yè)律所提供支持），深入開展市場調(diào)研，對于涉及地方政府的采購項目，應(yīng)與政府充分溝通，分析存在的風險及應(yīng)對措施，提高計劃編制的準確性。對于重點、難點工作，應(yīng)適當提前啟動，留有余量。

2.加強溝通協(xié)調(diào)，提高采購計劃匹配性

匹配性體現(xiàn)在采購計劃與上級進度計劃、采購計劃與同級施工/設(shè)計計劃、采購計劃內(nèi)部匹配性三個方面。采購計劃歸口管理部門應(yīng)通知計劃管理部門審查采購計劃與上級進度計劃、采購計劃與同級施工/設(shè)計計劃的匹配性，若出現(xiàn)不匹配情況，應(yīng)協(xié)調(diào)解決。對于采購計劃內(nèi)部匹配性，采購計劃歸口管理部門應(yīng)予以審查，重點審查設(shè)計/施工等相關(guān)聯(lián)項目（如同一項目的設(shè)計計劃與施工招標計劃匹配性，辦公樓施工招標計劃與行政后勤工作采購計劃的匹配性等），必要時組織會議研究。若出現(xiàn)因工期緊張等情況導(dǎo)致各計劃壓縮，應(yīng)合理解決。

3.壓實責任，提高采購計劃完整性

可在程序文件中明確由歸口管理部門組織收集、審查形成歸口管理領(lǐng)域的采購需求計劃，同時，要求各歸口管理部門建立本部門合同管理臺賬，專題管理部門建立專題管理臺賬、列明專題成果失效時間等信息，物資管理部門應(yīng)建立物資存量動態(tài)臺賬并定期盤庫，及時提出完整的采購需求計劃。

歸口管理部門應(yīng)對本領(lǐng)域的采購需求進行動態(tài)管理，結(jié)合工程進展和工作需要，定期分析、及時提出采購需求計劃，盡可能避免出現(xiàn)緊急采購。

4.增強合規(guī)意識，減少單一來源采購項目

提高公開采購率。提前策劃，統(tǒng)籌安排，針對年度采購計劃中單一來源項目，通過合并同類采購項目、適當延長采購周期等方式，降低單一來源采購項目數(shù)量，提高公開采購率。

避免“小馬拉大車”問題。強化采購合規(guī)意識，合理安排采購項目，尤其是對于信息化等類型采購項目，避免因分批采購、技術(shù)方面存在匹配性/延續(xù)性，導(dǎo)致后續(xù)采購項目須采用單一來源采購方式。

5.加強管理，提升采購計劃管理水平

做好組織保障。組織編制年度采購計劃前，成立專項工作小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，各部門負責人、采購計劃員擔任小組成員，加強組織保障、強化領(lǐng)導(dǎo)，提高各部門重視程度。通過組織召開啟動會、過程中不定期召開審查會、事后召開總結(jié)提升會等形式，充分利用各專業(yè)部門力量，加強過程把關(guān)和指導(dǎo)，保障采購計劃編制質(zhì)量，提升采購管理水平。

加強專業(yè)化人才隊伍建設(shè)。各部門兼職采購計劃管理員在采購業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識儲備和從業(yè)時長參差不齊，采購計劃管理水平懸殊，需持續(xù)開展與采購有關(guān)的法律法規(guī)、程序和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高各部門采購計劃管理水平，同時，積極鼓勵各部門新入職員工等參加培訓(xùn)，加強人才儲備。

持續(xù)開展經(jīng)驗反饋。通過開展經(jīng)驗反饋活動，找出已采取糾正或預(yù)防措施的實施效果，可借鑒使用的改良建議和良好實踐，并加以總結(jié)利用，防止或避免同類或類似問題發(fā)生。通過開展經(jīng)驗反饋活動，可挖掘問題產(chǎn)生的深層次原因，強化管理薄弱點，提升管理水平，同時，編制各類經(jīng)驗反饋材料并進行分類，為業(yè)務(wù)培訓(xùn)提供優(yōu)質(zhì)材料。

加強指導(dǎo)與監(jiān)督。采購管理部門應(yīng)積極與各部門溝通，宣貫采購計劃編制、執(zhí)行過程中需關(guān)注的問題，提出有關(guān)建議和意見。對于部分涉及多部門的事項（如計劃的匹配性、地方協(xié)調(diào)的復(fù)雜問題等），視情況組織專題會議研究解決。

強化考核。有效的績效考核能夠幫助企業(yè)達成目標，提升管理水平。采購管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)考核部門將采購計劃編制與執(zhí)行列入考核事項，以考核為抓手，促進采購管理及采購合規(guī)水平提升。

四

結(jié)語

采購工作在項目建設(shè)中起著至關(guān)重要的支撐作用，采購計劃管理作為采購管理的一個重要組成部分，是項目整體管理水平的一個側(cè)面體現(xiàn)。在項目建設(shè)實踐過程中，須持續(xù)優(yōu)化采購計劃管理，提升采購計劃編制、執(zhí)行水平，保障采購工作質(zhì)量，為工程建設(shè)提供強有力的采購支撐。

作者及作者單位：

潘峰，國核湛江核電有限公司

倪建偉，國核示范電站有限責任公司

來源：《招標采購管理》2023年第3期，版權(quán)歸原作者所有，若涉及版權(quán)問題，如果之前文案、圖片和后續(xù)文案、圖片內(nèi)容存在侵權(quán)，請留言聯(lián)系，編輯團隊會在第一時間刪除。本平臺對轉(zhuǎn)載、分享的內(nèi)容、陳述、觀點判斷保持中立，不對所包含內(nèi)容的準確性、可靠性或完善性提供任何明示或暗示的保證，僅供讀者參考，本公眾平臺將不承擔任何責任。