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規(guī)章制度既是用人單位規(guī)范勞動關(guān)系的重要依據(jù)，也是用人單位行使用工自主權(quán)的重要依據(jù)，因此用人單位在用工領(lǐng)域合規(guī)發(fā)展的第一步就應(yīng)從制定一套合法合規(guī)的規(guī)章制度開始（詳見前文《指引：如何制定一份“完美”的勞動規(guī)章制度》）。但實踐中因《勞動合同法》對用人單位在制定、修改規(guī)章制度有較高的程序要求，因此造成了很多用人單位雖制定了規(guī)章制度，但該制度卻因程序不合法等原因而不具有合法性，無法產(chǎn)生相應(yīng)的法律效力。因此本文依照相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合典型勞動法案例和用工實踐，闡明規(guī)章制度相關(guān)內(nèi)容從制定、公示到生效過程中的一系列法律問題，以資參考。

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文｜劉俊清 譚夢婷 許佳萌 海蜂法務(wù)科技

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規(guī)章制度的民主制定程序

《勞動合同法》第四條關(guān)于規(guī)章制度的民主制定程序的規(guī)定為：用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。我們將有關(guān)民主制定程序的規(guī)定梳理分析如下：

（1）“討論”：用人單位在起草規(guī)章制度后，應(yīng)當(dāng)就草案的內(nèi)容在職工代表大會中討論或與公司全體職工討論。

此時需要注意區(qū)分的是：除國有企業(yè)必須建立職工代表大會外，其他用人單位可以選擇建立職工代表大會，但鑒于建立職工代表大會相關(guān)制度較為繁瑣，實踐中多數(shù)企業(yè)并未建立職工代表大會制度。對于未有職工代表大會機構(gòu)的用人單位則應(yīng)與“全體職工”討論。

（2）“提出方案和意見”：實踐之中，“討論”與“提出方案和意見”往往是緊密相連的。用人單位可以通過召開全體職工大會（或職工代表大會）的方法來征詢勞動者意見，充分聽取職工的意見。

不過，此時仍面臨一個問題，即盡管規(guī)章制度規(guī)章制度需要與全體職工討論，但是否需要全體職工的同意或半數(shù)以上員工的表決同意，制度方可生效？對此我們認為并不需要：因《勞動合同法》第四條只提及了“協(xié)商確定”，并未采用“表決通過”等相關(guān)表述，這也就表明規(guī)章制度無需參照公司法的表決制度，嚴格按照表決比例進行通過生效。

但當(dāng)勞動者提出合理合法的修改意見時，用人單位也應(yīng)當(dāng)充分予以考量，避免不具有合法性、合理性的相關(guān)規(guī)定出現(xiàn)在規(guī)章制度中（詳見前文《指引：如何制定一份“完美”的勞動規(guī)章制度》）。

（3）“工會或職工代表協(xié)商確定”：此處的“協(xié)商確定”指經(jīng)過全體職工大會（或職工代表大會）后的第二次協(xié)商。工會在規(guī)章制度制定和執(zhí)行過程中起到監(jiān)督的作用，工會或勞動者如認為規(guī)章制度內(nèi)容不適當(dāng)?shù)?，有?quán)用人單位有權(quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。

如同“職工代表大會制度”一樣，考慮到實踐中并非所有企業(yè)都建立了工會制度，對于未建立工會制度的企業(yè)，此時只需與職工代表協(xié)商二次協(xié)商即可（不再需與全體職工協(xié)商）。

完成以上三步，規(guī)章制度即完成了民主制定程序，規(guī)章制度產(chǎn)生法律效力，對勞動者產(chǎn)生約束力，相關(guān)典型案例如下：

反之對于未完成民主制定程序的規(guī)章制度，并不產(chǎn)生法律效力，對勞動者不產(chǎn)生約束力，相關(guān)典型案例如下：

最后需要補充的是，當(dāng)勞動者入職前用人單位已經(jīng)制定了規(guī)章制度，此時就不必再要求用人單位為該勞動者而重新進行規(guī)章制度的民主程序，只需對其公示相關(guān)制度即可。若勞動者不愿接受用人單位的規(guī)章制度，用人單位可選擇不與其訂立勞動關(guān)系。

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規(guī)章制度的公示程序

合法制定的規(guī)章制度，如果沒有向勞動者進行公示告知，該制度對勞動者同樣不發(fā)生效力。

規(guī)章制度的公示的方法：

司法實踐中勞動爭議領(lǐng)域用人單位有較多的舉證責(zé)任，對于規(guī)章制度制定、公示的舉證責(zé)任亦不例外。因此，用人單位制定的規(guī)章制度不僅應(yīng)當(dāng)告知勞動者，更應(yīng)當(dāng)對告知程序留痕。從證據(jù)留存的角度出發(fā)，我們建議用人單位可以采取以下方式進行公示：

（1）通過辦公軟件、公告欄等方式直接公告。可以將規(guī)章制度發(fā)布在辦公軟件上（如釘釘、飛書等）或直接張貼在公司等宣傳公示欄，但直接線下張貼不容易取證，因此不建議用人單位采取該方式。

（2）組織學(xué)習(xí)。通過部門會議或全體職工會議，讓員工學(xué)習(xí)規(guī)章制度的相關(guān)內(nèi)容，保留好培訓(xùn)記錄、簽到表。也可以通過開卷考試的方式，讓員工填寫關(guān)于規(guī)章制度的學(xué)習(xí)記錄。

（3）直接簽收。也即，在規(guī)章制度之外制定專門的簽收表，讓全體員工在簽收表上簽字。且若勞動者在制度生效后才入職，用人單位可以在勞動合同中約定有效的制度簽收條款，在與員工簽署《勞動合同》時，直接將現(xiàn)有的規(guī)章制度或《員工手冊》一并簽收。

同時，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，我們更建議企業(yè)通過電子數(shù)據(jù)的方式對規(guī)章制度進行公示。

依據(jù)最新修訂的《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》，電子數(shù)據(jù)包括下列信息、電子文件:

（一）網(wǎng)頁、博客、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布的信息應(yīng)用；

（二）手機短信、電子郵件、即時通信、通訊群組等網(wǎng)絡(luò) 應(yīng)用服務(wù)的通信信息；

（三）用戶注冊信息、身份認證信息、電子交易記錄、通 信記錄、登錄日志等信息；

（四）文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計算機程序等電子文件；

（五）其他以數(shù)字化形式存儲、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案 件事實的信息。

實踐中，用人單位即可通過企業(yè)微信、釘釘、OA系統(tǒng)與人力蜂等智能辦公軟件對規(guī)章制度進行公示并保留相關(guān)證據(jù)。

同前文，經(jīng)過公示程序的規(guī)章制度合法有效，對勞動者產(chǎn)生拘束力，用人單位可依此進行用工管理，相關(guān)典型案例如下：

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