根據(jù)最高人民法院的司法解釋，合法有效的規(guī)章制度可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。如果規(guī)章制度合法有效，用人單位在適用規(guī)章制度時(shí)又能夠依據(jù)合法有效的程序來(lái)處理問(wèn)題和糾紛，用人單位在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)也就有了勝訴的把握。

規(guī) 章 制 度 的 生 效 要 件

實(shí)踐中，用人單位的規(guī)章制度生效，一般要滿足以下幾個(gè)條件：

• 內(nèi)容合法

勞動(dòng)規(guī)章制度的內(nèi)容，不僅應(yīng)該符合國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，還應(yīng)該合理公平、符合社會(huì)道德，否則將會(huì)被視為內(nèi)容不合法。用人單位在制定規(guī)章制度時(shí)，必須注意不能低于法律對(duì)于勞動(dòng)者保護(hù)的最低標(biāo)準(zhǔn)，尤其要重視勞動(dòng)基準(zhǔn)法對(duì)勞動(dòng)者保護(hù)的一些強(qiáng)制性規(guī)定、避免出現(xiàn)抵觸的情形。

• 民主程序

用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度時(shí)。應(yīng)該經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。

• 公示程序

用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度公示或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。法律要求用人單位公示規(guī)章制度，其目的在于讓勞動(dòng)者知悉對(duì)其有約束力的規(guī)章制度。公示是用人單位的單方行為，無(wú)須征得員工的同意。

規(guī)章制度的制定主體應(yīng)當(dāng)適格，否則可能歸于無(wú)效。

第一，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)詳盡、可操作。

一些法律沒有詳細(xì)規(guī)定的內(nèi)容，需要用人單位在規(guī)章制度中明確、具體規(guī)定。如《勞動(dòng)合同法》第三十九條規(guī)定，勞動(dòng)者嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度或者嚴(yán)重失職，營(yíng)私舞弊，給用人單位造成重大損害的，用人單位可以解除勞動(dòng)合同，無(wú)需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。但是何謂'嚴(yán)重違章'、'嚴(yán)重失職'、'重大損害'，法律沒有做出具體規(guī)定，公司應(yīng)根據(jù)所處的行業(yè)、員工從事的崗位、擔(dān)任的職務(wù)等具體情況來(lái)明確。

第二，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)要合法。

實(shí)踐中，一些單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度不同程度存在著違法內(nèi)容。有的在工時(shí)、休假、加班等方面違反國(guó)家規(guī)定的基本標(biāo)準(zhǔn)；有的規(guī)定員工在勞動(dòng)合同期間不能結(jié)婚生育，上下班要搜身檢查，嚴(yán)重侵犯了公民的基本權(quán)利；有的規(guī)定員工入職要交一筆保證金；有的隨意延長(zhǎng)員工工作時(shí)間而不發(fā)加班工資等等，這些規(guī)定都是無(wú)效的。

注意：規(guī)章制度內(nèi)容避免與勞動(dòng)合同和集體合同相沖突，相沖突部分也是沒有效力的。

最高人民法院《關(guān)于勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋（二）》第十六條規(guī)定，用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度與集體合同或者勞動(dòng)合同約定的內(nèi)容不一致，勞動(dòng)者請(qǐng)求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應(yīng)予支持。

一般制定規(guī)章制度的程序分為四個(gè)步驟。

• 起草草案

部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，來(lái)決定是否制定新的制度。制度的制定不能想當(dāng)然，制定前要廣泛的征集意見或者深入調(diào)研。起草草案要先列框架、標(biāo)注重點(diǎn)、列明和其它制度的關(guān)聯(lián)性，有的還要考慮新制定制度與其它制度有沖突的地方如何來(lái)解決；然后再完善內(nèi)容，語(yǔ)言要嚴(yán)謹(jǐn)、合法、合理。

• 民主討論并完善

制定的規(guī)章制度要經(jīng)過(guò)民主程序，用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。

在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過(guò)程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過(guò)協(xié)商予以修改完善。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。

• 審批通過(guò)

會(huì)議上投票通過(guò)了制度最終稿，才能進(jìn)入審批流程，按照公司內(nèi)容的審批流程，經(jīng)過(guò)逐級(jí)簽字、加蓋公章后公布執(zhí)行。

• 制度公示

《勞動(dòng)合同法》第四條第四款規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者?！弊鳛槠髽I(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度必須對(duì)其適用的人公示。未經(jīng)明示，勞動(dòng)者無(wú)所適從，對(duì)其不具有約束力。

規(guī) 章 制 度 不 合 法 的

表 現(xiàn) 及 法 律 風(fēng) 險(xiǎn)

不合法的表現(xiàn)：

• 內(nèi)容不合法

規(guī)章制度的內(nèi)容不合乎法律的，對(duì)勞動(dòng)者的切身利益進(jìn)行侵害，根據(jù)《勞動(dòng)合同法》的相關(guān)規(guī)定，用人單位不得作出違反法律規(guī)定的規(guī)章制度。

• 程序不合法

用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。

• 未依法對(duì)勞動(dòng)者公示

法律規(guī)定，涉及到勞動(dòng)者重大利益的規(guī)章制度的制定，其中一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是公示，要求每個(gè)勞動(dòng)者知悉，很多用人單位在制定規(guī)章制度后，不予告知?jiǎng)趧?dòng)者，也不進(jìn)行必要的宣導(dǎo)，既不能起到規(guī)章制度對(duì)勞動(dòng)者約束的作用，也不能起到合法有效的法律后果。

不合法的風(fēng)險(xiǎn)：

• 對(duì)勞動(dòng)者不能約束的法律風(fēng)險(xiǎn)

用人單位制定的規(guī)章制度，從用人單位的角度是行使用工自主權(quán)的表現(xiàn)，如果不能對(duì)勞動(dòng)者公示，則不能起到約束勞動(dòng)者的目的。

• 不生效的法律風(fēng)險(xiǎn)

規(guī)章制度對(duì)勞動(dòng)者生效的前提必須其合法的成立，如果不能按照法律的規(guī)定制定修改，則該規(guī)章制度會(huì)由于其違反法律的強(qiáng)制性規(guī)定而不能生效，用人單位制定之初的目的不能達(dá)到的法律風(fēng)險(xiǎn)。

• 不能作為證據(jù)使用的風(fēng)險(xiǎn)

用人單位制定規(guī)章制度，往往是約束勞動(dòng)者的目的，當(dāng)勞動(dòng)者不能按照用人單位的規(guī)章辦事，或者違法用人單位的規(guī)章制度，用人單位對(duì)勞動(dòng)者作出種種結(jié)果時(shí)，往往結(jié)果的依據(jù)尤其違法而不能成為其仲裁或法院支持的理由。

規(guī) 章 制 度 不 合 理 的

表 現(xiàn) 及 法 律 風(fēng) 險(xiǎn)

不合理的表現(xiàn)：

• 內(nèi)容的不合理

用人單位在制定規(guī)章制度時(shí)，往往會(huì)存在不合理的地方，這主要表現(xiàn)在對(duì)勞動(dòng)者行為約束的層面上，規(guī)定的內(nèi)容，嚴(yán)重不合理，往往會(huì)侵犯勞動(dòng)者的合法權(quán)益，因此在合理層面上，用人單位需要根據(jù)本部門，本公司的具體情況，執(zhí)行符合本部門的規(guī)章制度，符合合理性的要求。

• 管理流程不合理

用人單位制定涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度，依據(jù)法律規(guī)定，需要進(jìn)行討論，協(xié)商，等程序，缺失任一環(huán)節(jié)都不合法，而程序中規(guī)定需要進(jìn)行討論協(xié)商的形式往往存在不合理的地方，不能起到真正的討論協(xié)商，其程序的流程存在不合理之處，不能真正做到討論、提出意見建議，平等協(xié)商的效果。

• 處理事情的方式（法）不合理

規(guī)章制度的規(guī)定會(huì)涉及到問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，該有什么方式或方法來(lái)解決，方式方法在解決問(wèn)題時(shí)往往比制度本身更重要，往往處理問(wèn)題的方式不合理，對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行造成障礙，不能完成規(guī)章制度的有效執(zhí)行。

不合理的風(fēng)險(xiǎn)：

• 嚴(yán)重不合理會(huì)造成不合法的法律風(fēng)險(xiǎn)

規(guī)章制度的制定，如果嚴(yán)重不合理，會(huì)造成侵害勞動(dòng)者的切身利益，和不合法的法律后果。因此，在制定規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)在遵守法律規(guī)定時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容上制定合情合理的規(guī)范文件，保障制度的執(zhí)行性。

• 不能有效執(zhí)行的法律風(fēng)險(xiǎn)

由于其內(nèi)容的不合理，往往執(zhí)行的過(guò)程中，會(huì)激化勞動(dòng)者與用人單位的矛盾，不利于規(guī)章制度的執(zhí)行。