為什么提示“選定區(qū)域不能分組”

如圖 616中左圖所示為客戶存貨信息匯總表。為方便顯示每位業(yè)務員按月份分類的存貨金額，需要將日期按月份自動分組，可是在為日期分組時彈出如圖 616中右圖所示對話框。為什么提示“選定區(qū)域不能分組”，如何才能為該數據透視表中的“日期”設置分組呢？

圖616 數據透視表中選定區(qū)域不能分組

→ 解決方案1：

“選擇性粘貼”后，將數據源中的“日期”列設置為日期格式。

→ 操作方法

步驟1 如圖 617所示，單擊數據源外的任一空白單元格→按<Ctrl+C>組合鍵。

圖617 復制空白單元格

步驟2 如圖 618所示，選中“日期”列→“開始”選項卡→“剪貼板”組中的“粘貼”下拉按鈕，打開下拉菜單→“選擇性粘貼”。

圖618 為日期列設置選擇性粘貼

步驟3 如圖 619所示，彈出“選擇性粘貼”對話框→勾選“粘貼”組中的“數值”選項按鈕，勾選“運算”組中的“加”選項按鈕→“確定”，完成選擇性粘貼的設置。

圖619 選擇性粘貼的設置

步驟4 如圖 620所示，單擊“開始”選項卡→“數字”組中“數字格式”下拉列表框中選中“短日期”。

圖620 設置C列為日期格式

手動刷新數據透視表兩次后，即可為“日期”字段設置按“月”分組，分組后的數據透視表如圖 621所示。

圖621 按月分組顯示的數據透視表

→ 解決方案2：

通過分列將數據源中的“日期”列設置為日期格式。

→ 操作方法

步驟1 如圖 622所示，選中“日期”列→“數據”選項卡→“數據工具”組中的“分列”按鈕。

圖622 為日期字段設置分列

步驟2 如圖 623所示，打開“文本分列向導”對話框→“完成”。

圖623 “文本分列向導”對話框

步驟3 如圖 620所示，單擊“開始”選項卡→“數字”組中“數字格式”下拉列表框中選中“短日期”。

手動刷新數據透視表兩次后即可為“日期”字段設置按“月”分組，分組后的數據透視表如圖 621所示。

→ 原理分析

本例中選定區(qū)域無法分組的原因為日期格式不正確。雖然顯示結果與日期相同，實際上并非Excel默認的日期格式。通過選擇性粘貼或分列的方法將單元格區(qū)域的內容轉換為數值，并通過設置單元格格式將其顯示為日期，兩次刷新數據透視表后，即可對“日期”字段實施分組。

選定區(qū)域不能分組的原因

實際上，在數據透視表中選定區(qū)域不能分組的原因很多，大致如下：

● 數據類型不一致導致組合失敗。

如某一列為日期格式，其中部分單元格為數字（或文本）格式，那么，刷新數據透視表后也無法對該字段實施自動組合。

當某一列為日期，其中部分單元格為其他日期格式或者為時間格式，均不影響自動分組。

在Excel 2007及以前版本中，當數據源引用整行（或整列）或某一列中存在空白單元格時，數據透視表對應字段因為數據類型不一致會導致組合失敗。在Excel 2010中，引用空白單元格將自動忽略。

● 日期格式不正確

如本例，雖然是日期，但是從其他系統(tǒng)導入后并非Excel識別的日期格式，因此無法對日期字段實施自動組合。參考解決方案如下：

1、查找日期列中的“-”，并替換為“-”。

2、選中日期列，通過分列的方法得到Excel可以識別的日期格式。

設置日期列為“日期”格式后，即可在數據透視表中自動組合。

● 透視表本身引用區(qū)域失敗

當數據透視表中的數據源被刪除或引用的外部數據源不存在時，數據透視表引用區(qū)域會保留一個失效的數據引用區(qū)域，從而導致分組失敗。

版權所有 轉載須經Excel技巧網/Office學吧允許

【 Excel 】：一次性創(chuàng)建大量指定名稱的工作表，并為其設置統(tǒng)一的格式