本文最初出現(xiàn)在The Minitab Blog

在開始新項(xiàng)目之前，重要的是要有明確定義的目標(biāo)和準(zhǔn)則。沒有這些劃定的步驟，任務(wù)和截止日期，項(xiàng)目將朝著多個(gè)方向發(fā)展，而不是專注于最終結(jié)果。最終，這將花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢。

如果您正在尋找一種可視化任務(wù)并使團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目過程中保持正常狀態(tài)的方法，則應(yīng)使用甘特圖。讓我們進(jìn)一步了解這個(gè)功能強(qiáng)大的工具，該工具可以幫助您保持項(xiàng)目的及時(shí)性和重點(diǎn)。

文中使用的軟件是Minitab Workspace。

什么是甘特圖？

甘特圖是項(xiàng)目中需要在設(shè)定的時(shí)間內(nèi)完成的任務(wù)的直觀視圖。甘特圖可用于計(jì)劃各種規(guī)模的項(xiàng)目。它們將始終顯示項(xiàng)目的開始和結(jié)束日期，甚至還可以幫助您查看在給定的一天中必須完成的工作。

良好的甘特圖應(yīng)能為您的項(xiàng)目提供有效的概述，包括：

1. 您需要完成哪些任務(wù)

2. 任務(wù)需要完成的順序

3. 每個(gè)任務(wù)應(yīng)花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間

4. 在項(xiàng)目期間完成了多長(zhǎng)時(shí)間的任務(wù)

甘特圖可以通過多種方式創(chuàng)建。幸運(yùn)的是，Minitab Workspace提供了兩種不同類型的甘特圖模板，標(biāo)準(zhǔn)的甘特圖（如下所示）和任務(wù)甘特圖，它們是該軟件中90多種工具的一部分。

因此，現(xiàn)在您知道什么是甘特圖，但是為什么要使用它呢？

使用甘特圖的好處

甘特圖不僅是獲取項(xiàng)目的組織概覽的直觀工具。甘特圖還具有以下優(yōu)點(diǎn)：

1. 增強(qiáng)的溝通

尤其是在許多人遠(yuǎn)程工作的時(shí)代，溝通至關(guān)重要。甘特圖可以改善團(tuán)隊(duì)溝通，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理可以看到誰在項(xiàng)目的給定部分中工作，向他們提供反饋并輕松地協(xié)調(diào)信息。當(dāng)每個(gè)人都使用標(biāo)準(zhǔn)的甘特圖模板（例如Minitab Workspace中的版本）時(shí)，溝通甚至?xí)訌?qiáng)大。甘特圖也非常適合與高管和利益相關(guān)者交流高級(jí)計(jì)劃和狀態(tài)更新，而任務(wù)甘特圖（如下所示）則更好地顯示和與工作團(tuán)隊(duì)更詳細(xì)地交流工作進(jìn)度。

2. 避免資源過載

甘特圖的另一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)是它們可以防止資源過載。當(dāng)在許多任務(wù)中使用的資源太少時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)許多團(tuán)隊(duì)問題。甘特圖可以幫助您有效地管理資源，確保沒有團(tuán)隊(duì)成員負(fù)擔(dān)過重。

3. 跟蹤進(jìn)度的能力

使用甘特圖，您可以確保遵守時(shí)限。您可以輕松查看所有正在進(jìn)行的任務(wù)以及相對(duì)于某些項(xiàng)目里程碑的進(jìn)展情況。單獨(dú)使用此功能有助于使甘特圖對(duì)于任何項(xiàng)目都是必不可少的。Minitab Workspace中的里程碑功能特別有用，因?yàn)樗鼓梢砸郧逦臅娓袷捷p松跟蹤，更新和查看整個(gè)項(xiàng)目中的這些關(guān)鍵項(xiàng)目檢查點(diǎn)。

甘特圖包含什么？

1. 項(xiàng)目何時(shí)開始

2. 項(xiàng)目的各種任務(wù)包括什么

3. 誰被分配從事每個(gè)單獨(dú)的任務(wù)

4. 當(dāng)任務(wù)應(yīng)該開始和完成時(shí)

5. 每個(gè)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間

6. 某些團(tuán)隊(duì)是否應(yīng)該在給定項(xiàng)目上進(jìn)行協(xié)作和合作

7. 項(xiàng)目何時(shí)結(jié)束

隨著項(xiàng)目的開展，團(tuán)隊(duì)成員和經(jīng)理都可以查看他們分配的任務(wù)并直觀地看到進(jìn)度，這可以幫助每個(gè)人查看他們的工作相對(duì)于項(xiàng)目或特定工作流中其他任務(wù)的位置。

在Minitab Workspace中創(chuàng)建甘特圖時(shí)，最酷的功能之一就是任務(wù)列表。如下所示，此書面列表包括甘特圖中的所有任務(wù)，同時(shí)避免了不必要的混亂，并且每個(gè)人都易于理解。在此任務(wù)列表中進(jìn)行的任何更改也將立即反映在甘特圖中，因此所有團(tuán)隊(duì)成員的視覺狀態(tài)始終是最新的。

最佳做法和提示

根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模，團(tuán)隊(duì)成員數(shù)量和所涉及的截止日期，將甘特圖匯總起來似乎有點(diǎn)不堪重負(fù)，但不必?fù)?dān)心！以下是甘特圖的提示和最佳做法：

1. 在組中創(chuàng)建任務(wù)

為了使您的計(jì)劃更易于閱讀，請(qǐng)?jiān)诮M或工作流中輸入任務(wù)。這將幫助您的團(tuán)隊(duì)成員了解哪些任務(wù)在時(shí)間上重疊，以及它們?nèi)绾螀f(xié)同工作或相互依賴才能達(dá)到最終目標(biāo)。

2. 詳細(xì)信息

甘特圖非常靈活，可以根據(jù)您的需要設(shè)計(jì)為詳細(xì)或高級(jí)。如前所述，我們建議在Minitab Workspace中使用標(biāo)準(zhǔn)甘特圖來高層次地展示任務(wù)和里程碑之間的關(guān)系，以便為執(zhí)行人員和利益相關(guān)者提供狀態(tài)和詳細(xì)信息，而任務(wù)甘特圖則更好地了解更多細(xì)節(jié)并在您的工作中使用球隊(duì)。

3. 指定負(fù)責(zé)方

創(chuàng)建甘特圖時(shí)，明確指出誰負(fù)責(zé)任務(wù)的每個(gè)部分。這將有助于避免有關(guān)誰應(yīng)該在何時(shí)處理什么任務(wù)的困惑。

4. 記住時(shí)間就是一切

不要忘記為每個(gè)任務(wù)添加特定的開始和結(jié)束日期。 很難跟蹤進(jìn)度并使您的團(tuán)隊(duì)在沒有他們的情況下繼續(xù)前進(jìn)。 話雖如此，請(qǐng)確保您包括任何假期，以免錯(cuò)過最后期限，因?yàn)槲覀兯腥硕紤?yīng)不時(shí)地得到一些休息和放松。

您最近是否啟動(dòng)了可以使用甘特圖幫助的任何項(xiàng)目？也許您已經(jīng)在開發(fā)一個(gè)，但是在Minitab Workspace的幫助下完美地管理和執(zhí)行您的項(xiàng)目永遠(yuǎn)不會(huì)太遲。

本文最初出現(xiàn)在Minitab博客上。