神譯局磨刀不誤砍柴工。
編者按：許多人常常感覺一天里的時間不夠用，無法完成需要完成的各種事情，只能利用晚上或周末的時間加班，但這也會讓人感覺筋疲力盡。如果你也有這種情況，不妨跟著本文學習“在更少時間完成更多工作”的方法，給自己一個機會，從今天起提高效率，告別“瞎忙”吧。文章原標題How To Get More Done In 3 Hours Than Most Do In A Week，作者為Anthony J. Yeung。本文分為上下兩篇，此為第一篇。 圖片來源：Unsplash 很多人會發(fā)現(xiàn)，無論是在家辦公還是在辦公室工作，都很難集中精力、提高工作效率并完成所有任務。 自2013年不再受雇于人以來，我已經(jīng)建立了一份成功的事業(yè)，開展了不少副業(yè)，同時為幾個客戶完成了許多大型項目，并且在周游世界、在幾十個城市落腳的過程中，我每周工作的時間遠遠不到40小時。 但我的秘訣不是使用耳塞、借助咖啡、提醒自己“更自律”，也不是用了什么神奇的時間管理APP(事實上，我根本沒借助任何一款這種工具)。 在這篇文章中，我將告訴你一些具體的提高高效的方法，這些方法幫助我在不依賴意志力的情況下就迅速提高了我的工作效率，而且還獲得了很棒的結(jié)果。 這些方法都非?？尚?，無論你是老板還是員工，它們都會對你有所幫助。 一. 避免觸碰最糟糕的效率殺手。通常，人們試圖通過增加各種工具和資源來提高工作效率: 時間管理工具，追蹤時間的APP，日歷，網(wǎng)站攔截器，工作效率書籍等等。 但是，通過這種方法讓一個本來低效的系統(tǒng)變得“更高效”并不會產(chǎn)生實際作用。 在你“做加法”之前，應該先從減去那些會降低你工作效率的東西開始。
規(guī)則一:永遠不要讓檢查電子郵件或信息成為你早上的第一件事。 55%的美國人在上班前會查看電子郵件。 這么早回復郵件或信息的問題在于，它會讓人們處于一種反應狀態(tài):這種狀態(tài)會讓他們的大腦在完成重要事情之前就充滿了任務、壓力源和各種小問題。 而且，由于他們在上班前就看到了自己的郵件，卻對此無能為力。這樣一來，他們整個早上都在想這些事，不能完全活在當下。 (在本文下篇，我將告訴你如何以更高效的方式處理你的電子郵件。) 規(guī)則二:關(guān)閉所有通知。 很多人的手機是就是他們注意力渙散的來源，因為有各種各樣的提醒、消息、提示和通知會接踵而來，就像口袋里裝的是嬰兒一樣吵鬧。 然而，你不可能在這種情況下集中注意力。 首先，人類并不擅長同時處理多項任務。不管你多么努力，如果你每隔幾分鐘就收到一次通知，你都無法很好地專注于你正在做的事情。 其次，如果一個通知把你從工作場景中拉了出來，一旦你回到原來的場景，你就會浪費很多時間，因為你的大腦會調(diào)整以讓你重新聚焦，然后再回到分心之前的效率水平。(實際上，這么做每次都會損失超過23分鐘。) 第三，查看通知的感覺就像藥物作用一樣: 每次你查看信息、電子郵件、提醒等，你的大腦就會釋放多巴胺，一種讓我們感覺良好的化學物質(zhì)。 最終，你的身體會對這些化學物質(zhì)上癮，你開始渴望它——而滿足這種渴望的唯一方式就是查看Gmail, Slack, Instagram, Facebook等平臺上的通知消息。 一個非常簡單的解決辦法就是把你的手機調(diào)成飛行模式，或者在一天的特定時間內(nèi)設(shè)置成“請勿打擾”模式，特別是在早上。 對于那些想更進一步的人，我強烈建議你關(guān)閉手機上所有應用程序上一切不必要的通知。 規(guī)則三:不要讓早上第一件事是看電視、看新聞、查看或使用社交媒體。 效率一定與高效完成你最重要的事情相關(guān)： 為你的老板做項目，經(jīng)營你自己的事業(yè)，開始一樣副業(yè)，寫一本你一直想寫的書，為馬拉松訓練，獲得一個學位都可以。 不過，我想你最重要的事應該不是Instagram、電子郵件還有體育頻道吧。 問題在于，當人們從“消費”這些信息開始新的一天時，在他們還沒有朝著目標邁出一步時，他們的大腦里就已經(jīng)充斥著(起碼大部分是)無用且分散注意力的東西。 所有這些都不能幫助他們完成最重要的任務。更糟糕的是，像刷新聞這樣的事情會讓人們感覺更消極、更有壓力、更悲觀，進而影響工作效率。 但事出有因，為什么那么多這種事都集中在你的早晨呢...... 二. 把握好一天中最重要的時間。提高效率的訣竅很簡單: 把握好你醒來后的前三個小時。 這段時間是你最有創(chuàng)造力、注意力最集中、思維最敏捷、效率最高、精力最充沛的時候。 這就是要保護好你的早晨并確保充分利用這段時間的原因。 方法如下: 首先，在一天開始的時候，花幾分鐘完成一項很棒的晨間活動。 早上不花時間去工作，而是用來讓自己為工作做準備，這似乎有些不合常理。但我保證這幾分鐘會改變你之后的工作效率。
這里有一些可以稱之為“磨斧頭”的事情: 冥想，散步，吃健康的食物，讀一些勵志的東西，寫下你的目標，拉伸等等。 這些都不需要很復雜的過程(或者很長時間)，只要做一些讓你覺得自己百分之百準備好了的事情（無論是精神上、身體上還是情感上），這樣你就會集中精力、感到被鼓勵、感覺積極且有動力。 然后，一旦你開始工作，你就會有巨大的動力去完成所有的事情。 第二，避免做太多不重要的決定，而要每天做一些同樣的事情。 這實際上是精英級運動員的秘密: 他們都日復一日地做著非常無聊的日?；顒印?/p> 他們吃不變的食物，做不變的練習，完成不變的熱身動作。 再強調(diào)一遍，早晨是你效率最高、注意力最集中的時候。不要把你的精力浪費在瑣碎的決定上。比如“我要吃什么?我下一步做什么?我要穿什么呢?我要去哪里?” 事實上，我們每天都只能在一定時間內(nèi)保持高水平的精神狀態(tài)。 通過每天做同樣的事情，你可以把較高的認知能力用在重要的事情上，因為你一天中其他所有的小細節(jié)都是“自動操作”的。 第三，把重要的事做好。 在你早晨的日?；顒又?，你早上開頭3個小時可能還剩下2到2.5小時。這段時間就是你要盡你最大努力的時候。 本文的其余部分將教你如何做到這一點。 三.為什么你需要創(chuàng)建小任務？很多人認為他們完成任務很艱難是因為自己懶惰或者缺乏意志力、動力或決心。 但通常情況下，真正的原因要簡單得多! 例如，某人的待辦事項清單可能是這樣的:
真正的問題是，這里的每項任務都讓人應接不暇! 寫一篇博客文章或建一個新網(wǎng)站可能需要3到30個小時! 每一項任務都如此龐大且不確定，沒有預先確定要持續(xù)的時間或方法來衡量它的完成情況——除了完成整個破事。 如果最終要花30個小時，它可能會在你的待辦事項清單上停留幾天，甚至是幾周。 你需要做的是把它們拆解成理想情況下能在一個小時內(nèi)完成的具體的、可操作的任務。 例如，可以將“寫一篇博客文章”改成“寫一個文章大綱”、“寫一份導語草稿”、“擬10個不同的標題”、“寫下200字”等等。 所有這些都是具體的、可操作且可衡量的。 就像吃糖一樣，一口的大小總是更合適: 1.對于較小的任務(比如只有20分鐘)，你會有信心完成它們。但如果你的任務是建一個(可能需要幾天、幾周或幾個月才能完成的)網(wǎng)站，那還真不知道何時才是終點。 2.當你把你的任務變成“一口大小”的時候，你會比以前在更短的時間內(nèi)完成更多的任務。通過看到自己完成更多事情，你會獲得動力和信心。 一旦你有了一個可行的待辦事項清單，就是時候以正確的方式安排它們了...... 四. 像專業(yè)人士一樣排定優(yōu)先級。給我人生帶來最大改變的一課來自“二八法則”（80/20 Rule）。 “二八法則”也被稱為“帕累托法則”（Pareto Principle），它的意思是約80%的產(chǎn)出都來自約20%的投入。 用在生產(chǎn)力上，就是20%的工作創(chuàng)造了80%的結(jié)果。 然而，有些人只是按任意順序來完成他們的待辦事項清單。因此，他們可能會在一天結(jié)束的時候完成很多任務，但收效甚微(如果做了的話)。 事實是，在每個人的待辦事項清單上，只有少數(shù)幾件事是“對你來說最重要的”。 因此，你需要選出3件最重要的事情（不要超過3件）把它們放在首要位置。 然后，分別做這三件事，在完成這三件事之前，不要碰你清單上的其他任何事情。 通過先做這些重要的事情，你每天都會收獲最多的成果。 再說一次，你在早晨擁有一天中最多的創(chuàng)造力、注意力和精神能量；所以，你得把一天中最好的時間用在最重要的任務上。 要找出你最重要的三個任務，可以嘗試問自己以下問題:
但是，如果你今天有5項重要任務要完成，那就排除兩件如果不做也會影響最小的事情。 然后優(yōu)先處理其他三個。 (學會如何分清輕重緩急不僅會提高你的效率，還會改變你的生活。) 譯者：Yoyo_J 本文來自翻譯, 如若轉(zhuǎn)載請注明出處。 |
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