文/小爽

旭華是96年出生的，今年剛大學畢業(yè)進入職場。職場新人出錯是很正常的事情，可沒想到，在領導出差的短短5天里他就被批評了5次！

因為領導出差不在辦公室的緣故，他只能用微信向領導匯報工作，可是這一匯報吧，就出不少岔子：

給領導連發(fā)5條語音信息，每一條長達20秒；

領導問項目進度，用文字寫了整整一屏手機，密密麻麻；

好不容易看完了，發(fā)現(xiàn)還是不知道現(xiàn)在進展到哪一步了；

......

領導出差回來后，單獨找旭華談話，把他責罵了一頓。旭華感到很委屈：“哎，做好工作就很不容易了，沒想到匯報也這么多講究！”還自暴自棄：“我真蠢！我再也不想用微信匯報工作了！”

匯報工作是一件非常重要的事情，追隨松下幸之助30年的江口克彥在書《我在松下三十年》中指出：“對于上司來說，最讓人心焦的就是無法掌握各項工作的進度......如果沒有得到反饋，以后就不會再把重要的工作交給這樣的下屬了。所以要知道，雖然只是一個簡單的匯報，卻能讓你得到上司的肯定?！?/p>

向領導匯報工作這么重要，而微信又成為一種普遍使用的社交工具，我們難免要用微信和領導進行溝通。但是很多職場新人，在用微信進行工作匯報時經(jīng)常出錯，我們有哪些要注意的事情呢？

一、需要用微信匯報工作的2種情況

工作匯報的形式多種多樣，可以是當面匯報，可以是書面表達、電話又或者是用微信，那么哪些情況是適合用微信來匯報工作的？主要有以下兩個：

1.領導出差、不在辦公室

這種情況下，我們和領導沒有辦法進行直接溝通，要匯報工作就不得不采用微信這樣工具。

2.小事情可以用微信簡單說明

一些小事情如告知電話號碼、匯報買辦公用品的花銷等可以用微信簡單說明，如果是很重要的事情，如負責一個完整的項目，那就需要當面匯報，說明工作的進度、細節(jié)，以及需要解決的問題。

以上是2個我們需要用微信匯報工作的場合，那在用微信匯報時要掌握哪些原則呢？

二、用微信匯報工作的4個原則

（一）多用文字，少發(fā)語音

之前有一個重慶小伙，因為領導出差在外，給領導匯報工作的時候2天之內(nèi)發(fā)了6、7條語音，領導回來后在開會時點名批評他工作態(tài)度有問題。

很多網(wǎng)友都站在領導這一方，表示用微信語音真的很不好。為什么這樣說呢？因為發(fā)語音有這樣的幾個弊端：

首先第1個領導不方便聽。環(huán)境嘈雜的時候，語音聽不清楚，或者像這位領導在開車的路上沒辦法聽語音；

第2個是沒時間聽。明明用1秒鐘就可以看完的字，非要變成10秒鐘的語音，這樣很浪費領導的時間；

第3，即使是有語音轉文字的功能，但也要保證前提是普通話很標準，如果有些人普通話不標準，轉出來的文字也完全看不懂。

倫敦大學學院心理學博士表示，文字輸入雖然緩慢，但是表達效率更高，發(fā)送語音時間雖短，但對方理解的時間卻大幅增加。

用微信語音給領導匯報工作，方便了自己卻浪費了領導時間。所以，最好能用文字的就盡量用文字，避免給領導發(fā)語音。

（二）分段排版，減輕閱讀壓力

有人可能覺得很好奇，這不是寫公眾號文章，也不是做海報設計，要排版什么呀？可千萬別小看排版，雖然只是1條微信消息，但是它也非常重要。

要注意2點：

1.一件事情用一條信息發(fā)完

領導在出差的時候，給旭華發(fā)微信，咨詢下是否有客戶陳總的微信：

領導：你有沒有陳總的電話？

旭華：有的。（然后打開手機，翻了好半天通訊錄）

旭華：這是陳總電話：136xxxxxxxx（過了一會又想到，萬一陳總在開會先打辦公室電話找秘書比較好）

旭華：這個是他辦公室的電話：xxxxxxx

領導當時回復了句“好的”，過了1小時領導才又彈出1條信息：“你1件事情發(fā)好幾條信息給我，我總是被你的信息打斷。下次能不能整理好了再一起發(fā)？”

旭華感到很受挫，不過領導說的的確有道理，1件事情用1條信息發(fā)完，要么就2條連著發(fā)，隔一段時間來一條很容易給別人帶來困擾。

2.3行之后就分段空行

給領導發(fā)微信要條分縷析，有條有理。如果信息太長，在3行之后就要換行，分成幾個段落，減輕領導閱讀的壓力。在每一段的首句標上阿拉伯數(shù)字（1、2、3、4）或是用中文表達（第一、第二、第三、第四），重點內(nèi)容用中括號（【xxx】）標出。

（三）邏輯清晰，詳略得當

如果是簡單的問題，那直接回復就好，但如果是比較復雜的問題，怎樣把內(nèi)容組織好表達出來就非常重要。

1.用金字塔結構保證邏輯清晰

金字塔結構來源于巴巴拉·明托的書《金字塔原則》，是說在寫作、撰寫方案時用到的邏輯結構，保證條理清晰，其實也可以用這種結構來進行工作匯報。

金字塔結構具體解釋就是：先說結論，再說原因；先說重要，再說次要；先說全局，再說細節(jié)，像一個自上而下的金字塔形狀。

舉個例子，旭華最開始是這樣給領導匯報項目進度的：

歡哥，我是星期三開始做這個項目的，前兩天把海報做好了，現(xiàn)在在寫軟文，還有嘉賓分享的文字稿沒有提交。對了，嘉賓還差一個人，要找誰呢？海報上的活動價格設置成多少呀？我看別人設置成的是9.9元，我們也要這樣嗎？現(xiàn)在還有一個大禮包沒有確定下來......

這樣的話你能看懂嗎？知道現(xiàn)在活動有哪些已經(jīng)完成，還差什么沒有做好，有哪些需要和領導確認嗎？

完全不知道！這樣的匯報會讓領導覺得像一團亂麻，要自己動腦去思考會不會有哪一步遺漏，哪里沒有做好。

而如果用金字塔結構匯報，則是這樣的：

歡哥，目前項目已經(jīng)完成了30%，已經(jīng)做完海報，還有文案和分享嘉賓、價格、大禮包沒有確定。

1.【海報】已經(jīng)發(fā)到你郵箱，你看看有沒有需要修改的；

2.【文案】我正在寫，寫完后會發(fā)到你微信；

3.這些地方需要和你確認：分享嘉賓xxx、價格xxx、大禮包xxx；

4.目前還在【物料準備】階段，預計本周四開始【裂變分銷】。

這樣是不是就會清楚很多？用金字塔結構來進行工作匯報，領導也能清楚知道目前情況，方便領導掌控全局。

2.突出重點保證詳略得當

根據(jù)工作內(nèi)容及領導要求，選擇重點內(nèi)容向領導匯報，不需要面面俱到。有人會問：什么才是重點呢？

重點沒有具體的評價標準，但是一般來說這樣3個方面可以作為重點來進行匯報：

（1）領導的目的是否已經(jīng)達到；

（2）個人成就有哪些；

（3）目前棘手的問題是什么；

詳細突出重點，而細枝末節(jié)部分則可以省略，細致末節(jié)的內(nèi)容不會對工作產(chǎn)生影響，告訴領導反而是在浪費他的時間。

3.用KPT匯報法表達目前問題

旭華遇到1個問題：做引流活動時宣傳語上寫著會給用戶發(fā)199元大禮包，可是他不知道禮包發(fā)什么比較好。于是，他發(fā)微信向領導求助：

旭華：歡哥，這個199元大禮包要送什么呀？

歡哥：你認為送什么好？這是你負責的項目。

旭華遲遲不敢回復，心想：我也不知道送什么呀，我要知道了還用問嗎？這時歡哥又發(fā)來一條信息：

你要讓領導做選擇題，而不是問答題。

這就說明，遇到問題向領導請示時，要自己準備解決方案，讓領導判斷方案A或者B哪個更好。我們可以使用KPT匯報法，在書《不會匯報工作，還敢拼職場》中有提到。這是來自日本的一種工作記錄方法，由3個部分組成：

K（Keep）：當前任務或項目的正常描述

P（Problem）：遇到的問題

T（Try）：準備要嘗試的解決方案

用這個方法能讓我們在匯報時不止提問題，更要思考想出解決辦法。讓我們從信息接受者變成主動思考者，逐步實現(xiàn)從被動的執(zhí)行者向管理者的角色轉換。

為向領導說服自己的解決方案是可行的能被采納的，可以使用演繹法，也就是蘇格拉底的三段論：大前提、小前提以及結論。

大前提：人都是要死的。

小前提：蘇格拉底是人。

結論：蘇格拉底是要死的。