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每次接手一個(gè)活動(dòng)后，我都在想：為什么沒有一套完整的活動(dòng)流程細(xì)節(jié)，這樣遵循模板，一步一步檢查便能毫無遺漏？ 對(duì)于活動(dòng)策劃，為什么有些人總能出色完成而且想法出眾？而另外一些人循規(guī)蹈矩，卻依然失誤連連？ 想知道吧？看完這篇干貨，再做策劃足以讓你游刃有余。 01 明確活動(dòng)目的 當(dāng)開始接手一個(gè)活動(dòng)的時(shí)候，第一件事就是需要明確本次活動(dòng)目的，例如活動(dòng)要達(dá)到什么效果？大概預(yù)算是多少？計(jì)劃多少人參加？達(dá)到什么樣的傳播效果？需不需要贊助？最后一個(gè)活動(dòng)是否成功，是用結(jié)果與活動(dòng)目的進(jìn)行對(duì)比的，活動(dòng)目的應(yīng)貫穿于整場(chǎng)活動(dòng)。 02 進(jìn)行開會(huì)分工 那么當(dāng)我們明確一個(gè)活動(dòng)目的之后。這個(gè)時(shí)候你就需要開會(huì)分工了，首先需要調(diào)查一下有無同時(shí)期、同類型活動(dòng)沖突？有無大型的國際峰會(huì)活動(dòng)影響？確定時(shí)間段方面沒問題，整合一下自己目前可以調(diào)動(dòng)的資源。 有多少人可以調(diào)動(dòng)？比如你要借人，是不是需要提前跟其他部門負(fù)責(zé)人說好？，你需要頁面，是不是需要提前跟技術(shù)部門排好檔期？有些你做不了的事情，是不是需要領(lǐng)導(dǎo)提前出面協(xié)調(diào)？ 先明確本次活動(dòng)可以調(diào)動(dòng)的內(nèi)部資源。需要贊助的話，有沒有以前合作的伙伴可以及時(shí)聯(lián)系？ 明確資源之后，前期具體誰負(fù)責(zé)活動(dòng)哪項(xiàng)內(nèi)容？需要對(duì)目前手上有的人力、物力資源做出一個(gè)清楚的判斷，不足以完成本次活動(dòng)怎么辦？還需要增加什么？這些都應(yīng)該于活動(dòng)開始前進(jìn)行明確分工。 03 及時(shí)確定場(chǎng)地 確定場(chǎng)地！確定場(chǎng)地！確定場(chǎng)地！確定場(chǎng)地！重要的事情說四遍，一定要盡快確定好場(chǎng)地，結(jié)合費(fèi)用預(yù)算、人數(shù)規(guī)模等實(shí)際情況。一般來說場(chǎng)地都需要半個(gè)月，有的甚至提前1-2個(gè)月去進(jìn)行預(yù)約。 提前跟酒店簽訂合同、能否開具相應(yīng)發(fā)票、付款方式、付款時(shí)間提前明確？場(chǎng)地選擇這一塊，盡量選擇交通位置比較便利的地方，比如地鐵站附近、公交站附近、市區(qū)較中心一點(diǎn)的地方，有利于參會(huì)人員的交通出行。 確定場(chǎng)地的出入口，可以容納多少人數(shù)？主舞臺(tái)尺寸多少？大屏幕尺寸，供電情況怎么樣？進(jìn)貨通道在哪里？有沒有貨梯，能最大容納尺寸是多少？場(chǎng)地的搭建時(shí)間以及撤場(chǎng)時(shí)間明確。 是否提供免費(fèi)停車位，如不提供收費(fèi)方式是什么？衛(wèi)生間、化妝間有幾個(gè)，位置是否方便？關(guān)于消防、安檢、電檢等等都是需要明確的。 04 撰寫活動(dòng)策劃 活動(dòng)策劃書一般也分兩種，內(nèi)部使用和外部使用。外部使用多是給客戶一類的使用較多、更多的包含一些活動(dòng)創(chuàng)意。 下面說的是內(nèi)部使用的一種。那么我們首先要明確活動(dòng)的主辦方、承辦方、協(xié)辦方、贊助方、冠名方這幾類的不同（這里不做介紹，可以私下公眾號(hào)或者微信交流） 活動(dòng)主題明確（根據(jù)活動(dòng)對(duì)象及活動(dòng)目的以及公司價(jià)值觀、產(chǎn)品一類的相結(jié)合），活動(dòng)風(fēng)格最好能保持一個(gè)色調(diào)，嘉賓或者觀眾是不是需要提前進(jìn)行邀請(qǐng)？是否需要互動(dòng)方式？ 活動(dòng)流程單、主持人串詞一類的，這些是不是可以做一個(gè)附件呈現(xiàn)在活動(dòng)方案后面？開始時(shí)間、活動(dòng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、結(jié)束時(shí)間這些都需要明確、需不需要安排酒店住宿等等？ 相信看到這里，初步的架構(gòu)已然形成，剩下的都是細(xì)致的補(bǔ)充。 05 實(shí)物物料清單 這一塊可以說是極為考驗(yàn)細(xì)節(jié)的一個(gè)地方，大到音響設(shè)備，小到透明膠帶。物料無論大小全部得考慮在內(nèi)。 建議列一個(gè)時(shí)間物料進(jìn)度的表格，以及各物料的具體清單，發(fā)現(xiàn)遺漏之后及時(shí)補(bǔ)加上去。大設(shè)備方面：舞臺(tái)搭建，請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)還是自行搭建？燈光效果、音響設(shè)備、投影儀、大屏幕顯示、背板等等。 設(shè)計(jì)物料方面：X展架、易拉寶、門頭、互動(dòng)區(qū)域設(shè)計(jì)、邀請(qǐng)函、嘉賓證、桌牌、麥標(biāo)、主持人手卡、停車證、海報(bào)（這一類物品必須明確好制作時(shí)間、交付時(shí)間）、流程單、伴手禮（采購還是定制？ 要不要加印logo、交付周期是多少？）其余的桌椅板凳、需不需要鮮花、茶水間等等。 這里需要特別注意的是一定要明確好制作時(shí)間以及交付時(shí)間、交付時(shí)間、交付時(shí)間。千萬別活動(dòng)結(jié)束了，你的伴手禮還在制作，那這就完全是活動(dòng)負(fù)責(zé)人的責(zé)任了，所以時(shí)間觀念一定要強(qiáng)。 06 非實(shí)物物料清單 除了實(shí)物物料以外，當(dāng)然還是需要很多非實(shí)物物料的。比如演講嘉賓的PPT、場(chǎng)面布置的平面圖、舞臺(tái)效果圖、座席安排圖、宣傳視頻制作、切換頁面等等。 再有就是主視覺的確定、大屏幕靜態(tài)圖像、大屏幕入場(chǎng)、中場(chǎng)、散場(chǎng)播放視頻（再提醒一下，注意交付時(shí)間） 07 活動(dòng)宣傳方案 為什么把這一塊單獨(dú)拿出來說呢？對(duì)于活動(dòng)來說是極為關(guān)乎成敗的一點(diǎn)。特別是對(duì)于展會(huì)性質(zhì)活動(dòng)，到場(chǎng)人數(shù)起伏較大，就很有必要在這一塊重點(diǎn)發(fā)力。 首先確定宣傳周期，大概需要多久？十五天還是一個(gè)月？ 宣傳渠道是什么？是通過網(wǎng)站？微博？社群？還是其他廣告投放？又或者是地推？這些都是需要根據(jù)你的用戶畫像以及之前類似活動(dòng)數(shù)據(jù)總結(jié)推出來的 宣傳方式是什么？請(qǐng)明星代言？線上海報(bào)？單頁？游戲互動(dòng)形式？異業(yè)合作宣傳？無論采用什么渠道，都需要能有一個(gè)報(bào)名進(jìn)度表，某階段達(dá)到多少報(bào)名人數(shù)？ 如果宣傳渠道或者宣傳方式不對(duì)可以及時(shí)更改，做好多方面準(zhǔn)備。另外需要及時(shí)回訪報(bào)名人員，確定到場(chǎng)可能性。 08 攝影攝像需求 一場(chǎng)活動(dòng)，對(duì)于攝像的需求是必不可少的，大型活動(dòng)涉及到攝影這一塊。那么攝影是提前請(qǐng)專門攝影團(tuán)隊(duì)還是部門內(nèi)部攝影愛好者？ 要幾個(gè)機(jī)位、幾個(gè)角度？是否同步進(jìn)行直播？對(duì)攝影角度和畫質(zhì)要求很高，都需要提前進(jìn)行調(diào)整。 嘉賓、畫面是不是需要重點(diǎn)跟拍？后期需不需要剪輯現(xiàn)場(chǎng)視頻、相關(guān)照片，這些需要提前確定，另外說的一點(diǎn)是，攝像的時(shí)候可以多拍一些無人場(chǎng)景，后期圖片制作這一塊會(huì)有大用處。 活動(dòng)的策劃是變化無常的，創(chuàng)新和創(chuàng)意在策劃中只是加分項(xiàng)，萬勿本末倒置。 先學(xué)走，再學(xué)跑。 以上是社長(zhǎng)今天的推薦分享，希望對(duì)你有幫助！ |
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