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YouCore高級講師、高級咨詢顧問
曾經(jīng)我認(rèn)為閉環(huán)是一件特別容易做到的事：不就是及時給別人反饋嘛，我現(xiàn)在就做得很好呀，感覺沒啥了不起的。然而，在幫表姐處理了一次工作上的難題后 ，我發(fā)現(xiàn)：要做到閉環(huán)還真不是一件容易的事。表姐是公司的外貿(mào)銷售，碰到的難題是工廠的同事總是不按時發(fā)貨，導(dǎo)致表姐經(jīng)常被客戶抱怨，甚至因?yàn)榘l(fā)貨不及時丟了一個大客戶。表姐第一次回來跟我抱怨時，我挺不以為然的，覺得這不就是基本的溝通反饋問題嘛。表姐說，她從來沒有讓工廠的同事明確給自己反饋過“收到發(fā)貨日期的要求了”。于是，我就給表姐出了個主意，以后一定要讓工廠的同事明確回復(fù)文字做反饋。沒成想，隔了幾天表姐又來跟我訴苦，說我的方法不管用，工廠的同事文字回復(fù)確認(rèn)后，依然不按時發(fā)貨。這時我才發(fā)現(xiàn)，原來工作中的閉環(huán)不僅僅是反饋及時的問題，因?yàn)橛腥思词勾饝?yīng)了你，他也不一定會去做，或者即使想去做也不一定有能力做。閉環(huán)的本質(zhì)更多是一種確定性：自己交代給別人或別人交代給自己的事，肯定會有一個確定的結(jié)果。1、反饋上主動 2、能力上匹配 02 及時主動的反饋，是做到有效閉環(huán)的第一步。很多時候，領(lǐng)導(dǎo)交辦或者是答應(yīng)別人的事，可能需要一個比較長的周期去完成。這時在執(zhí)行過程中，你就要主動給予反饋，做到讓領(lǐng)導(dǎo)或別人知道你的進(jìn)展情況。特別是任務(wù)周期比較長的工作，領(lǐng)導(dǎo)可能已經(jīng)把你這件事暫時性忘記了，但你不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)好像已經(jīng)忘記，自己也就什么都不講了。恰恰相反，這種情況你更應(yīng)該主動跟領(lǐng)導(dǎo)反饋，一是讓他知道你的工作量，二是防止拖到最后才反饋沒有時間做調(diào)整。被動等著對方來問你進(jìn)度，跟你自己主動匯報相比，前者會導(dǎo)致你最終的溝通量更大，而且效果更差。過程中的主動反饋，你可以根據(jù)實(shí)際情況采用三種不同的反饋方式。周期性反饋主要適用于任務(wù)周期較長的情況，你可以采用定期報告（日報、周報、月報）或例會等反饋方式。階段性反饋主要適用于項目或事件有相對明確的節(jié)點(diǎn)、里程碑等，一般采用會議、評審等正式的反饋方式。相較于周期性和階段性反饋，你用的最多的反饋方式反而是臨時性反饋。這種反饋隨時都可能發(fā)生，反饋形式也是多種多樣，有像周期性和階段性反饋的正式形式，也有通過微信、電話回復(fù)一兩句話就搞定的。在收到別人發(fā)起的信息時，要及時給予對方一個信號，證明你收到了信息，讓對方了解到你對信息的接受情況。你反饋的信息可能是某個具體的完成時間，也可能是個人的意見或建議，或者是一句簡單的“收到”。當(dāng)你完成了領(lǐng)導(dǎo)或同事交代的某件事情后，需要及時主動地將完成情況發(fā)送給對方，并確保對方接受到了你的信息。如果你默默完成不做聲，等著對方來問完成情況的話，你哪怕將事情完成得有100分，在對方心目也最多剩下80分。及時主動的反饋是初級的閉環(huán)，我們稱之為“溝通閉環(huán)”。要進(jìn)一步提高閉環(huán)的確定性，你還要確保自己的能力與承諾是匹配的。在能力匹配上，我們經(jīng)常陷入兩個導(dǎo)致無法閉環(huán)的陷阱：盲目給他人承諾；碰到有挑戰(zhàn)的事就躲。盲目承諾會提高別人對你的期望，從而在你未能給到確定結(jié)果時失望更大，長期以往甚至?xí)谰檬ニ说男湃巍?/section>一開始給我的感覺非常好，因?yàn)樗麑ξ野才诺乃腥蝿?wù)都是很爽快地就應(yīng)承下來，甚至在接任務(wù)時還會自己提高要求。比如，我安排他寫一份PPT，說三天后給我就可以了，他往往會回復(fù)我說“不用這么久，我加加班，最多兩天就給你”。但帶了他一個月后，我就徹底失望了：所有承諾我的事，沒有任何一件達(dá)成預(yù)期的，甚至不少工作都拖得不了了之。比如，夸?？趦商炀徒o我的PPT，甚至連我原先約定的三天都做不到，我追了一周才追到，額外還要我花2小時改了一遍才勉強(qiáng)能用。他的水平其實(shí)并不差，但為什么會出現(xiàn)這樣糟糕的情況呢？因?yàn)槲医o他的工作即使按我要求的期限都很有挑戰(zhàn)，他再一盲目承諾又多攬了幾個任務(wù)，結(jié)果只能疲于奔命，而且質(zhì)量都不達(dá)標(biāo)。 即使分配到自己頭上了，也會找各種借口“這個我不行”“我手頭上還有其它工作忙不過來”推脫給其他人。有些人甚至還會得意于自己的這種“聰明”：你看，我早早就下班回去追劇了，那個傻子還苦哈哈地在加班。這種碰到有挑戰(zhàn)的事就躲的“聰明”做法，倒是也可以給人一種確定性：“這人不行”的確定性。而且總是躲著有挑戰(zhàn)的事，你就會缺少能力提升所需的壓力和鍛煉環(huán)境，然后就長期停滯在一個低水平上。一個經(jīng)驗(yàn)用十年說的就是這個意思。因此，我們給別人的承諾最好做到“能力閉環(huán)”，是自己跳一跳夠得到的，這樣既能給對方確定性，又能不斷地拓展自己的能力邊界。反饋上主動可以做到“溝通閉環(huán)”，能力上匹配可以做到“能力閉環(huán)”，但如果你對結(jié)果采用不負(fù)責(zé)的態(tài)度，則以上兩種閉環(huán)也就沒有意義了。我在擔(dān)任管理咨詢項目的項目經(jīng)理時，就充分感受到了對結(jié)果態(tài)度不同的巨大差異。管理咨詢項目需要在很短的時間內(nèi)輸出大量的成果，因此項目在推進(jìn)時，我們一般都是幾個顧問各負(fù)責(zé)咨詢報告的一個部分，大家同步編寫，然后再由項目經(jīng)理合并為一份完整的咨詢報告。我在合并咨詢報告時，就會發(fā)現(xiàn)三種截然不同的情況：① 有人交上來的PPT，觀點(diǎn)泛泛、排版跟模板有著各種各樣的差異，我必須再花大量的時間一頁一頁做調(diào)整，甚至有時要全部推翻，自己再加班熬夜重做一遍。② 有人交上來的PPT，跟我要求的基本一致，我只需要復(fù)制到報告的對應(yīng)框架中即可。③ 有人交上來的PPT，完全超出我的期待 ，不僅跟我的要求一致，而且有了很多自己的思考和洞察，我看了對報告的其它部分也有啟發(fā)。這就是對結(jié)果的責(zé)任感不同，導(dǎo)致的不同閉環(huán)質(zhì)量。第一類顧問，想著反正不要自己跟客戶匯報，報告再不行都是項目經(jīng)理面對客戶的沖天怒火，因此對結(jié)果只是抱著做完的態(tài)度，雖然交任務(wù)閉環(huán)了，但就只是做完而已。第二類顧問，會抱著對自己的結(jié)果負(fù)責(zé)的態(tài)度，會盡力去做好，認(rèn)真完成自己所負(fù)責(zé)的部分，因此他們的閉環(huán)質(zhì)量往往離期待不遠(yuǎn)。第三類顧問，則不僅考慮做好自己的部分，而且會盡自己最大的努力去提升整個咨詢報告的質(zhì)量，這種對結(jié)果做到自己最大極限的態(tài)度，往往會讓他們的工作質(zhì)量超出預(yù)期。第一類顧問雖然會在單個項目里占到便宜（不怎么出力但一樣能享受項目成功后的獎勵），但很少會有大的發(fā)展，反而是后兩類顧問會成長得非常快。因此，為了閉環(huán)的質(zhì)量，更為了你自己的提升，我們需要讓自己愿意對結(jié)果負(fù)責(zé)，做到“結(jié)果閉環(huán)”。05 小結(jié) 閉環(huán)的本質(zhì)是一種給別人的確定性。① 溝通閉環(huán)：主動反饋過程，積極反饋結(jié)果。 ② 能力閉環(huán)：能力與承諾匹配，既不盲目承諾，也不碰到挑戰(zhàn)就躲。 ③ 結(jié)果閉環(huán)：抱著對結(jié)果負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到自己的最大極限。這三種層次閉環(huán)的要求是逐層遞進(jìn)的。你要做到能力閉環(huán)，就必然會做到溝通閉環(huán)，因?yàn)槟阒挥胁粩嗟刂鲃臃答?，才會讓能力更好地匹配承諾。你要做到結(jié)果閉環(huán)，就必然要做到能力閉環(huán)、溝通閉環(huán)，否則你就沒辦法對結(jié)果負(fù)責(zé)。你可以先從溝通閉環(huán)做起，逐步做到結(jié)果閉環(huán)。祝你早日成為一名給人確定性的閉環(huán)高手。
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