所謂 GTD，就是 Get things done的縮寫，美國著名時(shí)間管理大師戴維·艾倫總結(jié)出來的一套目前世界范圍內(nèi)最全面、最系統(tǒng)、最廣泛使用的時(shí)間管理方法，其方法主要分為五個(gè)步驟：

第一步，收集，其目標(biāo)就是清空大腦。

回想一下，在工作中，你什么時(shí)候是最慌亂的時(shí)候？往往是你的大腦中塞滿了無數(shù)待辦事項(xiàng)的時(shí)候。如果你想要認(rèn)真完成一項(xiàng)工作，可是卻有一個(gè)人在你耳邊，不斷提醒你，你明天還要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，后天還要和客戶見面，周末是女朋友的生日，你要記得買花買禮物，快到月底了，你記得還信用卡和交房租……

你想，這樣的話，你怎么可能心靜如水地工作呢，只能是心亂如麻了。而我們很多時(shí)候，就是這樣，那個(gè)煩人的聲音不是別人，正是我們的大腦，因?yàn)槲覀儼烟嗟拇k事項(xiàng)，都塞在大腦里。所以，想要心靜如水，專注于當(dāng)下，第一步，就是要清空我們的大腦。

但是那些事情也很重要啊，所以清空大腦，不是要把那些事情都忘掉，而是另外找到一個(gè)'倉庫'，把那些想法從大腦中搬出去。這個(gè)另外的倉庫，我們叫'收集箱'。

收集箱的形式有很多種，可以是電腦中的一個(gè)文件夾，也可以是你書桌的一個(gè)抽屜，還可以用印象筆記、滴答清單等軟件作為你的收集箱，當(dāng)然，最簡(jiǎn)單的，就是一個(gè)筆記本甚至一張白紙。但你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，越少越好，夠用即可。

你要做的，就是把所有你想到的事情，全部寫到紙上。只注重?cái)?shù)量，寧濫勿缺，把你所有的想法都記錄下來。有可能你冒出的第一個(gè)想法是'解決全球變暖'，下一個(gè)想法卻是'去超市買幾包方便面'，沒有關(guān)系，老老實(shí)實(shí)地記錄就可以。

當(dāng)你把大腦中所有的角落都搜刮了一遍，所有的想法都已經(jīng)記錄了下來，現(xiàn)在你會(huì)感覺大腦空空如也，無牽無掛，而你的紙上，怕是已經(jīng)滿滿當(dāng)當(dāng)。這時(shí)，你就為下一步行動(dòng)做好了準(zhǔn)備。

第二步，處理，也叫理清階段，其目的就是清空收集箱。

你的大腦已經(jīng)平靜了，可是你的收集箱里卻塞滿了各種各樣要做的事情和奇奇怪怪的想法。它們不能永遠(yuǎn)待在收集箱里。我們要做的，就是為收集箱里的每一件事，都分配一個(gè)合理的歸宿。

清空收集箱欄，你要遵循三個(gè)原則：第一，按照順序處理；第二，一次只想一件事；第三，永遠(yuǎn)不要把事務(wù)放回收集箱。這樣做，避免了我們的拖延癥和畏難情緒，不會(huì)專門挑簡(jiǎn)單容易的來處理。

那么，我們要如何處理收集箱中的內(nèi)容呢？最關(guān)鍵的問題，是一直要問自己：下一步行動(dòng)是什么？

結(jié)果可以分為以下幾類：

1 不需要采取行動(dòng)的事項(xiàng)：

一般來說，你會(huì)在收集箱中發(fā)現(xiàn)一些無法付諸行動(dòng)的事情，一般可以分成三類：

垃圾：一些過時(shí)的信息和資料，我的建議是，不必糾結(jié)，果斷扔掉。我們處在信息過載的時(shí)代，盡量為自己減負(fù)，才是生存之道。

待醞釀的事務(wù)：比如你的同學(xué)邀請(qǐng)你參加婚禮，但是時(shí)間是兩個(gè)月后，你現(xiàn)在還無法確定能否出席。比如你想要去澳洲旅游，可是你不知道自己能不能跟老板請(qǐng)假。這些事情，目前還無法轉(zhuǎn)化為行動(dòng)，你可以專門再找一張紙，把這些記錄下來，這張紙叫做'未來清單'。

參考資料：建議使用印象筆記一類的筆記軟件，把這些資料收集歸類起來。

2 需要采取行動(dòng)的事項(xiàng)

除去上面這三類事務(wù)，其它的都可以轉(zhuǎn)化為行動(dòng)。如果手頭的事情需要一系列的行動(dòng)或步驟才能實(shí)現(xiàn)它的目標(biāo)或結(jié)果，你就可以將其視為一個(gè)項(xiàng)目并將它列為項(xiàng)目清單。

你需要把事務(wù)轉(zhuǎn)化為獨(dú)立、清晰的任務(wù)。我舉幾個(gè)典型的例子：比如你可能記錄了一條，叫'收拾房間'。你會(huì)想到，自己的房間里最亂的是衣服，你要把衣服都整理到衣柜里，可是你的衣柜里有好幾件自己根本不會(huì)再穿的衣服，占了很多的空間，那么你的下一步行動(dòng)就轉(zhuǎn)化為'扔掉那些不再穿的衣服'。

再比如，你可能記錄了一條，叫'參加會(huì)議'，那你會(huì)想到，你必須和同事小王商量，會(huì)議匯報(bào)用的PPT是否已經(jīng)定稿，那你的下一步行動(dòng)，就轉(zhuǎn)化為'給小王打電話，確認(rèn)PPT'。

一旦確定了下一步行動(dòng)，這時(shí)，你有三種選擇：

第1， 如果行動(dòng)可以在兩分鐘內(nèi)完成，那么不要猶豫，馬上去做。

第2， 如果自己不是完成任務(wù)的最佳人選，那么你可以委派他人來做。

第3， 對(duì)于一些復(fù)雜的任務(wù)，把任務(wù)放在你的組織系統(tǒng)中，再安排時(shí)間以后去做。

以上就是 GTD 法的第二步，清空收集箱。這一步的關(guān)鍵，就是問自己下一步行動(dòng)是什么。對(duì)于無法轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的事情，按照垃圾/醞釀事務(wù)/參考資料的原則分類，對(duì)于可以轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的事物，按照項(xiàng)目清單、馬上去做、委托他人去做、以后去做來分類。

第三步，組織，其關(guān)鍵是建立清單，將收集箱的事務(wù)分門別類

在第二步時(shí)，我們已經(jīng)消除了一批事務(wù)，垃圾我們果斷扔掉，兩分鐘以內(nèi)的行動(dòng)我們馬上執(zhí)行，此外，我們也建立兩種清單，一種是參考資料，一種是記錄待醞釀事務(wù)的未來清單。

而在此之外，我們還要準(zhǔn)備三種清單：

1 下一步行動(dòng)清單：

是最核心的清單，里邊記錄的是你所有接下來需要完成的行動(dòng)，這樣，你在每次開始工作的時(shí)候，直接從下一步行動(dòng)中找到最重要的事情，開始完成就可以了。如果你的下一步行動(dòng)清單非常豐富，那么你還可以把它分成多個(gè)子清單，最簡(jiǎn)單的方式，就是按照情境來劃分。

比如，把所有聯(lián)系別人的事情，全部列入電話清單中，這樣，不論何時(shí)何地，在家中還是路上，當(dāng)你有一些碎片時(shí)間的時(shí)候，你就可以拿出電話清單，利用點(diǎn)滴時(shí)間，完成這些任務(wù)。除此之外，你還可以羅列出電腦清單、辦公室清單、超市清單等。

2 等待清單：

是那些需要他人完成的任務(wù)，但是他們的結(jié)果，會(huì)影響你的下一步行動(dòng)，所以你要進(jìn)行記錄和跟蹤。等待清單往往和下一步行動(dòng)清單放在一起，才能取得最佳效用。比如你根據(jù)電話清單，給小王打電話，要下周會(huì)議的PPT，接下來就轉(zhuǎn)入了等待清單，而當(dāng)你接到PPT之后，你就要找時(shí)間來看，并提出修改意見，那么這時(shí)又進(jìn)入到下一步行動(dòng)清單。

這樣，等待清單和下一步行動(dòng)清單聯(lián)動(dòng)起來，才會(huì)讓你的工作更高效。

3 日程表：

日程表記錄的就是固定時(shí)間要完成的任務(wù)，比如會(huì)議、比如培訓(xùn)、比如和客戶約好見面。這里，有一個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，很多人會(huì)把每天安排的滿滿當(dāng)當(dāng)，把自己的任務(wù)也寫入日程表中，而實(shí)際上，除了一些必須在固定時(shí)間完成的事務(wù)外，你的其他任務(wù)，可以記錄在下一步行動(dòng)清單中，這樣，就保證了每天時(shí)間的靈活性。

日程表和等待清單，也可以聯(lián)動(dòng)起來，你可以為等待清單的事務(wù)，都設(shè)定一個(gè)截止日期，比如你和小王商量好，要在周五之前，拿到PPT，你就可以把這個(gè)日期記錄在日程表中，到了周五，如果還沒有收到小王的PPT，你再去和他溝通。這樣，就把被動(dòng)的等待，變成了主動(dòng)的控制。

以上就是GTD法第三步，組織整理的內(nèi)容，你建立了五類清單：下一步行動(dòng)清單、等待清單、日程表、未來清單、參考資料。把你收集箱中的任務(wù)，分門別類納入這五類清單中，你的工作就變得更加清晰有序了。

第四步，回顧，其目標(biāo)就是保障系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

如果僅僅是建立清單，卻不及時(shí)回顧和更新，那么清單往往就變成了擺設(shè)，所以定期回顧，才能真正讓清單變成行動(dòng)，讓行動(dòng)改變你。多長(zhǎng)時(shí)間回顧一次呢？一般分成兩種：

1 每天一次的簡(jiǎn)易回顧

建議在每天一上班來進(jìn)行，基本上用 5 分鐘的時(shí)間就好。為了達(dá)到心如止水的工作境界，我們把大腦中的事務(wù)通過 GTD 法交給了清單，如果用電腦來比喻，我們的大腦，就像是 CPU，只處理當(dāng)前的任務(wù)，而清單就像是硬盤，儲(chǔ)存更多的信息，而每天回顧的過程，就是把硬盤數(shù)據(jù)交給CPU的過程。

你只需要兩件事：第一，看一眼你的日程表，確定你今天有哪些必須參加的活動(dòng)。第二，看你的下一步行動(dòng)清單，確定你在日程之外，可以完成哪些任務(wù)。

為什么要先看日程表呢，因?yàn)槿粘瘫砩嫌涗浀亩际抢状虿粍?dòng)、必須完成的，如果你今天要參加3個(gè)會(huì)，一天時(shí)間都被占用了，那你也就沒法去完成下一步行動(dòng)清單里的大任務(wù)了。

2 每周一次的整體回顧

這是你更新和完善自己的清單的過程，就像是為自己的操作系統(tǒng)更新軟件和打補(bǔ)丁。每周一次的回顧，你需要關(guān)注五件事情：

第1， 回顧下一步行動(dòng)清單，劃掉已經(jīng)完成的任務(wù)；

第2， 回顧過去一周的日程表，看看參加的日程是否可以轉(zhuǎn)為下一步行動(dòng)；

第3， 回顧等待清單和未來清單，看看哪些事情可以轉(zhuǎn)為下一步行動(dòng)；

第4， 展望下周日程，提前做好準(zhǔn)備；

第5， 重新收集大腦中的想法，并清空收集箱，更新你的下一步行動(dòng)清單。

這樣，通過每天回顧和每周回顧，你就把你林林總總的事務(wù)，都交給清單，為你的大腦徹底減負(fù)。

第五步，執(zhí)行，就是要選擇最合適的行動(dòng)。

GTD 法的第五步，是執(zhí)行，就是完成具體事務(wù)的過程。這一步，你可以結(jié)合我們?cè)谥敖榻B的時(shí)間管理方法，一起來操作，你一定會(huì)事半功倍。

比如，那么多下一步行動(dòng)，如何選擇先做哪個(gè)，你就可以采用四象限法。再比如，具體做一件事時(shí)，你可以結(jié)合番茄工作法，就會(huì)讓你更有效率。

選擇行動(dòng)方案的三種方法：

1 確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的四標(biāo)準(zhǔn)法：

即根據(jù)所處情境、有多少時(shí)間、有多少精力和重要性來判斷如何選擇下一步行動(dòng)。

2 確定每日工作的三分類法：

即每日工作安排可以執(zhí)行計(jì)劃性的事先安排、臨時(shí)性的突然安排和靈活性的重新安排三種分類標(biāo)準(zhǔn)。

3 判斷事情重要性的總體檢視六層次法：

即按照人生的五萬米高空分六個(gè)層次（地面：當(dāng)前行動(dòng)；1樓視野：當(dāng)前項(xiàng)目；2樓視野：職責(zé)或角色；3樓視野：目標(biāo)；4樓視野：愿景；5樓視野：原則和價(jià)值）檢視自己的工作，

總結(jié)：

GTD 追求的是心如止水的境界。為了達(dá)到這個(gè)境界，我們要借助清單，為大腦減負(fù)，讓我們每次只專注一件事。具體的方法，是通過五步：收集、清空收集箱、組織整理、定期回顧和執(zhí)行。核心是永遠(yuǎn)問自己下一步行動(dòng)是什么。借助各類清單，管理自己的事務(wù)。

GTD 很像是一臺(tái)全能的機(jī)器，功能全面，能覆蓋到生活的方方面面，但是也正因?yàn)槿绱耍牟僮餍枰鄷r(shí)間才能掌握。

所以對(duì)于剛剛接觸時(shí)間管理的朋友，不建議一上來就直接實(shí)踐 GTD 系統(tǒng)，不妨先使用番茄工作法找找感覺。隨著你對(duì)于時(shí)間的管理越來越有效，你也越來越追求更高效的生活，這個(gè)時(shí)候，再去進(jìn)入到 GTD 的世界，你也會(huì)感覺自己的人生越來越高效。