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在時間管理的各大門派中，GTD是廣受歡迎的一派。GTD是Getting Things Done的縮寫，這套方法的創(chuàng)始人是戴維·艾倫（David Allen），是世界知名的時間管理大師，有三十多年的管理咨詢經(jīng)驗，他在2001年的時候開始寫了一系列的書，在33個國家出版，風(fēng)靡至今。 GTD認(rèn)為，一個人沒有效率是因為精力無法集中，精力無法集中，是因為太多事務(wù)占據(jù)你的大腦，你需要一直考慮該怎么樣做這些事，從而分散了精力。 當(dāng)你在做一件事情的時候，總想著下一件事怎么做，其實已經(jīng)失去效率了。 所謂高效率，其實就是一心一用，在做一件事情的時候，專心致志做這件事，把與此無關(guān)的信息都清空掉。 你無法在物理上將時間從1分鐘變成2分鐘；你無法改變事情本身；你對事情分輕重緩急，其實是你的主觀的判斷。
因此，想要高效率，就要先清空大腦，將事情的安排儲存在大腦以外的地方，明確下一步的具體行動，當(dāng)做事情的時候，只管采取行動，不需要分心事情的安排，只關(guān)注結(jié)果。 GTD的執(zhí)行有五個核心步驟：收集、清理、組織、回顧、執(zhí)行。 圖片來源：褪墨時間管理 http://www./articles/buildi 1.收集首先，將你要做的所有事情，都收集到一起，這些收集的對象稱為“材料”。材料包括實物資料和腦海中的想法。 實物資料包括寫了安排的記事本、便利貼，各種文件資料，將它們?nèi)技蟹旁谝粋€地方；腦海中的想法，包括你的工作安排、自己想要完成的事，則全都列出來寫在一張紙上。 盡可能窮盡所有的事情，因為這一步的目的是為清空大腦做準(zhǔn)備，如果沒有窮盡腦海中安排的事情，就會讓這些事情分散了精力。 2.清理對收集的事項，一項一項的處理。這里的處理，不是馬上著手做，而是對這些事做進(jìn)一步判斷，明確這件事的下一步行動是什么。 處理的原則是一次處理一個事項，只出不進(jìn)，已經(jīng)處理過的事項永遠(yuǎn)不要拿回來重新處理。 具體做法：當(dāng)你面對一個事項時，先判斷是否需要行動，比如，是否需要聯(lián)系某個人？是否需要填一份表？是否需要上網(wǎng)搜索材料？等等。 如果什么事都不需要做，這個資料一般可以分為三類，垃圾，參考資料，待醞釀的事務(wù)。 對于垃圾，比如一些以后都用不上的文件資料，可以直接扔掉。 對于參考資料，就是那些你認(rèn)為將來可能有用的，它們統(tǒng)一放在一個文件夾里，無論是實物的還是電腦上的文件，以備需要時查找。 對于待醞釀的事務(wù)，就是那些暫時不知道怎么做的，或者現(xiàn)在可以做可以不做的事，將它們記錄在備忘錄上，或者放在一個叫“將來某時/也許”的文件夾中，以后可以不時回顧這些事項，然后根據(jù)情況將它們一一實踐。 上面是事項不需要行動的處理方法，如果事項需要采取行動，該怎么做呢？ 需要采取行動的事項具體又分為三種情況： 立即行動。如果一件事情能在兩分鐘之內(nèi)完成，就立即行動，把這件事情做了，然后這件事就可以了結(jié)了。 委派他人。這件事可交代別人去做，這件事的下一步是他人的職責(zé)范圍，那么，你將這類事交代出去以后，要統(tǒng)一放在一個地方，做好交代日期的記錄，并及時跟蹤進(jìn)度。 延遲處理。這類事情有兩種情況，一種情況是，規(guī)定了具體時間去做，比如星期五早上9九點參加會議，你只需要將這個安排記錄在日程表上，如果是日程安排的軟件，還可以設(shè)置提醒，到時候執(zhí)行就可以。 另一種情況是待辦事項，即沒有明確時間要求，越早完成越好的事。對于這種事，需要進(jìn)一步的處理，下面詳細(xì)講。 3.組織經(jīng)過上面的步驟，不需要行動的材料已經(jīng)清理掉，可以立即執(zhí)行的已經(jīng)完成，有明確執(zhí)行日期的事項，則已經(jīng)放到日程表上，現(xiàn)在剩下的，就是那些需要延遲執(zhí)行的待辦事項。 （1）明確下一步具體行動 對于這些事項，要明確下一步行動具體要做什么。所謂下一步行動，就是可以執(zhí)行的步驟。 比如，你有一項任務(wù)是“發(fā)布會預(yù)演”，但是這個表達(dá)很模糊，你應(yīng)該問自己，你在整個發(fā)布會項目中，負(fù)責(zé)哪個部分？是聯(lián)系場地、媒體和嘉賓，推演發(fā)布會流程，還是檢查設(shè)備與物料？
如果你負(fù)責(zé)的是發(fā)布會流程，那想想看下一步應(yīng)該做什么，然后把上面公式套進(jìn)去：
那么，你就可以改寫任務(wù)為：明天上午 9 點（時間）和 領(lǐng)導(dǎo)（關(guān)鍵人）過發(fā)布會流程（做什么事）。 然后，這件事就可以放入日程表，到時候執(zhí)行就可以。 （2）進(jìn)行分類處理 處理這些代辦事項的最好方法，是根據(jù)情景進(jìn)行分類。 所謂情景，就是你在做一件事時的條件或者地點。 比如，可以將事項分為以下幾類：
將所有需要打電話處理的事情，都放在“電話”清單中，將所有需要用電腦處理的事情，都放到“在電腦旁”清單中，如此類推。 當(dāng)你在電話旁的時候，打開“電話”清單，對照上面的事項處理就。同理，“在電腦旁”、“在辦公室”、“在家”、外出事宜”也是一樣。 “議事日程”里放的是那些需要和別人溝通的事情，比如，你今天要去見某人，你打開議事日程清單，看看有沒有需要和他商量的事情，或者需要告訴他什么事情。 “閱讀/回顧”放的是平時收集到但當(dāng)時沒有時間看，但需要進(jìn)一步閱讀的資料。這些資料很容易被遺忘，所以要專門分類，找時間處理。 4.回顧上面的步驟，是一個動態(tài)的系統(tǒng)，你需要不時回顧檢查，讓你對自己的任務(wù)心中有數(shù)。 首先，不時查看日程表，這樣可以知道需要進(jìn)行哪些工作。 然后，根據(jù)情景查看清單。如果你在電話旁，就查看“電話”清單，看看有沒有電話需要打；如果出外辦事，就查看“外出事宜”清單，確保在外面把需要辦的事情辦妥，免得忘了做某事來回跑。 再次，及時更新你的系統(tǒng)。接到什么新任務(wù)，馬上按照上面的流程，將這件事放到合適的地方，安排執(zhí)行。 最后，做每周的回顧。在一個星期抽一天時間，對這個星期的任務(wù)進(jìn)行檢查，看是否有遺漏；看是否有需要收集的新任務(wù)，馬上將其納入系統(tǒng)中處理；瀏覽下周的事項安排，如果不合適可以做出調(diào)整；自己有什么新想法，可以收集記下來。 總之，回顧的目的是為了及時清空大腦。 5.執(zhí)行上面列出了處理各種事項的流程和方法，但是，具體到某個時間上，當(dāng)有幾個任務(wù)同時出現(xiàn)的時候，如何判斷先做哪件事？ 可以參考四個標(biāo)準(zhǔn)：情景、有多少時間、有多少精力、重要性。 情景。在任何時候，你首先考慮的，是你在這個條件下，你手頭上掌握了什么資源，能做些什么事。在不合適的地點或者手上缺乏必要的工具，你沒有辦法完成某些任務(wù)，那么這些任務(wù)是不用考慮的。 這個跟上面構(gòu)建情景清單的思路是一致的。 有多少時間。選擇行動的第二要素是你掌控時間的長短。目前這個任務(wù)要耗費你一個小時，但是你在15分鐘后必須要開會，那么，你可以選擇一段比較長的沒有打擾的時間再完成這個任務(wù)。 有多少精力。當(dāng)你充沛，思維活躍的時候，處理有難度的工作；當(dāng)你精神疲憊的時候，處理諸如整理文件、收拾桌子的雜事。 重要性。對于你而言，什么事情是重要的？除了一些你不得不先完成的工作，你還要思考，自己的責(zé)任、目標(biāo)、價值，從各個層面，找出自己認(rèn)為重要的事情。這通常是一個主觀的判斷。 結(jié)語很多人熱衷時間管理，也嘗試很多方法，但是很難找到湊效的。表面上看是因為沒有做到堅持，其實是沒有將這個方法內(nèi)化為自己能接受的行動。 內(nèi)化意味著要不斷實踐、不斷思考和調(diào)整，直到它很適合你，你做起來很自然。 GTD這套方法其實不難上手，但是，需要有效的執(zhí)行，讓它發(fā)揮作用，的確需要一段時間的適應(yīng)和調(diào)整。 參考書籍： [美] 戴維·艾倫 ，《搞定I：無壓工作的藝術(shù)(最新版)》，中信出版社 文章圖片來源： Photo by rawpixel.com on Unsplash |
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