繪本《時間123》插圖

簡單列個計劃是可行的，但這個計劃能執(zhí)行的有多少呢？父母們都希望孩子慢慢做到“自己心里有數(shù)”，“養(yǎng)成好習慣”，其實大到人生規(guī)劃，小到書包收拾，背后都有一個共同的邏輯就是：時間管理。

時間管理不是以透支生命為目標，而是當雜亂的事情太多時，對不同的時間段進行合理調(diào)度。就像把許多個方形盒子放進一個大箱子，隨心所欲地放，當然放不了幾個，但是按照一定的規(guī)律整齊碼放，就能放下很多。在有限的時間里做多少事情，這背后體現(xiàn)的是建立邏輯結構、培養(yǎng)習慣和處理數(shù)據(jù)的能力。

GTD（Getting Things Done）是一種時間管理方法，由戴維·艾倫研發(fā)。它包括五個步驟，簡單來說就是細致地列清單。戴維·艾倫的著作《搞定》（英文書名為Getting Things Done）曾是一本暢銷書，他說有一位叫馬克·華萊士的小學老師把GTD融入了教學中。還有一個叫邁克·威廉斯的粉絲在博客上記錄用GTD幫助自己孩子的經(jīng)驗，于是他決定和他們一起出版這本書的青少版，用GTD方法幫助忙碌的青少年“以簡馭繁”。

我們從《搞定》（青少版）里摘編整理了關于詳細列清單的內(nèi)容，希望對孩子的暑期安排和養(yǎng)成好的習慣有所幫助。

原作者 | [美] 戴維·艾倫/邁克·威廉斯/馬克·華萊士

摘編 | 王一

《搞定（青少版）：讓你遠離忙亂的GTD時間管理法》，[美] 戴維·艾倫/邁克·威廉斯/馬克·華萊士 著，周雋 譯，中信出版集團 2021年3月

01

審視大腦里的杏仁核和前額葉

“注意聽！”

“專心點兒！”

你是不是經(jīng)常被爸媽或老師這樣提醒？

在21世紀，保持專注力比以往任何時刻都更受到挑戰(zhàn)。有個常見的錯誤觀念是人類擅長“多任務”，或許你能一邊聽音樂、一邊回信息、一邊看短視頻、一邊和朋友閑聊，但這一切都是有代價的，代價就是你的注意力被分散了。當你感到壓力時，就是一個很容易促使你轉(zhuǎn)移注意力的時刻，因為一轉(zhuǎn)移注意力，你就能躲開緊繃的感受。轉(zhuǎn)移注意力能讓你忘記現(xiàn)實，它至少給大腦提供了暫時的麻痹。

在我們的大腦中，杏仁核和前額葉負責影響我們的情緒和決策。

杏仁核

杏仁核是大腦判斷戰(zhàn)斗或逃跑的第一道防線，它會掃描進入你世界的所有事物，然后做出反應，這是一套全自動系統(tǒng)，它永遠在搜尋新出現(xiàn)的東西。如果杏仁核感應到有危險或威脅，就會向身體發(fā)出警報，引發(fā)恐懼、緊張、焦慮、失眠等，換句話說，杏仁核能讓身體進入備戰(zhàn)狀態(tài)，而且會持續(xù)發(fā)出警報，直到危險被妥善處理。杏仁核專門接收各種令人分心的信息。

前額葉

前額葉位于大腦前面靠近額頭的地方。前額葉的功能是深入思考和解決問題。從學習、創(chuàng)作、想象到建立與發(fā)展人際關系，再到實現(xiàn)各種事情，都要依靠前額葉。相對于杏仁核，前額葉不是全自動系統(tǒng)。前額葉需要一些時間、空間和能量，才有辦法充分發(fā)揮其功能，而且可以通過訓練提高其效能。前額葉就像一只上了年紀、有智慧的貓頭鷹——它照看著你的人生，慢慢地、冷靜地觀察和思考，凝聚成深刻而明智的見解，讓各種人生經(jīng)歷變成有意義。

當杏仁核和前額葉合作愉快時，你就可以達到最好的狀態(tài)。但如果它們配合得不好，你就可能形成某些壞習慣，導致一事無成。

蔡格尼克記憶效應

布魯瑪·蔡格尼克是一位俄國心理學家，她的研究成果“蔡格尼克記憶效應”是指人類大腦的一項很重要的特征：我們的大腦會牢牢記住被打斷或是未完成的事，這些中斷或未完成的事就叫作“未畫完的句號”。大腦天生有種追求“有始有終”的傾向，如果事情沒有完結，大腦就會掛念著這個“未畫完的句號”，直到事情完成。

你的杏仁核沒有時間概念，只會想著要把事情解決，而且是現(xiàn)在立刻解決，然而，你當然不可能在每天上床之前完成所有事，解決掉所有“未畫完的句號”。結果是你的大腦不停地對你嘮嘮叨叨，而且是叨念個沒完沒了。

02

把雜事分為三類：

現(xiàn)實的、數(shù)字的和情感的

雜事有很多不同的形式，可能出現(xiàn)在很多不同的地方。舉例來說，學校作業(yè)、地板上的臟衣服、球隊選拔賽、健康出問題、壞掉的滑板、和朋友起沖突、學校的新社團招生、一份討厭但必須完成的報告，這些都是雜事，雜事可能來自外部，也可能源于你的內(nèi)心。雜事泛指出現(xiàn)在我們世界中的所有事，包括現(xiàn)實世界、數(shù)字網(wǎng)絡、心靈和情感的世界。

GTD就是有效應對雜事和“未畫完的句號”的方法。它需要兩樣東西來達到準備好了的狀態(tài)：適當?shù)恼莆樟鸵暯恰?/p>

掌控不是指操縱，而是指維持穩(wěn)定，它就像你在打電子游戲時所扮演的玩家角色。你不是游戲設計師，無法控制游戲的背景和關卡設計，但你手上握著一個控制器，讓你決定自己的角色在游戲里要要做什么。

“視角”是往前看的能力，看清楚自己要去哪里。你看見的東西就是你的愿景，是你選擇做的一切事情背后的動力。

繪本《巨人的時間》插圖

03

GTD五步驟：

從清單到行動

掌握雜事的方法，可以用到GTD的五個步驟：（1）捕捉吸引你注意的所有事；（2）理清每件事的意義并思考該怎么處理；（3）整理上一步的結果，分門別類；（4）檢視與回顧每個類別中的內(nèi)容；（5）執(zhí)行，即付諸行動。

（1）捕捉：吸引你注意的所有事

管理雜事的第一步其實十分簡單：讓大腦卸下儲存雜事的重擔，把所有想法、任務、擔憂、差事和夢想存放到大腦以外的某個地方，也叫頭腦大掃除。

如前所述，雜事分為實體的雜事、心理的雜事和數(shù)字的雜事。你要抓住它，把它寫下來，寫在任何地方：便利貼上、小紙片上、餐巾紙上、手機上、墻上……都可以。為了捕捉它們，你可以使用一項工具，叫做收集籃，它可能是個真正的容器，也可能是個電子設備，用來存放等待加工處理的事項。

雜事也會以別的形式出現(xiàn)。例如：一段對話、老師的口頭指示，一個念頭、點子或一項任務。這類雜事只存在于你的腦海里的想法，你可以把它們寫下來，讓它們從無形變?yōu)橛行危俜胚M收集籃，以后再處理。

如果你愿意花少許時間準備幾個收集籃和捕捉工具，然后用這些工具捕捉所有出現(xiàn)在你的世界中的雜事，你的大腦就能學會相信所有雜事最后都能得到妥當處理，這個收集籃用得越頻繁，你的大腦就越信任它，你的大腦就會更自由。

有些人會在捕捉完畢后感到松口氣，因為現(xiàn)在他們可以看清全貌，看見一份完整的清單，里面包含所有必須處理的雜事，這讓他們發(fā)現(xiàn)，其實自己手上的雜事并像自己所擔心的那么多——如今看來，獲得掌握力是可以達成的目標。

（2）理清：確認下一步行動

理清這個步驟，是把收集籃里亂七八糟的雜事轉(zhuǎn)化為可以采取行動、可以使用或是可以管理的形式。這個步驟非常關鍵，比其他任何步驟更需要你專注思考。相較之下，頭腦大掃除的過程簡單快速，理清則緩慢且講究方法。這其實很像工廠的生產(chǎn)線，隨著你經(jīng)過一段時間的練習，你的工作就會變成自動化的動作，就像刷牙一樣。

首先從收集籃里拿出一件雜事，然后問自己：“這是什么？”

對這個問題不要想太多，這只是為了讓你回想起這是什么東西，為什么會被放進收集籃，所以你憑直覺簡單回答就好。

確定這是什么東西之后，就要進行較高層次的思考了。

問自己，是否可行動？將所有雜事分為兩類。這個問題意味著你要決定你是否真的需要做這些事，這可能意味著你要立刻采取行動，或是將來某一天或某些時間需要采取行動。

如果答案是“是”——你需要為這件事做些什么，包括照顧、參加、歸還、完成、考慮、研究、尋找、擺弄、交談、聯(lián)絡等。

如果答案是“否”——你不需要這個東西，或者雖然你想要/需要保留這個東西，可是你目前不需要對其采取任何行動。

如果一樣東西不需要你付諸行動，也就是你目前沒有什么好做的，那么它接下來就可被分成四類中的一類：丟棄、檢查清單、將來/也許清單、參考資料。

要判斷它屬于哪一類，必須先正確理解每一類所代表的意義。清楚和明確特別重要，因為如果你只是模糊的概念，那么你在決定每一項不可行動的東西該分到哪一類時，會花費更多的時間和精力。

（3）整理：建立快速存取系統(tǒng)

在步驟2，你完成了“理清”的基礎思考加工，現(xiàn)在所有事情都分別成為“可行動”和“不可行動”的兩類。雜事不再毫無章法，亂七八糟。步驟3就是要教你怎么把每件事安放在以后可以輕松取用的地方，讓你能夠在需要時使用。

當人們沒有預先決定應該把東西放在哪里的時候，最常見的反應似乎是“哪里有空就放在哪里”。這種行為可以解釋為什么我們的書包、儲物柜、書桌、工作臺和其他地方總是堆著信件、筆記和雜志。就算擺得整整齊齊，這種存放方式也不能稱為“整理完善”。因為它還是需要你先搜尋，然后重新開始理清。

我們先針對可行動事項，制作你會用得上的三種清單。這三種清單分別是：日歷、下一步行動清單和項目清單。

日歷要做到版面簡潔，標示出月份和星期。你可以在上面描繪出你生活中的“硬性安排”。日歷上面只有三種東西。

特定時間的行動。

特定日期的行動。

特定日子的參考信息。

下一步行動清單完整列出了不必在特定時間進行的行動。下一步行動是幫助你讓事情維持在正軌上前進的最有效的工具。這份清單上匯集了所有的下一步行動，寫明了行動具體是“怎么做”的，所以要盡量做到簡潔明了。

“行動”的例子包括：要處理的事，要完成的作業(yè)，要發(fā)的短信，要報名參加的活動等。執(zhí)行這份清單上的行動時，可能需要一些努力或自我約束，但不需要多個步驟，也不需要做額外的思考和決定。

項目清單可以幫你追蹤項目的預期結果，也就是事情完成后的樣子。項目的例子：比較大型的學校作業(yè)、值得探索的創(chuàng)意點子、想要追求的機會。你可以用項目上的清單來確認項目的進展。你還要確保每個項目至少有一個“下一步行動”。

接著整理的，是步驟2得出的“不可行動”事項。對于這些事項，需要準備的工具是兩種清單和一些文件夾。將來/也許清單包含的事項，是在適當時機你或許想要做的事。隨著你的掌握程度越來越高，你會多出更多的時間和空間，這份清單就能為你帶來越來越多的機會。

（4）檢視：回顧并更新

“檢視”這個步驟就像人生的暫停鍵，你要停下來檢視目前實際的狀況及未來的規(guī)劃，然后更新你所做出的選擇。

“捕捉”“理清”“整理”這三個步驟的本質(zhì)是把信息寫進你的系統(tǒng)里，在這幾個步驟中，你是自己人生故事的作者。到了“檢視”的步驟，你必須往后站一步，成為故事的編輯。這兩種角色的結合，可以幫助你修改潤飾你正在創(chuàng)造的故事。

每一層的檢視，都可以幫助你看到什么時間該做什么事。

每日檢視（我該做什么？）

每周檢視（事情都清理了嗎？是否符合現(xiàn)狀？有沒有發(fā)揮創(chuàng)意？）

專注高度檢視（我要去哪里？為什么？）

（5）執(zhí)行：借助地圖做選擇

在你上初中或高中之前，你早已建立了一些做事的習慣，這些習慣有好有壞，你可能有所察覺，但也可能并沒有注意到。有些人習慣等到最后一分鐘，壓力大到不得不采取行動的時候才動手，例如熬夜或是一大清早爬起來完成作業(yè)；有些人則是看自己當時的心情來決定要做什么，例如明明知道困難的作業(yè)比較重要，卻還是要選擇去做簡單的作業(yè)。

這些都是常見的做法，大多是被情緒、父母或社會的壓力推動的。步驟5就是采取“聚光燈”策略，利用你制作的地圖做出更有效的決定，而不是迫不得已去做壓力最大的事。聚光燈策略有助于你的大腦綜合考慮以下四個標準。

地點。

時間

精力

優(yōu)先級。

用這四個標準準備該做的事，能讓你對自己的選擇充滿信心。

地點是指，在你能夠執(zhí)行行動的時候，要考慮你所在的場所。比如 ，你不能在晚上10點打電話預約理發(fā)，因為理發(fā)店在這個時間已經(jīng)打烊了。地點原則，就是你在問問自己：“考慮到現(xiàn)在的時間和我所在的地點、手邊的資源，我能做什么？”你得出的答案雖然會縮小你的選擇范圍，但能保證你執(zhí)行合適的行動。

就時間來說，你需要考慮兩個問題：

在下一個已確定時間的安排之前，你有多少空檔？5分鐘？10分鐘？30分鐘？

這段空檔拿來做什么最有效？

假設你只有5分鐘的空檔，那么用來思考一個大項目的流程大概不是最好的選擇。這么短的時間可能只夠你發(fā)個短信，快速瀏覽一下網(wǎng)站，或是將書包迅速整理一遍。假設你有30分鐘的空檔，那么發(fā)短信或瀏覽網(wǎng)站可能就不是最佳選項。

只要學會了辨識不同類型的行動最適合多長的時間空當，你就能確保無論時間長短，都能合理利用。

精力涵蓋很多方面——體力、腦力和情緒。你可以考慮下面幾個問題：

你在什么時段會處于最佳狀態(tài)？一大早？中午？深夜？

你在什么時段感覺最清醒、最精神抖擻、最有毅力去做有挑戰(zhàn)的事情？

你在什么時候開始感到精力下滑？什么時候會覺得累趴下了？

你知道哪個行動或項目特別需要動力嗎？如果你拖到最后關頭才做，很可能會卡在自己工作效率最差的時候。精力水平低的時段可能是發(fā)短信或是邊看電影邊清理抽屜的好時機。

優(yōu)先級是“聚光燈”策略中影響最大的一項。有些事情就是必須現(xiàn)在完成。假如你有個作業(yè)明天早上要交，那么時間、精力、地點這些原則統(tǒng)統(tǒng)都得靠邊站。有時候優(yōu)先級就明顯決定了下一步行動，沒什么其他的好說的。

本文經(jīng)中信出版社授權摘編整理自《搞定》（青少版）。原作者：[美] 戴維·艾倫/邁克·威廉斯/馬克·華萊士；摘編：王一；編輯：申嬋；導語部分校對：盧茜。文中插圖分別是魔法象《時間123》和奇想國《巨人的時間》。