為加強(qiáng)學(xué)校各部門的檔案工作，使部門立卷工作逐步走上規(guī)范化、程序化，以提高歸檔材料的質(zhì)量，做到齊全、完整、準(zhǔn)確，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號(hào)）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），特制定本規(guī)范。

一 預(yù)立卷基本要求

（一）文件材料收集齊全、完整；

（二）文件材料分類準(zhǔn)確、組卷合理、案卷裝訂及編目符合要求；

（三）按時(shí)、主動(dòng)向檔案館移交檔案。

二 歸檔范圍

凡是在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文件、聲像材料都應(yīng)歸檔保存。具體的歸檔范圍見《浙江理工大學(xué)歸檔范圍及保管期限表》。

三 歸檔時(shí)間

（一）黨群、行政、出版、外事、聲像檔案及其他各類檔案中的管理性文件（即綜合類）材料，應(yīng)在文件材料形成年份的次年6月底以前歸檔；

（二）科研檔案在項(xiàng)目完成后2個(gè)月內(nèi)歸檔；基建檔案在工程項(xiàng)目完工3個(gè)月內(nèi)歸檔；

（三）教學(xué)檔案在下一學(xué)年開學(xué)2個(gè)月內(nèi)歸檔，其中研究生學(xué)位檔案，學(xué)籍檔案、應(yīng)在文件材料形成的本年度10月以前歸檔，新生錄取名冊(cè)在新生入學(xué)2個(gè)月后歸檔；

（四）財(cái)會(huì)檔案，可在財(cái)務(wù)檔案室保存3年后歸檔；

（五）重大活動(dòng)檔案在活動(dòng)結(jié)束2個(gè)月內(nèi)歸檔，檔案館隨時(shí)接收各專題檔案及個(gè)人捐贈(zèng)檔案；

（六）檔案館隨時(shí)接收未按時(shí)歸檔或歸檔不全的文件聲像材料。

四 文件材料的形成與積累

（一）各部門檔案工作負(fù)責(zé)人應(yīng)重視文件材料的形成與積累工作，督促和檢查部門所屬人員的文件材料形成與積累工作；兼職檔案員要督促立卷人做好文件材料的積累工作。

（二）文件材料的形成應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范：

完整：是指每一份文件材料具有或保持著應(yīng)有的各個(gè)部分，沒有缺少或損壞，每一事項(xiàng)的整個(gè)過程所形成的文件材料齊全無缺；

準(zhǔn)確：是指文件材料的內(nèi)容應(yīng)符合黨的方針、政策和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定；符合事實(shí)；符合技術(shù)要求；不能有虛假偽造；

系統(tǒng)：是指一項(xiàng)工作、一項(xiàng)工程或一個(gè)會(huì)議等所形成的文件材料的集合，應(yīng)完整有序，能有條理、有組織地自成一整體，充分反映其事項(xiàng)的全貌；

規(guī)范：是指歸檔的文件材料應(yīng)做到：質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰、符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。

（三）文件材料的積累

各立卷單位有關(guān)人員按照《浙江理工大學(xué)歸檔范圍及保管期限表》做好本部門文件材料的日常積累工作，兼職檔案員或立卷人，要及時(shí)收集所負(fù)責(zé)范圍的文件材料，編制積累文件材料目錄，確保數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

六、預(yù)立卷工作

（一）預(yù)立卷原則

遵照文件材料之間的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別其保存價(jià)值，分類組卷。

（二）預(yù)立卷程序

1.由立卷人依據(jù)積累的文件目錄和收發(fā)文登記簿清點(diǎn)文件，剔除不應(yīng)歸檔的文件材料。

2.對(duì)文件材料進(jìn)行分類，對(duì)照保管期限表，區(qū)分保管期限，一卷內(nèi)的文件保管期限一致。成套性的技術(shù)文件，以不破壞技術(shù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系為原則，靈活處理保管期限問題。

3.對(duì)同一類下文件進(jìn)行組合組卷，調(diào)整文卷內(nèi)件的排列順序。

4.每一案卷內(nèi)的文件，一般不應(yīng)超過200頁。同一問題的文件數(shù)量較多時(shí)，可組成多卷；文件數(shù)量較少時(shí)，可組薄卷或幾個(gè)問題合并組卷。

5.對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)地排列、整理和編目。

（三）文件材料的分類

1.按年度分類

一般文件材料，歸入文件材料的形成年度；

跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；

跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一年度；

跨年度的會(huì)議材料，歸入會(huì)議開幕的年度；

跨年度的技術(shù)性材料（如科研、基建等），歸入鑒定、竣工、驗(yàn)收的年度。

2.按問題分類

將文件材料按其內(nèi)容所反映的問題、事件、會(huì)議等分開。

3.按保管期限分類

對(duì)照保管期限表將文件分為永久、30年、10年三類。

（四）文件材料的組合、組卷

1.組合的基本要求

組合一般應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密、分卷適當(dāng)、問題明確、類型鮮明、年度不混、保管期限準(zhǔn)確。

2.組合的基本方法

（1）文件材料一般按問題進(jìn)行組合，同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合一起。

（2）會(huì)議文件一般一會(huì)一組合。

（3）工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，按作者或名稱組合。

（4）統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)，按其名稱或格式組合。

（5）簡報(bào)、刊物,按刊名組合。

（6）技術(shù)性文件，按成套性組合。

（五）分卷

同組文件材料較多時(shí)，可分成數(shù)卷，每卷不應(yīng)多于200頁；每組文件較少時(shí)，可將問題相近的幾組文件合并為一卷。

（六）卷內(nèi)文件的排列

1.卷內(nèi)文件一般按其重要性或時(shí)間順序排列，但有下述統(tǒng)一規(guī)定：批復(fù)排列在前、請(qǐng)示列后；批轉(zhuǎn)在前、報(bào)告在后；正件在前、附件在后；印本在前、定稿在后；結(jié)論性材料在前、依據(jù)性材料在后。

2.科研課題的文件材料，按準(zhǔn)備階段、研究試驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果授獎(jiǎng)階段和推廣應(yīng)用階段順序排列。（上述材料可組成一卷或數(shù)卷）。

3.基建工程文件按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料和設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段排列。

4.儀器設(shè)備的文件材料，按依據(jù)性材料和設(shè)備開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修等階段排列。

（七）案卷的編目

1. 編頁號(hào)：有文字內(nèi)容的頁面均應(yīng)編頁號(hào)，頁號(hào)按自然數(shù)順序編寫，不允許有空頁或重號(hào)；頁號(hào)用打號(hào)機(jī)印制在非裝訂線一側(cè)的左（右）上角處，離邊線距離不得小于1厘米。案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表不編頁號(hào)。

2.文件著錄、編制卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，立卷人在檔案管理系統(tǒng)中完成著錄后系統(tǒng)可自動(dòng)生成并打印紙質(zhì)卷內(nèi)文件目錄，立卷人應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)著錄以下項(xiàng)目：

分類號(hào)：一般為年度+類目，類目依據(jù)《檔案實(shí)體分類方案》確定，如“2017-XZ11”；

案卷號(hào)和件號(hào)：案卷序號(hào)及卷內(nèi)文件序號(hào)，格式為“案卷號(hào).四位卷內(nèi)文件序號(hào)”，如“9.0002”；

保管期限：根據(jù)文件分類選擇永久、30年或10年；

密級(jí)：根據(jù)文件機(jī)密性選擇相應(yīng)密級(jí)；

文號(hào)：填寫文件制發(fā)單位編制的發(fā)文字號(hào)（或圖樣的編號(hào)、獲獎(jiǎng)證書的編號(hào)）；

責(zé)任者：填寫文件的制發(fā)單位名稱或署名者；

題名：一般按原文標(biāo)題照抄。原文標(biāo)題過于簡單而不能反映文件的主題內(nèi)容時(shí)，除抄入原標(biāo)題外，還應(yīng)在其后加注，并用方括號(hào)框起來；沒有標(biāo)題的文件，自擬標(biāo)題，但需加方括號(hào)以示區(qū)別；

日期：填寫文件的制發(fā)日期（年、月、日），月、日不明確的用0表示；

頁次：填寫每份文件首頁的頁號(hào)，最后一份文件填寫本份文件的起止頁號(hào)；

頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁；

歸檔單位：一般為立卷單位全稱；

附注：填寫須特殊說明的事項(xiàng)或留待文件變化時(shí)作必要的說明。

3 編制備考表

備考表排在卷內(nèi)文件末頁之后，應(yīng)填寫的項(xiàng)目有：

情況說明：填寫本卷內(nèi)文件缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況和案卷使用過程中需要說明的問題；

立卷人：簽署組卷人的姓名，一般由立卷單位兼職檔案員簽名；

檢查人：一般為立卷單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)簽名；

立卷時(shí)間：填寫本案卷組卷完成的日期。

（八）文件整理與案卷裝訂

1.裝訂線以外有字跡的張頁應(yīng)加邊；與文字材料密不可分的照片或小字條應(yīng)用A4紙襯托裱糊；破損張頁要裱糊；金屬物要拆除。

2.大于A4開的張頁要拆成A4頁大小。

3.技術(shù)圖紙（底圖除外）要按A4圖紙規(guī)格，折成手風(fēng)琴式并露出標(biāo)題欄。

4.有皺折或修補(bǔ)、裱糊過的張頁要熨平。

5.不需裝訂的案卷，每份文件要用線繩或縫紉機(jī)縫制在一起，再按排列順序放入案卷盒內(nèi)。

6.底圖按項(xiàng)目與圖號(hào)順序平放，不須折疊。

7各類檔案中的聲像材料，除與文字材料密不可分者外，應(yīng)另行組卷。

（九）歸檔驗(yàn)收

1.將裝訂好的案卷，按順序填寫檔案移交清單；

2由檔案館工作人員清查無誤后，交接雙方分別在檔案移交清單上簽字；

3移交清單應(yīng)一式兩份，分別由歸檔單位和檔案館保存?zhèn)洳椤?span lang="EN-US" style="margin: 0px;">

七、附則

（一）本規(guī)范由檔案館負(fù)責(zé)解釋。

（二）本規(guī)范作為考核、檢查、評(píng)估學(xué)校各部門檔案工作的依據(jù)。

（三）本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施。