第一節(jié)  科技檔案

    一、科技檔案的定義

    《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定：科技檔案是企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。

    二、科技檔案的特點(diǎn)

1、專業(yè)性

2、多樣性

3、成套性

    三、科技檔案與科技資料的區(qū)別

1、反映對(duì)象不同

（1）科技檔案：本單位科技活動(dòng)的直接記錄

（2）科技資料：外單位科技活動(dòng)的記錄

2、來源不同

（1）科技檔案：是由本單位的技術(shù)部門形成的原始記錄

（2）科技資料：從本單位以外收集、交換、購買來的

3、作用不同

（1）科技檔案：依據(jù)與憑證作用

（2）科技資料：參考與借鑒作用

第二節(jié)  科技檔案的收集歸檔

一、收集方法

一列入、一同步、一參加、一把關(guān)

1、一列入：明確基建、設(shè)備、科研等業(yè)務(wù)管理部門的崗位職責(zé)，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責(zé)范圍，并責(zé)任到人。

2、一同步：科技檔案的收集工作與基建、生產(chǎn)、科研、設(shè)備管理活動(dòng)同步進(jìn)行。

（1）事前介入。在與有關(guān)單位簽訂協(xié)議合同時(shí)（如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位），應(yīng)對(duì)科技檔案的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量要求、立卷人、移交時(shí)間等提出明確要求，作為科技檔案接收時(shí)的依據(jù)。

（2）事中監(jiān)督。本單位要負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查有關(guān)單位（如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。

3、一參加：檔案人員參加基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收會(huì)和設(shè)備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)形成的文件材料和設(shè)備開箱后的隨機(jī)材料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集。

4、一把關(guān)：把好外出人員帶回材料的收集關(guān)

圍繞基建項(xiàng)目、設(shè)備選購等活動(dòng)外出開會(huì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)帶回的各種文件要及時(shí)向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽字后，才能報(bào)銷差旅等有關(guān)費(fèi)用（此項(xiàng)規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關(guān)）。

二、歸檔范圍

三、歸檔要求

1、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。

2、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3、文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。

4、文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

5、圖紙應(yīng)折疊或A4（297×210mm）幅面，所有竣工圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標(biāo)欄露在外面，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。

6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。

四、歸檔時(shí)間

（一）基建檔案

1、工程前期文件（依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件）：工作完成后，一次性歸檔。

2、施工、監(jiān)理、竣工文件：

（1）規(guī)模?。嚎⒐を?yàn)收后三個(gè)月內(nèi)一次性立即歸檔。

（2）規(guī)模大、周期長：可按單位、分部工程，通過單項(xiàng)驗(yàn)收后歸檔。

（二）設(shè)備、儀器：大型設(shè)備應(yīng)在設(shè)備、儀器安裝、調(diào)試成功，交付使用時(shí)歸檔，小型設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收時(shí)即可歸檔。

（三）科研課題

1、一般情況下：在研究結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔。

2、研究周期長的：可按階段歸檔或按年度歸檔。

（四）產(chǎn)品、工藝：應(yīng)在產(chǎn)品定型驗(yàn)收、正式投產(chǎn)時(shí)歸檔，也可視周期長短分階段歸檔。

五、歸檔份數(shù)

1、基建檔案一般不少于2套，一套（原件）由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館。

2、其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利用頻繁的文件材料可根據(jù)實(shí)際情況增加歸檔份數(shù)。

六、歸檔手續(xù)

檔案交接時(shí)，應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。

第三節(jié)  科技檔案的整理

整理程序

1、分類→2、組卷→3、卷內(nèi)文件排列→4、擬寫案卷標(biāo)題→5、復(fù)查定卷→6、編頁號(hào)→7、填寫卷內(nèi)文件目錄→8、填寫卷內(nèi)備考表→9、填寫案卷封面→10、案卷裝訂→11、案卷排列與檔號(hào)編制→12、填寫卷盒、裝盒排架→13、編制檢索工具

一、科技檔案的分類

（一）基建檔案分類

1、“使用性質(zhì)——單項(xiàng)工程”分類法

2、“專業(yè)——使用性質(zhì)——單項(xiàng)工程”分類法

3、“使用性質(zhì)”分類法

4、不分類直接組卷

5、綜合類的設(shè)置

（二）設(shè)備檔案分類

1、“使用性質(zhì)——型號(hào)”分類法

2、“工序——型號(hào)”分類法

3、“車間——使用性質(zhì)”分類法

4、“使用性質(zhì)”分類法

5、不分類直接組卷

（三）科研檔案分類法

1、“性質(zhì)——課題”分類法

2、“專業(yè)——課題”分類法

（四）產(chǎn)品檔案分類法

1、“系列——型號(hào)”分類法

2、“品種——問題”分類法

二、組卷

（一）組卷的含義：組卷，就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊(cè)、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，以便于保管、保密和利用。

（二）組卷的要求

1、一卷就是一組有密切聯(lián)系的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。

2、每一卷都表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，不要一個(gè)概念（案卷標(biāo)題）多個(gè)卷，卷與卷之間應(yīng)當(dāng)從題名到內(nèi)容都是全異的關(guān)系。

3、卷厚適度。一般不超過40mm。

4、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。

5、價(jià)值（保管期限）大體相同。

（1）基建檔案：依據(jù)性文件（前期立項(xiàng)及審批文件）、基礎(chǔ)性文件、土地證紅線圖、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可劃分為長期或短期，原則不短于建筑物的使用壽命。參見P22頁。

（2）設(shè)備檔案：一般為長期或定期。要根據(jù)設(shè)備儀器的使用壽命來定。

（3）科研檔案：要視其重要程序和價(jià)值大小來定期限。

（4）產(chǎn)品檔案：一般定期，若反映出了該企業(yè)的發(fā)展史，則可永久存放。

（三）組卷方法

1、基建檔案：以單項(xiàng)工程即某一建筑物為單位組卷

（1）大中型建設(shè)項(xiàng)目

a、文字表格類：按問題（專業(yè)）組卷。如：立項(xiàng)審批、征地拆遷、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、原材料試驗(yàn)、化驗(yàn)單、工程質(zhì)檢、隱蔽工程記錄等。

b、竣工圖類：按專業(yè)組卷。即建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖等專業(yè)。

（2）小型建設(shè)項(xiàng)目

a、按階段組卷：即按準(zhǔn)備（開工前階段）、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收這幾個(gè)階段組卷。

b、直接按單項(xiàng)工程組卷：即1個(gè)工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?/SPAN>

2、設(shè)備檔案

（1）大型設(shè)備按結(jié)構(gòu)組卷：即按設(shè)備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。

（2）普通設(shè)備儀器按單臺(tái)組卷：即1臺(tái)1卷。

（3）小型設(shè)備儀器可酌情合并組卷：即2—3臺(tái)組1卷。

3、科研檔案

（1）科研成果檔案

a、大型：按課題的階段問題組卷：準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用階段。

b、小型：按單獨(dú)課題項(xiàng)目直接組卷。

（2）科研論文：按年度或部門組卷，即1個(gè)年度的論文組1卷或1年中1個(gè)部門的論文組1卷。

4、產(chǎn)品檔案

（1）大型產(chǎn)品：按結(jié)構(gòu)組卷，即組件、部件、零件或按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序。

（2）小型產(chǎn)品：按系列或單個(gè)產(chǎn)品組卷，即1個(gè)系列產(chǎn)品或1個(gè)產(chǎn)品組1卷。

三、卷內(nèi)文件排列：

（一）概念：卷內(nèi)文件排列，就是按照文件的形成規(guī)律和必然聯(lián)系，系統(tǒng)的、有規(guī)則的進(jìn)行排放，固定每份文件在卷內(nèi)的恰當(dāng)位置。

（二）方法：

1、按階段排列——適合只組1個(gè)卷的情況。

（1）基建檔案：按前期文件、工程設(shè)計(jì)（初設(shè)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、技設(shè)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收的順序排列。（竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖專業(yè)順序以及竣工圖紙圖號(hào)排列）

（2）設(shè)備檔案：按依據(jù)性文件、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件圖紙、安裝測(cè)試、運(yùn)行維修的順序排列。

（3）科研檔案：按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用階段順序排列。

（4）產(chǎn)品檔案：按立項(xiàng)、研究設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列。

2、卷內(nèi)即有文字材料又有圖紙時(shí)，文字材料在前、圖紙?jiān)诤蟆?/SPAN>

3、卷內(nèi)純屬文字材料時(shí)，可參考文書檔案排列：

（1）整體上按時(shí)間（工作程序進(jìn)度）。

（2）正文在前、底稿在后。

（3）正文在前、附件在后。

（4）批復(fù)在前、請(qǐng)示在后。

（5）原件在前、復(fù)印件在后。

4、裝訂成本、印刷成冊(cè)的材料一般不拆散重新排列。

四、擬寫案卷標(biāo)題

（一）基建檔案標(biāo)題擬寫方法：

1、文字材料類：前期文件

“三段式”：責(zé)任者  關(guān)于  問題  的  名稱

例：鄭州市政府關(guān)于市電業(yè)局110千伏碧沙變電站征地的

   責(zé)任者                      問題

批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要

    名稱

2、表格、圖紙材料類：

（1）項(xiàng)目名稱+專業(yè)（子項(xiàng)或分部）+表格、圖紙名稱

（2）項(xiàng)目名稱+表格、圖紙名稱

例1：教學(xué)樓給排水、電氣、門窗、裝飾分部工程質(zhì)量評(píng)定表
           

        項(xiàng)目名稱              子項(xiàng)分部                      表格名稱

例2：教學(xué)樓（電氣）竣工圖

項(xiàng)目名稱  專業(yè)   圖紙名稱

例3：教學(xué)樓隱蔽工程記錄

  項(xiàng)目名稱        表格名稱

（二）設(shè)備檔案標(biāo)題擬寫方法：

型號(hào)+設(shè)備儀器名稱+文件名稱

例：XX型B超儀訂貨合同、合格證、說明書、開箱單

型號(hào)  名稱            文件名稱

（三）科研檔案標(biāo)題擬寫方法（略）

（四）產(chǎn)品檔案標(biāo)題擬寫方法（略）

五、復(fù)查定卷

復(fù)查定卷就是對(duì)所組成的案卷，進(jìn)行一次全面的審查，對(duì)不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質(zhì)量。復(fù)查內(nèi)容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內(nèi)文件是否齊全完整（3）卷內(nèi)文件排列是否系統(tǒng)科學(xué)（4）案卷題名是否恰當(dāng)。

六、編制卷內(nèi)文件頁號(hào)

1、編號(hào)范圍：

（1）除空白頁（卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號(hào)。

（2）印刷成冊(cè)已有頁號(hào)的文件自成一卷時(shí)也可不重新編號(hào)。

2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文檔相反。

3、編號(hào)工具：用鉛筆編寫阿拉伯?dāng)?shù)字。

七、填寫卷內(nèi)文件目錄

1、序號(hào)：即順序號(hào)。序號(hào)的給定是以一份文件或一張圖紙為單位。

（1）其中打印件與底稿，主件與附件，原件與復(fù)印件均為一份文件，給一個(gè)順序號(hào)。

（2）請(qǐng)示與批復(fù)視為2份文件，各編各的號(hào)（若批復(fù)不另行文，只在原請(qǐng)示件上批示意見的，仍做為一份文件，編一個(gè)號(hào)，但需要在題名填寫時(shí)體現(xiàn)出批示）。

2、文件編號(hào)

（1）文件：如：請(qǐng)示、批復(fù)，文件編號(hào)就是文號(hào)。

（2）圖紙：填圖號(hào)，例“建施-1”，“結(jié)施01”“水施03”。

（3）許可證：填證號(hào)。

3、責(zé)任者：

（1）以落款蓋章或簽名為準(zhǔn)，填寫文件的直接形成單位和個(gè)人；

（2）有兩個(gè)以上責(zé)任者時(shí)，盡量都填上，太多時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。

（3）竣工圖的責(zé)任者填寫竣工圖章上的施工單位。

（4）責(zé)任者可填寫規(guī)范通用的簡(jiǎn)稱。

4、文件材料題名。

即文件標(biāo)題或圖紙的全稱。

5、日期：文件或圖紙的形成日期。格式為20020612（8位數(shù)）。

6、頁號(hào)：填每份文件的首尾號(hào)。

說明：（1）圖紙有圖樣目錄時(shí)，仍要編制《卷內(nèi)文件目錄》，原圖紙目錄要作為卷內(nèi)一份文件編頁號(hào)登入目錄；若該套圖紙需要組成幾卷，圖紙目錄放在第一卷內(nèi)。

（2）卷內(nèi)文件目錄排在卷內(nèi)文件首頁之前。

八、填寫卷內(nèi)備考表

（一）說明：包括以下內(nèi)容：

1、標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)與頁數(shù)；

2、說明卷內(nèi)文件殘缺破損情況（無者不寫）；

3、填寫立卷人、檢查人姓名及日期，日期為立卷的完成時(shí)間。

（二）互見后：填寫反映同一內(nèi)容而載體不同另行保管的檔案的檔號(hào)，該檔號(hào)后應(yīng)注明載體形式，并用括號(hào)括起。

九、填寫案卷封面

1、檔號(hào)：后面講。

2、檔案館號(hào)：不填。

3、案卷題名：填寫已擬寫好的案卷題名即可。

4、立卷單位：哪個(gè)單位組卷就填哪個(gè)單位

5、起止日期：填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期，只填年、月。

6、保管期限：①填寫劃定的永久、長期、短期

②卷內(nèi)檔案材料有兩種以上保管期限時(shí)從長劃定。

7、密級(jí)：根據(jù)已劃定的密級(jí)填、若沒有則不填，特殊情況請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)再填。

十、案卷裝訂

（一）拆掉金屬物。

（二）科技檔案可采用裝訂和不裝訂兩種形式。

1、裝訂方法：

（1）用棉線三孔一線（8字裝訂法）

（2）圖紙折疊。

a、要按A4圖紙大小折疊成手風(fēng)琴式；

b、卷內(nèi)的圖紙左側(cè)要留出裝訂邊30mm；

c、折疊圖紙時(shí)注意正面朝內(nèi)，圖簽外露，以保護(hù)圖紙受磨損并便于查看利用。

（3）圖紙裝訂要加墊紙板并包脊背。

2、不裝訂：

（1）卷內(nèi)文字材料，要以份（件）為單位，用線裝訂。

（2）卷內(nèi)圖紙要折疊成手風(fēng)琴式A4大小的統(tǒng)一幅面，不留裝訂邊。

（3）卷內(nèi)的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角空白處加蓋檔號(hào)章，式樣為：

3、對(duì)破損、小于A4規(guī)格的文字材料要修復(fù)與托裱，裝訂線外有字跡的要加邊。

編制檢案工具

科技檔案常用的是《科技檔案分類目錄》、《總目錄》。

（一）《科技檔案分類目錄》式樣如下：

（二）《檔案總目錄》

1、打破大類中二級(jí)類目及以下類目（即小類）的類別界限，以歸檔時(shí)間的先后作為登記入冊(cè)的前后順序。

2、以打破年度的大流水號(hào)為登記的順序號(hào)。