第一章 總則

第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局關(guān)于《檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)》、《文書檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》等有關(guān)規(guī)定結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是維護(hù)學(xué)校歷史的真實(shí)面貌、提高學(xué)校工作效率、工作質(zhì)量必不可少的條件。為了有效地保護(hù)和利用檔案，必須認(rèn)真地做好檔案的收集、整理和管理工作，使應(yīng)歸檔的文件材料達(dá)到齊全、完整。

第三條文書的立卷、歸檔工作是文書處理部門工作的組成部分，是學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和來源。學(xué)校各部門應(yīng)把文件材料的形成、積累和歸檔工作列入本部門的崗位責(zé)任制，納入管理人員的職責(zé)范圍。

第四條學(xué)校檔案室，對(duì)本校各文書處理部門的各種文件材料的收集、整理立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；各部門要定期向校檔案室歸檔，由校檔案室統(tǒng)一集中管理；任何科室和個(gè)人不得長期保留應(yīng)歸檔的文件材料，更不能據(jù)為己有。

第二章 歸檔范圍

第五條學(xué)校各部門，凡是在工作活動(dòng)中形成的，辦理完畢的各種門類和載體的、具有查考價(jià)值的文件材料（收文、發(fā)文、內(nèi)部材料）、電報(bào)、電話記錄、會(huì)議記錄、值班記錄、來訪記錄、統(tǒng)計(jì)材料、出版物和原稿、主要領(lǐng)導(dǎo)人的工作筆記和照片、影片、錄音帶、錄像帶等均屬歸檔范圍。重點(diǎn)：1.本?；虮静块T自己形成的文件材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)及其他機(jī)關(guān)針對(duì)本校主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料。

第三章 立卷單位及任務(wù)

第六條 學(xué)校各部、室、科、工會(huì)、團(tuán)委等均屬立卷單位。

第七條立卷單位應(yīng)本著歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)、科學(xué)的原則，將本部門承辦完的文件材料統(tǒng)一分類，完成組卷、編寫張?zhí)?、案卷目錄、裝訂等工作，統(tǒng)一向檔案科歸檔。

第四章 立卷的原則、方法、要求

第八條遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、正確區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

第九條立卷方法、按照本單位（部門）的職責(zé)范圍編制的案卷目錄，應(yīng)以問題為主，兼顧作者、名稱、時(shí)間等特征，聯(lián)系要緊密，組合要適當(dāng)，問題要單一。類型要鮮明，年度不混，保管期限要準(zhǔn)確，便于查找利用。

第十條 組卷按其特征逐項(xiàng)分開

1.按年度分，將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。在分年度時(shí)，應(yīng)注意：①連續(xù)若干年的長期規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表，放在形成年度；②連續(xù)若干年的總結(jié)，放在所針對(duì)的最后一年；③緊密連在一起的上一年度總結(jié)和下一年度計(jì)劃，放在形成年度或總結(jié)、計(jì)劃針對(duì)年度各放一份；④跨年度的案件材料，信訪材料，放在結(jié)案年度；⑤請(qǐng)示與批復(fù)不屬同一年度的分別放在各自形成的年度，并在各自所在的案卷內(nèi)目中相互注明；⑥跨年的一個(gè)問題的來往文書，可參照請(qǐng)示與批復(fù)的辦法做。

2.按級(jí)別分。將文件按其作者與學(xué)校之間的隸屬關(guān)系，分成上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)，然后將其中與本校有關(guān)的文件放在一起。

3.按機(jī)構(gòu)分，將文件按其產(chǎn)生或承辦單位分開。

4.按問題分，將文件按其所反映的問題分開，一個(gè)涉及若干問題的文件，在分類時(shí)，一是按文件能反映的主要問題分，二是有重要問題的，又有重份文件可在所涉及問題內(nèi)各放一份。

5.按期限分，將文件按不同的保管期限分開。

對(duì)于不能和文件放在一起的錄音帶、錄像帶等，要統(tǒng)一整理，分別存放，并注明存放地點(diǎn)。

6.在合卷時(shí)應(yīng)注意：①一般按單一問題組合，同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。②會(huì)議文件，根據(jù)文件的多少，可以一會(huì)一卷，或數(shù)會(huì)一卷，文件多時(shí)也可一會(huì)數(shù)卷。③統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等一般同一種格式、名稱或同一地區(qū)的組合一卷或數(shù)卷。當(dāng)文件特別少時(shí)可幾種格式或幾個(gè)地區(qū)的組成一組。④工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按作者或名稱組合在一起。⑤案件材料，可一案一卷或數(shù)卷，總之要以問題為主，兼顧作者、名稱、地區(qū)等特征來組卷。

7.卷內(nèi)文件的排列，在正常情況下，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，原件在后；案件材料結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；其他文件按重要程度或形成時(shí)間先后排列。

第十一條各文書處理部門，應(yīng)根據(jù)本單位（部門）編制的案卷類目，做好平時(shí)的立卷工作。

第四章 填寫卷內(nèi)目錄、編頁號(hào)、備考表

第十二條按卷內(nèi)目錄要點(diǎn)，逐項(xiàng)逐件填寫，做到不漏、不重復(fù)，書寫力求工整，統(tǒng)一用蘭黑紅巖墨水或碳素墨汁填寫，禁用圓珠筆、彩色筆、紅墨水等易褪色工具填寫。卷內(nèi)文件凡有文字和圖表的畫面，應(yīng)一面編寫一個(gè)頁號(hào)，空白面不編號(hào)，頁號(hào)的位置在文件的左上角。

起止頁號(hào)，除最后一份文件需填寫起止頁號(hào)外，其余的文件只填寫首頁號(hào)。

第十三條卷內(nèi)文件有缺損、修改、移出、銷毀等情況，由立卷人填入備考表，同時(shí)立卷人要簽名和填寫立卷時(shí)間。

第十四條立卷人應(yīng)按六個(gè)特征擬寫案卷標(biāo)題，案卷標(biāo)題一般由作者、問題、名稱組成。標(biāo)題必須簡練、概括、準(zhǔn)確、便于提供利用。

第五章 卷面的書寫和案卷的裝訂

第十五條封面上的所有項(xiàng)目，必須認(rèn)真填寫，書寫要工整，統(tǒng)一用毛筆、墨汁書寫，標(biāo)題文字排列要規(guī)范化。

第十六條裝訂案卷時(shí)，首先去掉文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件要進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊，紙張大小不統(tǒng)一的，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)公文（16開頁）加寬、加長，對(duì)于易褪化的永久保管文件要復(fù)制，裝訂時(shí)做到不漏裝張頁，不訂在文字上，總之要使案卷結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

第十七條經(jīng)過裝訂、分類、排列、編號(hào)（用鉛筆編臨時(shí)順序號(hào)）的案卷、順序、填寫移交清單一式兩份。一份留本單位使用，一份隨檔案交檔案室，交接雙方履行手續(xù)。

第十八條立卷單位向校檔案室移交檔案的時(shí)間是第二年五月底以前（教學(xué)檔案可按教學(xué)年度），無特殊情況一般不能延期。