低效工作的根源在于時間分配

“每天都感覺身體被掏空，可是又不知道自己干了什么”

“一晃時間就過去了，很多事情還沒開始做呢”

“事情又雜又亂，根本不知道從何入手，時間就過了”

......

我們可能都遇過十分忙碌，加班到深夜，卻回想不起來自己實際的工作產出。

在工作過程中，經常因為十幾個同事要咨詢或者確認某個工作內容，打斷自己的工作思路或者工作狀態(tài)；

一堆的細碎雜事鋪天蓋地，看似每件都十分緊急、重要，偶爾出現(xiàn)“丟三落四”的現(xiàn)象，或者不知從何下手。

《華為高效工作法》中引用了一組數(shù)據(jù)：“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。

平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間（按每日工作8小時計）。

其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾起原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時?！?/p>

也就是說，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的 68.7%。

由于參加會議、處理信息以及處理團隊突發(fā)事件等等零碎的工作無形中消耗你大量的工作時間，導致了你努力工作，卻依然需要加班加點完成工作的原因。

我們需要明確的是：

1. 我們的時間到底去了哪里

2. 分清時間的有效性、無效性

3. 區(qū)分任務的屬性

4. 任務越零碎，越容易走進迷霧世界

為了將時間最大化使用，提升70%的工作效率，儲能姐推薦的是時間四象限法則。

時間四象限的定義

什么是時間四象限法呢？就是將個人手頭上的工作或事件按照重要和緊急兩個維度進行了劃分，分為了四個象限，分別是：緊急又重要、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要。

第一象限：重要且不緊急

重要且不緊急：這一象限的事件不具有時間上的緊迫性，但是，它對未來的事項具有重大的影響， 未雨綢繆便是它的形象描述。比如中期、長期的規(guī)劃。

第二象限：重要而緊急

重要且不緊急的定義：這一類的事情具有時間的期限（緊迫性）和事情的影響性，無法回避也不能拖延，如緊急的情況、迫切的問題、限期完成的工作。

第三象限：既不緊急又不重要

既不緊急又不重要的事情定義：這一類事情的沒有時間的緊迫性和影響性。很多是生活中的瑣碎雜事。這種時間往往是碎片化，不能集中去處理事情。

第四象限：緊急但不重要

緊急但不重要的定義：這一類事情具有時間的緊迫性，而事情的影響性較小，一般帶有被動性。比如信件、報告、符合別人期望的事情。包括一些被動的電話、被動的邀請以及一些臨時應對性事件。

總結（可保存?zhèn)渫洠?/strong>

時間四象限突破法

拒絕”隨心所欲“，根據(jù)計劃制定任務

隨心所欲的后果，就是延長工作時間噩夢的開始。因此我們需要根據(jù)計劃分解目標，去羅列出我們所需要完成的任務。

一般制定的順序應從大到小：年計劃——月計劃——周計劃——日計劃，而我們在這里以日計劃作為舉例：通過日計劃羅列出任務。

以下是羅列任務的小技巧：

• 明確執(zhí)行時間，根據(jù)能力安排相應的任務，如8小時
• 預留相應的時間去除理突發(fā)事件，避免被動情況
• 分類羅列任務，找出最省時間的方式完成
• 判斷自己的精力情況，把精力最旺盛留給最高優(yōu)先級或者最難處理的任務

”快人一步“：任務優(yōu)先級劃分

羅列出任務后，根據(jù)時間四象限法則中輕重、緩急兩大維度進行衡量任務的優(yōu)先級。

1. 先按照“輕重”，把你的工作任務以職業(yè)價值觀為標準標出“重要”或者“不重要”；

2. 再按照“緩急”，給所有任務以截止日期為標準標出“緊急”或“不緊急”。

按照“輕重”和”緩急“兩大維度劃分完后，就可以將任務放入時間四象限中，一目了然，十分清晰。

時間是有限的，高沛的精力也不能保持24小時，我們到底應該花多少時間去完成這些任務呢？

四象限法則的時間分配

大家可以回想一下，自己平日里工作的步驟是怎樣的呢？

想必很多人都是這樣的處理習慣：一定是先處理緊急的事物，在緊急的事物里面先處理緊急而且重要的，然后再處理緊急不重要的。接著是不緊急但是重要的，最后是既不緊急也不重要的。

但是，按照四象限法則處理工作的正確順序應該是：緊急且重要的、重要但不緊急的、緊急但不重要的、既不緊急也不重要的。

真正能夠突破效率的關鍵

對于重要而且緊急的事情，立刻去做。對于重要但不緊急的事情，要制定好計劃一步一步的去實施完成，但是一定要注意在這一個象限上多花費一點時間，避免第二象限的事物轉化為第一象限。而對于一些很緊急但是不重要的事情，嘗試著將這些事情交給別人去做，減輕你自己身上的負擔。而不重要且不緊急的事情，當然，能不做就盡量不要去做了。

關于時間四象限法則，總結三點：制定目標（羅列任務）——優(yōu)先級排序（區(qū)分輕重緩急）——時間分配法則。要養(yǎng)好良好的習慣，堅持每天制定及優(yōu)化計劃，同時進行總結。

我們要在有限的人生里，將時間變得無限。