七天學會高效管理時間(一)2007-03-19 21:11        
通過7 節(jié)課程，輕松愉快地學習時間管理的規(guī)律和技巧
導語
　　人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。
　　每個星期有168 個小時，其中56 個小時在睡眠中度過，21 個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91 個小時則由你來決定做什么——每天13 個小時。如何根據(jù)你的價值觀和目標管理時間，是一項重要的技巧。它使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進，而不致在忙亂中迷失方向。
　　我們將用7 天的時間，學習時間管理的基本原則，了解怎樣才能更有效地安排時間，減輕工作和學習壓力。時間管理能幫助你制訂出有效的時間表，減輕壓力和憂慮，最大限度利用時間。不用擔心，時間表不會讓你變成機器人，相反，它能使你享受自覺支配時間的自由感。
　　完成課程以后，你將能：
　　·明確時間管理的五個步驟
　　·了解時間管理中，“價值”和“目標”的含義
　　·確認和區(qū)分不同類型的任務
　　·制訂有效的日程表
　　在開始學習之前，請對以下幾點多加注意：
　　·勤做練習。時間管理的實踐性很強，課程中的每一項練習都對提高我們的時間管理水平有很大幫助，如果不認真地完成它們，學習效果將大打折扣。
　　·學以致用。時間管理的個性化很強，每個人都有自己的時間管理特色，以便和自己的生活方式及環(huán)境相適應。課程中介紹的原則和技巧只有運用到實際中才有效用，光記住它們，對改進我們的時間管理是沒有意義的。我們最好一邊學，一邊運用起來，以便印證它們是否真的有效。
　　祝你在這一周里學習愉快，學有所成！
第一天
今天是課程的第一天，我們將通過一個練習和一套自測題來了解什么是時間管理。
請先完成下面這個小練習，在后面我們將以它作為講解實例。  
練     習
假設現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情：
1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生
2．星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡
3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話
4．有一份夜間兼職不錯，但你須在星期二或星期三晚上去面試（19 點以前），估計要花1 小時。
5．明晚8 點有個1 小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關系
6．明晚有一場演唱會
7．你在圖書館借的書明天到期
8．外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李
9．你要在星期五交計劃書之前把它復印一份
10．明天下午2 點到4 點有一個會議
11．你欠某人200 元錢--他明天也將參加那個會議
12．你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座
13．你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面
14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗
15．你想好好洗個澡
16．你負責的項目小組將在明天下午6點鐘開會，預計1小時
17．你身上只有5 塊錢，需要取錢
18．大家明天晚上聚餐
19．你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄
20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需 2 小時
21．你收到一個朋友的信1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他
22．星期天早上要作一次簡報，預計準備簡報要花費15個小時，而且只能用業(yè)余時間
23．你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有
24．下個星期二，你要參加一次業(yè)務考試  
　　請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個周末的時間安排表。在這些項目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何制訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：
1．把要做的事情全部看一遍
2．確定每件事情的重要等級
3．根據(jù)重要程度把事情重新排序 時間表可以參照下頁的格式：
時間       星期二       星期三       星期四       星期五       星期六
每天上班時間為8 點-18 點（含往來交通時間，中午有1小時休息）
08.00
08.30
09.00
09.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
16.00
16.30
17.00
17.30
18.00
18.30
19.00
19.30
20.00
20.30
21.00
21.30
22.00
22.30
23.00
編好時間表以后，請考慮：
· 哪些事情被放棄不做？為什么？  
· 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？  
· 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？
請把你的回答寫在下面：
· 哪些事情被放棄不做？為什么？    
· 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？  
· 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？ 為什么？

第二天
　　前一天，我們動筆寫了一份為期一周的時間表，對時間管理有了親身體會。現(xiàn)在，我們來學習有關的知識，以便能做得更好。
　　任何有效的時間管理系統(tǒng)都包含以下五個步驟：
1 明確你的價值觀
2 確定你的目標
3 對你的目標按優(yōu)先級排序
4 明確你的任務
5 對任務按優(yōu)先級排序
　　價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。
　　什么對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。
　　上一節(jié)練習中的事件可以分為幾個類別：
健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等
家庭——給家里打電話，等等
友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等
愛情——準備燭光晚餐，等等
工作——簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等
金錢——夜間兼職的面試，等等
興趣——看演唱會，等等
　　重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關緊要的地方。這就是你的價值觀。
　　目標是我們的需求和愿望——我們想得到什么。它們應該直接源于我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。
　　目標往往不能由單個行動達到，需要花費相當長的時間，并需要采取若干步驟。例如，周末有一對矛盾：要么去外地拜訪朋友，要么準備星期天的報告。如果你決定去外地訪問朋友，而不為報告做準備，你的目標很可能是：保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。 如果你不去訪問朋友，而是準備報告，你的目標很可能是：盡最大努力完成工作。當然，保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視程度取決于你的價值觀。 把友誼放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足源于你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足來自于追求卓越。再如，任務表中還有一對矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，舍棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢和興趣，對它們?nèi)绾闻判?，也完全取決于你的價值觀和目標。
　　一旦明確了自己的價值觀和目標，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。  
　　下面是一套時間管理能力的自測題，請為每一項選擇最適合你的修飾語：是“總是”，還是“經(jīng)常”，或是“很少”？    
1、我覺得我可以工作得更努力
2 、我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時
3 、我常常把事情留到最后一分鐘才做
4 、對我來說，開始一項工作很難
5 、我對下一步要做什么不很確定
6 、我要開始做某件事之前，要拖延很長時間
7 、我不知道我做的是否足夠多
8 、我在不同的任務之間頻繁地換來換去
9 、我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
10、 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高
11 、我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理
12、 我不可能完成我想做的全部事情
13 、我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情
14 、到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底
15 、我工作時沒有任何計劃  
　　請把你的答案和后面的解釋互相對照。
1. 我覺得我可以工作得更努力
你總是覺得你可以做得更好一些嗎？如果你總是覺得自己的時間沒有發(fā)揮最大作用，這說明你的時間管理技巧有問題，你要學會善用時間。  
2. 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時
很多人對自己的工作時間只有個大致的印象：我好象一直在工作。這樣是不行的。人們的感覺往往和實際并不相符。研究人員用錄像機攝下實驗者的工作情況，把統(tǒng)計得到的工作時間與實驗者自我感覺的工作時間對照，發(fā)現(xiàn)兩者之間的差距相當大。如果你對自己的工作時間沒有明確的認識，最好花一天至一星期的時間，逐小時記錄自己的工作時間，結(jié)果說不定會使你大吃一驚。  
3. 我常常把事情留到最后一分鐘才做
如果總是出現(xiàn)這種情況，有兩種可能原因：一是你忽視時間管理，不使用時間表，二是在制訂時間表時，沒有依照合理的順序。  
4. 對我來說，開始一項工作很難
哪怕訂好了計劃，要開始做這件工作，仍是件頭疼的事——如果常常出現(xiàn)這種情況，那么，癥結(jié)不在制訂計劃的環(huán)節(jié)，而在于“行動”這一環(huán)。你要有意識地增強自己的行動意識，并學會一些克服拖延的技巧。
5. 我對下一步要做什么不很確定
如果總是對下一步要做什么不很確定，則是缺乏整體計劃的表現(xiàn)。
6. 我要開始做某件事之前，要拖延很長時間
請參見對第4 項的解釋  
7. 我不知道我做的是否足夠多
請參見對第1 項的解釋
8. 我在不同的任務之間頻繁地換來換去
怎樣確定分配給不同任務的時間段長度，是一項重要的技巧，過長或過短都會降低你的效率，你可以通過測試和記錄來確定最適合自己的間隔。
9. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
沒有人能完成排除外界影響，不同的地點對人的工作效率有不同的影響，只不過人們往往沒有留意這一點。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率較高，說明你對自己很了解。這有助于你進行時間管理。  
10. 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高
請參見對第9 項的解釋。
11. 我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理
這也是缺乏整體計劃的表現(xiàn)。
12. 我不可能完成我想做的所有事情
人不可能完成所有想做的事情，在制訂時間表時必須有所取舍。但如果連時間表上的事情也總是不能完成，那么不是時間表不切實際，就是執(zhí)行的過程出現(xiàn)問題。
13. 我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情
先明確價值觀，再確定目標，就能容易地為各種事情確定優(yōu)先級，優(yōu)先處理重要的事情。如果總是對此感到迷惘，則說明對自己的價值觀不很明確，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。
14. 到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底
如果因為缺乏計劃和執(zhí)行能力，常常不能完成想做的事情，就會對自己失去信心，做任何事情的時候都不知道自己是否會堅持到底。
15. 我工作時沒有任何計劃
這是你對自己的計劃性的評價，請對照上面各項的解釋，看你對自己的評價是否適當。
第三天
　　經(jīng)過兩天的學習，你是不是感到自己對時間管理有了更深的了解，管理起時間來更輕松了呢？時間管理的精髓遠不止此，今天，我們除了進一步探索價值觀對時間管理的影響，還將學習更多內(nèi)容：任務的類型。
　　請在腦海中想象一棵大樹，樹根是你的價值觀，樹干是你的目標，樹的主枝是你的主要任務，樹的細枝和葉子是你的次要任務。
　　你所做的一切應源于你的價值觀，它是樹根。
　　你的目標支撐著各種各樣的任務，它們都是為實現(xiàn)你的目標服務的。
　　樹的姿態(tài)和生長方向由它的主枝表現(xiàn)出來，同樣，你通過主要任務來實現(xiàn)你的目標。
　　樹葉為樹的生長提供養(yǎng)份，你通過完成各種次要任務，保持你現(xiàn)有的生活。
　　拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下：  

　　在樹根處寫上你認為最重要的價值，在樹干處寫上你的目標，在幾個主枝中寫上你的主要任務，在葉子和細枝旁寫上各種次要任務，完成這幅圖。
　　你可以按照下面的步驟進行：
1．樹根。寫上你認為最重要的價值。如果你對這一點比較模糊，不能清楚地說出自己最想要的是什么，請試一試這個辦法——
　　重新拿一張紙，寫下所有想要的東西，如健康、金錢、幸福的家庭、愛情、事業(yè)、自由自在、旅行、安定…… 寫完之后，劃去你認為最不重要的一項，再在剩下的項目中劃去一個最不重要的，一直劃下去，直到只剩下一項，它就是你最重視的東西。
2．樹干。寫上你的人生目標。注意，你的人生目標應與你的價值觀是一致的，如果不一致，你寫下的樹根確實是你最珍視的東西嗎？或者，你寫下的人生目標真的是你最大的希望嗎？
3．主枝。寫上幾個主要任務。這些主要任務應是直接為你的目標服務的，實現(xiàn)這些任務有助于達到目標。如果不是這樣，請思考是否有必要在這個任務上面投入時間和精力。
4．樹葉。寫上次要任務。有些次要任務是實現(xiàn)主要任務的手段，有些次要任務用來維持現(xiàn)在的生活。次要任務是不可缺少的，沒有樹葉的樹無法生長，但它們不應占據(jù)你的主要精力。
　　進行時間管理時，這幅圖是重要的參考。
　　面對紛繁復雜的任務，如何才能迅速準確地判斷它們對你有多重要，從而對它們進行選擇和排序呢？按不同的標準，任務可以分為緊急任務和重要任務、維持任務和發(fā)展任務，在此基礎上，你就能快速而準確地分辨出哪些是主要任務，哪些是次要任務了。
緊急任務指：如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。
重要任務指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務的重要程度越高。
緊急任務和重要任務有四種不同的組合：
1． 緊急并且重要的任務
這些任務應具有最高的優(yōu)先級，應該從現(xiàn)在就開始做。
2． 緊急但不重要的任務
這些任務現(xiàn)在需要時間，但優(yōu)先級比緊急且重要的任務要低。
3． 重要但不緊急的任務
它們的優(yōu)先級不是最高的，但應該在你的時間表中占重要位置。
4． 既不緊急又不重要的任務
你真的需要做這些事情嗎？
發(fā)展任務和維持任務與緊急任務和重要任務是兩種不同的分類。
發(fā)展任務指：如果成功完成此項任務，你現(xiàn)在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更好的住房。
維持任務指：完成這些任務可維持你現(xiàn)在的情況。例如，你每個月繳納房租和水電費。
發(fā)展任務和維持任務有很大區(qū)別，發(fā)展任務具有如下特點：
·通常由你的目標衍生出來
·可以作為一項挑戰(zhàn)
·需要多加考慮
　　下面是第一天的例子，請先將它們按重要任務和緊急任務的四種組合分類，再按發(fā)展任務和維持任務分類，然后把它們按重要程度排序。
　　對比現(xiàn)在的排序和在第一天的排序，兩者有什么區(qū)別嗎？
　　第一天的例子
1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生
2．星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡
3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話
4．有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試
5．明晚8 點有個電視節(jié)目，與你的工作有密切關系
6．明晚有一場演唱會
7．你在圖書館借的書明天到期
8．外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李
9．你要在星期五交計劃書之前把它復印一份
10．明天下午2 點到4 點有一個會議
11．你欠某人200 元錢--他明天也將參加那個會議
12．你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座
13．你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面
14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗
15．你想好好洗個澡
16．你負責的項目小組將在明天下午6點鐘開會，預計1小時
17．你身上只有5 塊錢，需要取錢
18．大家明天晚上聚餐
19．你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄
20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好
21．你收到一個朋友的信1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他
22．星期天早上要作一次簡報，預計準備簡報要花費15個小時，而且只能用業(yè)余時間
23．你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有
24．三個星期后，你要參加一次業(yè)務考試
　　相信你在了解任務的分類以后，對劃分任務的重要程度會更得心應手。
第四天
　　大家可能會希望有一種通用的時間管理方法，學會以后，無論何人何時何地，都能暢通無阻地運用。不過，可惜的是，并沒有通用的時間管理方法，就像買衣服一樣，我們得根據(jù)自己的特點選擇合適的樣式和尺碼，有時還得量身定做，不同的人需要采用不同的時間管理方法，有時甚至得自己創(chuàng)造出新方法來。
　　有的人喜歡列出詳細的清單，把時間精確地劃分為一小塊一小塊，嚴格地按日程表行動；有的人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問題，抗拒“機械的”日程表，傳統(tǒng)的時間管理方法只會使他們感到不舒服。對于后一種人而言，他們只愿把事情簡單地排序，然后設定最后期限，而不愿把它們分割成小塊，填入時間表。
　　無論你屬于哪一種，都要找出適合你自己的方法，只有這樣，才能保證時間管理是在幫助你組織時間，而不是加重你的負擔。你可能需要結(jié)合兩種風格的管理方法，以便創(chuàng)造出自己的時間管理體系。在繼續(xù)這節(jié)課時，請注重考慮你的需要和偏好，按你的想法修改課程中的建議和方法。
　　不管你偏好使用哪種風格管理你的時間，下面這幾個習慣都會幫助你提高時間管理的效率。
1．積極積級意味著采取主動，而不是坐等別人先行動，然而消極地回應。與主動相反的是被動，被動的人習慣于對周圍的事情做出反應，這使他們耗費掉更多時間。想一想，然后寫下一些能使你采取主動的具體方法，以便能對你的時間有更多控制權(quán)。
2．通盤考慮從你想達到的目標反推出要做的事情，然后詳細計劃。寫下你的目標，然后從目標出發(fā)，逐步寫出你需要做的事情。估計每一步所需的時間，然后列出整體計劃。
3．按順序做事對任務進行分類，舍棄不需要的任務，然后把剩下的任務排序，以便優(yōu)先處理緊急和重要的任務。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。
4．提前準備保持主動的要訣是事先計劃，例如每月制訂一份計劃表，在上面標出重要的日期和繁忙的時間，據(jù)此來安排其他的事情。
　　許多人討厭日程表，認為它們奪走了自己的自由。按日程表行事的確會降低一定的靈活性，但如果認為日程表把人變成奴隸，那就大錯特錯了。這種錯誤源于對自由的誤解。事實上，有幾種不同的自由。如果混淆兩種類型的自由，就會出現(xiàn)上面所說的誤解。
　　首先，人們提到自由時，往往指的是選擇的自由。我們按自己的意愿，做這件事，而不做那件事。反過來講，一個自由的人不會被迫做出違背意愿的事情。這是一種消極的自由。
　　第二種更重要的自由，是實現(xiàn)自己、控制自己行為的自由。它是一種積極的自由，因為它通向人的目標。它可以表達為“自由的意愿”，這是更加高級的自由，也就是“成為自己想要成為的人”的自由。
　　不過，如果只是膚淺地理解這種自由，很可能會認為它和第一種自由是相對的，甚至無自由可言。導致這種想法產(chǎn)生的原因是，現(xiàn)實生活中，為了實現(xiàn)更美好大的目標，我們常常需要放棄當前的欲望。例如，在陽光明媚的星期天上午，你也許很想出去好好地玩一場，不去參加培訓班。從第一種意義上來說，你當然可以自由選擇是否出去玩。但是，不上課很可能會導致你考試不合格，或者學不到該學的東西。學習能使人獲得更大的自由，新知識可以使人更好的完成人生的目標。

 

所說的這些是為了開闊我們的視野。我們不要把自己限制在“自由”狹窄的定義內(nèi)：“自由就是想做什么就做什么”。而應把自由看成“完成自己設定的人生目標的能力”。如果不約束和控制自己的行為，使之符合目標，我們就無法達到人生的目標。正是因為如此，日程表非常重要：它使我們能有計劃地運用時間，以達到自己最終的目的，實現(xiàn)更高層次的自由。 　　要寫一份日程表，沒有固定的方式，只需遵循一些基本原則。
　　在開始前，找到合適的工具。你可以使用一張紙、日程計劃簿或電腦來記錄你的日程表。首先，你把一天的時間分為幾塊，如上班的時間、吃飯的時間、睡覺的時間。然后再具體劃分每一塊時間。
　　寫日程表時，要現(xiàn)實一點。日程表是幫助你安排時間、達到目標的工具。不要把日程表寫成做不到的愿望列表，那樣只會使你被自己不切實際的計劃挫敗并失去信心。
　　靈活地執(zhí)行日程表。一般來說，只將時間的50%計劃好，其余的50%應當屬于靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。實際執(zhí)行時，事情總會發(fā)生這樣或那樣的變化，使你不得不偏離定好的計劃，如果時間表定得過于精確，反而會失去機動性和實用性。
　　每隔一段時間評估一次日程表。每兩個星期，重新審視一遍日程表，看它起了多大作用，是否訂得過高或過低，可以怎樣改進它。然后，進行必要的修改。
　　如果你以前從未好好計劃過你的時間，從頭開始會有點困難。不過，時間管理和其他事情一樣，你做得越多，就會做得越好。
　　關鍵是要堅持大約30 天，以養(yǎng)成逐日管理時間的習慣，并看到它的效果，增強信心。你不需要實施課程中提出的每一種方法，就像在超市中購物一樣，選擇自己喜歡的就可以。你還可以按自己的需要改變、組合某些方法。
　　用一整天的時間觀察你自己，盡可能詳細地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。
　　觀察自己使用時間的情況時，一定要找出并記住以下幾點：
1．你通常用哪些方式浪費時間
2．你在什么情況下效率最高
3．你效率最佳的時間是什么時候
要完成某個目標，我們往往反復地計劃、實施、修訂，形成這樣的循環(huán)圈：

我們可以從圈中的任何一點進入循環(huán)。
下面是一份用于每日計劃的表格，每天在固定的時段（如睡覺前）填寫，第二天用這份表格提示自己。運用“計劃的循環(huán)”，堅持一個星期，提高管理時間的能力。
今天要做的事
日期：____________________
必須做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
應該做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
能夠做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
第五天
　　自從第一天動手制訂過一份時間計劃后，我們已有好幾天沒進行實戰(zhàn)演練了。在這一節(jié)中，我們將進行具體的時間管理規(guī)劃，為自己（而不是練習題中的人物）制訂一份完整的時間表。正如前一節(jié)所說的，不同的人適合不同的時間管理類型，因此，本節(jié)按由粗到細的順序介紹時間管理的程序，你可以選擇適合自己的細化程度。
　　找出第三節(jié)中繪制的樹圖，以它為參考，開始規(guī)劃。
　　你也許會說，我只是想訂一個如何應付下個月考試的計劃，并不想做出關于整整一生的宏偉計劃。整體計劃就像一座大廈，各段時間的計劃則像大廈中的一間間房子，如果你對整體目標不明確，大廈的框架沒有搭好，房間的位置也無法確定。
　　不愿思考整體計劃有兩個原因：一是一切都由別人代為設計妥當；二是從來沒有考慮過這個問題。一旦你開始考慮，就會發(fā)現(xiàn)有必要從大框架開始。例如個人理財學把人生分為幾個不同的階段：20-30歲是由求知到收益的過渡；30-40歲是儲備時期；40-50歲應正視現(xiàn)實，調(diào)整財務狀況；50-60歲則應為退休做準備；60 歲以后是幸福的晚年。然后再根據(jù)每個階段的特點制訂投資的具體策略。
　　進行時間管理也應如此。只不過劃分階段的標準是你的人生目標，而不用按著上面的樣子機械地劃分。盡可能詳細地描述你當前所處的階段，寫下來，以便隨時提醒自己。這個階段的目標是什么？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什么時候？你現(xiàn)在的感受如何？等等。
　　明確階段目標后，進一步將其細化，對未來的一年進行規(guī)劃。
進行規(guī)劃并不意味著把未來的365 天的日程安排得滿滿當當，而是明確以下問題的答案：
! 我希望在這一年過去以后得到什么？
! 除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？
! 我必須做哪些事情？
! 這些事情必須在什么時候完成？
! 這一年中有哪幾個關鍵的任務？
! 我將怎樣根據(jù)這些關鍵任務分配安排時間？
! 預計有哪些事情會干擾今年計劃的執(zhí)行？（如搬家、生小孩。）
! 今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最?。课覝蕚湓鯓映浞掷眠@段時間？
! 今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應對？
對這些問題心中有數(shù)以后，你就能自如地安排這一年的時間。
下一步，我們就該為這一年寫時間規(guī)劃了。寫的時候，請注意下面幾點：
1. 首先安排固定項目
　　首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然后安排每天的日?；顒?，如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以后，你可以看到還剩哪些時間供你支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。
2. 根據(jù)你的生物鐘安排時間
　　把重要的任務安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空余時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優(yōu)先度高的任務分配到分值較高的時間段。例如，用大塊的時間學習新知識。
3．把較大的任務分割成易于控制的小塊
　　當你面對一個巨大的任務，被它壓得喘不過氣來的時候，試著把它分成小塊，使它易于管理，然后相應地安排你的時間。這樣做有幾個好處，首先，你明確了完成整個任務的各個步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會減輕；其次，把一個任務拆分為若干塊，可以使你的進度顯得更顯著，并能多次體會達到目標的喜悅；再次，較小的任務段易于估計時間，從而加強對完成時間的控制。
4. 充分利用零碎時間
　　從時間表中"剪裁"大塊大塊的時間后，剩下的邊角余料可不能浪費。可以用它復習學過的知識、做一兩節(jié)操。一個利用小塊時間的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。
5. 為每件事情設定明確的起止時間
　　這樣可以防止項目之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。
6．留出充分的休息和娛樂時間
　　在制訂時間表時，千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可行的計劃，就應該為生活中真實的你“度身訂做”，預留出你需要的休息和娛樂時間，使你保持良好的狀態(tài)和愉快的心情。否則，執(zhí)行的時候會不斷打亂計劃，不但沒有節(jié)省時間，反而使其他事情也脫離預定軌道。
7．留出機動時間，不要把所有的時間都填滿
　　為突發(fā)事件預留時間。一個填得滿滿當當?shù)挠媱澅硎菦]有“防震”性能的，稍有意外，整個計劃都會“破碎”，無法執(zhí)行。
訂完計劃后，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：
1．事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？
　　先處理重要的和緊急的事情，發(fā)展型任務優(yōu)于維持型任務。是否有根本不需要做的事情列入了時間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。
2．每天應有用于自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。
3．對于有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內(nèi)完成？
　　沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間。
4．把用于生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。
　　很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數(shù)字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例，請進行調(diào)整。
下面總結(jié)了二十個節(jié)省時間的方法，請根據(jù)你的需要選用它們：
1. 對目標、任務、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。
2. 從優(yōu)先級最高的事物著手。
3. 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。
4. 把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。
5. 為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。
6. 找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。
7. 當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。
8. 學會委派別人做事。
9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。
10. 減少例行事務：它們不值得花費過多時間?？s短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務。
11. 避免完美主義。記住80/20 定律。
12. 避免作出過多許諾。對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實態(tài)度。
13. 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發(fā)事件。
14. 設置時間限制。例如，做某些決定時，不應超過3 分鐘。
15. 聚精會神地做手頭的事情。
16. 處理重要事情時，使用大塊的時間。
17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀住?
18. 文書工作爭取只處理一次。
19. 在行動以前，徹底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
　　進行時間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另一只，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作，需要耐心、毅力、練習和計劃。進行良好的時間管理，同樣需要這些品質(zhì)。當雞蛋越來越多，情況越來越糟的時候，你要有能力控制局面，把握好間隔和規(guī)律——這正是時間管理的內(nèi)容。
　　工作時，要持之以恒地進行時間管理。你要參加業(yè)務會談，要趕在截止期前完成工作。時間管理的意義不僅在于幫助你達到工作上的目標，它能使你最大程度地發(fā)揮自己的作用，并在工作和個人生活之間保持平衡。
第六天
　　時間管理的主要內(nèi)容我們已學得差不多了。在今天，我們將分小標題學習幾項有用的知識。如果說，前面的工作是搭好了房子的框架，那么我們現(xiàn)在所做的就是為它裝上漂亮的門、窗和地板，使房間變得更加宜人。
　　使用時間的模式
　　你是否了解自己？時間管理是幫助我們通過投資時間達到目標的技巧，因此，學習時間管理的第一步是了解你自己。
　　你習慣怎樣使用時間？要回答這個問題，僅憑感覺和記憶是不夠的，必須依靠精確的記錄。因為人們往往寬于律己嚴于律人，自己認為在工作，在別人眼里則完全不是。例如，有的腦功能衰退患者在求診時，自稱家中寬敞，每天可行走一萬步以上，帶上記步器進行記錄后發(fā)現(xiàn)，實際每天只走了幾百步。在時間管理上也一樣，自己感覺工作了若干小時，實際上，也許大部分時間在打岔、走神、吃東西，真正工作的時間只有幾十分鐘。因此，需要詳細地記錄自己的活動情況，才能客觀地了解自己使用時間的模式。
練習：記錄你的模式
　　準備合適的工具，如筆、空白時間表（最好以一刻鐘或半小時為一刻）、計時器，詳細記錄自己的活動情況，堅持一周。如果全天記錄有困難，可以分段記錄，比如今天記錄整個上午的情況，明天記錄下午和晚上的情況，后天記錄上午和中午的情況，等等，然后把它們綜合起來。
記錄中要包括以下幾點：
活動的開始時間、結(jié)束時間、地點、自我感覺效率、是否按計劃完成（或者：是否是計劃安排的事情）、中途中斷的次數(shù)、原因和長短。
下面是一份記錄的空白樣表：

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______年___月___日星期__
          項目     地點     效率自評     計劃     中斷說明
6:30
7:00
7:30
8:00
8:30
9:00
9:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
20:30
21:00
21:30
22:00
22:30
23:00
23:30

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填寫說明：
項目：這段時間所做事情的說明；
地點：進行活動的地點；
效率自評：對完成效率的自我評價，可以用ABC 或123 為標記，如果效率有較大波動，則標出來，如A-B（由高效率變?yōu)橹械刃剩?，?-3-2（由高效率變?yōu)榈托试僮優(yōu)橹械刃剩?
計劃：用百分數(shù)表示計劃的完成比例，100%表示完成這段時間應做的事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示這件事是計劃以外的事情。
中斷說明：注明中途中斷的次數(shù)、原因、持續(xù)時間。
　　你的時間的主人是誰？是家人？上司？電視？手表？你的胃？或者你的意志？
　　在你沒有仔細規(guī)劃自己的時間以前，你的時間是“公共資源”，任何人、任何事都可以隨意占用，而你甚至沒有感覺。不管是否得到合理使用，時間都在無可挽留地流入記憶之川。
請仔細地觀察自己的時間使用模式，找出你的時間的控制者。
主動地拖延
　　我們總在學習克服拖延習慣的技巧，以便更好的利用時間。不過，在合適的時候，主動地進行拖延，也會對我們有益。當我們疲倦、沮喪或憤怒的時候，如果工作需要敏銳反應和清晰思考，中斷工作比勉強自己繼續(xù)進行的效果要好得多。
　　如果我們沒有足夠的能力或信息來完成某項工作，最好把它暫時擱置起來，以等待條件成熟。
　　當我們有更重要的事情要處理時，應該暫緩手頭的工作，按輕重緩急的次序安排任務。
　　如果你準備采取某個行動以應付危機，卻感覺很糟，那么最好也暫停下來，給自己更多的時間以進一步搜集信息，從多方面加以考慮，說不定會柳暗花明，發(fā)現(xiàn)一條新路。
　　不過，不要以“我正在進行主動地拖延”為借口，逃避真正需要馬上執(zhí)行的事情。
謀殺時間的兇手
1．沒有日程計劃。有沒有日程計劃，決定了你這一天是主動地生活，還是被動地回應外界環(huán)境。如果你沒有規(guī)劃時間，那么你對時間的使用便無效率可言。你的時間變成一塊蛋糕，誰來了都可以分上一塊，你不控制自己的時間，別人就會來控制它。你把方向盤的操縱權(quán)讓給了別人，或者信馬由韁，雖然你在努力工作不斷前進，卻有可能走上了錯誤的方向，成天忙忙碌碌地做些沒有意義的事情，不但浪費了時間，還浪費了精力。
2．生活失去平衡。我們的生活由七個不可或缺的部分構(gòu)成：
健康、家庭、金錢、知識、社交、事業(yè)、精神。我們不需要把每天的時間均分給它們，但要保證每一項都得到充足的時間，維持生活的平衡。如果長期忽視某個部分，不對它投入時間，生活就會失衡，其他的各項將受干擾，致使我們無法取得成功。
3．桌面雜亂。研究表明，桌面雜亂的人平均每天要花一個半鐘頭找東西或因此走神。一個半鐘頭，聽起來不可想象，但確實是這么多。這兒多花幾分鐘，那么多花幾分鐘，嘀嘀答答，就像漏水的水龍頭的一樣，積少成多，每天漏去大把時間。效率高的人，桌面和工作間一般是很整潔的，這樣他們就給把精力集中到今天的工作重點上，不會被觸目所及雜亂無章的東西分神，而且能很快找到所要的東西。
4．睡眠不足。我們常常抱怨精力不足。我們每天的睡眠時間通常一樣，但睡眠的質(zhì)量并不一致。白天壓力過大，常使我們成晚睡不著。這會使人陷入惡性循環(huán)：精力不足，無法完成工作，壓力加大，晚上睡不著，精力更加不足。要跳出這個循環(huán)，首先要規(guī)劃好自己的時間，提高白天工作的效率，提高成就感，減輕壓力；其次，要有意識地進行自我心理調(diào)適，緩解焦慮不安的心理。
5．不吃午飯。許多人不吃午飯，把午休時間用來工作，期望取得更大成效。這樣做往往適得其反。在午休時間工作也許是有效率的，但吃午飯能使工作效率更高。哪怕短短15 分鐘的午飯和休息，也能使我們精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不誤砍柴功”這句老話就明白了。
時間的四個象限
我們每天所做的事情，可以分類歸入四個象限：
1． 重要并且緊急：它們是危機任務
2． 重要但不緊急：它們是新的機遇
3． 緊急但不重要：它們是日常事務
4． 既不緊急又不重要：它們是雜亂瑣事
　　你覺得人們在哪個象限耗費的時間最多? 答案是第4 象限的雜亂瑣事，因為處理這類事情沒有任何壓力。其次是第3 象限，因為“會響的轱轆有油喝”，這種事情總在吸引人們的注意力。
　　以減少處理1、2 象限的時間為代價，處理3、4 象限的事務，是一種變相的拖延。管理時間時，請確認你把重點放在1、2 象限上。
　　你可以把要做的事情列出來，分門別類地劃入四個象限，然后決定為它們花費多少時間。
　　高效時間管理的秘密在于第2 象限。如果你把精力集中于第2象限，就能掌握時間的主動權(quán)，保持生活的平衡，減少未來可能出現(xiàn)的危機。
　　每天留出一點時間處理重要而不緊急的事情，是保持領先的方法。通過這樣做，你把寶貴的時間儲存起來，在以后面臨突發(fā)事件時，便能動用你的儲蓄，在緊迫的時間壓力面前應付自如。
　　假設你有100 元錢，20 元買了冰淇淋，70 元存入了銀行，還有10 元不小心丟失了。買冰淇淋的錢被消費掉了，存入銀行的錢被儲存起來，丟失的錢則白白損失了。
　　每天的時間和這100 元錢一樣，有些時間被“消費”，你得到了享受，有些時間被“儲存”，為今后節(jié)省了時間，有些時間則白白浪費。
　　像對待錢一樣認真地計劃、總結(jié)時間的使用情況，合理地消費掉一部分，堅持儲存一部分，減少浪費的時間，你會慢慢地變“富裕”，擁有豐富的人生。
這些時間屬于消費部分：吃飯、睡覺、逛街、看電視、聊天……
這些時間屬于儲存部分：思考、學習、記憶、計劃……
這些時間屬于浪費部分：無謂的等待、做不需要做的事、無聊的旅途……
　　計算你的時間成本
　　你的每個小時價值多少？
　　首先，計算出你的時間的成本是多少。如果你受雇于人，把工資、獎金、辦公室租金、設備租金、費用、行政支持等的成本加總，除以工作時間，求出每小時的成本。如果你自己工作，也可以按相似的方法求出每小時的成本。
    　得到這個數(shù)字后，加上一定的利潤率，就得出為了維持平衡、你每小時應該創(chuàng)造出的價值。這也是你的時間應該獲得的價值，如果低于這一數(shù)字，你的活動就只是在消耗，而沒有創(chuàng)造。
　　使時間增值有兩層意思，一是使你獲得更多自由時間，二是使每單位的時間能為你提供更多回報。
　　例如，你完成某件工作，每次需要10 小時的時間，花5 小時學會一種新方法以后，每次完成相同的工作只需要7 小時時間，那么，學習新方法的那5 個小時使你的時間得到了增值。
　　再如，當每小時只能賺10 元錢的時候，每個月要賺1000 元的話，每天必須工作5 小時。每小時能賺100 元時，每天只需工作半小時就能維持每月1000 元的收入，從而獲得更多自由時間。
　　無疑，時間增值能使你有更多自由時間、享受更加豐富的生活。
　　不過，努力使時間增值時，要明確自己的目標是豐富人生，避免把增值手段當成終極目標，否則，反而會成為這些手段的奴隸，例如，當初賺錢是為了獲得更大自由，賺到錢后，錢反而成了負擔，成天憂心如何使錢生錢，時間在其間飛逝無蹤。
　　每天多出一小時
　　每天為自己創(chuàng)造出額外的一小時——早起床一小時。這種創(chuàng)造時間的方法異常簡單，同時相當有效。如果每天早起一小時，一年就可以創(chuàng)造出額外的10 個星期！
　　如果你是一個雇員，不論你的工資有多少，都只是在為他人創(chuàng)造財富。即使你的工作創(chuàng)造了巨大的利潤，也只能分得其中的一小部分。如果你使用這10 個星期，為自己工作，則能得到大部分收益。
　　第一次早起可能會不習慣，不過，隨著次數(shù)的增多，早起會越來越容易。你的身體會逐漸適應新的節(jié)律。