第1條 目的：為使文書管理制度化、規(guī)范化，以增進(jìn)文書處理的品質(zhì)及效率，特制定本制度。

第2條 范圍：本單位各部門與外界往來文書的收發(fā)均由綜合管理部負(fù)責(zé)。

第3條 簽收文件時，要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收。

第4條 簽收文件時發(fā)要對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對，如發(fā)現(xiàn)其中一項不對口，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第5條 簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時間。

第6條 文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在《收文登記簿》上詳細(xì)登記。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標(biāo)題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達(dá)、匯報結(jié)束后應(yīng)交綜合管理部保管，個人不得存放。

第7條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第8條 企業(yè)的文件由綜合管理部負(fù)責(zé)起草和審核，由總經(jīng)理簽發(fā)。重要性文件報總裁辦由總裁簽發(fā)。

第9條 以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。

第10條 在企業(yè)日常經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用企業(yè)文件的形式發(fā)布。

第11條 外來文件由綜合管理部登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。

第12條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。

第14條 各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責(zé)及時認(rèn)真處理并簽署意見。

第15條 文件收文后，再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會簽順序，轉(zhuǎn)送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送綜合管理部。

第16條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及企業(yè)總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理或總裁審核的文件，由綜合管理部匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。

第17條 經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。行政文件由綜合管理部立檔管理，業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)部門立檔管理，次年移交檔案室管理。

第18條 立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問題分類立卷，卷中按規(guī)定編頁碼號，卷首有案卷目錄。

第19條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。

第20條 借閱

（1）凡因工作需要借閱文件時，必須履行手續(xù)，一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意，重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。

（2）文件借出室外需登記，借閱期間應(yīng)保證文件的完整與安全，閱后在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

（3）翻?。◤?fù)?。┤缧鑿?fù)印文件，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)印。

第21條 保管

（1）文件應(yīng)妥善保管，防蟲、防霉、防丟失，保證文件的安全。

（2）所有文件應(yīng)有專柜存放，加鎖，定期清理翻動、通風(fēng)、防濕。

（3）機(jī)密文件按密級保管，不得隨便放置于公共場所，不得私自摘錄或?qū)ν庑孤丁?/p>

第22條 文件的銷毀

文件的銷毀應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并建賬登記，經(jīng)兩人以上監(jiān)督銷毀，任何人不得私自銷毀文件。