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OA（Office Automation）系統(tǒng)是廣大企事業(yè)單位信息化建設(shè)過程必然要經(jīng)過的里程碑，本系列文擬從項目管理和功能規(guī)劃兩個視角來探討建設(shè)企業(yè)級的辦公自動化系統(tǒng)的全景 ,分別有“需求分析篇（《如何做好大型OA系統(tǒng)的需求分析？》，http://cio.it168.com/c/2007-09-18/200709181053981.shtml）”、“總體設(shè)計篇（《如何做好大型OA系統(tǒng)的總體設(shè)計？》，http://cio.it168.com/t/2007-09-20/200709201709247.shtml，）”、“項目管理篇（《 如何做好大型OA系統(tǒng)的項目管理？》，http://cio.it168.com/t/2007-09-26/200709260946515.shtml）”、“功能設(shè)計篇”數(shù)篇文章。“他山之石,可以攻玉”，如果您也面臨著同樣的問題，希望這些文章的闡述對你能有所裨益。
1 門戶網(wǎng)站子系統(tǒng)
 SharePoint Portal Server 2007(簡稱SPS) 將業(yè)務(wù)流程中的人員、工作組和知識連接在一起。它將分散的信息統(tǒng)一起來，便于就文檔、項目和其他工作進(jìn)行協(xié)作，并根據(jù)用戶的功能組和組織角色呈現(xiàn)特定應(yīng)用程序和自定義內(nèi)容。
通過對SPS的設(shè)計實現(xiàn)以下功能。
1.1 企業(yè)集成
●創(chuàng)建S省省郵政公司統(tǒng)一的門戶網(wǎng)站,為省公司各部門創(chuàng)建部門的站點(diǎn),為幾個大的地市公司創(chuàng)建自己的站點(diǎn),并歸由S省省郵政公司門戶統(tǒng)一管理。
●將現(xiàn)有系統(tǒng)集成到一個解決方案中來,用戶登錄到門戶,通過對單點(diǎn)登錄的設(shè)計開發(fā),實現(xiàn)一次登錄后即可直接執(zhí)行現(xiàn)有系統(tǒng)中,自己權(quán)限范圍內(nèi)的所有功能。
●將正在開發(fā)的及今后要開發(fā)的系統(tǒng)集成到一個解決方案中來,如生產(chǎn)資源管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)等，利用單點(diǎn)登錄集成到整個解決方案中。
1.2 管理、組織和發(fā)布內(nèi)容
●通過SharePoint Portal Server 建立電子公告、規(guī)章制度、電子刊物、及公共通訊錄等資源性質(zhì)的內(nèi)容的維護(hù)方式，建立相關(guān)的區(qū)域，來展現(xiàn)這些內(nèi)容，管理這些內(nèi)容，從而更便于用戶查找和管理。
●通過SharePoint Portal Server 來控制以上內(nèi)容的特定訪問群體，訪問的權(quán)限，哪些人可以編輯、那些人可以設(shè)置欄目、那些人可以見到這些內(nèi)容等等
● 通過開發(fā)可以指定這些內(nèi)容的訪問位置，通過開發(fā)一個區(qū)域數(shù)據(jù)瀏覽的Web Part更好的將內(nèi)容組織到更方便的位置。
 上圖為通過開發(fā)的區(qū)域內(nèi)容展示web part看到的效果。
1.3連接協(xié)作
允許您查找人員、工作組、網(wǎng)站、現(xiàn)有最佳實踐方案等，并與人員和工作組協(xié)作或者使用網(wǎng)站和使用最佳實踐方案。提供基于 Web 的交互式工作組網(wǎng)站，為整個組織提供文檔協(xié)作。
1.4用戶的個人環(huán)境
通過SPS為用戶建立個人站點(diǎn),用戶可以自己組裝個人站點(diǎn)上的內(nèi)容,讓用戶非常方便的去了解自己最想知道的內(nèi)容。
2 業(yè)務(wù)功能需求描述
S省省郵政公司辦公自動化系統(tǒng)主要是建立S省郵政統(tǒng)一門戶網(wǎng)站，實現(xiàn)包括企業(yè)辦公管理、個人信息管理、行政后勤管理、公共信息管理、后臺維護(hù)管理等功能，達(dá)到辦公管理自動化的最終目的。
 S省省辦公自動化系統(tǒng)的功能主要分為以下級大類，見下表：
表1 辦公自動化系統(tǒng)的功能列表
3 企業(yè)辦公管理子系統(tǒng)
企業(yè)辦公管理功能是以流程為基礎(chǔ)，支持對企業(yè)的日常工作的管理，包括收文管理、發(fā)文管理、任務(wù)管理、文檔管理、會議管理、事宜申請等功能。
3.1 收文管理
為用戶提供了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下簡單易用的文件傳遞和文件共享功能，通過使用系統(tǒng)就能夠?qū)⒑线m的文件傳遞給合適的人。同時與先進(jìn)的消息傳遞機(jī)制相配合，還可以及時將文件到達(dá)的信息通知到文件閱讀者，從而減少了信息獲取的不確定性。
收文管理是指送給本公司（如無特殊說明，“本公司”指省公司、市公司和省公司直屬單位）或本公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱批的文件（包括正式文件和非正文件）式的處理過程。
收文處理系統(tǒng)可以實現(xiàn)以下功能：
●對所有的來文通過計算機(jī)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。
●對來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。
●對來文的處理全過程進(jìn)行自動化管理和記錄。
●對要求辦理的文件進(jìn)行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。
 該流程可以通過表格定義或圖形化的流程定義工具來自定義。
以下是對各個功能的具體描述。
（1）、簽收登記與錄入
在此涉及的文檔包括所有進(jìn)口文件，分紅頭文件（有文件號）和白頭文件（無文件號）兩大類，文件的來源有：OA系統(tǒng)發(fā)來的文件、正常郵件、交換來的文件、傳真、事務(wù)性通知等、遠(yuǎn)端傳送來的文件、處室送公司領(lǐng)導(dǎo)的請示等。每個處室均具有錄入功能，僅處理本處接收的文件。按類型（紅頭文件，白頭文件）系統(tǒng)自動編制流水號。
對正式公文分為上級來文和下級來文兩種（平級來文按上級來文歸類）。來文分急、特急、普通幾類。簽收后由綜合文秘人員根據(jù)來文的各種屬性（文件標(biāo)題、文件字號、主題詞、收文日期、來文單位、分類代碼、密級、收文流水號等）填寫來文登記表、存入收文登記簿為查詢統(tǒng)計和存檔依據(jù)。同時將來文以各種方式（掃描、錄入等）存入來文文檔庫，產(chǎn)生來文處理流程臺帳。來文處理流程臺帳包括以下內(nèi)容：簽收登記欄、簽收登記者、簽收日期、錄入登記欄、錄入者、錄入日期、擬辦登記欄、擬辦者、擬辦日期、擬辦意見、辦文期限、設(shè)否催辦、催辦時間、預(yù)先提醒期、設(shè)否批辦、批示領(lǐng)導(dǎo)、批示日期、批示意見、是否傳閱、傳閱領(lǐng)導(dǎo)、傳閱處室、是否傳閱完畢、是否辦文、辦文處室、有否協(xié)辦、協(xié)辦處室、辦理意見、辦理結(jié)果、催辦次數(shù)。
登記、錄入模塊具有以下功能：
●自動搜索未完成的文檔及創(chuàng)建新文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對于從OA系統(tǒng)發(fā)來的文件、系統(tǒng)可自動提取并錄入來文的各種屬性（文件標(biāo)題、文件字號、主題詞、收文日期、來文單位、分類代碼、密級、收文流水號等）。
●對文稿的編輯和瀏覽，提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用、在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔并剪輯。
●提交擬辦，并自動填寫來文處理流程臺帳。
（2）、擬辦
綜合文秘專人查看原文、根據(jù)閱文或辦文需要填寫公文處理單、公文傳閱單等相關(guān)欄位，提交辦公室主任審閱。
擬辦模塊具有以下功能：
●自動搜索待擬辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的閱讀和瀏覽
●擬辦文件，填寫公文處理單或公文傳閱單。
●提交批示或承辦傳閱，并自動填寫來文處理流程臺帳。
（3）、審閱
文件擬辦后，由辦公室主任對擬辦意見進(jìn)行審閱，辦公室主任有權(quán)修改擬辦意見和擬辦結(jié)果。審閱完成后，通過綜合文秘提交公司領(lǐng)導(dǎo)閱批、承辦人承辦或下發(fā)傳閱。
（4）、批示
根據(jù)擬辦結(jié)果，公司領(lǐng)導(dǎo)批示原文，填批辦意見欄后返還綜合文秘處理。
綜合文秘收到領(lǐng)導(dǎo)批示后，查看批示，根據(jù)批示結(jié)果對來文進(jìn)行處理分發(fā)。
批示模塊具有以下功能：
●自動搜索待批示的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的閱讀和瀏覽
●批辦文件，填寫公文處理單或公文傳閱單。
●提交擬辦或分發(fā)，并自動填寫來文處理流程臺帳。
（5）、傳閱
根據(jù)公文傳閱單，系統(tǒng)自動分發(fā)到接受人，或按一定順序傳閱。
部室領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)決定是否傳閱他人。
分級傳閱的功能與省公司辦公管理條例相關(guān)，由綜合文秘傳來的公文，僅傳到下級處室，由部室領(lǐng)導(dǎo)或室主任決定是否傳閱本處室其他人員。
傳閱模塊具有以下功能：
●自動搜索待傳閱的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的閱讀和瀏覽
●填寫公文傳閱單。
●提交存檔，并自動填寫來文處理流程臺帳。
（6）、承辦
●承辦處室業(yè)務(wù)綜合代表接到來文后，將辦文轉(zhuǎn)送處室領(lǐng)導(dǎo)。
●處室領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)來文的具體情況，提出具體擬辦意見及辦理人選，并將辦理文件下送承辦部室主管。
●承辦部室主管接到辦文后，根據(jù)具體辦理意見親自辦理或轉(zhuǎn)交下級承辦人辦理。
●承辦人具體辦理，承辦人接到來文后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，進(jìn)行辦理，辦理完畢，填寫辦理情況。
承辦模塊具有以下功能：
●自動搜索待承辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的閱讀和瀏覽。
●對擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)批示的查閱。
●承辦文件，填寫公文處理單。
●提交歸檔，并自動填寫來文處理流程臺帳。
（7）、催辦
參見擬辦。
（8）、存檔
對原文和處理過程進(jìn)行存檔。處理過程存檔為處理痕跡（意見、結(jié)果，等等）的存檔。處理過程結(jié)束，將系統(tǒng)處理過程信息與原文共同保存于檔案庫中。來文數(shù)據(jù)庫文件轉(zhuǎn)移到檔案庫中，對分發(fā)處理公文亦相同。
存檔模塊具有以下功能：
●自動搜索待歸檔的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的閱讀和瀏覽。
●提交歸檔，并自動填寫來文處理流程臺帳。
（9）、查詢和統(tǒng)計
收文系統(tǒng)不僅僅處理文件的接收流程，還具有收文的查詢和統(tǒng)計功能，利用此功能，可以查詢、統(tǒng)計到某一時期的收文數(shù)量，辦文效果，辦文率等指標(biāo)。形成報表輸出或圖表顯示。
（10）、流程狀態(tài)的顯示
對文件的狀態(tài)可以查詢。
可以查看文件所有經(jīng)過的流程的詳細(xì)記錄。
3.2發(fā)文管理
執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)文、歸檔等流程，流程結(jié)束后由歸檔員歸檔。發(fā)文處理是指以本公司名義發(fā)出去的文件的處理過程。對省郵政公司，一般分為公司文、處文、會議紀(jì)要、函、非正式文件等，它們具有相似工作流處理過程，用戶可根據(jù)實際情況設(shè)置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程。對于市公司，發(fā)文流程與省公司的差別不大。
發(fā)文處理系統(tǒng)可以實現(xiàn)以下功能：
●要求對所有的發(fā)文通過計算機(jī)進(jìn)行擬稿、核稿、會簽、復(fù)核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。
●可對發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。
●對發(fā)文的處理全過程進(jìn)行自動化管理、跟蹤和記錄。
發(fā)文處理流程如下圖所示。系統(tǒng)可由管理員自定義發(fā)文流程并配制具體的環(huán)節(jié)。
 以下是對各個功能的具體描述。
（1）、擬稿
擬稿人編輯發(fā)文原文、填寫發(fā)文頭紙中擬文單位、擬稿人、文件密級、文件字號、分類代碼、主送單位、抄送單位、文件標(biāo)題、起草日期、發(fā)文份數(shù)、主題詞等，存入發(fā)文登記簿中作為查詢統(tǒng)計和存檔依據(jù)。
設(shè)置發(fā)文處理流程臺帳，發(fā)文處理流程臺帳有以下內(nèi)容：擬稿處室，擬稿人，擬稿日期，核稿人、核稿日期、核稿意見、會簽處室、會簽意見、會簽日期、復(fù)核人、復(fù)核意見、復(fù)核日期、簽發(fā)人、簽發(fā)意見、簽發(fā)日期、成文日期、蓋章人、蓋章日期、分發(fā)人、分發(fā)日期、發(fā)文完成標(biāo)志。對文件字號，由系統(tǒng)自動生成。
擬稿人確定核稿人、會簽處室，系統(tǒng)存入發(fā)文數(shù)據(jù)庫，并自動提交給核稿人。
系統(tǒng)默認(rèn)擬稿人的直接上級領(lǐng)導(dǎo)（負(fù)責(zé)）人為核稿人，處文由部室主管核稿，公司文由部室領(lǐng)導(dǎo)核稿。
擬稿模塊具有以下功能：
●自動搜索待擬稿的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿編輯、擬定和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對已經(jīng)擬定的文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●編輯發(fā)文頭紙。
●提交核稿，并自動填寫發(fā)文處理流程臺帳。
（2）、核稿
核稿人核稿，填修改意見、簽名。由核稿人確定簽發(fā)人，并可增加批閱流程中會簽處室。
核稿模塊具有以下功能：
●自動搜索待核稿的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的編輯和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對已經(jīng)擬定的文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交會簽，并自動填寫發(fā)文處理流程臺帳。
（3）、會簽
如果需要會簽，根據(jù)批閱流程中會簽部門，系統(tǒng)并發(fā)送到相關(guān)會簽處室領(lǐng)導(dǎo)會簽，填寫修改意見，自動記錄會簽過程、日期。
會簽?zāi)K具有以下功能：
●自動搜索待會簽的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的編輯修改和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對已經(jīng)擬定的文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交下一個會簽或提交復(fù)核，并自動填寫發(fā)文處理流程臺帳。
備注如下：
●在部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管不能會簽情況下，部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管可預(yù)先授權(quán)其他人具有相應(yīng)的權(quán)力以代理部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管的職能，保證工作流暢通。
●由部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管決定由部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管本人會簽，或由本處室人員會簽；對處室會簽人員，部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管可設(shè)定會簽意見是否返回部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管同意，或直接返回上一級。若直接返回，按辦公自動化條例，責(zé)任人規(guī)定為部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管。
●根據(jù)批閱流程中會簽順序，系統(tǒng)自動設(shè)置此會簽處室與使用筆顏色的對應(yīng)關(guān)系，可直接在原文上批示，此功能由系統(tǒng)維護(hù)功能模塊實現(xiàn)。
（4）、返還
會簽后，將結(jié)果全部送給擬稿人，確認(rèn)會簽意見，由其完成全文的整理，并根據(jù)情況，可選擇是否重新進(jìn)入會簽工作流。或直接進(jìn)入復(fù)核。會簽意見文稿（文本）全部保留，經(jīng)整理后給全文另存為一個版本。
（5）、復(fù)核 會簽結(jié)果送復(fù)核人，系統(tǒng)默認(rèn)綜合文秘主管為復(fù)核人。公司文由復(fù)核人確定簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)。處文的簽發(fā)在核稿時確定。
復(fù)核模塊具有以下功能：
●自動搜索待復(fù)核的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿編輯修改和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交簽發(fā)，并自動填寫發(fā)文處理流程臺帳。
（6）、簽發(fā)
送上級領(lǐng)導(dǎo)填寫修改意見，如無異議，則簽字認(rèn)可，同意簽發(fā)；如不同意，或駁回給擬稿人，流程結(jié)束；也可以退回給擬稿人做重大修改，重新進(jìn)入會簽程序。
簽發(fā)模塊具有以下功能：
●自動搜索待簽發(fā)的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的編輯修改和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中用應(yīng)用WORD PRO 能參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交成文，并自動填寫發(fā)文處理流程臺帳。
（7）、成文
由成文人參照核稿、會簽、復(fù)核、簽發(fā)的意見整理成文。成文后，處文由相應(yīng)處室蓋章。公司文由保密室蓋章。
成文模塊具有以下功能：
●自動搜索待成文的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對文稿的編輯、整理和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●形成正文。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交蓋章，并自動填寫發(fā)文處理流程臺帳。
（8）、發(fā)文蓋章
形成正文后，首先交由辦公室打印、蓋章，聯(lián)網(wǎng)的單位按分發(fā)地址表連同發(fā)文回執(zhí)單一同自動發(fā)送出去，未聯(lián)網(wǎng)單位由辦公室將文件封發(fā)出去（發(fā)文系統(tǒng)應(yīng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的分送表，與電子郵箱的分送表共用）。并負(fù)責(zé)打印兩份歸檔。系統(tǒng)自動接受發(fā)文回執(zhí)，供以后查詢統(tǒng)計用。
蓋章分發(fā)模塊具有以下功能：
●自動搜索待蓋章分發(fā)的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●打印正文，以備送檔案館留存或發(fā)給沒有電子辦公系統(tǒng)的單位。
●蓋章處理，包括蓋實際公章和電子公章。
●分發(fā)及發(fā)文回執(zhí)的接收。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交存檔，并自動填寫發(fā)文處理流程臺帳。
（9）、存檔
以上步驟完成后，發(fā)文過程以及產(chǎn)生的一切文稿，連同發(fā)文的實際文件一同存檔。
（10）、查詢和統(tǒng)計
發(fā)文系統(tǒng)不僅僅處理文件的發(fā)文處理流程，還具有發(fā)文的查詢和統(tǒng)計功能，利用此功能，可以查詢、統(tǒng)計到某一時期的發(fā)文數(shù)量，發(fā)文類別等指標(biāo)。
（11）、流程狀態(tài)的顯示
對文件的狀態(tài)可以查詢。
可以查看文件所有經(jīng)過的流程的詳細(xì)記錄。
（12）、發(fā)文回執(zhí)單的回收和查詢統(tǒng)計
電子文件封發(fā)的同時，要同時送出一份發(fā)文回執(zhí)單，相關(guān)單位接收文件成功后，自動發(fā)回發(fā)文的回執(zhí)，以備查看文件傳送的情況。
實現(xiàn)對實際會議的從召集、準(zhǔn)備、召開、記錄等一系列現(xiàn)實操作的網(wǎng)絡(luò)模擬管理。同時實現(xiàn)會議記錄歸檔的功能。會議管理系統(tǒng)實現(xiàn)對所有會議的管理，主要對計劃會議和日常會議進(jìn)行管理,實現(xiàn)會議安排的起草、審批、會議通知、會議紀(jì)要和出勤記錄進(jìn)行管理?？捎晒芾韱T自定義流程并配制具體的環(huán)節(jié)。管理內(nèi)容包括會議室基本資料，即名稱、地址、面積、容納人數(shù)、設(shè)備狀況（投影儀、電腦、電話、網(wǎng)線等），狀態(tài)等等，用戶可以通過會議審批流程完成會議室的申請、審批、預(yù)定及準(zhǔn)備等工作，會議審批內(nèi)容包括：主題、時間、與會人員、人數(shù)、所需設(shè)施、預(yù)計時間、重要程度等等內(nèi)容。同時用戶還可以查詢會議室的使用情況及申請狀況。并能對會議室的使用情況做統(tǒng)計分析。流程如下圖所示。
具體過程如下： （1）、會議計劃
提供計劃會議的匯總、審批功能，各處室每年初指定一個時間上報會議計劃，發(fā)送到綜合文秘，由綜合文秘進(jìn)行匯總，提請公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后返回各處室作為一年召開計劃會議的依據(jù)，審批后的會議計劃作為全年計劃會議的初始資料，供以后開會統(tǒng)計、比較用。
（2）、提出議題議程
會議主辦單位負(fù)責(zé)起草會議安排，確定會議議題、議程、內(nèi)容、參加人員、類別（計劃內(nèi)，計劃外，日常會議）等，通過領(lǐng)導(dǎo)日程安排系統(tǒng)的參考來確定會議的時間，保證有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加會議并根據(jù)情況確定會議地點(diǎn)。
（3）、會議地點(diǎn)安排
由會議主辦單位負(fù)責(zé)落實會議地點(diǎn)，計劃（含計劃外）會議由主辦單位自行確定會議地點(diǎn)，日常會議要預(yù)定會議室，填寫會議室使用單。系統(tǒng)提供會議室自動安排功能。對已安排好的會議室，綜合文秘有權(quán)作調(diào)整。
（4）、會議審批
填好會議安排后，計劃會議提交辦公室審批。計劃外會議提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。日常會議不用審批。會議安排以電子郵件方式通知與會人員。若未通過審批，則駁回結(jié)束。
（5）、發(fā)會議通知
會議安排以電子郵件方式或短信方式通知與會人員。
（6）、回復(fù)
與會人員接到會議通知后，即可回復(fù)會議主辦單位參加與否。
（7）、會議記錄
會議舉行時，由大會秘書記錄簽到，統(tǒng)計會議出勤情況，由專人錄入會議紀(jì)要和決議。
（8）、校對
會議紀(jì)要整理校對。
（9）、歸檔
將會議過程記錄文件歸檔。
（10）、查詢和統(tǒng)計
提供對會議情況的查詢和統(tǒng)計功能。
（11）、會議決議執(zhí)行情況匯報
4 個人信息管理子系統(tǒng)
個人信息管理以個人秘書為指導(dǎo)思想，建立一個相對獨(dú)立的工作環(huán)境。用戶可通過此模塊完成個人日常信息的管理、協(xié)助進(jìn)行辦公事宜，其中主要包括待辦工作、電子郵件、日程安排、名片管理、個人設(shè)置、信息訂閱等模塊。系統(tǒng)提供處理事務(wù)的統(tǒng)一入口，每個用戶只看到自己的待辦事宜，處理事宜時進(jìn)入對應(yīng)的處理界面。用戶通過這些模塊可完成與個人有關(guān)的待辦事務(wù)，提高處理公務(wù)的效率，建立自己的個性化辦公界面。
4.1待辦事宜
通過系統(tǒng)自帶的強(qiáng)大網(wǎng)絡(luò)工作流引擎，并按照用戶定義的模式，每位網(wǎng)上工作者只需打開其待辦工作即可查看并辦理所有需其處理的公文，顯示當(dāng)前急需處理的審批、會簽、簽發(fā)、批示、辦理等事宜，并提供文件辦理功能，待辦事宜顯示在主頁的顯要位置。真正實現(xiàn)并創(chuàng)建輕松而又有序的協(xié)同工作環(huán)境。
用戶登錄系統(tǒng)后可以查看各種事務(wù)的應(yīng)該辦理的情況、已辦情況、代辦情況等，選擇具體的事宜并進(jìn)入處理頁面后，可以填寫對應(yīng)流程的表單內(nèi)容，并發(fā)送給流程所設(shè)置的下一環(huán)節(jié)的處理人員。也可以回退給發(fā)送者，暫時保存處理結(jié)果，查看目前處理狀況。事務(wù)處理過程中能上傳、下載附件。對于超過處理時限尚未進(jìn)行處理的待辦事宜進(jìn)行特殊顯示，以提高用戶的注意力。
●已辦事宜：用戶登錄系統(tǒng)后可以通過已辦事宜查看已經(jīng)處理過的事務(wù)，了解目前的狀況及最新的進(jìn)度，如果下一環(huán)節(jié)的處理人員尚未進(jìn)行下一步的處理，用戶可以回收當(dāng)前已經(jīng)處理過的事宜。
●擬辦事宜：用戶前次起草并暫時保存的事宜（各種流程），在登錄系統(tǒng)后，可以從擬辦事宜中重新打開，編輯并發(fā)送給下一環(huán)節(jié)的處理人員。擬辦事宜如果不需要再進(jìn)行處理，可以直接刪除。
 5后臺維護(hù)管理子系統(tǒng)
系統(tǒng)維護(hù)涉及代碼數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、系統(tǒng)安全的維護(hù)、系統(tǒng)日志數(shù)據(jù)庫、部門管理、用戶管理、用戶權(quán)限控制、表單定義、決策信息定義、字典定義等功能。
6 管理功能
6.1系統(tǒng)管理
●各數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)
系統(tǒng)主要對收文、發(fā)文、信訪、會議管理、檔案管理、電子公告、個人辦公等數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。諸如文件字號代碼、來文單位代碼、員工代碼、處室代碼等各種代碼的維護(hù)。
●數(shù)據(jù)的清除。
●系統(tǒng)安全性維護(hù)。 ●系統(tǒng)管理員操作日志
對系統(tǒng)使用的情況進(jìn)行跟蹤記錄。如用戶名、使用的數(shù)據(jù)庫名、使用日期、使用時間等。管理和維護(hù)系統(tǒng)日志。日志分為兩種：系統(tǒng)日志和運(yùn)行日志
6.2 人員管理
包括人員名稱、所屬部門、性別、職務(wù)、電話、EMAIL等人員基本資料的添加、修改、刪除，及調(diào)整部門等等功能。
6.3 權(quán)限管理
權(quán)限管理分為兩部分，功能的權(quán)限和業(yè)務(wù)權(quán)限。
功能權(quán)限指系統(tǒng)的功能執(zhí)行的權(quán)限分配，如：誰可以執(zhí)行車輛的基礎(chǔ)資料維護(hù)，誰可以查詢請假的統(tǒng)計情況等等。
業(yè)務(wù)權(quán)限指業(yè)務(wù)過程中處理范圍，由流程設(shè)置過程來指定，如張三可以使用請假流程A，李四可以使用請假流程B，流程A中的審批環(huán)節(jié)A由部門主管來審批等等權(quán)限由流程制定過程來設(shè)置。
6.4 表單定義管理
使用表單自定義工具來進(jìn)行表單設(shè)計。表單定義包括內(nèi)容，內(nèi)容的類型、規(guī)則、布公司、驗證條件等資料。
●表單內(nèi)容：有哪些屬性，如合同表單內(nèi)容有：編號、標(biāo)題、客戶、內(nèi)容摘要、合同日期等等。
●表單類型：對應(yīng)內(nèi)容的類型，如編號為字符，標(biāo)題為字符，合同日期為日期類型。類型分為：字符、數(shù)字、日期、字典等。
●表單規(guī)則：對應(yīng)內(nèi)容附帶的規(guī)則，如編號可以設(shè)置自動編號規(guī)則，日期的初值為今天的日期。客戶從客戶表中關(guān)聯(lián)并選取過來的。等等全部是規(guī)則。
●布公司：輸入界面的設(shè)計、排版。
●驗證：設(shè)置輸入內(nèi)容時驗證條件，如客戶名稱輸入時不能超過100個字符等等。
6.5 審批流管理
一般的工作流開發(fā)有兩種模式，既定的流程設(shè)置及自定義、拖放式及圖形化的流程設(shè)置。
（1）、按既定的工作流程處理模式
該模式事先設(shè)計好業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)發(fā)起后按照既定的處理環(huán)節(jié)進(jìn)行處理。該模式的實現(xiàn)一般采用“共享庫+郵件”，即所謂的“群件模式”。該模式的最大特點(diǎn)既有共享協(xié)作，又可以實現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)即采用所謂的PUSH技術(shù)。該模式還可以實現(xiàn)串行的流轉(zhuǎn)和并行流轉(zhuǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，人類步入知識經(jīng)濟(jì)時代，該流轉(zhuǎn)模式已逐不適應(yīng)現(xiàn)代辦公模式的需要。
該模式的缺陷是：
●流程處理環(huán)節(jié)處理方式單一，即使是并行處理，也只能實現(xiàn)異步處理（即某個時刻只能有一個處理者）。
●流程處理過程中，由于某一環(huán)節(jié)的處理的正確性不能保證，因為“人非圣賢，孰能無過”，在處理者作出處理決策時，由于知識的有限性和掌握信息的程度不夠，可能會作出錯誤的處理決策，在該模式下出錯后只能收回或轉(zhuǎn)到管理員通過調(diào)整狀態(tài)重新流轉(zhuǎn)，這就大大降低了流轉(zhuǎn)的效率。
●很難實現(xiàn)流程的動態(tài)組合，該模式在處理相對固定的流程時，還可以勝任，但在處理非固定流程或較復(fù)雜流程（固定+半固定+完全自由+分支）時，就顯得力不從心了。
（2）、自定義、拖放式及圖形化的流程設(shè)置
●設(shè)計思想
流程環(huán)節(jié)多人協(xié)同（共享）處理：在流程中某一處理環(huán)節(jié)可多人進(jìn)行異步或同步處理，既體現(xiàn)系統(tǒng)的自動流轉(zhuǎn)特性，又具有實時協(xié)同工作的特點(diǎn)。
流程可視化動態(tài)特性：流程處理過程中可動態(tài)增加流程或終止流程。
流程處理的并發(fā)性：流程處理過程中，可以將一份文擋（或文件夾）同時提交幾個處理環(huán)節(jié)進(jìn)行處理；各個環(huán)節(jié)處理結(jié)果可以進(jìn)行合并，并自動流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。
共享文件夾：流程處理過程中，提交的可以是一份文檔，也可以是一個文件夾，流程處理過程中，具有權(quán)限的人可向文件夾添加文檔。
具有知識管理特性：在流程處理過程中，可動態(tài)查閱有關(guān)的資料和信息，動態(tài)圖形化監(jiān)控流程的處理情況。
本系統(tǒng)提供流程定義工具，方便用戶去設(shè)置和調(diào)整流程規(guī)則，用戶可以起草流程、增加流程環(huán)節(jié)，設(shè)置流程的起草人員，定義每個環(huán)節(jié)的處理人員，定義流程流轉(zhuǎn)路徑，流轉(zhuǎn)的條件等。
用戶登錄系統(tǒng)后可以發(fā)起自己有權(quán)限啟動的流程，如張三做為市場部的一名銷售經(jīng)理，有權(quán)限發(fā)起一個合同審批的流程，選擇合同審批的流程并進(jìn)入流程事務(wù)處理頁面后，可以填寫對應(yīng)流程的表單內(nèi)容，并發(fā)送給流程所設(shè)置的下一環(huán)節(jié)的處理人員。也可
以暫時保存申請內(nèi)容，以便在下次從擬辦事宜中選擇并繼續(xù)處理。 如圖所示為參考的車輛使用申請流程的處理表單界面。
 ●環(huán)節(jié)可以分為普通環(huán)節(jié)、分流、合流環(huán)節(jié)
普通環(huán)節(jié)是指事務(wù)處理到當(dāng)前環(huán)節(jié)時有且只有一個主辦可以處理并指定去向的條件。
普通環(huán)節(jié)可以指定多個閱知人員（協(xié)辦）。
分流、合流環(huán)節(jié)：是一個控制環(huán)節(jié)，經(jīng)過分流的控制可以讓下一步同時交個不同環(huán)節(jié)不同的處理人員進(jìn)行處理。
分流、合流一定是成對出現(xiàn)的，分流合流也可以進(jìn)行嵌套。
●指定處理人員時，可以指定具體人員、部門、環(huán)節(jié)主辦、主管、條件人員等。
●可以通過兩種方式及他們的組合來指定流轉(zhuǎn)路徑。
在環(huán)節(jié)上定義處理動作，并在路徑上指定當(dāng)動作為A時，下一處理環(huán)節(jié)為環(huán)節(jié)A，當(dāng)動作為B時下一處理環(huán)節(jié)為環(huán)節(jié)B。
定義路徑條件，可以根據(jù)上一環(huán)節(jié)的狀態(tài)屬性（部門、人員、表單內(nèi)容等）的值來組合條件，作為當(dāng)前路徑的邏輯判斷依據(jù)。
如：發(fā)送人的部門為“部門A” 并且 發(fā)送人職務(wù)為“職務(wù)B”。只有滿足此條件的實例才能正常發(fā)送到下一環(huán)節(jié)。
●系統(tǒng)可以指定流程狀態(tài)：啟動和停止。
啟動流程必須驗證流程的有效性。無效流程不能啟動。
 6.6 決策信息定義管理
設(shè)置各種信息查詢的條件及對所設(shè)置的條件進(jìn)行命名。以便快速查詢。
6.7字典定義
定義各種數(shù)據(jù)字典。例如：請假類別，合同類型等。
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