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內(nèi)控—集團公司流程管控制度

 真農(nóng)人 2018-05-07

1.總則

1.1 目的:為規(guī)范公司流程的管理,實現(xiàn)流程管理的程序化、規(guī)范化,在《制度管理辦法》的基礎(chǔ)上,特制定本辦法。

1.2 適用范圍:適用于全集團,下屬事業(yè)部可參照本辦法制訂相應(yīng)辦法。

1.3定義:

1.3.1 業(yè)務(wù)管理流程:業(yè)務(wù)流程是跨部門有關(guān)經(jīng)營管理的一系列有組織、相互聯(lián)系的工作程序,體現(xiàn)價值創(chuàng)造和實現(xiàn)的過程。業(yè)務(wù)流程的范圍包括戰(zhàn)略發(fā)展、經(jīng)營業(yè)務(wù)和管理支持等專業(yè)流程。

1.3.2 作業(yè)流程:是指部門內(nèi)工作事項的活動流向順序。作業(yè)流程包括實際工作過程中的工作環(huán)節(jié)、步驟和程序。

2.職責與權(quán)限

2.1 總裁:負責集團級和總部級業(yè)務(wù)管理流程的審批。

2.2各中心、事業(yè)部總經(jīng)理:負責中心、事業(yè)部級作業(yè)流程的審批。

2.3企管科:負責參與集團和主業(yè)事業(yè)部流程的審核和優(yōu)化工作;負責日常檢查落實集團各公司流程的執(zhí)行情況,是流程文件歸口部門。

2.4總部及下屬企業(yè)人資行政部:負責所在企業(yè)流程的受控、回收、保存和作廢等歸口管理工作,并對版本的有效性負責。下屬企業(yè)人資行政部需將本單位正使用的流程類文件清單報總部人資行政部備案。

2.5總部各部門及下屬企業(yè)的各部門負責本部門相關(guān)流程的擬訂、培訓、修訂工作。

3.流程管理

3.1流程格式

3.1.1 具體見附件一《流程圖文件格式要求》

3.1.2 使用VISIO軟件繪圖

3.2 流程圖編號要求

3.2.1 編號原則:正式頒布的各種流程圖應(yīng)有專用的編號,同類流程圖保持編號的一致性。

3.2.2 編號構(gòu)成:LC-管理部門代號(發(fā)布年號)

流程(文件)類型代號

-流程圖序號。

3.2.3 管理部門代號:取部門兩個拼音字母。

3.2.4 流程(文件)類型代號:以分類表列明代號編寫。

3.2.5文件序號:為同類流程的順序號編制。

3.2.6 總部代號、流程代號分類表

管理部門代號流程類型代號
人資行政中心(行政部)XZ業(yè)務(wù)管理流程C
人資行政中心(人資部)RZ作業(yè)流程D
財務(wù)中心CW
戰(zhàn)略投資中心ZL
兩辦ZB
審計中心SJ
采購中心CG

例:財務(wù)中心發(fā)布的《報銷審批流程》,編號為:LC-CW(2015)C-01。

4.流程過程控制

4.1流程在發(fā)布前應(yīng)由相關(guān)部門進行會簽,以確保文件的有效性和適宜性。

4.2 流程文件初稿會簽流程:

4.2.1制訂→二級部門負責人→會簽(企管部門負責人、一級部門負責人、涉及相關(guān)部門負責人)→制訂人員與意見提出者溝通達成一致后修訂流程。

4.3 流程文件OA系統(tǒng)文件簽批流程:

4.3.1業(yè)務(wù)管理流程簽批

制訂→二級部門負責人→企管部門負責人→一級部門分管領(lǐng)導→涉及相關(guān)部門會簽→一級部門總經(jīng)理→總裁(審批)→兩辦發(fā)文。

4.3.2作業(yè)流程簽批

制訂→二級部門負責人→企管部門負責人→一級部門分管領(lǐng)導→一級部門總經(jīng)理(審批)。

4.4 有效文件控制

4.4.1各部門應(yīng)編制本部門的《受控文件清單》,以控制所使用文件的有效性。

4.4.2生產(chǎn)部門的流程文件采用紙檔形式管理。

4.4.3非生產(chǎn)部門的流程文件采用電子檔形式管理。

4.5 紙檔流程文件的發(fā)放、回收及歸檔

4.5.1流程文件完成后,由流程文件歸口部門加蓋受控章,發(fā)放到相關(guān)部門。

4.5.2在回收流程文件時,應(yīng)收回所有已發(fā)放的有效版本(即加蓋受控章的紙質(zhì)版)。

4.5.3各部門、各級企業(yè)在收到上級發(fā)放的流程文件時,應(yīng)及時保存并要求接收人簽收。

4.5.4各部門應(yīng)對職責范圍內(nèi)管理的流程文件進行整理、清查,對過時、作廢等制度要及時清理、撤換,防止過期制度的使用,保持動態(tài)管理。

4.6流程文件的更改

4.6.1流程文件內(nèi)容需要修改、換頁、換版等更改時,應(yīng)填寫《制度/流程修改控制清單》,提交相關(guān)部門人員審核或?qū)徟?/p>

4.6.2紙檔文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時,應(yīng)進行換版,換版后原版文件作廢,換發(fā)新版本應(yīng)執(zhí)行本程序文件發(fā)放和回收的規(guī)定。

4.7作廢流程文件的管理

4.7.1本企業(yè)的作廢流程文件加蓋“作廢”章,并予以登記,定期銷毀。

4.7.2如因特殊原因保留的作廢流程文件應(yīng)在“作廢”標識下加蓋“文件保留”標識,以防止誤用。

4.7.3需要作廢的流程文件,應(yīng)先由申請人填寫《作廢文件申請表》并報批,全部手續(xù)完成后,方可實行文件作廢。

4.8電子檔流程文件由歸口管理部門負責統(tǒng)一上傳網(wǎng)絡(luò)共享,當流程修訂、廢止、新訂時由歸口管理部門統(tǒng)一在網(wǎng)上更新。

4.9流程執(zhí)行情況的稽查

4.9.1總部人資行政中心定期對全集團流程的制訂、執(zhí)行情況進行監(jiān)督抽查工作。沒有按照流程執(zhí)行的,一經(jīng)查實,按照《員工獎懲暫行條例》及相關(guān)文件規(guī)定進行處罰。

5附則

5.1本辦法由行政部負責解釋和修訂,自發(fā)文之日起實施,以往文件與本辦法有悖時,以本辦法為準。

6.附件:

6.1《流程圖文件格式要求》

6.2《受控文件清單》

6.3《制度/流程修改控制清單》

6.4《作廢文件申請表》

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