文件控制程序

  1. 目的

   本程序規(guī)定公司管理體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布、修改等過程的要求，以確保各部

   門所使用文件的有效性及一致性。

2. 適用范圍

   適用于公司各部門與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的控制，包括質(zhì)量手冊、程序文件、工作指引類文

   件、作業(yè)性技朮文件等體系文件及相關(guān)的外部文件、臨時文件的控制。

3. 職責

 3.1 文控中心負責質(zhì)量手冊、程序文件、工作指引類等文件的發(fā)布、補發(fā)、回收、作廢的管控作業(yè)和公司質(zhì)量管理體系運行所需的外部文件的管理、控制。

 3.2 各部門應(yīng)指定人員負責管理與本部門相關(guān)的帶有“受控”標識的文件。

4.  工作程序

4.1 文件的編制、審核、批準

   文件的編制可根據(jù)文件級別的要求，必要時可成立文件編寫小組進行。

4.1.1 質(zhì)量手冊：由管理者代表組織相關(guān)人員編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。

4.1.2 程序文件：由相關(guān)部門編寫，管理者代表批準。

4.1.3 工作指引類文件：此文件可分為工作程序指引和作業(yè)性技朮指引兩類，工作程序指引如：規(guī)范、實施細則、管理制度、管理辦法、方案等。作業(yè)性技朮指引主要指產(chǎn)品生產(chǎn)作業(yè)標準、工藝，和原材料、半成品、成品檢驗標準等。

由相關(guān)部門編寫，部門負責人批準。

4.1.4 同一級別、類型文件的編制應(yīng)保持統(tǒng)一的格式、風格。

4.1.5 未簽名確認或未按規(guī)定簽名確認的文件無效。

4.2 質(zhì)量體系文件編號原則

4.2.1 質(zhì)量手冊的編號

     SQ– QM – XX

     SQ：公司代號    

QM：質(zhì)量手冊

XX：章節(jié)號

 4.2.2 程序文件的編號

     SQ – QP – XX

     SQ： 公司代號

     QP： 程序文件

     XX： 程序文件順序號

4.2.3工作程序指引類文件的編號

    SQ – WI – XX – YY

    SQ： 公司代號

    WI： 工作指引類文件

    XX： 編制部門代號

      YY： 文件順序號

4.2.4記錄表格的編號

　　　SQ – QF – XX – YYY/Z

     SQ： 公司代號

     QF： 記錄表格文件

     XX： 編制部門代號

YYY：順序號

Z：　修改號

4.2.5        部門代號編號

工程部：EN　　生產(chǎn)部：MA　　品管部QC　　市場部：MR　　資材部：PM　

財務(wù)部：FN　人事總務(wù)部：AD　　        

4.3 受控文件的編碼作業(yè)

4.3.1為確保受控文件編號的唯一性，質(zhì)量手冊、程序文件、工作指引文件（管理制度，管理細則等）由各文件編制人員應(yīng)向文控文員申請文件編號，由文控文員依4.2(質(zhì)量體系文件編號原則)進行編號作業(yè)。已發(fā)行的受控文件如需更改，文件修訂人無需再向文控文員申請新編號，直接沿用原編號即可。

4.3.2 作業(yè)性技朮指引文件的編號

作業(yè)性技朮指引文件可由部門根據(jù)所對應(yīng)的不同文件性質(zhì)給予編號命名。

如BOM用其對應(yīng)的產(chǎn)品型號給以識別，零件圖紙用其對應(yīng)的物料編碼或零件型號給以識別，

工藝指導書用對應(yīng)的產(chǎn)品型號給以識別，QA標準用對應(yīng)的產(chǎn)品型號給以識別，IQC標準用其對應(yīng)的物料編碼給以識別等。

4.4 文件的發(fā)放

4.4.1 文控文員接到由各部門待發(fā)布的受控文件，應(yīng)先確認文件格式、編號、是否正確，內(nèi)容、頁次是否清晰，是否依要求進行簽核。如無誤由管理者代表批準確定實際發(fā)放數(shù)量及發(fā)放范圍后復印、發(fā)放。文件控制中心保存質(zhì)量管理體系文件原稿，

4.4.2質(zhì)量手冊副本、程序文件副本由文控文員加蓋 “受控”章及編發(fā)放號后發(fā)放到各相關(guān)部門。其它受控文件副本加蓋 “受控”章后發(fā)放給各相關(guān)部門，并按規(guī)定在<<文件收發(fā)記錄>>上登記。

4.4.3 為確保各部門使用的文件保持最新的版本﹐文控中心應(yīng)建立<<受控文件一覽表>>。各部門持有之文件份數(shù)﹑文件分布狀態(tài)等內(nèi)容均可通過<<受控文件一覽表>>查取。文控中心應(yīng)定期更新<<受控文件一覽表>>并傳至各部門，由各部門自行核對所使用的文件的份數(shù)、版次是否與<<受控文件一覽表>>相符。

4.4.4已加印“受控”章的副本文件禁止復印，由于修訂或其它特殊需要時復印的文件加印“非受控”章，只可作參考，不在受控范圍之內(nèi)。

4.4.5加印“受控”章的文件為現(xiàn)實有效的文件，所有質(zhì)量管理體系文件自發(fā)行之日起生效。

4.4.6 任何人未經(jīng)授權(quán)不得在受控文件上隨意畫改，和未經(jīng)文件管理人許可私自外借，以確保文件的清晰，整潔和完整。

4.5 文件的修改

4.5.1文件需要修改時，提出部門應(yīng)填寫<<文件更改申請單>>審核、批準程序按4.1進行。如屬4.1.3類的文件發(fā)生錯誤或須修改時，在特殊情況下文件編寫部門負責人或指定受權(quán)人可以在文件的正本和副本上作同時的更改修正，并簽名和注明修改日期。

4.5.2 所有的質(zhì)量體系文件發(fā)行版本均由“1”開始。質(zhì)量手冊，質(zhì)量管理體系程序和工作指引的修訂變更應(yīng)予以記錄，當其更改次數(shù)達6次或公司發(fā)生重大變化時，實行換版，換版時，除文控中心保留一份原稿（與受控文件分開保存）存檔外，其余受控狀態(tài)下的版本全部回收銷毀。

4.5.3 文件修改注意事項

a.    必需滿足ISO9001：2008要求

b.    文件修改后必須按程序4.1規(guī)定重新審批。

c.    文件的修改應(yīng)與公司現(xiàn)行的文件不發(fā)生矛盾。

  4.5.4 在未經(jīng)受權(quán)的情況下任何人不得善自更改或修改受控狀態(tài)下的文件。

4.6文件的作廢、銷毀

4.6.1 新版本(修訂)文件發(fā)出后﹐由文控中心收回蓋有”受控”印章的作廢文件，并在原稿和副本加“作廢”章以視為失效文件，統(tǒng)一銷毀。作廢文件如為積累知識或備以后參考的原因而需保留的﹐可只加“作廢”章標識，不于回收銷毀，存檔時需作明確隔離。

  4.6.2文件失效﹑不適于運作需要或文件重編被取代時﹐由申請部門填寫《文件/撤回/廢止通知》經(jīng)管理者代表批準后，方可給予回收廢止﹐正本印注“作廢”分開保存三個月以備參考。

4.7 文件的補發(fā)

    遇以下情況可申請補發(fā)；

a.    新增部門或工序﹑機器等受控副本數(shù)量未能滿足要求;

b.    遺失/損壞;

    以上情形由申請部門填寫<<文件遺失/補發(fā)申請單>>經(jīng)文件管理負責人批準后﹐文控中心

方予補發(fā)并記錄。因保管不善等原因遺失或人為損壞而申請補發(fā)的﹐申請部門需同時作糾

正、預(yù)防措施。

4.8 文件的定期評審   

4.8.1管理者代表每年組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理文件進行至少一次評審﹐必要時予以修改/更新(執(zhí)行4.1條款規(guī)定)﹐以保持文件的適宜性、有效性、充分性、可操作性。

4.9  外來文件的控制    

4.9.1凡是涉及到與公司質(zhì)量管理相關(guān)的作業(yè)性技朮外來文件應(yīng)交給工程部或品管部評價其適用性，確認適用的文件，部門負責人應(yīng)簽署姓名和日期，交由文控文員控制發(fā)放。

4.9.2 屬于ISO標準，國家、地方、行業(yè)法律法規(guī)、標準等外來文件由管理代表或總經(jīng)理批準

     指定保存/發(fā)放范圍。

4.10臨時文件的控制

公司的臨時文件，包括從制樣、試產(chǎn)到量產(chǎn)階段臨時的產(chǎn)品規(guī)格、作業(yè)指導文件之類的臨時性文件；臨時文件管控方法依正本文件執(zhí)行分發(fā)、回收作業(yè)，使用期限管控采用以下方式：

     4.1.1由制訂部門在文件上規(guī)定使用期限，過期自動作廢，文控文員依4.4文件分發(fā)作流程執(zhí)行分發(fā)作業(yè)，在過期日期當天，文控文員應(yīng)收回過期的臨時文件并加蓋作廢文件章作廢處理。若在使用期內(nèi)，發(fā)行了正式的文件，則此臨時文件被取代，文控應(yīng)依正式文件的收發(fā)方式收回臨時文件；

     4.1.2臨時文件的編號應(yīng)依正式文件的編號原則進行編號，版次欄位標示“臨時文件”以區(qū)別于正式文件。

     4.1.3若為特定的過程或因特殊要求而產(chǎn)生的臨時性文件，可根據(jù)實際情況規(guī)定臨時文件的使用期限。

5. 相關(guān)文件

5.1   <<文件發(fā)放工作指引>>

6. 質(zhì)量記錄/表格

6.1 <<文件收發(fā)記錄>>                   SQ-QF-EN-012

6.2 <<文件遺失/補發(fā)申請單>>            SQ-QF-EN-006

6.3 <<文件/撤回/廢止通知>>             SQ-QF-EN-007

6.4 <<受控文件一覽表>>                 SQ-QF-QC-044

6.5 <<文件更改申請單>>                 SQ-QF-EN-009