不論管理與否，項(xiàng)目是客觀存在的。如果不好好管理，項(xiàng)目看上去會遙遙無期，耗盡所有可用資源，但結(jié)果卻不盡如人意。有時我們完成了項(xiàng)目，但留在身后的卻是一片狼藉的爛攤子，工作人員也被弄得筋疲力盡、倍感迷茫。那么，究竟什么是項(xiàng)目管理？項(xiàng)目管理又是如何推動項(xiàng)目走向成功的呢？

第二課：什么是項(xiàng)目管理

本課內(nèi)容

1. 項(xiàng)目管理的基本概念及其過程組

2. 了解項(xiàng)目管理帶來的益處

雖然項(xiàng)目形形色色、或大或小，但是項(xiàng)目管理都可以歸結(jié)為以下幾個問題。

1) 需要解決什么問題　如果你不知道問題根本所在，就無法判定解決方案是否正確。 有時，問題會以機(jī)遇的形式出現(xiàn)，你大可加以利用。比如，你可能負(fù)責(zé)一個解決高退貨率問題的項(xiàng)目。換個角度來看，你可能啟動了一個提高產(chǎn)品質(zhì)量以提高市場占有率的項(xiàng)目。

即便是最簡單的問題背后也有一大堆細(xì)節(jié)工作要完成。項(xiàng)目該達(dá)成什么目標(biāo)？客戶心中對此是否有明確要求？達(dá)成目標(biāo)并滿足客戶要求需要做哪些工作？

2) 如何解決問題　把木料與釘子交給木匠并交待他們“去吧，去鋪木地板”，這種做法是萬萬不行的。你必須為項(xiàng)目的實(shí)施制訂計(jì)劃，包括詳細(xì)說明各項(xiàng)任務(wù)、列出所有需要的資源、確定成本及項(xiàng)目需要的時間。

3) 如何判斷項(xiàng)目已經(jīng)完結(jié)　如果項(xiàng)目目標(biāo)及各方需求界定明確，就很容易判斷項(xiàng)目是否完結(jié)。如果項(xiàng)目目標(biāo)是將產(chǎn)品退貨率降低30%，只需計(jì)算出產(chǎn)品退貨的數(shù)量以及降低的百分比即可。有時，我們很難看出一個項(xiàng)目是否取得了成功。無論如何，你必須預(yù)先設(shè)定好明確的成功標(biāo)準(zhǔn)才能輕松作出判斷。

4) 如何判斷項(xiàng)目進(jìn)展情況　項(xiàng)目進(jìn)展順利的一個標(biāo)志是客戶在項(xiàng)目完結(jié)書上簽字并同意付款。

另外，整個過程順利與否也是你必須評估的一個方面。在項(xiàng)目收尾階段，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)非常重要，但這也是最容易被忽視的一個環(huán)節(jié)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員應(yīng)該聚在一起記錄項(xiàng)目的成功之處和不盡人意之處，記錄成功或失敗的原因，并分析哪些方面應(yīng)加以改進(jìn)，以便應(yīng)對將來可能出現(xiàn)的類似項(xiàng)目。領(lǐng)悟到上面幾點(diǎn)內(nèi)容，你才能找到提高項(xiàng)目管理能力的辦法，在將來的項(xiàng)目中輕松獲得成功。

項(xiàng)目管理5大過程組

每個項(xiàng)目都有一系列的目標(biāo)、起始時間以及預(yù)算。項(xiàng)目管理的目的就是嚴(yán)格按時間、按預(yù)算達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)。在實(shí)際操作中，項(xiàng)目管理是一項(xiàng)持續(xù)性的工作，目的就是在項(xiàng)目范圍與時間、成本、質(zhì)量以及其他各種限制因素之間尋求平衡。根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)會出版的《項(xiàng)目管理知識體系指南》（Guide to the Project Management Body of Knowledge），項(xiàng)目管理可以分為以下5大過程組，如下圖：

圖：項(xiàng)目管理5大過程組

啟動啟動是指正式承諾開始做一個項(xiàng)目。選定的項(xiàng)目經(jīng)理要深入挖掘項(xiàng)目真正的目標(biāo)，找出潛在的項(xiàng)目干系人，并與客戶及其他項(xiàng)目干系人一起尋找達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)的辦法。實(shí)際上，啟動階段就是要回答一個問題：“你在努力解決什么問題？”項(xiàng)目經(jīng)理還要準(zhǔn)備一份項(xiàng)目及項(xiàng)目商業(yè)利益概要。當(dāng)管理層同意開始進(jìn)入該項(xiàng)目的計(jì)劃階段時，啟動階段就結(jié)束了。

計(jì)劃計(jì)劃是指詳細(xì)制訂解決問題的辦法。在計(jì)劃階段，你要明確所有必做的工作，落實(shí)各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，確定工作開始的日期及需要花費(fèi)的時間，并確定成本。憑借技巧以及一點(diǎn)運(yùn)氣，有可能項(xiàng)目目標(biāo)如期達(dá)成，開銷亦在預(yù)算之內(nèi)，完成的質(zhì)量也符合最初的要求，更難能可貴的是沒有浪費(fèi)分配給該項(xiàng)目的資源。如果沒有考慮到通往成功道路上可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，也沒能找出應(yīng)對辦法，那么，這樣的計(jì)劃是不完整的。 提前計(jì)劃會讓你在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中收到幾倍于前期投入的回報(bào)。如果不提前花時間做周密的計(jì)劃，后期就只能浪費(fèi)更多的時間去“滅火”。

隨著微軟Project程序等項(xiàng)目管理軟件的流行，許多人誤以為安排項(xiàng)目日程等同于項(xiàng)目管理，他們認(rèn)為日程就是項(xiàng)目計(jì)劃的全部。事實(shí)上，只有理解了項(xiàng)目管理的真正含義之后，你就可以學(xué)習(xí)如何更有效地利用Project程序的功能管理項(xiàng)目了。

執(zhí)行執(zhí)行一個項(xiàng)目是項(xiàng)目經(jīng)理為項(xiàng)目存活而持續(xù)進(jìn)行的工作。第一步就是讓項(xiàng)目正式上馬，把項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)召集到位、明確規(guī)則。接下來，項(xiàng)目經(jīng)理要保證團(tuán)隊(duì)集中精力在正確的時間做正確的事，即嚴(yán)格按照項(xiàng)目計(jì)劃的要求展開工作。

控制　控制項(xiàng)目也是一個持續(xù)性工作，但這一過程組的側(cè)重點(diǎn)在于監(jiān)控并衡量項(xiàng)目的進(jìn)展，看項(xiàng)目是否在沿著軌道順利進(jìn)行。當(dāng)出現(xiàn)不可避免的變化、問題、意外，甚至是概率很小但可能出現(xiàn)的災(zāi)難時，項(xiàng)目經(jīng)理可以決定調(diào)整的方法及幅度，從而使項(xiàng)目回歸正軌。

收尾收尾包括以下幾個方面：正式驗(yàn)收并宣布項(xiàng)目完結(jié)、記錄最終成績以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、交付合同、將所剩資源轉(zhuǎn)交給其他項(xiàng)目使用。標(biāo)志成功的標(biāo)準(zhǔn)是否得到了滿足？相關(guān)人員是否均認(rèn)為項(xiàng)目取得了成功并正式簽署驗(yàn)收報(bào)告？

項(xiàng)目管理思考 優(yōu)秀的項(xiàng)目管理既是一種藝術(shù)也是一門科學(xué)。不過，真正認(rèn)清項(xiàng)目的目標(biāo)及客戶需求非常困難。不僅如此，你還必須綜合考慮項(xiàng)目范圍、時間、成本、質(zhì)量、資源等各種限制因素，合理協(xié)調(diào)以尋求它們之間的平衡，從而順利完成項(xiàng)目目標(biāo)。比如，如果質(zhì)量是令自身產(chǎn)品從競爭對手中脫穎而出的關(guān)鍵，那么延長項(xiàng)目時間、提高預(yù)算也許是更好的選擇。相反，如果讓同類產(chǎn)品早于競爭對手上市是成敗關(guān)鍵，那么減少產(chǎn)品功能（即項(xiàng)目范圍）、加派人手或接受一定程度的瑕疵（即降低產(chǎn)品質(zhì)量）亦不失為上策。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，你無法改變時間、成本、可用資源等限制因素，但可以決定如何利用這些因素。只要你的計(jì)劃可行且不影響項(xiàng)目以外的任何事或任何人，你就可以大膽推行，無需請求任何人的批準(zhǔn)。

相反，如果計(jì)劃不可行，你就可以要求改變一個或兩個限制因素。比如，你可以恭恭敬敬地走到管理者面前，要求他們給你配備更多的人力物力以縮短項(xiàng)目時間。若仍然行不通，還有最后一個辦法：請求客戶放寬時限，或增加投資，或縮小項(xiàng)目范圍。

表面上看，制訂計(jì)劃、設(shè)定進(jìn)度、控制項(xiàng)目都能在辦公室里進(jìn)行。然而，現(xiàn)實(shí)恰恰相反，項(xiàng)目管理經(jīng)常需要與他人合作、交流。項(xiàng)目干系人（所有與項(xiàng)目有利益關(guān)系或受項(xiàng)目影響的人）或許會因項(xiàng)目的成功而獲利，或許親自參與項(xiàng)目，或許在某些方面受到項(xiàng)目的影響，但不論是哪種情況，他們都對項(xiàng)目的成敗起著舉足輕重的作用。項(xiàng)目干系人必須就項(xiàng)目需要解決的問題、項(xiàng)目的策略、項(xiàng)目成功的決定性因素達(dá)成共識。更重要的是，項(xiàng)目干系人既可能成為你堅(jiān)強(qiáng)的后盾，也可能成為你的死敵，因此，項(xiàng)目經(jīng)理最重要的一個任務(wù)就是與項(xiàng)目干系人保持良好溝通。

與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的其他成員保持溝通也同樣重要，因?yàn)樗麄兪蔷唧w工作的負(fù)責(zé)人。團(tuán)隊(duì)成員必須了解自己的工作及各種限制因素、及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)作解決。為了成功完成項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理必須肩負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，有時還需要苦口婆心甚至花言巧語地鼓勵每個工作人員。

小結(jié)

優(yōu)秀的項(xiàng)目管理不一定成本高昂、復(fù)雜煩瑣。簡言之，不要慌。你已經(jīng)具備了大量的項(xiàng)目管理知識。如果你搬過家、舉辦過家庭聚會或重新裝修過衛(wèi)生間，那么完成目標(biāo)、嚴(yán)格遵守項(xiàng)目日程、控制開支、保證質(zhì)量等項(xiàng)目管理工作對你來說不應(yīng)陌生。

后續(xù)我將為大家講述如何更高效、更有效地管理項(xiàng)目，以及如何利用相關(guān)軟件為項(xiàng)目管理助一臂之力。