項目管理包括五大過程：啟動、計劃、執(zhí)行、控制、驗收。本章主要介紹項目管理五大過程定義，及實施各個過程的主要內(nèi)容及特點。

項目啟動

一、項目啟動主要內(nèi)容

項目啟動就是要在現(xiàn)有資源條件的限制下選擇最佳的項目，認識項目的收益，準(zhǔn)備項目許可所需的文件，委派項目經(jīng)理。即有關(guān)方面正式認定一個項目應(yīng)該開始，并向這個項目提供相關(guān)資源，其主要的工作內(nèi)容如下：

1、任命項目經(jīng)理、建立項目團隊

項目啟動后要任命項目經(jīng)理、建立項目團隊或管理班子，著手項目的具體準(zhǔn)備。

（1）項目團隊：具體技術(shù)新工作或管理職能均由參加項目的成員承擔(dān)。

（2）管理班子：核心班子僅履行管理職能，具體的技術(shù)性工作由其他人或組織完成。

（3）項目經(jīng)理的選擇：

項目經(jīng)理是委托人的代表，是項目班子的核心，是項目起動后項目全過程管理的中樞，是項目有關(guān)各方協(xié)調(diào)配合的橋梁和紐帶。一定要慎重地選擇適合的人擔(dān)任項目經(jīng)理。

（4）項目經(jīng)理應(yīng)具備的技能：

——溝通技能；

——組織技能；

——應(yīng)用知識、技術(shù)與創(chuàng)新技能；

——制定預(yù)算技能；

——解決問題和應(yīng)變技能；

——談判和影響技能；

——領(lǐng)導(dǎo)和人際交往技能；

——隊伍建設(shè)和人力資源管理技能。

2、配備資源和管理

根據(jù)項目組織結(jié)構(gòu)，安排具有能力的人員；

配備適用的工具、技術(shù)、方法和實踐去監(jiān)測和控制各過程。

3、確定項目目標(biāo)

項目目標(biāo)要指出需要完成什么,或者產(chǎn)出什么；要明確達到項目目標(biāo)的識別標(biāo)志（當(dāng)達到這個目標(biāo)時,項目即算完成）。

項目目標(biāo)應(yīng)當(dāng)具體、可度量、準(zhǔn)確、實際、并有時限性。

4、規(guī)定項目要求

項目要求與項目目標(biāo)不同。

項目要求是指對目標(biāo)或者可交付成果的規(guī)定。

項目要求構(gòu)成了對產(chǎn)出的項目產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)定,或必要的前提條件。

5、明確項目的可交付成果

成果項目的可交付成果是項目要求之一；

可交付成果與目標(biāo)相似,必須是具體的并且是可以檢驗的；

可交付成果要形成文件并通知到有關(guān)的負責(zé)部門和人員。

6、與項目干系人溝通（與用戶溝通）

項目與他們的利益有關(guān)的人是項目干系人，在制定計劃過程中得到認定的；

為了確定項目的具體目標(biāo),需要會見每一個關(guān)鍵的項目干系人,了解他們對項目目標(biāo)的想法,并記錄到文檔中。

一個成功的項目需滿足或者超出項目干系人期望。

7、識別項目的限制

限制，指所有限制項目組織活動或者規(guī)定項目組活動的事物。

如：

時間：通常是一個固定的最后期限，項目完成時間；

預(yù)算：預(yù)算限制項目團隊獲取資源的能力，潛在限制著項目的范圍；

質(zhì)量：通常由產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)范來限定；

設(shè)備、技術(shù)、管理層指令、合同的目標(biāo)等也會成為限制。

8、管理限制

項目限制約束著項目組可以做出的選擇，并且限制著他們的操作。

各種限制，尤其是時間、預(yù)算、質(zhì)量三大限制，可用來幫助獲得項目的目標(biāo)。

對限制要進行管理，調(diào)節(jié)次要限制確保主要限制。

要把限制記入文檔。

9、找出項目假設(shè)

假設(shè)是指人們認為應(yīng)該是真的或應(yīng)該實現(xiàn)的條件。

找出項目干系人對項目的假設(shè)，并將其記錄到文檔中。

盡可能地找出自己將會面對的所有假設(shè)；對重要的假設(shè)，要有保證措施和一旦假設(shè)不能實現(xiàn)的應(yīng)急方案。

應(yīng)盡可能地對自己的假設(shè)進行檢驗。

二、項目啟動特征

項目的啟動過程中支出較少，因為剛開始，一切尚未成熟，項目成功的潛在機率最小，而這時候的風(fēng)險最大，項目干系人在項目的開始階段有最多的機會可以影響項目。

項目計劃

一、項目計劃主要內(nèi)容

1、項目計劃的基本原則：

l避免或減小不確定性；

l提高運營效率；

l對目標(biāo)的更好理解；

l為監(jiān)測和控制工作提高基礎(chǔ)。

2、項目計劃解決五個基本問題：

何事（技術(shù)目標(biāo)，并對問題進行說明）；

如何（工作分解結(jié)構(gòu)）；

何人（人員使用計劃）；

何時（進度表）；

多少（成本預(yù)算）。

3、項目計劃主要要做的是工作說明、項目規(guī)定、里程碑進度計劃、工作分解結(jié)構(gòu)。分解如下：

（1）準(zhǔn)備環(huán)境分析：我們在哪里？我們?nèi)绾蔚竭@里，為什么要到這里？

即：我們的現(xiàn)狀是什么樣的？我們的現(xiàn)狀是怎樣形成的，為什么要形成這個現(xiàn)狀（原來要形成這個現(xiàn)狀的原因是什么）？

（2）設(shè)立目標(biāo)：這是我們想去的地方嗎？我們想去哪里？（是在1年內(nèi)，還是在5年內(nèi)？）

即：這是我們的最終目標(biāo)嗎？我們的最終目標(biāo)是什么？達到最終目標(biāo)是時間是1年內(nèi)，還是在5年內(nèi)？

（3）列出備選戰(zhàn)略：如果我們像以前那樣的話，我們將去哪里？那是我們想去的地方嗎？我們?nèi)绾尾拍艿竭_我們想去的地方？

即：如果我們維持現(xiàn)狀，我們將達到什么目標(biāo)，這個目標(biāo)是我們最終目標(biāo)嗎？如何才能實現(xiàn)我們的最終目標(biāo)？

（4）列出機會和威脅：什么可能阻止我們到達那里？什么可能幫助我們?nèi)ツ抢铮?/p>

即實現(xiàn)最終目標(biāo)的障礙及實現(xiàn)目標(biāo)的有利條件。

（5）準(zhǔn)備預(yù)測：我們能去哪里？我們到想去的地方應(yīng)該帶什么？

即：依靠現(xiàn)有條件，能達到的階段是怎樣的？實現(xiàn)最終目標(biāo)必須具備的條件是什么？

（6）選擇戰(zhàn)略組合：我們應(yīng)采取的最好的路線是什么？潛在利益是什么？風(fēng)險是什么？

即：實現(xiàn)最終目標(biāo)的最優(yōu)的實施方案是什么？有什么利和弊？

（7）準(zhǔn)備行動程序：我們需要做什么？我們什么時候做？我們?nèi)绾巫觯空l來做？

即：制定實施方案的工作具體展開內(nèi)容、里程碑時間計劃、方法及確定實施人員。

（8）監(jiān)測與控制：我們是在原計劃軌道上嗎？如果不是，為什么？為了按原計劃路線走，我們需要做什么？我們能做嗎？

即：對照制定的實施計劃，實際進度及效果是否受控；如有偏差，造成原因是什么，如需要糾正到原受控狀態(tài)需要采取什么措施，這些措施能實施嗎？

4、項目計劃的組成部分：

（1）項目計劃內(nèi)容：確定工作要求；確定工作質(zhì)量和數(shù)量；確定所需資源；制定活動的時間計劃；評估各種風(fēng)險。

（2）也可以分為9個組成部分：

目標(biāo)：一個目的、指標(biāo)或在一定時間內(nèi)完成的份額。

程序：為達到或超過目標(biāo)要采取的戰(zhàn)略和主要的行動。

進度計劃：計劃說明了個人或集團活動或任務(wù)什么時候開始或結(jié)束。

預(yù)算：為達到或超過目標(biāo)，計劃所需的費用。

預(yù)測：在某一時間會發(fā)生什么情況。

組織： 為達到或超過目標(biāo)，對所需要的職位的數(shù)目、種類及其相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任的設(shè)計。

方針：決策和個人行為的總指南。

步驟：執(zhí)行方針的詳細方法。

標(biāo)準(zhǔn)：用足夠或可接受來定義的個人或團隊質(zhì)量層次。

二、項目計劃8大步驟

項目計劃8大步驟如下圖：

三、項目計劃失敗的原因

不論我們?nèi)绾闻?，計劃也不會是完美的，有時候也會失敗，失敗的典型原因有：

1、低層組織不理解公司目標(biāo)；

2、在短時間內(nèi)計劃的內(nèi)容太多；

3、財務(wù)估計太差；

4、在資料不充足基礎(chǔ)上做計劃；

5、沒有盡力去使計劃過程系統(tǒng)化；

6、計劃是由計劃組執(zhí)行的；

7、沒人知道最終目標(biāo)；

8、沒人知道職責(zé)要求；

9、沒人知道重要的里程碑日期，包括書面報告；

10、項目估計是靠猜測，而不是以歷史或標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的；

11、沒有足夠的時間進行適當(dāng)?shù)墓烙嫞?/p>

12、沒有不厭其煩地調(diào)查職員是否具備所需技能；

13、人們不是朝同一個方向工作；

14、人們總是被推進來、推出去，很少考慮進度計劃；

有時候失敗是由于忘記或忽略細節(jié)，有時候是由于項目經(jīng)理“胃口太大”，有很多項目失敗是因為項目經(jīng)理是唯一知道項目進展的人，而現(xiàn)在他卻因其他原因不能主持工作。

四、對項目經(jīng)理制定項目計劃過程的建議

1、讓子項目職能經(jīng)理自己做計劃。一般來說，操作者是操作者，計劃者是計劃者，兩者永遠不會接觸。

2、在計劃前建立目標(biāo)，否則只能做短期考慮。

3、為計劃者設(shè)立目標(biāo)。這能防御非本質(zhì)的東西，能在該投入的地方做出努力。

4、保持靈活。利用人與人的交往，加強快速反應(yīng)。

5、保持一種平衡觀。不要行為過激，注重換位思考。

6、歡迎高層管理者參與。高層管理者有制定計劃和取消計劃的能力，可能是唯一的、最重要的變量。

7、要意識到未來的支出計劃。這將消除低估的傾向。

8、在預(yù)測后檢驗假設(shè)。這是必要的，因為一般專業(yè)人員都太樂觀，不要太依賴一套資料。

9、不要集中于今天的問題。盡力避免危機管理和戰(zhàn)爭。

10、獎勵那些驅(qū)除謬誤的人，避免Persian信息員綜合癥（即超越對壞的趨勢的容忍力）。獎勵第一個提出壞消息的人。

項目執(zhí)行及控制

項目執(zhí)行、項目控制是項目管理5大步驟的第3、第4個步驟。

項目執(zhí)行：為獲取項目團隊成員談判，指導(dǎo)和管理工作，同團隊成員一起工作從而幫助他們獲得提高。

項目控制：跟蹤進程，比較實際產(chǎn)出和計劃產(chǎn)出，分析影響，做出調(diào)整。

一、項目進度控制過程

1、項目進度控制基本思想

對于進度控制工作，應(yīng)明確一個基本思想：計劃的不變是相對的，變是絕對的，平衡是相對的，不平衡是絕對的。要針對變化采取對策，定期地、經(jīng)常地調(diào)整進度計劃。

項目實施階段控制的任務(wù)主要有：設(shè)計前準(zhǔn)備階段的進度控制，設(shè)計階段進度控制，以及施工階段進度控制等。

2、項目控制過程包括內(nèi)容：

定期收集項目完成情況數(shù)據(jù)，將實際完成情況數(shù)據(jù)與計劃進程進行比較，一旦項目實際進程晚于計劃進程，則采取糾正措施。這個過程在整個項目進程必須經(jīng)常進行。

在控制過程中，應(yīng)確定一個固定的報告期，將實際進程與計劃進程進行比較。

在進度報告中，需要收集兩種數(shù)據(jù)或信息：

（1）實際執(zhí)行中的數(shù)據(jù)，包括活動開始或結(jié)束的技術(shù)時間，使用或投入的實際成本。

（2）有關(guān)項目范圍、進度計劃和預(yù)算變更的信息，這些變更可能是由客戶或項目團隊引起，或者是某種不可預(yù)見事情的發(fā)生引起。

一旦變更被列入計劃并取得了客戶同意，就必須建立一個新的基準(zhǔn)計劃，這個計劃的范圍、進度和預(yù)算可能和最初的基準(zhǔn)計劃有所不同。

數(shù)據(jù)或信息必須及時收集，以作為變更項目進度計劃和預(yù)算的依據(jù)。

3、項目變更管理：

數(shù)據(jù)或信息變更后項目實施流程：

更新的進度計劃和預(yù)算一經(jīng)形成，必須將它們與基準(zhǔn)進度和預(yù)算進行比較，分析各種變量，以預(yù)測項目將提前還是延期完成，是低于還是超過預(yù)算完成。如果項目進展良好，就不需要采取糾正措施，在下一個報告期對進展情況再做分析。

項目控制過程貫穿于這個項目。一般來說，報告期越短，早發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施的機會就越多。如果一個項目遠遠偏離了控制，就很難在不犧牲項目范圍、預(yù)算、進度或質(zhì)量的情況下實現(xiàn)項目目標(biāo)，明智的做法是增加報告期的頻率，直到項目按進度進行。

控制項目進度計劃變更其中會涉及許多問題，第一個要點是要保證項目進度計劃是現(xiàn)實的，不能制定一些不切實際的進度計劃。第二個要點，是要有紀(jì)律和領(lǐng)導(dǎo)來強調(diào)遵守并達到進度計劃的重要性。

二、進度控制的方法

控制過程是為了保證項目按計劃進行或進行必要調(diào)整，其動態(tài)控制的原理是：“計劃/實施/反饋/調(diào)整”循環(huán) 。

1、項目控制三部曲

尋找偏差

原因與趨勢分析

采取糾偏行動

項目控制過程分類：

自動控制

通過/不通過控制

后向控制

對照上圖，項目控制的內(nèi)容有：

識別計劃的偏離；

采取矯正措施以使實際進展與計劃保持一致；

接受和評估來自項目干系人的項目變更請求；

必要時重新調(diào)整項目活動；

必要時調(diào)整資源水平；

得到授權(quán)者批準(zhǔn)后，變更項目范圍；

調(diào)整項目目標(biāo)并獲得項目干系人的許可。

2、項目控制方法：

應(yīng)用進度計劃表

召集會議

觀察與檢查

項目跟蹤計劃

定期反饋與報告

（1）其使用的文件形式有：

計劃文件

周報、日報

（2）其使用的會議形式有：

階段會議

例會（風(fēng)險、組間）

每日晨會

三、項目執(zhí)行、控制過程

項目驗收

核實所有的工作任務(wù)得以完成，合同的合同驗收，財務(wù)的財務(wù)驗收，書面工作的管理驗收。

一、項目驗收主要工作

承認功績和成果；

得到最終項目干系人的認可；

合同終結(jié)；

項目經(jīng)驗教訓(xùn)的最終定稿；

和包含項目組成員在內(nèi)的項目干系人一起評估項目過程/成果；

撰寫項目總結(jié)報告；

關(guān)閉項目辦公室，解散項目組。

二、項目驗收過程

1、評估與驗收

2、項目總結(jié)

3、項目文件歸檔

（1）順利完成項目評估和驗收；

（2）成功和失敗的經(jīng)驗總結(jié)；

（3）完整的項目信息歸檔。

四、驗收階段常見問題

（1）經(jīng)驗、教訓(xùn)的總結(jié)和傳承做得不夠；

（2）項目組成員對文檔的重要性認識不足；

（3）項目移交不平滑，尤其在跨部門情況下。

項目失敗的常見問題

項目管理的常見失敗問題是：

需求變更缺乏控制，忽視需求的變更和變更控制；

子合同管理不嚴(yán)格；

忽視監(jiān)督項目的進度；

項目需求沒有提前計劃；

不切實際的項目估算，工作量估計不足（例如：承諾用6個月時間完成10個月才能做完的工作）；

不收集項目的度量數(shù)據(jù),沒有軟件項目開發(fā)的歷史數(shù)據(jù)；

關(guān)心創(chuàng)新而不關(guān)心費用和風(fēng)險。