根據(jù)年度審計計劃及總裁的安排，審計部于XXXX年X月XX日起對公司所屬銷售部門（營銷XX、XX業(yè)務部及XX部，以下簡稱“被審部門”）的內(nèi)部控制情況進行了審計。根據(jù)審計需要，我們將審計范圍延伸至其他相關部門，如財務部、物控部等。

    審計目標及范圍：本次審計涉及銷售部門管理制度的建立健全、有效執(zhí)行及相關表單運用、業(yè)務流程履行等。審計依據(jù)主要是被審部門提供的制度、單據(jù)、報表報告以及用友ERP相關數(shù)據(jù)等。

    審計程序：此次審計對被審部門相關制度的建立健全進行了檢查，對內(nèi)部控制的執(zhí)行有效性進行了測試。通過問卷調查、詢問、觀察、檢查、重新計算等審計程序,我們獲取了必要的審計依據(jù)。

    現(xiàn)將具體情況報告如下：

    一、業(yè)務流程控制方面

    1、銷售預測制度    

    當前公司未建立有效的市場預測機制；對銷售計劃的制定、分解、依據(jù)來源方面無制度要求?，F(xiàn)有營銷中心XX年編制的《產(chǎn)品月銷量預測管理規(guī)定》至今未更新修改，同時該預測主要是針對經(jīng)銷商，不盡全面。

    風險影響：缺乏制度要求，市場預測及銷售計劃的制定存在一定的隨意性，往往出現(xiàn)嚴重偏離實際的情況，影響公司推行預算管理甚至造成中途而廢的結果。

    審計建議：建立銷售預測及銷售計劃的作業(yè)管理制度，對市場研究、銷售計劃的確立及分解、修訂及考核進行明確。業(yè)務預算是全面預算的起點，通過科學、合理銷售計劃的實施,為公司實行預算管理墊定基礎。

    2、客戶信用管理制度

    我們了解到公司信用制度未有效建立起來，對賒銷（或分期付款）的客戶背景調查不夠全面，以至合同執(zhí)行前并無信用條款(賒銷額度、分期次數(shù)或賬期時間、折扣折讓等）的檢查確認環(huán)節(jié)。部份業(yè)務未進行任何信用評估即采用公司格式合同確定信用條款(如規(guī)定的預付款、分次付款額等)也是不合適的。

    風險影響：可能會產(chǎn)生違約風險，給公司造成壞賬損失,或者因無任何信用銷售喪失部份市場

    審計建議：公司目前賒銷較少，但如果可通過此方法擴大銷量應考慮采用賒銷手段；如今后公司采取三方能源合同的形式來促進內(nèi)銷市場的增長，則建立健全信用評估機制也是必不可少的。對于賒銷方面，信用制度的內(nèi)容至少應包括：

    A、客戶信用政策及等級?？捎韶攧詹控撠煍M定企業(yè)信用政策及信用等級標準，銷售部門需提供建議及客戶的有關資料作為政策制定的參考。公司可對規(guī)模大、信譽高、資金雄厚等客戶進行適當?shù)馁d銷（如果可以此手段獲取競爭優(yōu)勢）；而對一般的小客戶、新客戶、信譽不太好的客戶則不給任何信用交易，實行現(xiàn)款現(xiàn)貨。

    B、客戶信用調查。主要由銷售部門進行，規(guī)定一定期限進行一次，并及時更新客戶檔案資料，財務部審定信用等級。信用等級的評定需綜合考慮各方因素，包括征求相關部門及人員意見。

    C、特殊情況下的信用處理。對于能源合同對象的選擇，也應綜合考慮信用評估，有針對性地選擇客戶進行。當然信用制度的建立也依賴于檔案管理制度的建立健全。

    3、訂單報價

    A、對外報價，內(nèi)銷部門沒有制成書面的利潤估算表，也就沒有財務部的復核確認。根據(jù)我們了解，國際業(yè)務部已實行此制度。

    B、每個月份財務部并未對訂單執(zhí)行的盈虧異常情況進行原因調查。

    風險影響：

    A、不利于對訂單實際執(zhí)行時的差異進行調查；

    B、不能發(fā)現(xiàn)實際報價執(zhí)行及成本方面的誤差。

    審計建議：

    A、按單的對外報價要制成內(nèi)部利潤估算表并經(jīng)適當審批后交財務存檔；

    B、財務部每月進行差異調查，并作成訂單執(zhí)行差異分析報告。

    4、合同管理方面。

    A、業(yè)務人員簽合同并無授權備案書。

    B、合同審批多表現(xiàn)為事后進行。比較明顯的是內(nèi)銷業(yè)務員在合同上簽字蓋章并生效后送交相關人員再進行審批執(zhí)行。

    C 目前在財務部設合同管理員崗位負責合同的保管，但我們了解到合同的借閱審批及登記制度并無完善，有些僅憑一張未審批的傳真復印件作為借條，隨意性較強。

    風險影響：雖然有時業(yè)務員在合同簽訂前會有口頭方面的請示或溝通，但未有第三方獨立部門的監(jiān)督與監(jiān)控，存在一定的風險。

    審計建議：

    A、合同管理規(guī)定應明確授權備案制，對超出授權時間、范圍、金額及低于規(guī)定毛利潤率或有不明確事項時，有關人員不得擅自簽署合同。合同授權采取書面形式,一律由總裁或總監(jiān)（總經(jīng)理）出具,并有一份交合同管理員備查。

    B、應在合同簽訂前履行審批手續(xù)，采取《合同簽約申報表》方式進行，對特殊情況，可事后補辦該手續(xù)。審批手續(xù)辦理之后，合同管理員應及時跟進合同原件的返回，并對已簽訂的合同與申報表的內(nèi)容進行核實。

    C、統(tǒng)一合同原件借用的審批登記制度，設立登記簿，明確歸還期限要求。 

    5、銷售價格方面。

    A、內(nèi)銷常規(guī)產(chǎn)品銷售時，財務復核人員對價格體系熟悉程度不夠。

    B、經(jīng)銷產(chǎn)品(含家用、工程)提貨價更新不及時。根據(jù)了解，XXXX年內(nèi)銷提貨價分別在四、五月份生效，而在此之前，工程經(jīng)銷提貨價是XX年制定生效的。  

    風險影響：

    A、可能因存在差錯未發(fā)現(xiàn)而使公司利益受損。

    B、價格更新不及時，可能會與市場脫節(jié)，使公司銷售喪失價格競爭優(yōu)勢或使公司蒙受不必要的虧損。

    審計建議：

    A、加強對財務復核人員的培訓，定期對復核人員的工作進行檢查。

    B、在相關文件中約定產(chǎn)品價目表更新修正的期限，并嚴格執(zhí)行。

    6、部份單據(jù)的使用及流轉存在缺陷或不足。

    A、憑發(fā)貨通知單進行提貨時，客戶并不會在單據(jù)上簽名，或承運司機（公司）送達貨物后無客戶的簽收單返回公司；

    B、物控銷售出庫單并不即時打印并經(jīng)相關提貨或承運人簽收，而是一兩天打印一次；

    C、如客戶不需發(fā)票，在實現(xiàn)銷售（提貨）時不開具銷售發(fā)票，僅在月末一次匯總開出；

    D、會計進行收入確認時，并不將以上單據(jù)作為原始單據(jù)附于會計憑證之后。

    風險影響：沒有相關人員的簽收確認，不利于事后的監(jiān)督審核，產(chǎn)生糾紛時也不利于舉證；不利于賬目的審核，甚至在審計或外部查賬時可能懷疑公司收入的真實性。

    審計建議：

    A、涉及到貨物所有權轉移或責任劃分時均應由接收人進行簽收(包括客戶、司機或物流公司)，并將簽收單返回物控部附于出庫單之后。

    B、會計收入憑證必須附上發(fā)貨通知單、出庫單及發(fā)票；為不增加工作量，倉庫可每隔兩天將出庫的發(fā)貨單送交財務，財務將收齊發(fā)貨通知單、出庫單的銷售在開具發(fā)票后做賬，月末時需確保當月單據(jù)全部收齊并已入賬。

    7、工程發(fā)料由倉管員填寫僅有一聯(lián)的放行條，且無編號控制，在交由保安確認放行后將單據(jù)返回物控部備檔，門衛(wèi)處無任何保管，且財務也無留存。   

    風險影響：放行條僅有一聯(lián)，不利于部門間對單據(jù)的交叉核對，出現(xiàn)事故容易造成扯皮情況；沒有編號控制也不利于核對單據(jù)的完整性，降低單據(jù)核對的工作效率。  

    審計建議：設計三聯(lián)次的放行條，分別為財務聯(lián)、門衛(wèi)、倉庫聯(lián)；按一定規(guī)則填寫編號，并按類別、順序及時整理歸類。

    8、發(fā)票簽收手續(xù)存在不足：

    A、發(fā)票交由快遞公司寄送時，運單僅保存一周即扔棄，并無歸檔處理；

    B、由業(yè)務員將發(fā)票當面送交客戶時，有時沒有簽收手續(xù)；有簽收時其收取的收條在款項到賬后即會銷毀（如XX業(yè)務部）。

    風險影響：不利于檔案資料的完整；出現(xiàn)問題時不能出具有效證據(jù)或增加證據(jù)搜集的難度。

    審計建議：對運單等進行歸類存檔，無特殊情況一般保留十年；根據(jù)被審部門的回復要求，可由財務部制作預先編號的的發(fā)票簽收單交有關部門使用，并及時將已使用的單據(jù)返回存檔。

    9、銷售及毛利分析體系尚未真正建立，對異常情況無分析報告；目前ERP中的銷售毛利明細賬與總賬存在一定的出入，在一定程度上影響到數(shù)據(jù)的分析和使用。

    風險影響：用數(shù)據(jù)來改善銷售決策、為考核提供依據(jù)將是銷售與毛利分析的重要作用。顯爾易見，缺少分析體系的管理是不到位的，對問題的解決也不具有針對性。   

    審計建議：建立銷售分析制度，定期對銷售及毛利情況進行報告。分析報告應充分了解業(yè)務情況,同時報告使用人員一定要重視分析的結果，千萬不能拿到了報告，看上一眼就扔在一邊了，而是一定要督促相關部門、人員一起來分析問題、研究對策。分析析制度的建立應由財務部在調查業(yè)務及管理層需求的基礎上進行，通過各種途徑收集內(nèi)外部及行業(yè)、競爭對手各時期的相關數(shù)據(jù)。

    10、收款方面存在的缺陷。

    A、部份外借收據(jù)尚未歸還,如深圳辦、客服部、汕頭等部門去年所借空白收據(jù)至今未返還公司留存?zhèn)洳?，其中汕頭維修員歐海波未還收據(jù)達十張、深圳辦為六張。

    B、返回的收款收據(jù)無客戶的簽字確認,如維修業(yè)務普遍存在此現(xiàn)象。

    C、部份收款收據(jù)無出納簽名。我們在檢查四月份憑證時，發(fā)現(xiàn)有個別現(xiàn)金收款收據(jù)出納未簽名,后經(jīng)指出均已補齊手續(xù)。

    D、現(xiàn)金收款比重較大，以至造成不少坐支情況。

    風險影響：存在內(nèi)控風險，容易形成截留、挪用、坐支及責任不清現(xiàn)象，給相關人員留有空子，造成公司損失。

    審計建議：

    A、財務部按計劃借出空白收據(jù)，同時規(guī)定收據(jù)使用人員每季度至少到財務報賬一次；如有未使用完的空白收據(jù)也需出示以便進行核對, 對未還再借的現(xiàn)象應嚴格控制，同時核減下次領用收據(jù)的份數(shù)。

    B、售后維修收款收據(jù)開據(jù)的各聯(lián)次必須一致，且要求客戶在收據(jù)上簽名確認。

    C、出納必須在現(xiàn)金收款收據(jù)上簽收，核算主管加強審核力度。

    D、要求客戶、業(yè)務員盡量采取銀行結算的方式收款。確實有困難時，如單筆現(xiàn)金收款金額超過兩萬元，應由經(jīng)辦人填寫現(xiàn)金繳款單(進賬單)存入公司開戶銀行，存款后憑銀行回單到財務核銷賬目。

    11、應收賬款管理。

    A、未明確對賬要求，尚未形成定期核對應收款的制度；

    B、目前的賬齡分析表不夠全面（僅針對部份客戶，主要是工程、外貿(mào)等）,由合同管理員負責但未經(jīng)核算主管以上人員復核。

    風險影響：無法確認賬目的真實性程度,也可能產(chǎn)生債務糾紛問題；未定期進行賬齡分析不利于及時發(fā)現(xiàn)存在問題，也可能造成超期甚至形成呆壞賬。

    審計建議：

    A、要求最短一季度進行一次應收賬款的全面核對，需對賬目差異及時查找原因并進行處理，最終對賬結果需由客戶簽字確認，并保存好對賬單據(jù)。建議此項工作由財務部出具明細對賬對，由銷售部門負責發(fā)出、回收，回收工作于半個月內(nèi)結束。

    B、每月全面編制應收賬款賬齡分析表，并經(jīng)適當人員進行復核。

    12、客戶及用戶檔案管理方面問題：

    A、公司未統(tǒng)一明確檔案管理工作由哪些崗位負責。如營銷中心銷售部及XX業(yè)務部由部門文員進行管理、外貿(mào)等由業(yè)務人員自已管理、工程客戶及售后檔案由客服務部理。

    B、客戶檔案日常管理不夠規(guī)范。如客戶檔案無編號控制、客服部檔案未進行歸類整理、經(jīng)銷商最終客戶信息收集不全、用戶保修記錄不全。

    C、多數(shù)檔案只有客戶名稱、地址、聯(lián)系人姓名及電話等，缺少更為詳細背景資料,如資信狀況、財務狀況、經(jīng)銷商安裝售后人數(shù)、其他代理品牌。

    風險影響：

    A、檔案管理混亂不利于公司客戶資源的保持，甚至業(yè)務人員將客戶資源變?yōu)樗綄儋Y源，損害企業(yè)利益的風險。

    B、客戶檔案的不完善會對售后服務開展形成較大的障礙，甚至會混淆保內(nèi)保外情況，給公司造成損失。

    C、對利用現(xiàn)有客戶資源開展宣傳推廣活動造成困難。

    D、檔案管理不規(guī)范不利于開展客戶信用評估工作。

    審計建議：公司“用戶檔案管理”應盡快發(fā)布，以規(guī)范混亂的檔案管理工作。目前公司也正在實施客戶關系系統(tǒng)(CRM)，這對規(guī)范客戶檔案工作有很大的幫助，但要注意做好前期準備工作，充分考慮各種需求及可能出現(xiàn)的問題，各使用部門要提高認識，并指定專人積極配合實施工作。

    建議公司設立專人負責全公司的客戶檔案工作，工作內(nèi)容包括客戶檔案的創(chuàng)建、更新、維護、保管以及檔案資料的跟催、借閱管理等。檔案內(nèi)容包括客戶基本信息、信譽記錄、維修保養(yǎng)記錄、BOM表等等。

    二、財務規(guī)范方面。

    1、外幣出口業(yè)務核算制度存在的缺陷:

    A、未設置外幣核算制度，如外幣銀行存款、外幣應收賬款等。

    B、折算為本位幣時操作不符準則規(guī)定，如外幣賬戶折算均采用買入價進行不合適（準則規(guī)定按中間價）。

    風險及影響：

    A、不能在系統(tǒng)中反映外幣發(fā)生、結余的情況,不利于賬目的查詢、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計；

    B、匯兌損益不準確，未能反映某個月份的真實匯率差異。

    審計建議：完善外幣核算制度，對外幣銀行存款賬戶、出口應收賬款進行雙幣種核算，實現(xiàn)按幣種查詢明細賬的目的并由系統(tǒng)自動計算匯兌損益。

    2、收入確認方面。

    A、維修收入（含材料銷售、售后服務費用）走其他業(yè)務收入會計科目不恰當。

    B、XX年報審計時將此類收入調整計入主營業(yè)務收入，但XX年賬目仍未調整；XX年、XX年仍延續(xù)舊做法。

    風險影響：雖然對公司損益并無影響，但在財務分析(如收入結構、行業(yè)對比、業(yè)績質量評價等方面）有不利影響。

    審計建議：維修勞務屬公司主營業(yè)務之一，在進行會計核算時有必要將其列入主營業(yè)務處理。

    三、其他方面。

    1、經(jīng)營方面：熱水安裝工程(混合銷售)合同未分開材料與工程費用，銷售實現(xiàn)時一律征收增值稅。

    風險影響：目前公司一律開據(jù)增值稅17%發(fā)票，而建安（安裝勞務費部分）發(fā)票營業(yè)稅率3%。顯然目前開票方式增加了稅負,也不利于公司會計核算。   

    審計建議：

    A、評估工程項目分開核算并納稅時稅負是否可以做到節(jié)稅之目的；

    B、如評估結果顯示可行時，建議公司申請建安資質；合同簽訂時區(qū)分材料銷售款與安裝費用款，財務并進行分開核算。

    C、如自身不可開具建安發(fā)票，可到施工地的地稅局申請代開。但需注意代開時手續(xù)較繁瑣，相關事項需在簽訂合同時就辦好手續(xù)，同時有關事項也需在合同上進行約定。

    2、機構設置方面：

    A、XX業(yè)務部與營銷中心均屬內(nèi)銷系統(tǒng)，但兩者互不隸屬，兩個部門建有獨立的崗位、制度及考評體系。

    B、銷售部門組織架構及人員方面不太穩(wěn)定，調整、變動較為頻繁。

    C、收款員崗位的設置。

    風險影響

    A、信息及資源不能完全共享、造成一定的浪費；另外也加大了公司管理成本,使業(yè)務流程趨向復雜。

    B、不穩(wěn)定導致營銷目標的短視化，不利于公司的長遠發(fā)展。

    審計建議：

    A、將XX業(yè)務部與營銷中心進行合并，整合相關人員及制度體系。

    B、營造良好的企業(yè)環(huán)境,采取公正、公開、透明的員工激勵措施。

    四、后續(xù)回復。

    我們將審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題以書面形式發(fā)給相關人員詳閱，并已收到責任部門的部份回復意見。

    1、工程經(jīng)銷提貨價已在五月份更新完。

    2、均同意建立或完善市場預測、銷售計劃及其相關考核體系。

    3、同意建立信用評估體系，但要求由公司出具辦法。

    4、外寄單據(jù)的快遞單不再扔棄，現(xiàn)進行存檔管理。

    5、認為工程類訂單預先制定利潤估算表有難度。

    6、其他問題均無大異議。

    五、整體評價

    經(jīng)過審計，我們認為公司內(nèi)控制度基本有效，但仍存在一定的缺陷，包括制度的建立健全及內(nèi)控的執(zhí)行情況。被審部門應針對以上列示的情況不斷完善制度建設、嚴格執(zhí)行內(nèi)控規(guī)定。

    由于本次審計是公司首次實施，受經(jīng)驗、時間、人力限制，所發(fā)現(xiàn)的問題并非存在問題之全部。被審部門應針對所反現(xiàn)的情況，舉一反三，自查自糾。