作者 | 賴斐然

來源 | 智合法律新媒體

■本文系作者個(gè)人觀點(diǎn)，不代表智合立場

十招Word使用技巧提高工作效率，何樂不為呢？

幾乎每位律師都用Word，并且相當(dāng)一部分人對word的使用都自信滿滿。想想，你一定在自己的簡歷上面寫著“精通Word”吧。但奇怪的是，如果有人問他們，“Word里面的樣式功能是什么？”卻有一大半的“精通Word”的律師答不上來……

更要命的是，有些律師讓自己的助理整理一個(gè)素材，拿到助理給自己的修改材料就想哭了……天哪,都不用個(gè)修訂模式，鬼知道刪了什么改了什么……

工欲善其事，必先利其器。為避免上面的囧事出現(xiàn)，教律師們十招Word使用秘籍，好讓大家早早下班回家。

（注：下文將以Word 2016 for Mac為例，Windows版本大同小異。）

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第一招：修訂模式

審閱選項(xiàng)卡下的“修訂”功能

不要吃驚，時(shí)至今日，還真有許多人不知道Word里面有備注和修訂的功能，而直接在原文上面以標(biāo)紅或者高亮作為修改的記號(hào)。

你考慮過接收文件方的感受么？這可不是只有1000字的短文啊，是58頁的合同文本啊啊??！這些長達(dá)數(shù)十頁的合同、法律意見書等，如果直接刪改，無疑會(huì)對下一個(gè)接手文檔的同事造成很大的困擾，新手尤其要避免這樣的常識(shí)性錯(cuò)誤。

在Word審閱選項(xiàng)卡里面開啟修訂選項(xiàng)后，你對文檔所做的任何修改都會(huì)被記錄并署名。其他人可以快速了解誰，什么時(shí)候，在哪里進(jìn)行了什么修改。這些信息，對于修改文檔來說至關(guān)重要。

修訂模式示例

特別提示！在使用修訂和批注功能之前，記得在Word設(shè)置里面修改自己的名稱，不然你修改過的東西，很有可能顯示修訂者為Administrator或者是一些亂七八糟的電腦品牌名。

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第二招：比較模式

如果對方已經(jīng)直接在原文上修改，將文檔改得江山一片紅后發(fā)給你，你的客戶又需要你馬上將最終版發(fā)給他，要怎么辦？只要你還保留有上一個(gè)版本的文檔，就可以用Word內(nèi)置的“比較”功能來迅速定位修改過的地方。

審閱選項(xiàng)卡下的“比較”功能

隨便拿一份小編以前寫的文章為例，假設(shè)一個(gè)是修改前的，一個(gè)是修改后的，對方?jīng)]有用修訂模式，而是直接在文章里面修改了，通過比較功能，可以實(shí)現(xiàn)與修訂模式類似的效果：

比較模式的效果

在左側(cè)，可以統(tǒng)計(jì)全文的修改數(shù)據(jù)，如插入、刪除以及移動(dòng)的內(nèi)容等，實(shí)現(xiàn)快速定位?！氨容^”功能也從側(cè)面反映出備份不同版本文檔的重要性，如果你是改一份刪一份的話，神仙也救不了你。

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第三招：大綱級別與大綱視圖

法律人對邏輯要求之高不言而喻，而Word里面的大綱級別，可以很好體現(xiàn)一份文檔的邏輯結(jié)構(gòu)。大綱視圖功能可以將一份冗長的文書轉(zhuǎn)化成一份提綱，可以快速瀏覽并調(diào)整各大標(biāo)題的級別，對于需要嚴(yán)密邏輯的法律文檔來說，非常實(shí)用。

大綱視圖按鈕

以本文為例，本文分為了十二個(gè)“一級標(biāo)題”，包括引言，十個(gè)“招數(shù)”以及最后的總結(jié)。大綱視圖看上去是這樣的：

大綱視圖

很明顯，這是小學(xué)就學(xué)過的“總分總”結(jié)構(gòu)。在左上角部分，我們可以根據(jù)需要，修改這些文字的大綱級別，右邊則可以選擇顯示的級別。

選中想要修改的文字，然后按左上角的菜單選擇大綱級別

由于本文結(jié)構(gòu)比較簡單，不需要進(jìn)行進(jìn)一步分級。但對于內(nèi)容繁雜的法律文書來說，對各級標(biāo)題進(jìn)行分級后，通過大綱視圖，可以一目了然看到文書的邏輯順序和結(jié)構(gòu)，便于梳理邏輯順序，發(fā)現(xiàn)潛在的邏輯錯(cuò)誤。

同時(shí)，設(shè)置好大綱級別后，我們可以使用自動(dòng)目錄功能，自動(dòng)生成文章的目錄。

自動(dòng)目錄功能

自動(dòng)生成的目錄樣式專業(yè)美觀，一目了然。

自動(dòng)生成的目錄

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第四招：樣式

清除了格式之后，這么多格式要改，難道要一個(gè)一個(gè)去選中改字體改加粗嗎？其實(shí)，Word里面有一個(gè)經(jīng)常被忽視的大殺器，可以極大提高律師的工作效率。從Word 2007開始，Word都會(huì)將樣式放在最顯眼的右上角，但許多人表示從來沒有用過這個(gè)功能。試想，微軟會(huì)把這個(gè)最顯眼的空間浪費(fèi)在沒有用的功能上嗎？

在網(wǎng)頁開發(fā)以及Word里面，有這么一個(gè)概念，叫做“內(nèi)容與樣式分離”，形象的理解，可以將內(nèi)容視為你的臉，而樣式（英文為 Style，更加形象）則是臉上的化妝品。文檔里面的文字就是內(nèi)容，而在內(nèi)容上面的“格式”，如字體，加粗，行間距等，就是所謂的樣式。

不少人會(huì)一邊寫文檔，一邊調(diào)字體格式。但更高效的做法應(yīng)該是“先內(nèi)容，后樣式”，就是先把內(nèi)容寫好，格式最后再來統(tǒng)一處理。以本科畢業(yè)論文為例，學(xué)校大多會(huì)對格式進(jìn)行嚴(yán)格要求，如一級標(biāo)題、二級標(biāo)題、正文等都有不同的要求，如果你一個(gè)一個(gè)去調(diào)字體，調(diào)大小，調(diào)對齊方式，就真的…… 你效率這么低，你媽媽知道嗎？

樣式應(yīng)用例子

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第五招：云

如果你在修改一份合同的時(shí)候，正當(dāng)快修改完的時(shí)候文件突然損壞……你的心里陰影面積一定是全部覆蓋。若重寫，簡直不能忍，代價(jià)巨高。

作為具有高度規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的律師，怎么能對自己的工作成果掉以輕心呢？云備份哇！隨時(shí)保存自己的工作成果，以防萬一。

市面上有許多云備份的服務(wù)，包括微軟官方的OneDrive，以及百度云，金山快盤等。這些服務(wù)大多都包含有文檔歷史紀(jì)錄功能，可以回溯到任意一個(gè)保存過的版本。

微軟One Drive的歷史版本功能

歷史版本功能，對于律師來說，作用不僅僅是恢復(fù)文檔，更是追蹤文檔修改歷史的利器，對于一些需要長期跟進(jìn)的項(xiàng)目來說，這個(gè)功能非常實(shí)用。當(dāng)然，對于文檔備份有更高要求的律師，不可過度依賴云備份，物理備份，如U盤、移動(dòng)硬盤的備份也是必不可少的，小編就曾經(jīng)遇到過連云備份的文檔都無法恢復(fù)的情形。

除此以外，云備份的另一個(gè)好處是可以隨時(shí)隨地修改文檔。就算是你電腦沒在身邊，在手機(jī)或者平板上安裝一個(gè)Word，也可以在云上應(yīng)急修改文檔。云功能就像是一份保險(xiǎn)，你不用的時(shí)候覺得沒有什么用，但當(dāng)你真正需要用到的時(shí)候，往往可以救你一命。

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第六招：快速另存為PDF格式

自office 2007版本起，office所有組件自帶另存為pdf格式功能。從此不必再找工具軟件將word文檔轉(zhuǎn)為pdf，直接選擇，文件，另存為，格式選擇pdf即可。

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第七招：不要再狂敲回車來換頁了

寫文書難免遇到需要換頁的時(shí)候，如果你還在用狂敲回車來換頁的話，小編對你電腦的回車鍵壽命表示擔(dān)憂。換頁最簡單快捷的方法，是按Ctrl + Enter（蘋果：Command + Enter）進(jìn)行分頁。

如果你進(jìn)行過操作，乍一看上去，兩種方式似乎沒有什么區(qū)別，但開啟了顯示編輯標(biāo)記/顯示所有非打印字符后，就可以看到區(qū)別。

顯示編輯標(biāo)記/顯示所有非打印字符 按鈕

兩種換頁方式的區(qū)別

使用分頁功能，而不是狂敲回車的好處有二，第一是節(jié)省時(shí)間，第二是可以建立外觀更加專業(yè)的文檔。

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第八招:“查找”功能，快速定位

如果需要在一篇非常長的文章里面，快速定位某個(gè)關(guān)鍵詞，我們可以嘗試用“查找”功能，快捷鍵是Ctrl + F （蘋果：Command + F）, F代表“Find”的意思。

通過這個(gè)功能，我們可以快速定位如關(guān)鍵法條、關(guān)鍵合同條款等信息，不需要再一頁一頁用肉眼去找。

小提示，“查找”功能在許多軟件里面都可以使用，如瀏覽器、PDF閱讀器等，快捷鍵一般都是Ctrl + F。善用查找功能，可以在檢索上節(jié)省大量時(shí)間。

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第九招：粘貼到底選哪個(gè)？

在粘貼內(nèi)容到Word的時(shí)候，每次我們都能看到一個(gè)小按鈕彈出來，一般會(huì)有三個(gè)選項(xiàng)，分別是“保留源格式”、“匹配目標(biāo)格式”以及“只保留文本”。

粘貼時(shí)出現(xiàn)的小按鈕

保留源格式主要用于跨文檔粘貼的情況，例如你在某個(gè)網(wǎng)站復(fù)制了某個(gè)法條，希望保留這個(gè)網(wǎng)站上的格式，就可以選保留源格式。但如果你從多個(gè)網(wǎng)站復(fù)制內(nèi)容，全都保留源格式的話，文檔的格式會(huì)變得混亂不堪。

這時(shí)候，可以選匹配目標(biāo)格式。匹配目標(biāo)格式，是讓所有外來的復(fù)制信息，與你現(xiàn)有文檔的格式進(jìn)行匹配，別人都得跟隨你的格式走?？梢赃_(dá)到更加整潔的文檔外觀。

但小編更常用的是最后一個(gè)“只保留文本”，后期再用樣式功能統(tǒng)一處理。只保留文本的好處在于，它一定程度上相當(dāng)于“清除所有格式”，可以確保格式不會(huì)被弄亂。

若你不確定要選哪個(gè)，就直接選“只保留文本”，方便后期的進(jìn)一步修改。

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第十招：文檔分屏

寫法律文書等時(shí)候，常常需要回到文檔的前面參考一些內(nèi)容，然后又回到后面繼續(xù)寫。如果文檔較短還好，但如果是幾千甚至上萬字的長文，反復(fù)幾次，很快就會(huì)眼花繚亂。其通過Word的分屏（拆分）功能，可以很好解決這個(gè)問題。

拆分按鈕

在按下“拆分”按鈕后，文檔便分為了上下兩個(gè)窗口，上下兩個(gè)窗口都可以獨(dú)立滾動(dòng)，你可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行調(diào)整，不需要再來回折騰。是不是很方便呢？

拆分后效果

用好Word意味著早點(diǎn)下班

當(dāng)然，Word的使用技巧還有很多，小編在此拋磚引玉，希望大家能夠充分發(fā)掘Word里面的各種功能，將時(shí)間用在刀刃上，早點(diǎn)下班。

隨著云技術(shù)的普及，Office系列軟件也進(jìn)入了云時(shí)代，目前微軟主推的是Office 365，將Office轉(zhuǎn)變成為一種服務(wù)。我們可以形象理解Office 365為“年費(fèi)會(huì)員”，以年為單位銷售服務(wù)使用權(quán)，讓你第一時(shí)間用到最新的Office。

對于法律人來說，一年百來塊錢不算很多，而且，我們還有萬能的淘寶呢。

P.S．：還在用Word 2003的律師們，今年好像是2016年了吧？

—— 正文完，歡迎點(diǎn)擊下方智合在線沙龍，最快獲得一手實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn) ——

責(zé)編 | Sarah

編輯 | Angie

分類 | 原創(chuàng)