一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。每個人一周有168小時，其中睡眠56個小時、吃飯和休息21個小時，剩下的由個人支配只有91個小時，也就是說每天13小時。你的每一年、每個月、每周、每一天、每一個小時、每一分鐘都是有價值的，金錢是一分一分掙來的，而時間是一分鐘一分鐘擠出來的。浪費多少時間，就會浪費多少金錢，所以我們才要高效管理時間。正如現(xiàn)代管理之父、管理學(xué)大師彼得·杜拉克（Peter F．Drucker）曾說：“時間是最稀有的資源；管理不了時間，其他的一切也都無從管理了?！?/p>

帕金森定律：工作本可提早完成，卻要拖拖拉拉，耗盡分配時間為止。要是我們?nèi)圆唤橐鈺r間的流逝，那我們還能抓住什么？時間抓不住，但是可以擠出來，不要被時間的竊賊輕易偷竊！那什么是時間的竊賊？

1、有形（自覺）的時間竊賊：電話干擾（撥打或接聽）；文山會海；不速之客打擾；閱讀、游戲或上網(wǎng)；官僚作風(fēng)；溝通不足；辦公室政治；資源不足；桌面零亂、丟三落四；交通阻塞。

2、無形（不自覺）的時間竊賊：欠缺周詳計劃；不懂分辨先后緩急；過分注意細(xì)節(jié)；猶豫不決；無法說“不”；拖延；善忘；不懂授權(quán)；欠缺組織；健康欠佳。

以上時間的竊賊行為總體來看，可以分為四類：工作（不得不做的事項）、投資（健身、學(xué)習(xí)等行為）、閑耗（沒有回報和結(jié)果的會議、會面等行為）和浪費（無意義的酗酒、游樂等行為）。如果你想快速成功，就要學(xué)會高效的時間管理，即盡可能高效高質(zhì)量完成工作，減少閑耗與浪費的時間，提高用于投資的時間比例。

那我們該如何高效實行時間管理呢？下面我就用PDCA循環(huán)來分析一下高效的時間管理法：

一、計劃（Plan）

一個人沒有計劃，就肯定難以高效執(zhí)行，所以不管做什么工作，我們首先要有計劃，這樣才是高效執(zhí)行的前提。而計劃高效時間管理的關(guān)鍵在于每天同一時間制定《工作排程計劃表》，將工作事項的優(yōu)先次序?qū)懴拢瑢⒅匾志o急和重要不緊急的工作事項寫下。

工作排程計劃表

工作事項

期限要求

重要性

緊急程度

順序

時間

計劃完成時間

時間完成時間

完成情況

備注

1、根據(jù)崗位說明書，確定有哪些需要完成的工作事項。

只有清楚你每天要完成什么工作事項時，這一天才可能在美好的期望中開始，至少就不會有消極而怠慢的情緒發(fā)生。

2、確定以上工作事項有沒有對完成期限有要求。

只有清楚了解公司或者你的上司對該工作事項有沒有時間上的要求，這樣才不至于出現(xiàn)違抗公司或你的上司命令的行為。

3、判定以上工作事項的重要性和緊急程度。

（1）四象限原理

A、緊急又重要事項（I象限）：成功人士一般需安排20-25%的工作時間來處理，如危機、緊急事項、迫切事項、限期完成事項、準(zhǔn)備事項等。

B、重要但不緊急事項（II象限）：成功人士一般需安排65-80%的工作時間來處理，如準(zhǔn)備事項、防患未然、建立人際關(guān)系、改善產(chǎn)能、發(fā)展新機會、規(guī)劃、休閑等。

C、緊急但不重要事項（III象限）：成功人士一般需安排15%的工作時間來處理，如不速之客、造成干擾的電話信件報告會議、必要而不重要的事項、受歡迎的活動等。

D、不緊急也不重要事項（IV象限）：成功人士一般需安排少于1%的工作時間來處理，如忙碌而瑣碎的事、處理一般函件等文件、某些電話、消磨時光、有趣活動等。

（2）ABC優(yōu)先法：根據(jù)計劃事項的重要和緊迫程序，按照最重要的（A）、重要的（B）和不重要的（C）分類來管理時間。

A、A類（規(guī)劃與發(fā)展等重要且緊迫的工作）：成功人士一般每天1-3件，占總工作量的15-20%，所費時間則占總工作時間的60-80%。

B、B類（持續(xù)性項目等較重要的工作）：成功人士一般每天5件，占總工作量的30-40%，所費時間則占總工作時間的20-40%。

C、C類（日常性事務(wù)）：成功人士的日常性事務(wù)占總工作量的15-20%，所費時間則占總工作時間的15%。

（3）二八法則（帕累托定律）：80%的工作事項只需要20%的努力。而20%的工作事項是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的工作事項，然后根據(jù)價值大小，分配時間。

A、確定計劃的工作事項。

B、把計劃事項分為價值80%的工作事項、價值20%的工作事項2類。

C、根據(jù)計劃事項的工作價值來分配時間和精力。

成功人士會用80%的時間和精力做20%“價值為80%”的工作事項，而其余80%“價值為20%”的工作事項只會用20%的時間和精力。

4、根據(jù)以上工作事項的期限要求、重要性和緊急程度，預(yù)計按什么先后順序并在什么時間來執(zhí)行，同時確定計劃完成時間。

（1）將重要又緊急的工作事項和重要不緊急的工作事項寫入《工作排程計劃表》，確保有大塊時間來處理，這樣就清楚你還剩多少時間可供你支配其他工作事項。

這些重要的工作事項只有充足的時間才可能保證質(zhì)量，而設(shè)置計劃完成時間則能督促你規(guī)定時間內(nèi)完成，有利于提高效率。

（2）將細(xì)碎的時間分配給其他工作事項，見縫插針，充分利用。

二、執(zhí)行（Do）

計劃制定出來，只是完成了第一步，還要堅持認(rèn)真執(zhí)行。而執(zhí)行計劃的核心是，只做每天《工作排程計劃表》計劃的工作事項，只想寫下來的問題，一次只做好一件好的工作事項，每件工作事項做完后立即寫上完成情況，甚至填入備注內(nèi)容。

1、優(yōu)先處理當(dāng)務(wù)之急和重要但不緊急的工作事項

必須清楚了解自己的生理時間，在自己工作效率最佳時段，全心全力處理當(dāng)天最重要工作。將當(dāng)務(wù)之急安排在黃金時段全力處理，然后把更多的精力放在重要但不緊急的工作事項上，因為緊急且重要的工作事項大多是沒很好解決掉重要但不緊急的工作事項，這就需要在相對前期的時間段內(nèi)辛苦一些。做好重要但不緊急的工作事項就好比努力將房屋的（承重）結(jié)構(gòu)做好，做好關(guān)鍵的水電等工程，在遇到風(fēng)雨的時候只需要小修小補即可，不會有“坍塌”的風(fēng)險。在工作中更關(guān)注對工作職責(zé)、流程、程序、關(guān)系等方面，而不是一事一議，總是循環(huán)的忙。

2、執(zhí)行計劃完成的工作事項并記錄

（1）執(zhí)行《工作排程計劃表》；

（2）追蹤已完成的工作事項而消費的時間情況；

（3）重視自己時間的使用狀況，拒絕時間浪費；

（4）記錄完成每一件工作事項的時間消費情況；

（5）立即用縮略法把計劃工作事項的完成情況簡要記錄下來，其他情況如需要特別備注的則記入備注。

3、執(zhí)行中需注意的事項

（1）整塊時間內(nèi)要保證工作的連續(xù)性，集中處理當(dāng)務(wù)之急和重要但不緊急的工作事項。

（2）特定時間內(nèi)只解決一件工作事項，不能想到什么做什么。

（3）將大塊時間細(xì)分，設(shè)立小目標(biāo)，以提高效率，促進(jìn)目標(biāo)的達(dá)成。

（4）一個時間段分配給一件工作事項，就得心無旁騖，沉下心來完成。

（5）必須嚴(yán)格執(zhí)行計劃，嚴(yán)格規(guī)定計劃完成時間，遵守時間，保證計劃的神圣性。不要抱怨任務(wù)怎么這么多，如你在制定時已充分考慮到可利用的時間。除非你完全沒有執(zhí)行這個計劃的能力，否則不要輕易對計劃進(jìn)行大的調(diào)整，那等于是對你制定計劃時智商和判斷力的否定。

三、檢查（Check）

要及時檢查、監(jiān)督計劃執(zhí)行情況，從檢查中獲得反饋，及時進(jìn)行調(diào)整和補救。檢查計劃執(zhí)行情況的目的是將《工作排程計劃表》中的實際完成時間與計劃完成時間比較，借以得出實際工作進(jìn)度，并判定計劃完成程度，并通過預(yù)測后期進(jìn)度對計劃能否如期完成作出事先估計。

1、總結(jié)計劃完成情況

（1）哪些工作事項完成得好；

（2）哪些工作事項完成得不好，并分析完成得不好的原因，以求改進(jìn)。

2、評估《工作排程計劃表》需改進(jìn)的地方

（1）重要性和緊急程度是否設(shè)置正確；

（2）時間分配得是否合理；

（3）先后順序是否合理；

（4）是否有節(jié)省的時間（每天以分鐘計，每周則以小時計），節(jié)省出來的時間完成了什么工作事項。

3、追蹤浪費時間的原因

根據(jù)《工作排程計劃表》，追蹤一天的計劃完成情況，幫助識別出浪費時間的主要原因。

四、總結(jié)（Action）

總結(jié)就是把一段時間內(nèi)《工作排程計劃表》中的各種經(jīng)驗或情況進(jìn)行分析研究，做出有指導(dǎo)性的結(jié)論。通過總結(jié)力求打破現(xiàn)狀，實現(xiàn)時間管理的突破，螺旋上升，從而實現(xiàn)高效。

1、鞏固措施

（1）克服精力分散

A、導(dǎo)致精力分散的個人因素：辦事拖沓；排錯任務(wù)優(yōu)先順序；工作失誤；社交干擾；定時完成力所不能及的事。

B、導(dǎo)致精力分散的公務(wù)因素：各種干擾；無權(quán)決定自己正在完成的任務(wù)；沒有途徑獲得發(fā)展生意所需的信息；交流不當(dāng)；闡述客戶所關(guān)心的問題時得不到所需的支持。

（2）克服辦事拖沓：大題小做；將相似任務(wù)歸類；做完再走；盡快開工；從最難處入手；設(shè)最后期限；避免壓力；勿求完美；運用核對清單；做出根本性行為改變。

（3）消除干擾：計劃工作日（不要等待干擾）；甄選電話造訪（不聽任自受干擾）；安排好會議（避免心血來潮的會議）；將相似活動歸類（一次集中處理）；分?jǐn)傌?zé)任（不對已授權(quán)的任務(wù)事必躬親）；再培訓(xùn)同事；自我干擾（辦公室轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去、瞎聊錳侃、進(jìn)行不必要銷售造訪等）。

（4）設(shè)定敞開辦公室大門的具體時間：來客剛落座就問“我能為您做點什么”，集中所有注意力，并且向來客表明自己理解其所表達(dá)的訊息，如太忙，不請喝咖啡喝茶等，也可另找人幫忙，或另約時間。

（5）學(xué)會準(zhǔn)時：不準(zhǔn)時的根源在于控制欲、傲慢自大、完美主義、焦慮或不確定、叛逆性、渴望引人注目。只有從自己做起學(xué)會準(zhǔn)時，別人才會也跟著學(xué)會準(zhǔn)時，這樣就都不會浪費時間，工作才有可能高效。

（6）學(xué)會適時說“不”：量力而行說“不”，對己對人都是一種負(fù)責(zé)，否則不僅浪費時間，還會對已對人造成障礙。接到別人的委托時，不要急于說“是”而是分析一下自己能否如期按質(zhì)完成。如不能，那要具體與委托人協(xié)調(diào)，在必要時刻要敢于說“不”。

2、下步打算

（1）進(jìn)一步強化時間意識；

（2）讓未來的《工作排程計劃表》更富有成效、意義更明確；

（3）為下一個PDCA循環(huán)的不斷改善提供依據(jù)。

總結(jié)經(jīng)驗，肯定成績，糾正錯誤，持續(xù)發(fā)展，這是PDCA循環(huán)所以能上升、前進(jìn)的關(guān)鍵。PDCA循環(huán)的四個階段，體現(xiàn)著科學(xué)認(rèn)識論的一種具有管理手段和一套科學(xué)的工作程序。它不僅在時間管理工作中可以運用，同樣也適合于其他各項管理工作。

其實，時間不僅僅是金錢，時間遠(yuǎn)比金錢更寶貴，更有價值。因為花費了金錢尚可賺回，而一旦喪失了時間，任何人都無力挽回，但往往我們工作生活中很少會意識到時間的浪費。所以，時間是人生最寶貴的財富和資本，荒廢時間等于荒廢生命。管理好自己時間，既是對自己的財富和資本負(fù)責(zé)，也是對自己的生命負(fù)責(zé)，更是對企業(yè)和社會的負(fù)責(zé)！（作者：湯夢華）