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在政協(xié)機(jī)關(guān)日常工作中，管理者需要通過協(xié)調(diào)來調(diào)整和改善部門之間和人際之間的關(guān)系；保證整個系統(tǒng)中各部分、各人員的活動同整體的目標(biāo)一致，最大限度地調(diào)動人們的積極性，獲取最佳的工作效果，完成管理者制定的任務(wù)。 一、領(lǐng)導(dǎo)活動協(xié)調(diào)。 政協(xié)主席、副主席、秘書長活動比較多，任務(wù)比較重，必須做好這方面的協(xié)調(diào)工作。這是機(jī)關(guān)綜合部門的一項(xiàng)繁重、但必須完成好的任務(wù)。 (一)內(nèi)容和原則 政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)活動需要協(xié)調(diào)的內(nèi)容很多。但總的講不外乎兩大類：一是參加外部門邀請的活動，二是參加內(nèi)部組織的活動。由于各種活動性質(zhì)的不同，掌握的原則也各異，一般說來，有5種情況。 1、履行職能。政協(xié)開展各種形式的協(xié)商監(jiān)督，如常委會議、主席會議以及各專門委員會會議等，都要有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)參加。參加這些活動應(yīng)掌握的原則是： 政協(xié)委員會組織的協(xié)商監(jiān)督活動，是政協(xié)履行職能的重要層次，主席、副主席、秘書長均應(yīng)力爭參加。如果這些活動和其它活動發(fā)生矛盾，除非特殊需要，可抽出一、二位領(lǐng)導(dǎo)者外，其余情況都要服從協(xié)商監(jiān)督活動。抽出的人員，要盡量避開與本次協(xié)商監(jiān)督議題直接相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。 專門委員會組織的協(xié)商監(jiān)督活動，宜請分管的領(lǐng)導(dǎo)出席。如果分管的主席或副主席不在，可請秘書長或秘書長委托的副秘書長出席。 2、工作部署。上級政協(xié)或同級黨委召開會議，研究部署工作，一般要請政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)參加。參加這些活動應(yīng)掌握的原則是： 點(diǎn)名XXX參加的會議，請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加； 綜合性的內(nèi)容，請主要領(lǐng)導(dǎo)參加。因這種會議精神的貫徹落實(shí)需要通盤考慮，只有主要領(lǐng)導(dǎo)親自聽，才能深刻領(lǐng)會精神，提高認(rèn)識，以便統(tǒng)一一班人的思想。 “線上”的內(nèi)容，請分管領(lǐng)導(dǎo)參加； 事務(wù)性的內(nèi)容請秘書長參加。 3、出場作陪。黨政系統(tǒng)如開會議，舉辦活動，一般要請政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)到場，以示重視。這些活動，有些是必要的，有些則屬改革、精簡之列。但在目前形勢下，不管何種情況，對方相約，宜予安排。 這樣的活動，要請身體好的副主席多參加。 4、交往禮遇。包括外出領(lǐng)隊(duì)和來客接待。前者可根據(jù)需要適當(dāng)安排，后者則要視來客規(guī)格而定，一般情況下，應(yīng)掌握對等的原則，即來客最高領(lǐng)導(dǎo)屬哪級干部，我方也以同級干部出面。在有些特殊情況下，也有例外。 高格接待。上級機(jī)關(guān)或外單位派來的特使，因其負(fù)有特殊的任務(wù)，或領(lǐng)導(dǎo)直接委派，一般要高格接待。即使是一般干部，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)出面。 低格接待。聯(lián)系辦理一般事務(wù)性事宜，只要相關(guān)部門積極熱情幫助辦理即可。 5、活動特邀。政協(xié)作為統(tǒng)戰(zhàn)工作的本部，黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位舉辦的活動，經(jīng)常邀請參加。如各種典禮、比賽、奠基、節(jié)慶等。參加這樣的活動應(yīng)掌握的原則是： 同級黨政舉辦的全局性、大型活動主要領(lǐng)導(dǎo)參加； 部門舉辦的活動分管該系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)參加； 綜合部門的活動多請非中共副主席參加； 一般活動多請年紀(jì)較輕、體質(zhì)較好的領(lǐng)導(dǎo)參加。 (二)協(xié)調(diào)方法 1、歸“口”安排。邀請政協(xié)主席、副主席、秘書長出席各種會議和活動，不管是政協(xié)本身還是其他單位，都統(tǒng)一歸“口”政協(xié)辦公廳(室)負(fù)責(zé)聯(lián)系安排，這樣做的好處是： (1)有利于“規(guī)格”一致。主要是同參加同一活動的其它單位領(lǐng)導(dǎo)規(guī)格的平衡。有些活動需要政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)參加。有些活動，本來政協(xié)部門領(lǐng)導(dǎo)參加即可，邀請單位也想請政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)參加，造成政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)活動過分集中，應(yīng)接不暇；而政協(xié)各專門委員會卻相對清閑，影響了作用的發(fā)揮，也不利于專門委員會樹立權(quán)威，開展協(xié)商監(jiān)督工作。“歸口”辦公廳〔室)對活動的協(xié)調(diào)安排，口徑一致，可有效地解決這個問題。 (2)有利于平衡。各位領(lǐng)導(dǎo)的活動可統(tǒng)一協(xié)調(diào)，避免忙閑不均。 (3)防止撞車。多種渠道安排活動，最容易造成“撞車”，影響工作。 2、細(xì)致具體。協(xié)商安排領(lǐng)導(dǎo)活動，要十分具體。包括： (1)時(shí)間：時(shí)間要詳細(xì)，具體落實(shí)到年、月、日、時(shí)、分。 (2)內(nèi)容：說明是會議還是參觀、調(diào)研等，以使領(lǐng)導(dǎo)知道自己在活動中的身份，做好應(yīng)有的準(zhǔn)備。 (3)地點(diǎn)：會議(活動)地點(diǎn)必須具體，要提示出明確的單位、會議室。到外埠活動，還要講清市、縣以及乘車路線。 (4)參加領(lǐng)導(dǎo)：出席領(lǐng)導(dǎo)人姓名。 (5)參加部門：同一活動中參加的部門或中層領(lǐng)導(dǎo)。 (6)承辦單位：明確活動的承辦單位，如有事情便于聯(lián)系。 具體安排可以采用列表的辦法(附樣13-1)。 3、適時(shí)微調(diào)。政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)的活動，有些是預(yù)先研究安排的，但也有不少是臨時(shí)增加的、有時(shí)候臨時(shí)增加的活動比預(yù)先安排的還多。這就需要適時(shí)進(jìn)行微調(diào)。微調(diào)的方法是： 在原活動安排的基礎(chǔ)上適當(dāng)穿插； 必要的婉言謝絕，尤其是在活動沖突時(shí)，有些可參加可不參加的活動予以謝絕； 換人。此法在特殊情況下才使用。如臨時(shí)活動是某領(lǐng)導(dǎo)分管線上的、比較重要的活動，而原計(jì)劃安排給該領(lǐng)導(dǎo)的活動與他(她)關(guān)系并不直接。在這種情況下，征得同意后，適當(dāng)調(diào)換。 (三)溝通，包括兩個方面； 1、與安排參加活動的領(lǐng)導(dǎo)溝通。包括3個方面，一是初步名單排好后，要征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見；二是詢問領(lǐng)導(dǎo)本身擬安排的活動，以便統(tǒng)調(diào)；三是出席活動領(lǐng)導(dǎo)名單確定之后，由于有某種特殊情況，有的領(lǐng)導(dǎo)不在或有重要任務(wù)，不能出席，這就需要重新溝通，再次協(xié)商安排。 2、同邀請單位溝通。經(jīng)過落實(shí)后的出席領(lǐng)導(dǎo)名單，要反饋到邀請單位，特別是上級政協(xié)和同級黨委召開會議，如果參加人與規(guī)定要求有變化，一定要事先征求意見，同意后再與會。 [附樣13-1] 本周市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)主要活動安排 ┏━━━━━━┳━━━━━━━━┳━━━━━┳━━━━┳━━━━┳━━━━┳━━━┓ ┃ 時(shí) 間 ┃ 內(nèi) 容 ┃ 地 點(diǎn) ┃參加領(lǐng)導(dǎo)┃參加部門┃承辦部門┃備 注┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃及人員 ┃ ┃ ┃ ┣━━━━━━╋━━━━━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━┫ ┃X月X日14：30┃換屆準(zhǔn)備情況匯報(bào)┃XXX會議室 ┃XX、XX、┃ ┃XXX ┃ ┃ ┣━━━━━━╋━━━━━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━┫ ┃XX日8：30 ┃匯報(bào)走訪委員情況┃XXX會議室 ┃XXX、XX ┃ ┃XXX ┃ ┃ ┣━━━━━━╋━━━━━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━┫ ┃XX日10：00 ┃新聞發(fā)布會 ┃中級法院 ┃XXX ┃ ┃XXXX ┃市法院┃ ┣━━━━━━╋━━━━━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━┫ ┃XX日14：00 ┃聯(lián)歡會 ┃八一禮堂 ┃XXX ┃ ┃XXXX ┃市婦聯(lián)┃ ┣━━━━━━╋━━━━━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━┫ ┃XX日14：00 ┃主席會議傳達(dá) ┃XXX會議室 ┃XXX、XX ┃ ┃XXX ┃ ┃ ┃ ┃省政協(xié)座談會精神┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┣━━━━━━╋━━━━━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━┫ ┃XX日14：30 ┃黨組會 ┃XXX會議室 ┃XXXX ┃ ┃XXX ┃ ┃ ┣━━━━━━╋━━━━━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━┫ ┃XX日l1：30 ┃開業(yè)典禮 ┃XX大酒店 ┃XX ┃ ┃XXXX ┃體委 ┃ ┣━━━━━━╋━━━━━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━┫ ┃XX日9：00 ┃勞務(wù)交流大會 ┃XXX體育館 ┃XXX ┃ ┃XXXX ┃勞動局┃ ┗━━━━━━┻━━━━━━━━┻━━━━━┻━━━━┻━━━━┻━━━━┻━━━┛ (四)催辦提醒 由于活動安排一般時(shí)間較長，有些領(lǐng)導(dǎo)工作一忙往往忘掉。 這就要求秘書部門明確責(zé)任，有人兼管催辦提醒事宜，在活動進(jìn)行之前的適當(dāng)時(shí)機(jī)，提醒參加活動的領(lǐng)導(dǎo)按時(shí)出席，以免誤事。 二、秘書長(主任)辦公會協(xié)調(diào) (一)議事范圍 1、化解矛盾 政協(xié)各秘書長、委辦主任，由于各人分管業(yè)務(wù)的局限和認(rèn)識上的差距，往往對同一問題產(chǎn)生不一致的看法。秘書長辦公會應(yīng)從全局出發(fā)，從黨性出發(fā)，主動地做好領(lǐng)導(dǎo)成員間的通氣協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一思想，統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一行動，抵制和克服種種消極因素。這是一項(xiàng)經(jīng)常的不可忽視的思想?yún)f(xié)調(diào)工作。 2、協(xié)調(diào)任務(wù) 一般情況下，政協(xié)各委辦履行著各自的任務(wù)，但有時(shí)為了某項(xiàng)中心工作，就要各部門彼此配合。待別是為了完成一個大型活動、大型會議，如召開政協(xié)全委會、工作經(jīng)驗(yàn)交流會等等，這種活動各方面的準(zhǔn)備工作任務(wù)量很大，依靠哪一個部門是無法完成的，只有動員全機(jī)關(guān)的力量才能適應(yīng)。類似的情況，需要秘書長辦公會議對任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)，使之做到分工合理，步調(diào)一致。 進(jìn)行這種協(xié)調(diào)，要注意4個方面的問題： (1)任務(wù)分配盡量結(jié)合各委辦的業(yè)務(wù)工作； (2)在總體上要盡量平衡，不要形成“苦”“樂”不均； (3)事先要和任務(wù)主要承擔(dān)者單位的領(lǐng)導(dǎo)溝通； (4)要統(tǒng)籌兼顧，任務(wù)長短線結(jié)合。 3、研究人事 在政協(xié)機(jī)關(guān)，由于工作需要，各委辦之間進(jìn)行人員調(diào)整是經(jīng)常的事。秘書長辦公會議根據(jù)有關(guān)部門的要求，對人員調(diào)整進(jìn)行研究，彌補(bǔ)空缺，以便適應(yīng)工作需要。在研究人事的時(shí)候，需特別注意： (1)慎之又慎。確需調(diào)整的才去調(diào)整； (2)要和有關(guān)方面溝通(包括主管領(lǐng)導(dǎo)，調(diào)出、調(diào)入單位領(lǐng)導(dǎo))； (3)調(diào)令即出，無特殊情況一定要執(zhí)行； (4)嚴(yán)格保密。特別是在溝通過程中一定要做到守口如瓶。 4、平衡事務(wù) 為了保證委辦工作順利進(jìn)行，解決好經(jīng)費(fèi)、用車、用房、會議室等問題是重要條件。 秘書長辦公會議對行政事務(wù)的平衡，著眼在大的方面，如經(jīng)費(fèi)的“切塊”、車輛的增減、房產(chǎn)的添置等。 (二)議題準(zhǔn)備 為了達(dá)到協(xié)調(diào)的目的，在召開協(xié)商會議以前，必須做好各項(xiàng)議題準(zhǔn)備工作。 1、宏觀議題綜合部門準(zhǔn)備。辦公廳(室)是政協(xié)機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)。它處于機(jī)關(guān)的樞紐地位，它的任務(wù)之一就是輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策。對于秘書長辦公會議需要研究的宏觀性問題，即涉及到機(jī)關(guān)全面性問題，如全委會、節(jié)日慶典、工作會議、經(jīng)驗(yàn)交流會等，一般由辦公廳(室)負(fù)責(zé)擬定初步意見，再由秘書長辦公會議審定實(shí)施。 2、委辦議題委辦準(zhǔn)備 秘書長(主任)辦公會議有時(shí)要研究委辦工作的有關(guān)事項(xiàng)，該委辦就要將所議議題，提前做好準(zhǔn)備，并事先與秘書長溝通，說明所辦事項(xiàng)的目的意義以及各項(xiàng)安排意見。 3、建議議題分管準(zhǔn)備 秘書長或副秘書長建議召開秘書長辦公會議研究某個議題，其準(zhǔn)備工作由提出建議的秘書長或副秘書長負(fù)責(zé)。如研究春節(jié)茶話會的籌備工作，正式開會前，負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的同志就應(yīng)把茶話會的時(shí)間、地點(diǎn)、參加單位、人員以及其它事項(xiàng)有初步設(shè)想，待開會時(shí)由其先匯報(bào)，然后研究審定。 (三)主持 秘書長(主任)辦公會議協(xié)調(diào)，應(yīng)由秘書長或秘書長委托的副秘書長主持。除會議正式成員外，要安排秘書人員，做好記錄，必要時(shí)要寫會議紀(jì)要，以便催辦落實(shí)，也可以作為議定事項(xiàng)的文字依據(jù)。 會議主持人對議題要胸中有數(shù)，頭腦冷靜，審時(shí)度勢，果斷處置、問題經(jīng)過反復(fù)協(xié)商，條件成熟，即可拍板立案，不可優(yōu)柔寡斷，坐失良機(jī)。 會議結(jié)束前主持人要做好總結(jié)。對所議議題的落實(shí)，要明確具體負(fù)責(zé)人和辦理單位，對由于某種原因或時(shí)機(jī)不成熟，一時(shí)定不下來的問題；主持人也要說明理由。 (四)碰頭會 碰頭會是在特殊情況下為研究處理某項(xiàng)緊急任務(wù)臨時(shí)召集的秘書長辦公會議。這種會議一般時(shí)間短，議事快，速戰(zhàn)速決。 召開碰頭會是秘書長協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)事務(wù)的一種重要形式，它的好處是： 1、可隨時(shí)召開，機(jī)動靈活，有利于問題的及時(shí)處置； 2、召開會議研究、協(xié)凋，可避免處理問題的片面性； 3、有利于加強(qiáng)集體領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)秘書長班子的協(xié)調(diào)一致。 三、廳(室)務(wù)會協(xié)調(diào) 辦公廳(室)是政協(xié)機(jī)關(guān)的綜合部門，它的協(xié)調(diào)任務(wù)占工作中相當(dāng)大的比重。一是辦公廳(室)內(nèi)部各部門諸項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)，二是辦公廳(室)作為綜會部門所承擔(dān)的全機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)事宜。因此，辦公廳(室)內(nèi)外配合是否默契，對政協(xié)工作任務(wù)的完成起著舉足輕重的作用。 (一)健全制度 政協(xié)辦公廳(室)擔(dān)負(fù)著極為復(fù)雜繁重的任務(wù)?！熬€”長“面”寬“點(diǎn)”多，因此必須健全制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，使繁雜的工作納入制度化、規(guī)范化的運(yùn)轉(zhuǎn)渠道。其中比較有效的辦法是建立主任會議和廳(室)務(wù)會議制度。 1、主任會議 辦公廳(室)一般有主任和副主任3至5人，他們各自承擔(dān)著一定的任務(wù)，形成一個領(lǐng)導(dǎo)集體。主任會議就是使這個領(lǐng)導(dǎo)集體實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的具體措施。 (1)時(shí)間：每周或半月1次。 (2)內(nèi)容：總結(jié)前次主任會議分配任務(wù)的完成情況，研究部署下段工作。對于沒完成的任務(wù)，要找出原因，明確責(zé)任。 (3)注意事項(xiàng)：主任會議要有議有決，待別是會議主持者，在充分聽取大家意見的基礎(chǔ)上，要適時(shí)亮明自己的觀點(diǎn)(結(jié)論)，不能兜圈子。 主任會議不宜過長，要開門見山。研究問題，勿需贅述，開始就亮明問題實(shí)質(zhì)。 有不同意見要充分發(fā)表，不能當(dāng)面贊成，背后發(fā)牢騷，或拖著不辦。 2、廳(室)務(wù)會議 這是與主任會議相輔相承的會議。參加范圍是主任、副主任和辦公廳(室)各部門負(fù)責(zé)人。 (1)時(shí)間：一月一次。 (2)內(nèi)容；主任會議研究協(xié)商的工作，有一些由分管的主任或副主任直接落實(shí)，重要的要提交到廳(室)務(wù)會上去進(jìn)一步研究，以便統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)矛盾。廳(室)務(wù)會還實(shí)進(jìn)行總結(jié)講評。對完成任務(wù)好的要肯定，對無故完不成任務(wù)的要進(jìn)行批評，并把表揚(yáng)和批評記入本人的考察檔案。 (二)落實(shí)責(zé)任 對于主任會議和廳(室)務(wù)會議協(xié)調(diào)部署的工作，要明確責(zé)任，其中包括； 1、責(zé)任人：包括分管領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門。 2、完成時(shí)限：有的工作屬一次性，可規(guī)定最終完成時(shí)間，有的工作，過程較長，可明確每個階段的大體完成時(shí)間。 3、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：事務(wù)性工作可明確量化標(biāo)準(zhǔn)，其它工作可提出要求。 (三)檢查督促 對研究協(xié)調(diào)的工作進(jìn)行檢查督促，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，避兔“秋后算帳”。檢查督促可分兩個層次： 1、辦公廳(室)主要領(lǐng)導(dǎo)。有4個方面的任務(wù)： (1)全面考慮下一個階段的工作，使計(jì)劃安排有“保留量”； (2)回顧協(xié)調(diào)有無失當(dāng)，需要調(diào)整； (3)了解各項(xiàng)工作進(jìn)展情況，幫助處理發(fā)生的問題； (4)狠抓本階段的重點(diǎn)工作，特別是對一些難度較大的工作，要深入實(shí)際，進(jìn)行具體幫助。但要注意，不能包辦代替。 2、分管主任或副主任，主要是按照所承擔(dān)的任務(wù)，檢查指導(dǎo)，有必要時(shí)可親自主辦。 (四)總結(jié)反饋 各承辦單位在完成任務(wù)后，本著“事事有結(jié)果，件件有回音”的原則，搞好反饋工作。根據(jù)實(shí)際情況，對辦結(jié)事項(xiàng)的反饋可采取： (1)重大事項(xiàng)，如重要會議準(zhǔn)備、領(lǐng)導(dǎo)講話稿草擬等，除隨時(shí)匯報(bào)進(jìn)展情況外，可在一定形式的會議上，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)正式匯報(bào)。 (2)屬于一般性事項(xiàng)，可將承辦情況口頭或書面直接向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。在反饋中要注意實(shí)事求是，一是一，二是二，辦理結(jié)果如與領(lǐng)導(dǎo)要求有出入，也要如實(shí)反映。 (3)實(shí)際過程中，因某種原因，落實(shí)有困難或一時(shí)落實(shí)不了的承辦單位要將原因及存在問題講清楚，及時(shí)反映給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便使領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，采取措施解決，不能迨誤工作。 (4)總結(jié)反映工作不管是書面形式，還是口頭匯報(bào)，都要堅(jiān)持有記錄，保證問題的真實(shí)性，以備查考。 |
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