1、單元格中輸入以下公式：=TEXT(NOW(),"aaaa") ==>得到當(dāng)天星期幾
　　如果輸入=now()的話則直接輸入日期時(shí)間
　　2、想要移動(dòng)某一個(gè)或幾個(gè)單元格到表中某一位置，選中它們，按下Shift鍵同時(shí)拖到要去的位置，待黑光標(biāo)變成“I”（縱向）或者“H”（橫向）形狀時(shí)，放下即可，絕不會(huì)復(fù)蓋周圍的記錄，它會(huì)擠進(jìn)去，很方便的
　　3. 幾個(gè)實(shí)用的快捷鍵
　　Ctrl+； 當(dāng)前日期
　　CTRL+D 復(fù)制上面單元格的數(shù)據(jù)到下面的單元格。本來樓主已經(jīng)說了，再補(bǔ)充一點(diǎn)：如果選定數(shù)據(jù)所在的單元格及它以下的任意空白單元格,按ctrl+D,可將選定的數(shù)據(jù)復(fù)制到空白單元格中
　　ctrl+' 復(fù)制上面單元格的數(shù)據(jù)到下面的單元格,和上面的Ctrl+D的區(qū)別是：不含格式,且為編輯狀態(tài)
　　CTRL+R 復(fù)制左邊的數(shù)據(jù)到右邊的單元格
　　CTRL+SHIFT+下箭頭或右箭頭 從當(dāng)前單元格選至當(dāng)前區(qū)域最下面或最右邊。
　　CTRL+* 選定當(dāng)前區(qū)域
　　CTRL+1 設(shè)置單元格格式
　　CTRL+2 加粗
　　CTRL+3 斜體
　　CTRL+4 下劃線
　　CTRL+5 刪除線(個(gè)人補(bǔ)充)
　　CTRL+7 顯示/隱藏“常用”工具欄
　　CTRL+9 隱藏所選單元格所在的行，如果選中了整列，則將隱藏全部單元格
　　Ctrl+Shift+9 取消隱藏行
　　Ctrl + 0 快速隱藏選中單元格所在列
　　Ctrl+Shift+0 取消隱藏列,如果選中了整行，則將隱藏全部單元格
　　F2 進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)
　　F4 在相對引用（如A1）和絕對引用（如$A?）間進(jìn)行轉(zhuǎn)換
　　F5 打開“定位”對話框（相當(dāng)于Ctrl+G）
　　F9 將公式直接轉(zhuǎn)化為數(shù)值
　　F11 快速插入圖表
　　alt+F11 進(jìn)入VBA編輯器
　　shift+F11 插入新工作表,表名：sheet
　　ctrl+F11 插入新工作表，表名：macro
　　Ctrl+~ 顯示當(dāng)前工作表中所有用到的公式
　　CTRL+SHIFT+F ：進(jìn)入選擇字體
　　CTRL+SHIFT+P ：進(jìn)入選擇文字大小
　　CTRL+TAB ：在打開的所有工作簿中逐個(gè)切換
　　CTRL+PAGE DOWN ：切換到當(dāng)前工作簿的下一個(gè)工作表
　　CTRL+PAGE UP ：切換到當(dāng)前工作簿的上一個(gè)工作表
　　CTRL+ - ：刪除當(dāng)前單元格（相當(dāng)于右鍵刪除，不同于DEL）
　　F4：F4的功能不只一個(gè)，我現(xiàn)在只說一個(gè)比較生僻點(diǎn)的。它可以重復(fù)你最后一步的格式操作。例如，你最后一步是給A1加了邊框，那么你把光標(biāo)移到A2處，然后按F4，那么A2也就加了邊框。注意：只能重復(fù)格式的操作。有點(diǎn)類似于格式刷。）
　　4. 復(fù)制所選單元格內(nèi)容后，再選擇目標(biāo)單元格，再直接回車即可實(shí)現(xiàn)快速粘貼！
　　5. 有個(gè)計(jì)算日期的公式用法，days360()
　　我常用來計(jì)算年齡，比如b1輸入出生年月日，在目標(biāo)格內(nèi)可以用這個(gè)公式來計(jì)算年齡，=days360(b1,today())/360,目標(biāo)格格式為數(shù)字即可。同時(shí)我們計(jì)算月份也可用這個(gè)公式：=days360(b1,today())/30
　　6. Excel中Ctrl+End是移動(dòng)到工組表的最后一個(gè)非空單元格
　　Excel中Ctrl+↓是移動(dòng)到當(dāng)前列的最后一個(gè)非空單元格（當(dāng)前列為連續(xù)）
　　Excel中雙擊任意單元格的下邊框也能移動(dòng)到當(dāng)前列的最后一個(gè)非空單元格（當(dāng)前列為連續(xù)），上下左右邊框都可以有相應(yīng)反應(yīng)
　　7. 若要設(shè)置格式中某一部分的顏色，請?jiān)谠摬糠值姆嚼ㄌ栔墟I入下列八種顏色名稱之一。顏色代碼必須為該部分的第一項(xiàng)。 [黑色] [藍(lán)色]
　　[藍(lán)綠色] [綠色]
　　[洋紅色] [紅色]
　　[白色] [黃色]
　　條件 若要設(shè)置滿足指定條件的數(shù)字的格式，則格式代碼中應(yīng)加入帶中括號的條件。條件由比較運(yùn)算符和數(shù)值兩部分組成。例如，下面的格式以紅色字體顯示小于和等于 100 的數(shù)字，而以藍(lán)色字體顯示大于 100 的數(shù)字。
　　[Red][100]

 

 

一、建立分類下拉列表填充項(xiàng)
　　我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。
　　1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。
　　2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。
　　仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……
　　3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。
　　再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
　　4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。
　　提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。
　　二、建立“常用文檔”新菜單
　　在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。
　　1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。
　　按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(如“常用文檔”)。
　　2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。
　　重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。
　　3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。
　　重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。
　　4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。
　　提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
　　三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
　　在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。
　　1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。
　　2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。
　　3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。
　　看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
　　四、制作“專業(yè)符號”工具欄
　　在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。
　　1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。
　　仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
　　2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。
　　切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個(gè)特殊符號就拖多少個(gè)按鈕)。
　　3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。
　　4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。
　　重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。
　　5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。
　　五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁面
　　有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。
　　1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。
　　2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個(gè)名稱(如“上報(bào)表”)后，單擊“確定”按鈕。
　　3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。
　　4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。
　　六、讓數(shù)據(jù)按需排序
　　如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。
　　1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
　　2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。
　　七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來
　　工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
　　1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號)。
　　2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。
　　3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。
　　經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。
　　提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。
　　八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
　　在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?
　　選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。
　　以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。
　　九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本
　　你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報(bào)》而煩惱呢?那就往下看吧。
　　1.執(zhí)行“工具→自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對話框。
　　2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。
　　3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。
　　十、在Excel中自定義函數(shù)
　　Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：
　　1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。
　　2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊——模塊1。
　　3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：
　　Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
　　4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。
　　以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。
　　提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。
　　十一、表頭下面襯張圖片
　　為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
　　1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。
　　2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域)。
　　3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了)。
　　提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
　　十二、用連字符“&”來合并文本
　　如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。
　　1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。
　　2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。
　　3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。
　　4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。
　　提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。
　　十三、快速打印學(xué)生成績條
　　常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。
　　此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。
　　1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A$2，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
　　2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。
　　至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
　　3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。
　　4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。
　　按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。
　　十四、Excel幫你選函數(shù)
　　在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。
　　執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。
　　十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)
　　有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí)，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。
　　執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。
　　以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。
　　十六、為單元格快速畫邊框
　　在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。
　　單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。
　　單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。
　　提示：①如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。
　　十七、控制特定單元格輸入文本的長度
　　你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。
　　例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時(shí)，我們再來到“出錯(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。
　　很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出示的警告對話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
　　十八、成組填充多張表格的固定單元格
　　我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。
　　那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。
　　但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。
　　十九、改變文本的大小寫
　　在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。
　　在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。
　　二十、提取字符串中的特定字符
　　除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。
　　如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。
　　二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞
　　將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。
　　二十二、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)
　　和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。
　　比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。
　　二十三、創(chuàng)建文本直方圖
　　除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。
　　比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：
　　在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到，一個(gè)沒有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。
　　二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)
　　有時(shí)候，我們可能對某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑?#8220;TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：
　　“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
　　該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。
　　二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換
　　這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel 2002就會(huì)自行安裝了。
　　完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。
　　二十六、給表格做個(gè)超級搜索引擎
　　我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容(包括靜態(tài)文本)都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢”，對目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。
　　比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個(gè)“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們在“輸入學(xué)生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出該學(xué)生的各科成績。具體實(shí)現(xiàn)的方法如下：
　　將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項(xiàng)。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數(shù)，點(diǎn)“確定”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們設(shè)置“Lookup_value”(指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值)為“C8”(即搜索我們在C8單元格中填入的人名)；“Table_array”(指數(shù)據(jù)搜索的范圍)為“A2∶B6”(即在所有學(xué)生的“語文”成績中搜索)；“Col_vindex_num”(指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號)為“2”(即數(shù)值在第2列)；“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。如果是，就為“TURE”)。設(shè)定完畢按“確定”。
　　此時(shí)回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP(C8，A2∶B6，2，F(xiàn)ALSE)”。復(fù)制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE)”(其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述)。
　　接下來，我們就來檢驗(yàn)“VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個(gè)學(xué)生名，比如“趙耀”，回車之下我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動(dòng)顯示出該生的入學(xué)成績了。
　　二十七、Excel工作表大綱的建立
　　和Word的大綱視圖一樣，Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項(xiàng)。并在彈出菜單的“選定匯總項(xiàng)”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。
　　二十八、插入“圖示”
　　盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”；而要表達(dá)資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當(dāng)然，要說明各種數(shù)據(jù)的交*重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調(diào)出“圖示”工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。
　　二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”
　　這是Excel 2002中的一個(gè)搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。
　　按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語音”的選項(xiàng)后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項(xiàng)目了。如圖21所示，打開一個(gè)表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時(shí)一個(gè)帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號時(shí)，Excel的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。
　　還有一點(diǎn)需要說明的是，如果你想調(diào)整Excel 2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標(biāo)，然后在“文字到語音”卡片上調(diào)整即可
　　三十、Excel中“攝影”功能的妙用
　　這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔镁谷皇恰?#8220;抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇，“指哪抓哪”。
　　要找到這個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng)。在“命令”卡片的“類別”中點(diǎn)“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們(圖23)，然后按下“攝影”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被“拍”了下來。然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示“照片”的地方(當(dāng)然，也可以是另一張表格)，再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。
　　不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動(dòng)原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了!
　　三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用
　　也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個(gè)由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。
　　比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學(xué)生成績表”，“Sheet2”為“二班學(xué)生成績表”，然后來到“Sheet3”，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn)“×班學(xué)生成績表!××單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。
　　三十二、“馴服”Excel 2002的剪貼板窗口
　　Excel 2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個(gè)項(xiàng)目(而Excel 2000只能容納12個(gè))。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何Office應(yīng)用程序之間來回拷貝，所以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實(shí)更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。
　　筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”，清除“自動(dòng)顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來，只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”和“復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可。
　　當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項(xiàng)，點(diǎn)擊彈出對話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對話框的“類別”列表中選取“編輯”，然后，在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標(biāo)置于“請按新快捷鍵”對話框中，并按下Alt+Shift+C(或者你喜歡的其他組合)，“關(guān)閉”對話框?，F(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel 2002的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。
　　提示：此秘技也適用于Word 2002、PowerPint 2002。
　　三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處
　　Excel 2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。
　　讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”。我們?nèi)匀唤栌?#8220;給表格做個(gè)超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此，數(shù)據(jù)來源有3個(gè)：C8、A2和C6。所以，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個(gè)單元格的所在(圖25)。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑挘部梢渣c(diǎn)擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕來讓Excel自動(dòng)幫我們檢查紕漏。
　　三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠標(biāo)”
　　我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”，但當(dāng)我們滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪上下翻頁時(shí)，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢?
　　點(diǎn)擊Excel 2002“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框，點(diǎn)“確定”后，我們再來看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能：
　　在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下，上下滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會(huì)以15%的比例放大或縮小，而只有當(dāng)我們按住Ctrl鍵，再滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，工作表才會(huì)像往常一樣上下翻頁。另外，如果我們使用了Excel的“分級顯示”，那么當(dāng)我們按住Shift和滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí)踐中慢慢摸索。
　　三十五、Excel 2002“監(jiān)視”窗口的應(yīng)用
　　如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí)，Excel中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動(dòng)時(shí)是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。
　　在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然后單擊“顯示監(jiān)視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)”。這時(shí)，“監(jiān)視窗口”的列表中就出現(xiàn)了被Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。
　　以后，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會(huì)不請自來了。
　　提示：當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時(shí)，只有當(dāng)所有被引用的工作簿都打開時(shí)，才能在“監(jiān)視窗口”的列表中顯示出來。

 

 

 

 

在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。
　　一、輸入文本
　　Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵。
　　二、輸入分?jǐn)?shù)
　　幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們在單元格中輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開，比如我們在輸入1/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。
　　三、輸入負(fù)數(shù)
　　在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識，也可將數(shù)字置在（）括號內(nèi)來標(biāo)識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。
　　四、輸入小數(shù)
　　在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當(dāng)輸入帶有逗號的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88 000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。
　　五、輸入貨幣值
　　Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。
　　六、輸入日期
　　Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。
　　七、輸入時(shí)間
　　在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24小時(shí)制輸入，也可以按12小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38秒，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+;鍵。
　　了解Excel公式的錯(cuò)誤值
　　經(jīng)常用Excel的朋友可能都會(huì)遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果公式不能計(jì)算正確結(jié)果，Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格。以下是幾種常見的錯(cuò)誤及其解決方法。
　　1．#####！
　　原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn)生了一個(gè)負(fù)值，就會(huì)產(chǎn)生#####！錯(cuò)誤。
　　解決方法：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過拖動(dòng)列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統(tǒng)，那么Excel中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì)導(dǎo)致#####！錯(cuò)誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時(shí)間型來顯示該值。
　　2．#VALUE!
　　當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對象類型時(shí)，或者當(dāng)公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#VALUE!。
　　原因一：在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。
　　解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如：如果單元格A1包含一個(gè)數(shù)字，單元格A2包含文本"學(xué)籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯(cuò)誤值#VALUE!?？梢杂肧UM工作表函數(shù)將這兩個(gè)值相加（SUM函數(shù)忽略文本）：=SUM（A1:A2）。
　　原因二：將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。
　　解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。
　　原因三：賦予需要單一數(shù)值的運(yùn)算符或函數(shù)一個(gè)數(shù)值區(qū)域。
　　解決方法：將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。
　　3．#DIV/O!
　　當(dāng)公式被零除時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值#DIV/O!。
　　原因一：在公式中，除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運(yùn)算對象是空白單元格，Excel將此空值當(dāng)作零值）。
　　解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。
　　原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零，例如：=5/0。
　　解決方法：將零改為非零值。
　　4．#NAME?
　　在公式中使用了Excel不能識別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NAME?。
　　原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。
　　解決方法：確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在。選擇菜單"插入"|"名稱"|"定義"命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用"定義"命令添加相應(yīng)的名稱。
　　原因二：名稱的拼寫錯(cuò)誤。
　　解決方法：修改拼寫錯(cuò)誤的名稱。
　　原因三：在公式中使用標(biāo)志。
　　解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項(xiàng)"命令，打開"選項(xiàng)"對話框，然后單擊"重新計(jì)算"標(biāo)簽，在"工作薄選項(xiàng)"下，選中"接受公式標(biāo)志"復(fù)選框。
　　原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒有使用雙引號。
　　解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會(huì)用戶準(zhǔn)備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號中。例如：下面的公式將一段文本"總計(jì)："和單元格B50中的數(shù)值合并在一起：="總計(jì)："&B50
　　原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號。
　　解決方法：確認(rèn)公式中，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號。例如：SUM（A2:B34）。
　　5．#N/A
　　原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A。
　　解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒有數(shù)值，請?jiān)谶@些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回#N/A。
　　6．#REF!
　　當(dāng)單元格引用無效時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#REF！。
　　原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。
　　解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復(fù)工作表中的單元格。
　　7．#NUM！
　　當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NUM！。
　　原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。
　　解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確無誤。
　　原因二：使用了迭代計(jì)算的工作表函數(shù)，例如：IRR或RATE，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。
　　解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。
　　原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示。
　　解決方法：修改公式，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間。
　　8．#NULL！
　　當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NULL！。
　　原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。
　　解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域，請使用聯(lián)合運(yùn)算符逗號（，）。公式要對兩個(gè)區(qū)域求和，請確認(rèn)在引用這兩個(gè)區(qū)域時(shí)，使用逗號。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒有使用逗號，Excel將試圖對同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒有共同的單元格。
　　在Excel中快速查看所有工作表公式
　　只需一次簡單的鍵盤點(diǎn)擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。
　　要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下CTRL+`（位于TAB鍵上方）。
　　EXCEL2000使用技巧十招
　　1、Excel文件的加密與隱藏
　　如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進(jìn)入。給文件加密的具體方法為：
　　A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對話框中輸入文件名；
　?。隆⒃賳螕暨@個(gè)對話框中“工具”欄下的“常規(guī)選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“保存選項(xiàng)”的對話框中輸入自己的密碼；
　　這里要注意，它提供了兩層保護(hù)，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話，那么即使文件被打開也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。
　?。?、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確認(rèn)”，最后點(diǎn)“保存” 完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開。
　　2、對單元格進(jìn)行讀寫保護(hù)
　　單元格是Excel執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素，對單元格的讀寫保護(hù)是Excel對數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ)。對單元格的保護(hù)分為寫保護(hù)和讀保護(hù)兩類，所謂寫保護(hù)就是對單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。
　　對單元格的寫保護(hù)有兩種方法：
　?。?、對單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測。首先選定要進(jìn)行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，通過設(shè)定有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。
　　Ｂ、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫?？煞譃橐韵虏襟E：
　?。?）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；
　　（2）從格式菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)；
　?。?）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù)”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”；
　　（4）從工具菜單中選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對單元格的鎖定設(shè)置。
　　對單元格的讀保護(hù)有三種方法：
　?。痢⑼ㄟ^對單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色，這樣，從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內(nèi)容，用戶無法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息。
　?。隆⒂闷渌嬅娓采w在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容。
　?。谩⑼ㄟ^設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶不能直接訪問被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用。
　　3、快速填充相同數(shù)據(jù)
　　如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。我們可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：
　　Ａ、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；
　?。?、輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。
　　4、使用Excel中的“宏”功能
　　宏的概念，相信使用過WORD的人都會(huì)知道，她可以記錄命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù)，具體宏的定義方法如下：:
　　Ａ、打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；
　?。?、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；
　　Ｃ、設(shè)定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。
　　5、連續(xù)兩次選定單元格
　　我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。解決此問題的一般做法是通過選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“編輯”，取消“按回車鍵后移動(dòng)”選項(xiàng)的選定來實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：
　　單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格。此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框。
　　6、在工作表之間使用超級連接
　　首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時(shí)，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn)中文Excel2000在自動(dòng)打開目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處，這一點(diǎn)與WORD的使用很相似。
　　7、快速清除單元格的內(nèi)容
　　首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請看下面的兩種操作步驟：
　?。?、選定想要清除的單元格或單元格范圍；
　?。?、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單；
　?。?、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。
　　8、快速修改單元格次序
　　在實(shí)際操作的過程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：
　?。痢⑹紫扔檬髽?biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤上的Shift鍵；
　　Ｂ、接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。
　　、在Excel中利用公式來設(shè)置加權(quán)平均
　　加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
　　10、用Excel繪制函數(shù)圖像
　　 　函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì)，用手工方法來繪制函數(shù)圖像效果不太好，而用Excel繪制函數(shù)圖像非常簡便，所作圖像非常標(biāo)準(zhǔn)、漂亮，具體方法如下：
　?。痢⑹紫却蜷_電子表格的操作窗口，然后用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的“新建”命令，這時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)空白的電子表格；
　　Ｂ、然后在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前三個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離，然后點(diǎn)擊A2格，按住鼠標(biāo)拖到A4格選中這三項(xiàng)，使這三項(xiàng)變成一個(gè)黑色矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入?
　?。谩⒔又贐列的B1格輸入函數(shù)式y(tǒng)=f（x）的一般函數(shù)表達(dá)式，如y=1/x；也可在點(diǎn)擊工具欄上的函數(shù)圖標(biāo)“fx”后，在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項(xiàng)中選擇需要的一種；輸入結(jié)束后，點(diǎn)擊函數(shù)輸入對話框旁的勾號，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的方框，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。注意一定要把該函數(shù)中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對位置A2格，這樣下面計(jì)算的時(shí)候才會(huì)對不同的自變量進(jìn)行計(jì)算；
　?。摹⒆詈簏c(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)?#8221;圖標(biāo)，在出現(xiàn)的各種圖表格式圖標(biāo)中選擇“X，Y散點(diǎn)圖”，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”；這時(shí)，可按住鼠標(biāo)察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外，對于自變量僅為正值的函數(shù)，也可用“圖表向?qū)?#8221;中的“折線圖”格式繪制。
　　在Excel中自動(dòng)推測出生年月日及性別的技巧
　　大家都知道，身份證號碼已經(jīng)包含了每個(gè)人的出生年月日及性別等方面的信息（對于老式的15位身份證而言，7-12位即個(gè)人的出生年月日，而最后一位奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性。如某人的身份證號碼為420400700101001，它的7-12位為700101，這就表示該人是1970年元月1日出生的，身份證的最后一位為奇數(shù)1，這就表示該人為男性；對于新式的18位身份證而言，7-14位代表個(gè)人的出身年月日，而倒數(shù)第二位的奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性）。根據(jù)身份證號碼的這些排列規(guī)律，結(jié)合Excel的有關(guān)函數(shù)，我們就能實(shí)現(xiàn)利用身份證號碼自動(dòng)輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。
　　Excel中提供了一個(gè)名為MID的函數(shù)，其作用就是返回文本串中從指定位置開始特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定（另有一個(gè)名為MIDB的函數(shù)，其作用與MID完全一樣，不過MID僅適用于單字節(jié)文字，而MIDB函數(shù)則可用于漢字等雙字節(jié)字符），利用該功能我們就能從身份證號碼中分別取出個(gè)人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當(dāng)?shù)暮喜⑻幚砑纯傻贸鰝€(gè)人的出生年月日信息。
　　提示：MID函數(shù)的格式為MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置（文本中第一個(gè)字符的start_num為1，第二個(gè)為2……以此類推）；至于Num_chars則是指定希望MID從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。
　　假定某單位人員管理希望通過身份證號碼自動(dòng)得出員工的出生年月日及性別，現(xiàn)以此為例，將有關(guān)步驟向廣大用戶作一簡要介紹：
　　1. 選中整個(gè)B列，然后執(zhí)行“格式”菜單中的“單元格”命令，打開“單元格格式”窗口。
　　2. 選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡。
　　3. 在“分類”欄中選擇“文本”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“單元格格式”窗口，將所有包含有身份證號碼的單元格設(shè)置為文本格式。
　　4.將光標(biāo)移至C3單元格中，然后輸入“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”內(nèi)容。其中MID(B3,7,2)就是從身份證號碼的第7位開始取2位數(shù)，得出該員工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出該員工的出生月份，而MID(B3,11,2)則是該員工的出生日期，這些信息再加上年、月、日等文字就會(huì)組成該員工的準(zhǔn)確出生年月日“1970年1月1日”。
　　5. 接下來我們應(yīng)將光標(biāo)移至D3單元格中，然后輸入“=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),"女","男")”。這就表示取身份證號碼的第15位數(shù)，若能被2整除，這表明該員工為女性，否則為男性。
　　6. 最后我們只需利用自動(dòng)填充功能對其他各個(gè)員工的出生年月日、性別進(jìn)行填充即可。
　　上面都是以15位身份證為例進(jìn)行介紹的，18位身份證的操作方法與此類似，廣大用戶若使用的是18位身份證，只需對有關(guān)函數(shù)的取值位置進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整即可（如將“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”修改為“=MID(B3,7,4)&"年"&MID(B3,11,2)&"月"&MID(B3,13,2)&"日"”）。
　　這樣就實(shí)現(xiàn)了由Excel自動(dòng)填充員工出生年月日、性別的功能，從而極大地減輕了用戶錄入數(shù)據(jù)時(shí)的工作量，有興趣的讀者不妨一試。
　　在EXCEL中增加自動(dòng)填充序列
　　中文ＥＸＣＥＬ９７作為一種功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)的電子表格軟件，給我們的辦公帶來了極大方便。
　　在ＥＸＣＥＬ中提供了自動(dòng)填充功能，我們在使用時(shí)，可以通過拖動(dòng)“填充柄”來完成數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充。例如要輸入甲、乙、丙、丁……，可以先在指定單元格輸入甲，然后將鼠標(biāo)移至單元格的右下角的小方塊處，直至出現(xiàn)“＋”字，按住鼠標(biāo)左鍵，向下（右）拖動(dòng)至目的單元格，然后松開即完成了自動(dòng)填充?？墒怯袝r(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有一些數(shù)據(jù)序列不能自動(dòng)填充，例如車間一、車間二、車間三等，填充方法有兩種：
　　第一種：單擊“菜單”欄上的“工具”，選“選項(xiàng)”→“自定義序列”，這時(shí)就可以在“輸入序列”欄輸入要定義的序列。需要注意的是每輸入完成一項(xiàng)就要回車一次，表示一項(xiàng)已經(jīng)輸入完畢，全部輸入完成以后單擊“添加”→“確定”，這樣我們自定義的序列就可以使用了。
　　第二種：首先把你要添加的序列輸入到一片相臨的單元格內(nèi)，例如要定義一個(gè)序列：車間一、車間二、車間三，把這三項(xiàng)分別輸入到單元Ｈ１：Ｈ３，單擊“工具”→“選項(xiàng)”→“自定義序列”→“導(dǎo)入”，在“導(dǎo)入序列所在的單元格”所指的對話框中輸入Ｈ１：Ｈ３，單擊“導(dǎo)入”→“添加”→“確定”，這樣新序列就產(chǎn)生了。
　　定義的序列如果不再使用，還可刪除，方法是：單擊“工具”→“選項(xiàng)”→“自定義序列”，在“自定義序列”框中，單擊要?jiǎng)h除的序列，再單擊“刪除”→“確定”。
　　發(fā)掘Execl XP合并拆分技巧
　　本人在用Excel XP管理教職工檔案時(shí)，經(jīng)常遇到合并或拆分單元格數(shù)據(jù)的情況，經(jīng)過一段時(shí)間的使用后摸索出了一套自己的“合并與拆分”理論，供同行們參考。
　　所謂合并數(shù)據(jù)是指將兩列中的數(shù)據(jù)合并到一列中，拆分?jǐn)?shù)據(jù)是指將一列中的數(shù)據(jù)拆分到兩列中，圖1為“畢業(yè)院校”和“專業(yè)”兩列的拆分及合并的效果圖。
　　合并數(shù)據(jù)
　　要將“畢業(yè)院校”和“專業(yè)”兩列中數(shù)據(jù)合并為“畢業(yè)院校及專業(yè)”，有“真”、“假”兩種合并方法，所謂真合并就是將兩列數(shù)據(jù)真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并為一列了，實(shí)際數(shù)據(jù)還是存在于兩列中，具體操作跟我一起來看看吧。
　　1、真合并
　　如果將一列中的數(shù)據(jù)通過再輸入合并到另一列中，那不是我們希望看到的解決辦法，快捷而準(zhǔn)確的操作方法是：
　　(1)將需要合并的“畢業(yè)院校”和“專業(yè)”兩列數(shù)據(jù)通過“剪切”、“粘貼”移動(dòng)到一個(gè)新工作表中，如命名為“合并”工作表。
　　(2)在“合并”工作表中將XLS文件另存為TXT文件，單擊“文件→另存為”，保存類型選擇“文本文件(制表符分隔)”，單擊[保存]按鈕后根據(jù)提示連續(xù)單擊兩次[確定]按鈕即可。
　　(3)在Execl中單擊[打開]按鈕，重新打開TXT文件，在“文本導(dǎo)入向?qū)?#8594;步驟之1”中采用默認(rèn)設(shè)置，單擊[下一步]按鈕，在“步驟之2”分隔符號中，去掉“Tab鍵”前復(fù)選框的選擇，單擊[完成]按鈕，這時(shí)兩列中數(shù)據(jù)合并到一列中。
　　(4)將合并后的數(shù)據(jù)再通過“剪切”、“粘貼”操作移動(dòng)到原工作表的原位置處，合并操作完成。
　　提示：合并后的數(shù)據(jù)在原來兩列數(shù)據(jù)(如畢業(yè)院校和專業(yè))之間會(huì)有一個(gè)空格，而有時(shí)根據(jù)實(shí)際需要去掉或加寬空格，可采取如下措施：
　　方法一：對TXT文件進(jìn)行編輯
　　XLS文件中列與列之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為TXT文件后是以制表符分隔的，此時(shí)合并后的數(shù)據(jù)在原來兩列數(shù)據(jù)之間會(huì)有一個(gè)空格，改變TXT文件中兩列之間距離(即改變空格的大小)，對應(yīng)的XLS文件中原兩列數(shù)據(jù)之間的距離也會(huì)隨之發(fā)生改變，若TXT文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離增大或減小為零，則合并的XLS文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離也會(huì)隨之增大或減小為零。如果你要將兩列數(shù)據(jù)無縫合并，建議應(yīng)用下面兩種方法。
　　方法二：利用函數(shù)ConcateName
　　ConcateName函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，語法為：ConcateName (text1,text2, ……)，text1, text2, ……為1到30個(gè)將要合并成單個(gè)文本項(xiàng)的文本項(xiàng)，這些文本項(xiàng)可以為文本字符串、數(shù)字或?qū)蝹€(gè)單元格的引用，如圖2所示。
　　圖2
　　方法三：利用“&”運(yùn)算符
　　利用“&”運(yùn)算符也可將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，“&”運(yùn)算方式同“+”、“-”等運(yùn)算方式一樣，如圖2所示。
　　2、假合并
　　我們也來一個(gè)“瞞天過海”吧，呵呵，在對單元格設(shè)置邊框時(shí)，利用工具欄中的“外部框線”將兩個(gè)單元格框在一起，這樣兩個(gè)單元格中數(shù)據(jù)就在一個(gè)表格中了，打印出來后保證不留一點(diǎn)“作假”痕跡。此招對付較少單元格效果不錯(cuò)，要應(yīng)付大量的單元格，奉勸你還是來點(diǎn)“真”的吧！否則夠你忙的了。
　　拆分?jǐn)?shù)據(jù)
　　合并方法掌握了，拆分也不難，拆分的方法與前面介紹的合并方法相似，先將XLS文件另存為TXT文件，再對TXT文件進(jìn)行編輯，將需要拆分的數(shù)據(jù)用“Tab”鍵或空格分開，然后再用Excel重新打開編輯后的TXT文件，這樣原來在一起的數(shù)據(jù)就被拆分開了。
　　處理含有大量信息的表格時(shí)，以上合并與拆分的方法很有效，有興趣的朋友可以試一試。

 

 

 

制作漂亮的Excel表格

 

1. 選擇合適的顯示比例。
　　中文字體通常使用宋體，而宋體在默認(rèn)的100%狀態(tài)下并不好看（如下圖）。相比而言，85%的比例就舒服很多。75%的比例略嫌小，不過當(dāng)你有大量的數(shù)據(jù)時(shí)，或者制作文字較多的文檔時(shí)， 75%的顯示比例就比較合適。
　　
　　85%的比例很容易調(diào)節(jié)，只需在默認(rèn)的100%狀態(tài)下按住Ctrl鍵并向上滾動(dòng)滾輪一次即可。 75%需要手動(dòng)輸入比例。比75%再小的顯示比例會(huì)使文字變形，不宜使用。
　　另外Excel工作表保存后顯示比例也會(huì)一起被保存，可以保證閱讀者與你看到同樣的效果。
　　2. 背景網(wǎng)格線的取舍。
　　Excel默認(rèn)情況下會(huì)顯示灰色的網(wǎng)格線，而這個(gè)網(wǎng)格線會(huì)對顯示效果產(chǎn)生很大的影響。如下圖，同一張表格在有無網(wǎng)格線的情況下給人的感覺就完全不同—— 有網(wǎng)格線時(shí)給人一種“這是一張以數(shù)據(jù)為主的表格”的心理暗示，而去掉網(wǎng)格線則會(huì)使重點(diǎn)落到工作表的內(nèi)容上，削弱表格的作用。
　　
　　因此，以表格為主的工作表可以保留網(wǎng)格線，而以文字說明為主的工作表則最好去掉網(wǎng)格線。
　　去掉網(wǎng)格線可以在工具->選項(xiàng)中視圖選項(xiàng)卡中去掉網(wǎng)格線，但這種方法依賴于閱讀者的設(shè)置，所以最好選擇另外一條路：全選所有單元格(Ctrl-A)并設(shè)置白色背景。
　　3. 設(shè)置適當(dāng)?shù)木€寬。
　　表格線寬度也會(huì)極大地影響閱讀者的心理。要搭配使用粗細(xì)線。最簡便易行的方法就是細(xì)內(nèi)線+粗邊框（只需使用格式工具欄中的邊框按鈕兩次即可做到）。全用粗線仿佛你在大喊大叫一樣，感覺很粗魯；而完全用細(xì)線又無法體現(xiàn)出表格的概念；而不用邊線會(huì)讓人覺得你的數(shù)據(jù)未經(jīng)過精雕細(xì)琢。
　　
　　另外，大片的小單元格聚集時(shí)表格線會(huì)干擾閱讀者的視線，這時(shí)可嘗試將小單元格的邊線換成虛線。
　　
　　4. 適當(dāng)使用粗體，但別太過分。
　　毋庸置疑，表頭當(dāng)然要用粗體。對于表格內(nèi)的數(shù)據(jù)，原則來說不應(yīng)當(dāng)使用粗體，以免喧賓奪主。但也有特例，當(dāng)數(shù)據(jù)稀疏時(shí)，可以將其設(shè)置為黑體，起到強(qiáng)調(diào)的作用。
　　
　　粗體的使用也不宜泛濫，當(dāng)一屏文字大部分都是粗體時(shí)，你就應(yīng)當(dāng)考慮考慮閱讀者的感受了。
　　5. 給標(biāo)題單元格加上背景色。
　　毋庸置疑，單元格背景色按鈕的最下一排顏色天生就是用作單元格背景的（下圖中的紅框部分）。
　　
　　我通常的配色習(xí)慣是：橫向表頭-淡藍(lán)色，縱向表頭-淺綠色，普通單元格-白色，特殊單元格(如自動(dòng)計(jì)算的單元格)-淺黃色，如下圖所示。這樣就能將各個(gè)單元格的功能區(qū)分開。
　　
　　6. 盡量少用單元格結(jié)合。
　　單元格結(jié)合的兩個(gè)缺點(diǎn)：第一，在結(jié)合過的單元格前后插入新行時(shí)，新行的單元格不會(huì)自動(dòng)結(jié)合，導(dǎo)致每一行的結(jié)合方式不一致；第二，有些情況下結(jié)合過的單元格中無法粘貼數(shù)據(jù)，帶來不必要的麻煩。因此，當(dāng)你制作收集數(shù)據(jù)的表格時(shí)，盡量不要使用單元格結(jié)合功能。
　　那么想要一個(gè)寬點(diǎn)的格子怎么辦？實(shí)際應(yīng)用中我發(fā)現(xiàn)，好多人使用單元格結(jié)合，其實(shí)只是想要一個(gè)大一點(diǎn)的格子而已。其實(shí)拖動(dòng)單元格標(biāo)題可以改變單元格大小的，這個(gè)功能好多人都不知道么？
　　
　　7. 標(biāo)注的方法。
　　給單元格做標(biāo)注有兩種方法。一種是右鍵單擊單元格插入批注，編輯完成后再次右擊顯示批注即可。優(yōu)點(diǎn)是使用方便，缺點(diǎn)是無法自定義樣式。另一種方法就是自己畫圖形，我喜歡使用圓角矩形，設(shè)置背景色為淺色，并用同種深顏色作為邊框色。