Excel EXCEL使用的幾個(gè)技巧

人生苦短QQ 2011-10-14

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EXCEL使用的幾個(gè)技巧
1）繪制斜線表頭
由于作為斜線表頭的單元格都要比其他的單元格大，所以首先將表格中第一個(gè)單元大小調(diào)整好。然后單擊選中單元格，單擊“格式——單元格”命令，彈出“單元格式”窗口，選擇“對(duì)齊”標(biāo)簽，將垂直對(duì)齊的方式選擇為“靠上”，將“文本控制”下面的“自動(dòng)換行”復(fù)選框中，再選擇“邊框”標(biāo)簽，按下“外邊框”按鈕，使表頭外框有線，接著再按下面的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對(duì)角線，設(shè)置好后，單擊“確定”按鈕，這時(shí)EXCEL的第一個(gè)單元格中將多出一個(gè)對(duì)角線?，F(xiàn)在雙擊第一單元格，進(jìn)入編輯狀態(tài)，并輸入文字，如“項(xiàng)目”、“月份”，接著將光標(biāo)放在“項(xiàng)”字前面，連續(xù)按空格鍵，使這4個(gè)字向向后移動(dòng)（因?yàn)槲覀冊(cè)趩卧駥傩灾幸呀?jīng)將文本控制設(shè)置為“自動(dòng)換行”，所以當(dāng)月份兩字超過(guò)單元格時(shí)，將自動(dòng)換到下一行）。
2）繪制斜線單元格
打開(kāi)EXCEL的“繪圖”工具，單擊“直線”按鈕，待光標(biāo)變成小十字后拖動(dòng)光標(biāo)，即可畫(huà)出需要的多條斜線。只要畫(huà)法正確，斜線可隨單元格自動(dòng)伸長(zhǎng)或縮短。至于斜線單元格的其他表格線，仍然按上面介紹的方法添加。當(dāng)然，斜線單元格的數(shù)據(jù)輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)換行（按ALT+回車鍵），再添加空格即可將數(shù)據(jù)放到合適的位置。
3）制作個(gè)性單元
如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊單元格，可用以下方法實(shí)現(xiàn)：先在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，然后打開(kāi)“繪圖”工具欄，在“自選圖形——基本形狀”子菜單中找到需要的圖形。單擊后光標(biāo)變成了一個(gè)小十字，由單元格左上角向右下角拖動(dòng)，即可畫(huà)出所需形狀的單元格。如果單元格的內(nèi)容被覆蓋，可用鼠標(biāo)右擊剛剛畫(huà)出的單元格，選擇快捷菜單中“設(shè)置自選取圖形格式“命令。將”設(shè)置自選圖形格式“和”顏色與線條“選項(xiàng)卡打開(kāi)，選中”顏色——填充“下拉列表下”無(wú)填充顏色”，“確定”后單元格內(nèi)的原有內(nèi)容即會(huì)顯示出來(lái)。如果你將“屬性”選項(xiàng)卡中的“大小、位置均隨時(shí)單元格而變”選項(xiàng)選中華人民共和國(guó)，它還會(huì)隨單元格自動(dòng)改變大小。
4）快速換行
我們?cè)谑褂弥谱鞅砀駮r(shí)經(jīng)常遇到需要在一個(gè)單元格輸入一行或幾行文字的情況，如果輸入一行后敲回車就會(huì)移到下一單元格，而不是換行，有一個(gè)簡(jiǎn)便實(shí)用的操作方法可以實(shí)現(xiàn)換行：在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后，在換行處按“ALT+回車鍵”，即可輸入第二行內(nèi)容，再按“ALT+回車”輸入第三行以此類推。
5）在單元格中輸入0
一般情況下，在EXCEL表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字后,只要光標(biāo)一移出該單元格,格中數(shù)字就會(huì)自動(dòng)變成”5”、“4”，EXCEL默認(rèn)的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過(guò)下面的方法來(lái)避免出現(xiàn)這種情況：先選定要輸入諸如“05”之類的單元格，鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設(shè)置單元格格式”，在接著出現(xiàn)的界面中選“數(shù)字”標(biāo)簽頁(yè)，在列框中選擇“文本”，單擊“確定”。這樣，在這些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”之類的數(shù)字了。
6）輸入有規(guī)律數(shù)字
有時(shí)需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值，我們可以用右鍵拖拉的方法來(lái)完成先在第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該序列的前兩個(gè)數(shù)值。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格，將鼠標(biāo)移至第二個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí)，按住右鍵向后或向下拖拉至該序列的最后一個(gè)單元格，松開(kāi)右鍵，此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)菜單，選“等比數(shù)列”選項(xiàng)，則該序列及其“單元格格式”分別輸入相應(yīng)的單元格中。
7）快速輸入拼音
選中已輸入漢字的單元格，然后單擊“格式——拼音——顯示或隱藏”命令，選中的單元格會(huì)自動(dòng)變高，再單擊“格式——拼音信息——編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。單擊“格式——拼音信息——設(shè)置”命令，可以個(gè)性漢字與拼音的對(duì)齊的關(guān)系。
8）隱藏
1、隱藏單元格中的所有值，你可以選擇包含要隱藏值的單元格。單擊“格式——單元格”命令，選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類列表中選擇”自定義“，然后將”類型“框中已有的代碼刪除，鍵入”；；；“即可。（單元格數(shù)字的定義是由正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本4部分組成。）
2、快速隱藏/顯示單元格所在行列
快速隱藏選中單元格所在行：“CTRL+9“
快速隱藏選中單元格所在列：“CTRL+0”
取消時(shí)再加SHIFT‘
9）快速輸入日期和時(shí)間
當(dāng)前日期：選取一個(gè)單元格，并按“CTRL+；”
當(dāng)前時(shí)間：選取一個(gè)單元格，并按“CTRL+SHIFT+；”
此時(shí)輸入的是靜態(tài)的信息，要想自動(dòng)更新信息，你必須使用TODAY和NOW函數(shù)。
10）對(duì)不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和
假如要將B2、C5、D4中的數(shù)據(jù)和填入E6中，操作如下：
先選定單元格E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和符號(hào)；接著單擊單元格B2，鍵入“，”，單擊“C5”，鍵入“，”，單擊D4，這時(shí)在編輯欄和E6中可以看到公式“=……”，確認(rèn)后公式即建立完畢。
11）防止編輯欄顯示公式
右擊要隱藏公式的單元格區(qū)域，從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，單擊“保護(hù)”選項(xiàng)卡，選中“鎖定”和“隱藏”。然后再單擊“工具——保護(hù)——保護(hù)工作表”命令，選取“內(nèi)容”單擊“確定”，用戶將不能在編輯欄或單元格中看到自己隱藏的公式，也不能編輯公式。
12解決SUM函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制
EXCEL中SUM的參數(shù)不得超過(guò)30個(gè)，假如我們需要有和SUM函數(shù)計(jì)算50個(gè)單元格的和，使用公式是不行的，提示“太多參數(shù)”。其實(shí)，我們只需使用雙組括號(hào)的SUM函數(shù)即可。
13）實(shí)現(xiàn)條件顯示
統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí)，希望輸入60分以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“不及格”；輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數(shù)實(shí)現(xiàn)。
假設(shè)分?jǐn)?shù)在B3單元格中，要將等級(jí)顯示在C3單元格中。那么在C3單元格輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級(jí)：
=IF（B3〈=60，“不及格”，“及格”〉分2個(gè)等級(jí)
=IF（B3〈=60，“不及格”，IF（B3〈=90，“及格”，“優(yōu)秀”〉）分3個(gè)等級(jí)
=IF（B3〈=60，“不及格”，IF（B3〈=70，“及格”，IF（B3〈90，“良好”，“優(yōu)秀”〉）〉分4個(gè)等級(jí)
注意：符號(hào)為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且里面最多套7層。字母小寫(xiě)。
14）查看EXCEL中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)
把鼠標(biāo)指針移到工作表底部水平滾動(dòng)條右側(cè)的小塊上，鼠標(biāo)指針便會(huì)變成一個(gè)雙向的光標(biāo)。把這個(gè)小塊拖到工作表的中部，你便會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)工作表被一分為二，出現(xiàn)了兩個(gè)數(shù)據(jù)框，而其中都是當(dāng)前工作表內(nèi)的內(nèi)容。這樣你便可以讓一個(gè)數(shù)據(jù)框顯示A列數(shù)據(jù)，另一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示Z列數(shù)據(jù)，從而可以進(jìn)行輕松的比較。
15）利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計(jì)算
如果EXCEL工作表中有大量數(shù)字格式的數(shù)據(jù)，并且你希望將所有數(shù)字取負(fù)，請(qǐng)使用選擇性粘貼命令，方法如下：
在一個(gè)空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并點(diǎn)擊“編輯——復(fù)制”命令，選擇目標(biāo)單元格。點(diǎn)擊“編輯——選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下的數(shù)值和運(yùn)算欄下的乘，點(diǎn)擊“確定”，所有數(shù)字都與-1相乘，你也可以使用該方法將單元格中的數(shù)值縮小1000或更大倍數(shù)。
16）快速隱藏行或列
選中某一單元格后，按下“CTRL+9”或“CTRL+0”組合鍵，即可快速將該單元格所在的行或列隱藏起來(lái)。
17）為工作表添加文本框
EXCEL允許在工作表的任意地方設(shè)置文本框，在這些文本框中可以編輯及格式化文字，以生成美觀的標(biāo)題且不影響工作行和列的位置。添加文本框的方法：?jiǎn)螕衾L圖工具欄中“文本框”按鈕，移動(dòng)鼠標(biāo)至要添加文本框里顯示閃爍的地方插入光標(biāo)，這時(shí)就可以輸入文字，文本框的大小隨文字的增加而增加，輸入好后單擊文本框之外的單元格結(jié)束。

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