企業(yè)如何定崗定員

朱國成

（中國人事科學(xué)研究院，北京）

很多人力資源經(jīng)理都頭痛的一個(gè)問題是，幾乎所有的部門都在喊人員不足，但從公司高層到人力資源部門卻又很難拿出一個(gè)具絕對(duì)說服力的方案，于是最后演變?yōu)橐惠営忠惠喌挠憙r(jià)還價(jià)，部門人員規(guī)模不斷膨脹，結(jié)果仍然是喊聲不斷——這就是目前很多企業(yè)在定崗定員問題上面臨的現(xiàn)狀。

定崗定員是一項(xiàng)最為基礎(chǔ)的人力資源管理工作，在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)確定之后，緊接著的問題就是各部門內(nèi)崗位設(shè)置以及崗位人員數(shù)量的問題，只有在崗位設(shè)置確定后工作分析才可能進(jìn)行。為何這樣一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作卻遭遇如此困境呢，如何正確理解定崗定員的含義，應(yīng)該遵循怎樣的原則、考慮哪些因素，定崗定員工作的基本步驟和方法有哪些呢？本文將逐一介紹。

一、定崗定員的含義

（一）定崗定員的基本含義

定崗定員是指在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)確定的條件下，采用科學(xué)方法確定企業(yè)崗位設(shè)置和各崗位人員數(shù)量的過程。

在實(shí)際工作中，還存在“三定”的統(tǒng)稱，但三定的具體內(nèi)容卻隨情況不同而有變化。比如，在1998年中央政府機(jī)構(gòu)改革中“三定”是指定機(jī)構(gòu)、定職能、定編制；而在企業(yè)中“三定”內(nèi)容一般包括定崗、定編、定員；此外，還存在雙定管理的稱謂，是指勞動(dòng)定額管理和定員管理。這里將這些相關(guān)概念擺出來的目的是，這些概念具有一定的模糊性，在實(shí)際工作中要根據(jù)具體情況分析確定定崗、定員的具體指向。

（二）定崗定員的本質(zhì)

織結(jié)構(gòu)確定之后，如何實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)作和部門職責(zé)的有效達(dá)成稱謂首要問題，專業(yè)化分工則是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的基本方法。因此，從分工角度看，定崗就是將部門職責(zé)和流程中相同或類似的一系列任務(wù)固定的由一個(gè)或一組人完成。定崗的本質(zhì)是分工，而定員則在分工的基礎(chǔ)上追求提高效率、降低成本。因而，崗位就是一系列相關(guān)聯(lián)的工作任務(wù)的集合。

亞當(dāng)·斯密在其不朽著作《國富論》中所描述的制作別針問題生動(dòng)的表明了分工與定崗之間的關(guān)系：如果每個(gè)工人都完成從抽絲、拉直、切斷、削尖的制作別針的全過程，則每人每天最多制作20根針；而如果將全過程分成若干工序，每個(gè)工人完成一個(gè)工序，則每人每天的產(chǎn)量提高的4800根。定崗也就是按照專業(yè)化原則將一個(gè)整體分解為若干部分，然后將性質(zhì)相同或類似的任務(wù)合并為一個(gè)崗位。

每一組相同或類似任務(wù)構(gòu)成一個(gè)崗位，但構(gòu)成不同崗位的一組工作的總量卻可能存在差異，有的一組任務(wù)可能需要多個(gè)人完成，有的一組任務(wù)則可能還不能滿足單個(gè)人每個(gè)工作日的工作量，更為重要的是需要合理統(tǒng)籌各項(xiàng)工作之間的比例關(guān)系，這時(shí)就產(chǎn)生了定員問題。定員就是為每個(gè)崗位匹配相應(yīng)的工作人員，并保持各個(gè)崗位之間工作進(jìn)度的協(xié)調(diào)。

可見，定崗定員是一個(gè)相對(duì)的概念。定崗定員必然是根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況（包括業(yè)務(wù)流程、技術(shù)條件、員工素質(zhì)等）進(jìn)行設(shè)計(jì)的，正是由于這個(gè)原因，世界上不存在絕對(duì)的定崗定員模式，尤其是管理人員的定崗定員問題，因而定崗定員也構(gòu)成了一個(gè)普遍性難題。

（三）我國企業(yè)定崗定員工作的發(fā)展過程

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)階段，企業(yè)定崗定員工作是由國家行政命令進(jìn)行規(guī)范的。這一時(shí)期主要學(xué)習(xí)了前蘇聯(lián)生產(chǎn)管理中勞動(dòng)定額的方法，各行業(yè)一般都成立了勞動(dòng)定額管理機(jī)構(gòu)，企業(yè)也設(shè)置了專門的定額管理部門或崗位，定期修訂定額和定員，這些都為企業(yè)定崗定員打下了很好的基礎(chǔ)。但是，這一時(shí)期的定崗定員存在諸多問題，主要為：具有較強(qiáng)的行政色彩，突出強(qiáng)調(diào)一線生產(chǎn)人員的定崗定員而忽視管理崗位的定崗定員，行政上一刀切也容易忽視不同企業(yè)的具體特點(diǎn)。

在改革開放后相當(dāng)長的時(shí)間，企業(yè)改革的重點(diǎn)在于開放搞活，定崗定員工作處于擱置狀態(tài)，除石油、電力及其他大型行業(yè)企業(yè)還在堅(jiān)持外，大多數(shù)企業(yè)連原有的工作基礎(chǔ)和成果都喪失殆盡。管理在企業(yè)中的作用日益突出，但管理類崗位的定崗定員在很多企業(yè)卻還處于較為初級(jí)的水平，尤其是大量新興行業(yè)、新興企業(yè)更是經(jīng)常上演本文開頭的一幕。

二、定崗的影響因素和原則

定崗的本質(zhì)在于分工，因此企業(yè)在確定了組織結(jié)構(gòu)之后，對(duì)部門層級(jí)以下的崗位設(shè)置，就是將部門職責(zé)和業(yè)務(wù)流程中相同或類似的任務(wù)合并同類項(xiàng)，確定為一個(gè)崗位，這是基本的原則?？梢?，定崗主要是基于專業(yè)化的經(jīng)驗(yàn)式?jīng)Q策方法。

定崗應(yīng)考慮如下影響因素和原則：

（一）主要影響因素

1、業(yè)務(wù)流程：業(yè)務(wù)流程是企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值的過程，通俗地講，流程就是企業(yè)怎樣“做事”。在不同企業(yè)，某一部門職責(zé)相同（即“事”相同），但由于流程的差異（即“做事”的方式），可能導(dǎo)致崗位設(shè)置不同。

比如，一家企業(yè)的售后服務(wù)部原來的業(yè)務(wù)流程是售后服務(wù)接待人員接聽客戶維修電話后，將信息分類后傳遞給技術(shù)人員，由于信息傳遞存在時(shí)間延遲，導(dǎo)致大客戶不滿；后來該公司將客戶按照規(guī)模分類，大客戶可直接聯(lián)系售后服務(wù)技術(shù)人員，在第一時(shí)間進(jìn)行技術(shù)服務(wù)。工作流程的變化直接影響到售后服務(wù)部門的崗位設(shè)置。

同時(shí)，定崗也是重新檢討業(yè)務(wù)流程的良好時(shí)機(jī)，企業(yè)重新審定崗位時(shí)，都要對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行若干優(yōu)化。

2、技術(shù)水平。技術(shù)水平是崗位設(shè)置的一個(gè)重要影響因素。比如，在機(jī)場(chǎng)辦理登機(jī)手續(xù)時(shí)，采用原來的人工辦理方式，則需要設(shè)置大量的辦理員；隨著機(jī)場(chǎng)采用登機(jī)自助辦理設(shè)備，將逐漸減少這類崗位。

技術(shù)在生產(chǎn)類崗位中體現(xiàn)為從手工向自動(dòng)化的發(fā)展，在管理崗位中則體現(xiàn)為新的管理方法、工具的不斷出現(xiàn)，比如市場(chǎng)部門和人力資源部門的出現(xiàn)則有賴于市場(chǎng)營銷理論、人力資源理論的發(fā)展和完善。

3、客戶需求?？蛻粜枨髮?duì)崗位設(shè)置產(chǎn)生影響，比如，隨著銀行推出花樣繁多的理財(cái)服務(wù)產(chǎn)品，很多客戶在辦理業(yè)務(wù)時(shí)都有茫然無措的感覺，也增加了客戶辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間，于是各銀行在大堂設(shè)立了大堂經(jīng)理，專門負(fù)責(zé)解答客戶的各種問題，既方便了客戶，擴(kuò)大了業(yè)務(wù)，也提高了業(yè)務(wù)辦理效率。

尤其是對(duì)于第三產(chǎn)業(yè)而言，快速響應(yīng)客戶需求越來越成為企業(yè)崗位設(shè)置的重要因素。

4、員工能力。理想的狀況是，崗位設(shè)置只考慮規(guī)范化的情況，即應(yīng)該怎樣效率最優(yōu)，但這種思路下的有些崗位設(shè)置只有“超人”才能勝任，因此定崗必須考慮員工能力水平。這里的意思不是要遷就員工能力，而是要考慮現(xiàn)實(shí)可能滿足的狀況。

5、成本壓力。大企業(yè)和小企業(yè)的做法顯然是不同的，這是因?yàn)槌杀緝?yōu)勢(shì)是小企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)所在，小企業(yè)也承受不起大企業(yè)的高額運(yùn)營成本。有人力資源管理專家指出，人工成本是最直接可控制的成本，因而成本勢(shì)必影響崗位設(shè)置。

6、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的做法。即競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的崗位設(shè)置是怎樣的，這也就是所謂的標(biāo)桿法，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的崗位設(shè)置經(jīng)驗(yàn)是現(xiàn)成的老師。

（二）定崗的基本原則

1、因事設(shè)崗。崗位和人應(yīng)是設(shè)置和配置的關(guān)系，崗位設(shè)置必須按照企業(yè)各部門職責(zé)范圍設(shè)定，而不能顛倒。很多企業(yè)也存在因人設(shè)崗的現(xiàn)象，因人設(shè)崗也并非絕無可取之處，但因人設(shè)崗只能針對(duì)少部分高端人才或國有企業(yè)為改革減少阻力而做出的戰(zhàn)術(shù)安排等特殊情況，而不是普遍狀態(tài)。

2、協(xié)作原則。崗位設(shè)置強(qiáng)調(diào)專業(yè)化分工，但各崗位間有效的協(xié)調(diào)也尤為重要，因此，在分工基礎(chǔ)上有效地綜合，使各崗位職責(zé)明確又能上下左右之間同步協(xié)調(diào)，以發(fā)揮最大的企業(yè)效能。

3、最少崗位原則。既考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，又要盡可能地縮短崗位之間信息傳遞時(shí)間，減少信息傳遞中的衰減效應(yīng)，提高組織的戰(zhàn)斗力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

4、客戶導(dǎo)向原則。為客戶創(chuàng)造價(jià)值是企業(yè)存在的依據(jù)，因此崗位設(shè)置必須從客戶角度考慮問題。這里的客戶不僅包括外部顧客，還包括內(nèi)部客戶。

5、監(jiān)控原則。在企業(yè)中，有些工作之間存在監(jiān)控關(guān)系，如財(cái)務(wù)中的會(huì)計(jì)和出納，必須分別設(shè)立。

6、一般性原則。崗位設(shè)置應(yīng)基于正常情況的考慮，不能基于例外情況。

（三）崗位設(shè)置的新趨勢(shì)

隨著企業(yè)外部環(huán)境和管理實(shí)踐的發(fā)展，崗位設(shè)置產(chǎn)生了一些新趨勢(shì)：

1、崗位擴(kuò)大化。專業(yè)化分工使員工能力高度專一，提高了勞動(dòng)效率，但也容易造成員工單調(diào)感、厭倦工作；同時(shí)高度的專業(yè)化不利于崗位之間的信息溝通，從而容易導(dǎo)致缺乏活力、抑制創(chuàng)新。因此，很多企業(yè)在崗位設(shè)置時(shí)適當(dāng)擴(kuò)大崗位工作范圍，從而避免以上問題。

2、團(tuán)隊(duì)化工作方式。企業(yè)越來越多地采用團(tuán)隊(duì)工作的模式，比如研發(fā)團(tuán)隊(duì)、市場(chǎng)策劃團(tuán)隊(duì)以及其他強(qiáng)調(diào)創(chuàng)意的團(tuán)隊(duì)，在團(tuán)隊(duì)工作中，只存在大致的分工，而沒有絕對(duì)的崗位界限，團(tuán)隊(duì)成員更強(qiáng)調(diào)各自在團(tuán)隊(duì)中的角色定位、按照能力而不是崗位發(fā)揮作用。如果在團(tuán)隊(duì)中強(qiáng)調(diào)崗位，反而會(huì)破壞團(tuán)隊(duì)工作氛圍，抑制團(tuán)隊(duì)工作優(yōu)勢(shì)。

3、彈性崗位設(shè)置。有人提出基于能力的崗位設(shè)置方法，其主要特征為：崗位工作目標(biāo)和職責(zé)比較模糊，員工不必拘泥于崗位職責(zé)范圍，從而有利于發(fā)揮個(gè)人特長，進(jìn)而使企業(yè)具有應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的彈性。這種形式在第三產(chǎn)業(yè)尤為突出，因?yàn)榈谌a(chǎn)業(yè)是高度依賴于人的，員工的能力和積極性對(duì)工作任務(wù)的影響非常巨大。

這些都是在新經(jīng)濟(jì)條件下崗位設(shè)置所表現(xiàn)出的一些新趨勢(shì)，但在我國這樣一個(gè)以制造業(yè)為主、第三產(chǎn)業(yè)尚不發(fā)達(dá)的國家，這些趨勢(shì)目前還不是主流；而且，這些趨勢(shì)都是在規(guī)范的專業(yè)分工崗位設(shè)置基礎(chǔ)之上形成起來的，并非對(duì)分工的否定，而是對(duì)分工的發(fā)展。

三、定員的基本工作步驟和方法

定員是公開透明的博弈程序和科學(xué)合理的研究方法的結(jié)合。

因?yàn)闆]有任何工具和方法能夠像尺子度量長度那樣對(duì)一個(gè)崗位的勞動(dòng)量進(jìn)行完全的量化測(cè)量，即使泰勒發(fā)展的時(shí)間研究和動(dòng)作研究，雖然對(duì)于體力勞動(dòng)較為有效，對(duì)于腦力勞動(dòng)不無興嘆之感，況且目前企業(yè)中的很多勞動(dòng)很難用體力勞動(dòng)和腦力勞動(dòng)截然分開。也就是說，定員工作必然不能“絕對(duì)客觀”，由于管理者之間立場(chǎng)、利益的差異，定員中的主觀成分必然存在，在這個(gè)意義上，公開透明的博弈程序甚至比工具方法更重要。

（一）企業(yè)定員的兩種不同方式

一種是自下而上的逐級(jí)匯總，一種是自上而下的逐級(jí)分解。據(jù)一般經(jīng)驗(yàn)來看，自下而上方式往往由于缺乏總體規(guī)模限制而虛夸定員，最終仍要由公司高層強(qiáng)力壓縮定員。因此，自上而下方式從一開始就確定企業(yè)總體規(guī)模，并逐次分解，強(qiáng)調(diào)企業(yè)總規(guī)模和部門總規(guī)模對(duì)崗位定員作為崗位定員的總體限制，這樣能使各部門自覺按合理水平確定定員。

同時(shí)，任何企業(yè)都存在一個(gè)人員總體規(guī)模限制的問題，其極限是企業(yè)盈虧平衡點(diǎn)所決定的人工成本占企業(yè)總銷售額的比重。

（二）確定定員的步驟

1、確定一線業(yè)務(wù)人員總規(guī)模。

企業(yè)業(yè)務(wù)人員直接為客戶提供服務(wù)或制造產(chǎn)品，因此可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)?；虍a(chǎn)量等量化因素較為直接的得到。具體方法如下：

（1）根據(jù)設(shè)備定員。對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)，每臺(tái)設(shè)備都存在額定的看管定額或操作機(jī)位，例如，紡織企業(yè)紡織工人數(shù)量的確定是根據(jù)紡織機(jī)看管定額水平確定的，計(jì)算方法如下：崗位定員=設(shè)備臺(tái)數(shù)（臺(tái)）/ 看管定額（臺(tái)/人）。

其他生產(chǎn)企業(yè)，可按照生產(chǎn)線設(shè)計(jì)時(shí)確定的機(jī)位來確定生產(chǎn)人員定員，比如印刷企業(yè)某型號(hào)凹印機(jī)額定人員定額為3人，即必須由3人才能開動(dòng)，這實(shí)際上也是看管定額之一種。

（2）對(duì)于服務(wù)類企業(yè)，生產(chǎn)人員與服務(wù)對(duì)象之間則存在相對(duì)穩(wěn)定的比例關(guān)系，以餐飲企業(yè)為例，就餐人數(shù)和服務(wù)人員存在一定比例，按此比例則可計(jì)算出服務(wù)人員規(guī)模。

（3）按照勞動(dòng)效率定員。根據(jù)企業(yè)總的設(shè)計(jì)產(chǎn)量和一般的人均勞動(dòng)效率，則可計(jì)算出生產(chǎn)人員總量，如在一定的自動(dòng)化水平下，煤礦企業(yè)存在人均產(chǎn)煤量的指標(biāo)。

（4）按照人工成本定員。還有一種情況，可以按照人工成本定員，如上面談到的煤礦企業(yè)，可以用百萬噸煤人工成本含量計(jì)算出生產(chǎn)人員總量。

一般來說，生產(chǎn)崗位定員是最方便量化計(jì)算的，也是最容易達(dá)成一致的。利用以上方法，可以直接計(jì)算出不同崗位生產(chǎn)人員的定員標(biāo)準(zhǔn)。

2、確定管理人員總規(guī)模。

管理人員與生產(chǎn)崗位定員之間存在一定的比例關(guān)系，這種比例關(guān)系一般隨行業(yè)不同而不同，一般來說，勞動(dòng)越密集則管理人員所占比例越低，而資本和智力越密集則所占比例越高。每個(gè)行業(yè)都存在一個(gè)適宜的比例范圍，企業(yè)可參考行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)、平均水平和自身情況合理確定該比例。